淺談互聯(lián)網(wǎng)信息時代高校檔案管理工作的變革

王曉琴

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?在互聯(lián)網(wǎng)信息時代，信息化已經(jīng)成為高校檔案管理的必然方向。這是因為信息化管理不僅是互聯(lián)網(wǎng)信息時代檔案管理工作的要求，也是檔案管理人員發(fā)展的要求和檔案利用的要求。為此，從互聯(lián)網(wǎng)信息時代高校檔案管理工作變革的必要性入手，著重分析互聯(lián)網(wǎng)信息時代高校檔案管理中的問題，探索互聯(lián)網(wǎng)信息時代高校檔案管理信息化的實現(xiàn)路徑以及后續(xù)保障措施。希望能為新時期高校檔案管理工作提供一定的借鑒。

[關 ? ?鍵 ? 詞] ?互聯(lián)網(wǎng)信息時代;高校;檔案管理;策略

[中圖分類號] ?G717 ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻標志碼] ?A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2018）27-0188-02

當前受各方面因素的影響，很多高校檔案管理存在缺乏對信息化的重視、檔案利用不足、信息化基礎設施不完善等問題，嚴重影響檔案管理工作的變革。為解決這些問題，高校必須加強互聯(lián)網(wǎng)時代信息檔案管理工作的探索，積極變革檔案管理方法。互聯(lián)網(wǎng)時代信息檔案管理工作變革不僅能夠優(yōu)化檔案管理工作，而且對高校檔案利用和高校在互聯(lián)網(wǎng)信息時代的發(fā)展意義深刻。

一、互聯(lián)網(wǎng)信息時代高校檔案管理工作變革的必要性

（一）檔案管理工作的要求

在互聯(lián)網(wǎng)信息時代，高校檔案管理工作變革是檔案管理工作的要求。具體來講，互聯(lián)網(wǎng)信息時代，互聯(lián)網(wǎng)技術被應用于檔案管理已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢。在這種情況下，檔案管理工作應跟隨時代的發(fā)展進行變革，積極引入信息技術，采用信息化管理，更新檔案管理方式，適應互聯(lián)網(wǎng)信息時代信息技術的廣泛應用。在互聯(lián)網(wǎng)信息時代，檔案管理工作效率提升必須使用信息技術，創(chuàng)新管理模式，更新檔案管理理念，開展信息化管理。

（二）檔案管理人員發(fā)展的要求

在互聯(lián)網(wǎng)信息時代，檔案管理工作變革是檔案管理發(fā)展的要求。具體來講，互聯(lián)網(wǎng)信息時代的發(fā)展對人才提出了更高的要求，只有培養(yǎng)信息技術人才，才能夠適應互聯(lián)網(wǎng)信息時代的發(fā)展。在這種情況下，檔案管理人員想要生存與發(fā)展，必須加強信息技術學習，將信息技術運用在檔案管理中，提高自身工作能力和創(chuàng)新能力?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術的運用必然會推動檔案管理工作的變革。因此，互聯(lián)網(wǎng)信息時代高校檔案管理工作變革是檔案管理發(fā)展的要求。

（三）檔案利用的要求

在互聯(lián)網(wǎng)信息時代，檔案管理工作變革是檔案利用的要求。具體來講，互聯(lián)網(wǎng)信息時代的發(fā)展提高了對檔案利用的要求，檔案利用不僅需要通過紙質(zhì)檔案的方式，還需要通過電子信息檔案的方式進行利用。在這種情況下，高校必須開展信息化管理，加快建設電子檔案，滿足電子檔案利用的需求。由此可見，互聯(lián)網(wǎng)信息時代高校檔案管理工作變革是檔案利用的要求。

二、互聯(lián)網(wǎng)信息時代高校檔案管理中的問題

（一）缺乏重視

有些高校在檔案管理中缺乏對互聯(lián)網(wǎng)的重視，沒有積極開展信息化管理。具體來講，有些高校檔案缺乏對信息化管理的投入，沒有積極引入先進的信息化管理技術，也沒有購置檔案管理的信息化設備，缺乏對信息化管理人員的培訓，嚴重影響信息化管理的發(fā)展，導致檔案信息化管理發(fā)展緩慢。另外，還有一些高校忽視檔案管理工作，認為檔案管理意義不大，缺乏對檔案管理的科學規(guī)劃，沒有在互聯(lián)網(wǎng)信息時代對檔案管理工作的發(fā)展趨勢和前景進行統(tǒng)籌規(guī)劃。

（二）檔案利用不足

很多高校對檔案利用不足，認為檔案管理只需要將檔案保存好即可，忽視對檔案的利用，難以充分發(fā)揮檔案在高校工作中的價值。具體來講，有些高校的檔案存儲模式和檔案檢索模式十分陳舊，檔案查閱程序復雜。例如，有些高校仍采用手工整理的方法對檔案進行存儲，無法通過電子傳遞、網(wǎng)上瀏覽等方式對檔案進行查閱和利用。另外，還有一些高校檔案人員為了保證檔案的完整性而私自封藏檔案，拒絕外來人員借閱，嚴重影響檔案利用。

（三）基礎設施不完善

在互聯(lián)網(wǎng)信息時代，檔案管理需要充足的信息化基礎設施。現(xiàn)階段有些高校信息化基礎設施不完善，嚴重阻礙了檔案管理工作的信息化發(fā)展。例如，有些高校沒有積極購置技術系統(tǒng)和軟件設備、硬件設備，導致檔案信息化基礎設備缺失，檔案信息化業(yè)務無法開展。并且，有些高校雖然購置了檔案信息化管理設備，但是設備數(shù)量較少，難以滿足檔案人員的工作需求，嚴重影響信息化檔案工作的開展。

（四）檔案管理人員素質(zhì)問題

檔案管理人員素質(zhì)是高校檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)信息時代面臨的重要問題。在互聯(lián)網(wǎng)信息時代，檔案管理工作要求管理人員具備較高信息素養(yǎng)，能夠運用高水平信息技術開展信息化管理。然而，當前很多高校檔案人員的信息化素養(yǎng)不高。具體表現(xiàn)在有些檔案人員缺乏對信息技術的學習，不具備信息技術基礎，無法操作計算機設備，導致信息化管理難以開展。有些檔案人員雖然具備基礎的信息技術操作，但是缺乏專業(yè)的信息化檔案管理技能，信息化檔案管理不夠?qū)I(yè)，管理效率不高。另外，還有一些檔案管理人員的信息化檔案管理實踐較少，缺乏對信息化管理的認同，在互聯(lián)網(wǎng)信息時代抵制信息化管理，導致檔案管理不符合互聯(lián)網(wǎng)信息時代的發(fā)展。

三、高校檔案管理信息化的實現(xiàn)路徑

（一）檔案收集信息化

檔案收集信息化指使用信息技術對檔案進行收集。高校檔案信息凌亂復雜，收集整理十分繁瑣枯燥，而信息化的收集方法能夠運用數(shù)據(jù)挖掘技術和自動歸類技術對檔案信息進行深入挖掘和歸類，使凌亂的檔案變得有序，加快了檔案整理的速度，提高了檔案整理的效率。另外，信息化檔案收集可以采用自動化裝訂整理，增強檔案信息校對的準確性。

（二）檔案利用信息化

信息化檔案利用是互聯(lián)網(wǎng)信息時代檔案利用的必然趨勢。信息化檔案利用需要探索信息化的利用方式，充分開發(fā)信息化檔案資源，優(yōu)化檔案信息采集、存儲、加工和輸出過程。高校應加快探索信息化的檔案檢索手段，建立檔案數(shù)據(jù)庫，完善硬件和軟件設備，優(yōu)化學校網(wǎng)絡，確保檔案的信息化利用有效開展。另外，高校應積極探索檔案利用的信息化渠道。為此，高校檔案部門應加強對館藏檔案的宣傳，積極主動向外界提供檔案參考服務。同時，高?？梢詾樘囟ㄐ枨笳咛峁n案利用服務，加快開展信息化檔案利用。

（三）檔案管理信息化

檔案管理信息化主要針對檔案業(yè)務開展信息化管理，能夠有效提高檔案利用效率。高校應加快構建自動化辦公環(huán)境，開展自動化檔案業(yè)務管理，使用計算機設備開展檔案接收業(yè)務、檔案登記業(yè)務、檔案借閱業(yè)務、檔案資料目錄編制或查詢業(yè)務等。此外，針對高校檔案管理信息化的發(fā)展，高校還可以在同等級學校的相互協(xié)助作用下，一同建立網(wǎng)絡檔案共享信息數(shù)據(jù)庫，增加在線網(wǎng)絡檔案信息查詢服務，在加強對高校檔案管理在線信息化管理的同時，促進高校檔案資源利用率的提升。

四、互聯(lián)網(wǎng)信息時代高校檔案管理工作變革保障措施

（一）加強重視

思想意識對實踐工作的開展極具導向作用，因此互聯(lián)網(wǎng)信息時代我國要想有效促進高校檔案管理信息化的實現(xiàn)，首先，要從思想意識上做起，相關部門應努力加強對高校檔案管理工作信息化改革的重視。一方面，要從高校上級領導做起，加強其對信息化檔案改革工作的重視，促進相關教育資源向檔案管理工作傾斜，加大對信息化檔案建設的投入。為檔案管理信息化工作規(guī)劃、政策的制定、專項資金的投入、信息技術人才引進、信息化設備購置等提供重要的物質(zhì)保障，確保檔案管理信息化后續(xù)工作的開展。另一方面，高校要加強基層檔案管理工作人員對檔案管理信息化的重視，使其認識到檔案管理信息化是當前行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，無論是對自身工作的有序開展，還是對檔案管理工作質(zhì)量的提升而言都極具重要意義。

（二）完善管理制度

高校在互聯(lián)網(wǎng)信息時代開展檔案管理應積極完善檔案管理制度，為檔案信息化提供制度保障。為此，高校應積極完善檔案保密制度，防止工作人員惡意泄露檔案信息，確保學校和個人信息的安全。高校應積極健全檔案利用制度，對檔案利用進行合理規(guī)定，明確檔案利用的范圍、方式、內(nèi)容、標準等，確保檔案利用的保密性。此外，高校在互聯(lián)網(wǎng)信息時代應積極制定信息化建設計劃，明確信息化檔案建設目標、信息化建設步驟等，確保信息化管理的有序開展。

（三）提高檔案利用率

高校在互聯(lián)網(wǎng)信息時代應不斷提高檔案利用率，加快檔案信息化利用。為此，高校應積極改變檔案管理方式，采用信息化編研方式對檔案進行編輯和操作，運用信息技術進行分類保存和分類歸檔，確保檔案的準確性和完整性。高校應積極加快檔案館藏信息化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案進行管理和存儲，便于檔案的利用和檢索，提高檔案利用效率。另外，高校應積極完善檔案數(shù)據(jù)庫的檢索，優(yōu)化檢索方式，運用信息技術提高檢索效率，為檔案利用提供便利。

（四）加強基礎設施建設

高校在互聯(lián)網(wǎng)信息時代應加強基礎設施建設，為檔案信息化提供充足設施。高校應加大對基礎設施的資金投入，購置信息化建設的相關硬件和軟件設施，確保檔案信息化管理的開展。高校應加強對硬件和軟件設備的管理，及時更新設備并排除設備故障，確保設備的功能性，做好信息化設備維護和管理工作。同時，高校在設備管理過程中應不斷提高安全技術水平，加強互聯(lián)網(wǎng)安全防范，為檔案管理提供安全的網(wǎng)絡環(huán)境。

（五）提高檔案管理人員素質(zhì)

高校在互聯(lián)網(wǎng)信息時代開展檔案管理需要高素質(zhì)檔案人員，因此，應不斷提高檔案工作人員的素質(zhì)。為此，高校應組織檔案人員參加信息技術培訓，強化檔案人員對信息化管理知識和檔案信息化管理技能的學習，使檔案人員具備信息化管理的基本技能。同時，高校應積極鼓勵檔案人員的職業(yè)發(fā)展，提高檔案人員學習的積極性，引導檔案人員樹立時代意識和終身學習意識，使檔案人員能夠在互聯(lián)網(wǎng)信息時代的要求下，積極主動學習互聯(lián)網(wǎng)檔案管理技術，提高檔案人員的信息化素養(yǎng)。

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