新時期下怎樣做好文秘工作

【摘要】科技在不斷發(fā)展，在新時代下社會對文秘工作的要求越來越高。在當今社會，文秘在每個單位中充當著重要的角色，是領(lǐng)導(dǎo)者的得力助手，對單位起著相當大的作用。筆者在本文中主要是對新時期下文秘工作的性質(zhì)和新時期下做好一個文秘工作需要具備的素質(zhì)進行介紹，并進一步闡述如何在新時期下做好文秘工作。

【關(guān)鍵詞】新時期；文秘；工作

一、新時期的文秘工作

（一）在新時期文秘工作的性質(zhì)

在新時期要做好文秘工作，必須要了解文秘工作的各種性質(zhì)，熟練地掌握在完成文秘工作時自身的工作職責以及需要注意的重點，進而不斷地強化自己的文秘工作，不斷地提高自己的工作效率，保證文秘工作的有效性。

（1）文秘工作的服務(wù)性。文秘最主要的職能就是通過文秘工作為領(lǐng)導(dǎo)者和決策層提供大量的有效信息，完成自己在單位的服務(wù)職能。文秘工作在單位中起著承上啟下的作用，在一個單位的發(fā)展過程中扮演者至關(guān)重要的角色。

（2）文秘工作的政治性。文秘工作主要是為了領(lǐng)導(dǎo)者和決策者服務(wù)的，為領(lǐng)導(dǎo)者做決策提供一系列有效的信息，幫助領(lǐng)導(dǎo)者做出科學(xué)有效的決策，做到這些，就需要文秘工作隨時貫徹國家和黨的方針政策，提供的內(nèi)容不允許有絲毫的疏忽，每一個細小的文秘工作對單位的運行都可能帶來巨大的影響，所以文秘工作具有一定的政治性。

（3）文秘工作的從屬性。文秘工作是為了給領(lǐng)導(dǎo)者和決策干部提供服務(wù)而存在的，不能與單位分開，獨立存在，可能在一些大型的單位里同時擁有很多的文秘，但這些文秘的工作內(nèi)容是互不相干的，每一個文秘只對自己本職內(nèi)的工作內(nèi)容負責，所以文秘工作擁有一定的從屬性質(zhì)。

（4）文秘工作的綜合性。文秘工作包括的內(nèi)容非常多，在日常的工作中包括：收集各種信息、策劃文案、管理檔案、處理及打印文書……除此之外每一個領(lǐng)導(dǎo)和各部門的請示工作都需要文秘人員進行收集、整理并進一步地對文件進行處理，所以文秘工作具有一定的綜合性。

（二）在新時期文秘工作者需要具備的素質(zhì)

文秘工作人員所具備的素質(zhì)與文秘人員的職責和業(yè)務(wù)要求有著緊密的關(guān)系，人員的素質(zhì)是從業(yè)的基礎(chǔ)，員工的能力是工作的保障。文秘工作人員的素質(zhì)直接影響著文秘人員的工作效率，甚至整個單位的運轉(zhuǎn)效率和經(jīng)濟效益。

1.文秘工作人員要有一定的政治素質(zhì)

文秘工作包括實物的準備工作、數(shù)據(jù)文案的編輯和處理、信息的提取及傳達，它的工作內(nèi)容繁多而且比較復(fù)雜，文秘工作人員想要在實際的工作中處理好部門與部門之間的協(xié)調(diào)工作，完成好崗位之間承上啟下的職責，就需要擁有敏感的政治觸角，較高的政治領(lǐng)悟能力，能夠快速準確把握上級布置的工作內(nèi)容，準確無誤地將工作要求傳達給下級部門。傳達這些目的性強的信息，要求文秘工作人員對單位的紀律要求和工作規(guī)定相當?shù)厥煜ぃ懈叩淖月赡芰?、紀律意識和穩(wěn)妥的做事風格，而且能夠掌握思考問題，分析和解決問題的方法。因此，文秘人員擁有一定的政治素質(zhì)是非常重要的，它有助于培養(yǎng)文秘著眼于全局的政治眼光，使自己能夠與領(lǐng)導(dǎo)快速有效地進行溝通，準確把握自己工作中的要求。

2.文秘工作人員要有一定的思想素質(zhì)

作為一名文秘人員首先就需要具備較強的責任感和敬業(yè)精神，知道自己的責任，把自己的工作作為自己的事業(yè)，全身心地投入。面對復(fù)雜繁多的工作能夠快速準確地完成，需要工作人員擁有敢于犧牲的精神，勤勤懇懇的工作態(tài)度，吃苦耐勞的工作精神，時刻牢記提高效率的工作理念，把握好工作的節(jié)奏，保證每一項工作都能準確落實單位的政策和目標。

文秘工作人員要有非常強的學(xué)習能力，能夠快速地接收新生事物，學(xué)習新的工作技能，現(xiàn)在是信息時代，每天都會出現(xiàn)許多新事物，面對這些新事物和新技能，文秘人員需要擁有快速捕捉信息和學(xué)習知識的能力，不斷地提高自己的工作能力。

文秘人員要有服務(wù)精神，文秘機構(gòu)不僅是一個辦公機構(gòu)，更是一個服務(wù)機構(gòu)，面對重復(fù)且瑣碎的工作內(nèi)容，文秘人員要有不厭其煩的工作態(tài)度，良好的待人接物能力，能夠主動幫助他人，不斷迎接新的挑戰(zhàn)。在生活中注意自己的言行舉止，為自己樹立良好的形象，能夠?qū)崿F(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者和基層人員的有效溝通，幫助領(lǐng)導(dǎo)者做出最佳決策，積極地幫助基層人員處理問題。

3.文秘工作人員的工作能力

工作能力是作為一名文秘人員最基礎(chǔ)也是最首要的素質(zhì)需求，文秘的工作能力包括文字編輯能力、語言表達能力、邏輯推理能力、閱讀能力、收集和整理資料的能力等等，只有擁有了這些工作能力，才能快速地整理出部門所需要的文件資料，捕捉相關(guān)數(shù)據(jù)，提取有用信息為決策層提供相關(guān)的信息資料。文秘機構(gòu)其實也是一個信息機構(gòu)，文秘人員需要從信息的提取、處理、傳達幾個方面來明確自己的工作要求，做到使自己傳達的信息工作準確無誤，及時有效，為單位的管理層提供良好的決策基礎(chǔ)。

其次，文秘工作人員要有很強的人際溝通能力，作為一位文秘工人員一方面要主動與自己的上級和下級進行溝通，了解他們各自的需求，擁有主動溝通的習慣；另一方面，懂得溝通的技巧，在溝通時能夠抓住核心進行有效溝通。

二、新時期如何做好文秘工作

（一）做好組織之間的協(xié)調(diào)，完善各種管理工作

文秘工作的主要內(nèi)容之一就是文字工作，在日常的工作過程中，能夠良好地運用文字，可以使單位的政策和條文得到有效地實施。想要做好文字工作第一要做到及時收發(fā)文件，工作過程中遵守文件不漏登、不拖延、不堆積的原則。在處理外來單位和企業(yè)的文件時，文秘人員都需要對這些文件進行等記，并經(jīng)過辦公室的審閱和領(lǐng)導(dǎo)者同意后，將文件送到各個部門處理。

優(yōu)質(zhì)的接待工作是一個單位發(fā)展的基礎(chǔ)，它不僅可以展現(xiàn)出單位的整體形象，給客戶留下深刻而美好的印象，而且還能夠給單位帶來良好的聲譽，提高單位的競爭力。做好借貸管理工作，培養(yǎng)良好的服務(wù)意識，按時通知財務(wù)部門做好財務(wù)報表，使單位的各種活動順利的進行。

（二）做好檔案管理，提高工作效率

為了將文秘工作和檔案管理有效地結(jié)合起來，單位要根據(jù)實際情況，不斷地在工作中總結(jié)經(jīng)驗，并對文秘人員進行不斷地培訓(xùn)，提高文秘人員的綜合素質(zhì)和相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)水平，不斷地強化他們對檔案工作的規(guī)范性，更好地完成檔案工作的收集和整理。

所以文秘人員在進行檔案管理的過程中，要將先進的管理方式運用其中，把現(xiàn)在先進的科學(xué)技術(shù)融入到檔案管理中，提高整理檔案的效率，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的理念。提高文秘工作人員的文檔一體化意識，讓文秘人員把工作和檔案管理在組織和制度上實現(xiàn)真正的融合，提高檔案管理的質(zhì)量，減少不必要的程序和重復(fù)的工作內(nèi)容，提高檔案管理的工作效率。做到檔案現(xiàn)代化管理，文秘人員需要全面掌握檔案管理上的事情，將單位內(nèi)部的檔案運用計算機技術(shù)錄入電腦中，當領(lǐng)導(dǎo)需要時，能夠及時地把相應(yīng)的檔案調(diào)出并進行查閱，使檔案管理的實效性得到相應(yīng)的提高，保證檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化以及合理化。另外，文秘人員還可以通過互聯(lián)網(wǎng)向社會提供更多優(yōu)質(zhì)人才的檔案信息，提高人才利用率和檔案利用率。

（三）具備良好的綜合工作能力

辦公文秘在單位中起著承上啟下的作用，是單位對外連接的窗口，在單位的運行過程中起著不可估量的作用。一名合格的文秘人員要具備良好的文化知識水平，并且要擁有深厚的文字功底和快速熟悉單位業(yè)務(wù)的能力。除了這些能力之外，文秘人員需要有一定的計算機基礎(chǔ)，能夠熟練地操作計算機，通過計算機軟件為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供有效的方案等。另外文秘工作人員還需要具備良好的組織協(xié)調(diào)能力，能夠按時完成信息反饋工作，對單位的各個部門和崗位都十分熟悉，并且在日常的生活和工作中不斷提高自己的綜合管理能力和語言表達能力，讓自己在傳遞工作信息的時候，通過自己的語言表達，準確地將上級所要表達的意思傳遞給相應(yīng)的部門人員。再者，文秘工作人員提高自己的學(xué)習能力，多與同室總結(jié)交流，在工作中不斷地總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，多參加組織舉辦的文秘工作培訓(xùn)活動，慢慢地總結(jié)出適合自己的學(xué)習工作方法。

三、結(jié)語

因此，要想做好文秘工作，首先要做好組織之間的協(xié)調(diào)工作，完善每一項管理工作、做好檔案管理，不斷地提高工作效率和綜合工作的能力，結(jié)合時代的發(fā)展，根據(jù)時代的需求，培養(yǎng)相應(yīng)的工作能力和素質(zhì)，做好文秘的各項工作。另外相關(guān)單位要不斷地引進先進的管理理念，加強對文秘工作人員的專業(yè)技能進行培訓(xùn)，提高他們的工作效率和管理效率。

參考文獻

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作者簡介：梁紅衛(wèi)（1970.06—），男，漢族，河南湯陰人，文秘收發(fā)員二級技師，研究方向：旅游文秘。