淺談大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理及價(jià)值提升

李茂

【摘要】隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來，在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作也應(yīng)得到相應(yīng)的重視，目前在進(jìn)行檔案管理的過程中還存在不少問題，如果要進(jìn)一步做好檔案管理工作，就需要檔案管理人員及時(shí)轉(zhuǎn)變管理方法，推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)，有效保護(hù)與利用檔案資源。本文主要研究了大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理及價(jià)值提升問題，希望可以提供一些借鑒，進(jìn)一步促進(jìn)我國檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；檔案管理；價(jià)值提升

一、大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

（一）類型繁多

以往的數(shù)據(jù)管理方法不能處理可變以及異構(gòu)數(shù)據(jù)，其中包括地理位置、網(wǎng)絡(luò)圖片、網(wǎng)絡(luò)視頻、網(wǎng)絡(luò)音頻以及網(wǎng)絡(luò)日志等，而大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)多種數(shù)據(jù)類型進(jìn)行處理。

（二）速度更快

數(shù)據(jù)分析的未來趨勢(shì)為速度更快、深度更深，大數(shù)據(jù)可以為用戶提供更加快速的數(shù)據(jù)處理服務(wù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘，為用戶展示數(shù)據(jù)潛存的價(jià)值。

（三）價(jià)值密度高

海量的數(shù)據(jù)蘊(yùn)含了大量的信息、知識(shí)和財(cái)富，例如當(dāng)前十分流行的物聯(lián)網(wǎng)，其信息巨大，可以為用戶挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值。大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)可以快速以及深入地挖掘信息價(jià)值，提升信息的價(jià)值密度。

二、大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)分析

（一）利于提升效率

采取電子信息形式檔案有助于提升相關(guān)工作者的工作效率。利用計(jì)算機(jī)相關(guān)管理系統(tǒng)能夠減輕從事檔案管理方面工作人員的工作負(fù)擔(dān)，有效提升其工作效率，是現(xiàn)階段檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（二）利于保密存檔

采取電子信息形式檔案有助于保密存檔，當(dāng)需要對(duì)檔案文件進(jìn)行查閱的時(shí)候，無需提供整卷形式的檔案，只需利用智能檢索工具查找自己所需文件即可，不僅能讓查閱速度更加快速便捷，還有效避免了其他檔案資料在查閱過程中被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步增強(qiáng)了檔案管理的保密性。

（三）利于查漏補(bǔ)缺

采取電子信息形式檔案有助于對(duì)檔案文件進(jìn)行補(bǔ)漏增缺。對(duì)檔案文件進(jìn)行查漏補(bǔ)缺時(shí)，傳統(tǒng)形式檔案管理必須以手工形式進(jìn)行拆卷、裝卷，而電子信息形式檔案管理只需在相關(guān)管理系統(tǒng)中對(duì)其內(nèi)容直接修改即可，十分便捷。

三、當(dāng)前企業(yè)電子檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

對(duì)企業(yè)單位而言，在對(duì)人事檔案相關(guān)管理隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候，不僅缺乏精通檔案管理相關(guān)技術(shù)，還缺乏精通計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的綜合性人才。企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理過程中需要計(jì)算機(jī)方面的技術(shù)支持，盡管目前大部分企業(yè)都具備檔案管理的信息系統(tǒng)，但是對(duì)人事管理方面基礎(chǔ)設(shè)備的相關(guān)投入不夠，導(dǎo)致現(xiàn)行的技術(shù)手段仍相對(duì)落后，部分企業(yè)甚至還采用傳統(tǒng)的管理模式，檔案優(yōu)勢(shì)無法得到最大化的發(fā)揮，給企業(yè)發(fā)展造成了一定的影響。

目前大部分企業(yè)在人事檔案相關(guān)管理方面缺乏完善的管理制度，檔案收集及檔案管理缺乏規(guī)范性，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象或者信息缺失現(xiàn)象。另外，企業(yè)在檔案利用及相關(guān)評(píng)估方面也缺乏合理性，無法體現(xiàn)檔案真正的利用價(jià)值。

四、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的完善措施

（一）重視檔案管理工作

政府部門可以利用媒介宣傳檔案管理工作的重要性，強(qiáng)調(diào)它的開發(fā)價(jià)值，讓各個(gè)行業(yè)從上到下重視檔案管理工作。各個(gè)單位在具體的管理工作中應(yīng)當(dāng)及早確定管理的目標(biāo)，從而讓工作人員有管理方向，遇到問題能夠有方向的解決。另外，各單位之間的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)互相通氣，多加交流，將別人的長(zhǎng)處和經(jīng)驗(yàn)為自己所用，在單位內(nèi)部各個(gè)部門應(yīng)當(dāng)相互合作，這樣才能做好單位檔案管理的基礎(chǔ)性工作。

（二）合理開發(fā)利用檔案資源

現(xiàn)在很多數(shù)據(jù)開發(fā)的公司開發(fā)了檔案管理相關(guān)的軟件，各個(gè)單位可以根據(jù)自己業(yè)務(wù)需要購買適合的檔案管理開發(fā)軟件。在使用這些管理軟件過程中還應(yīng)當(dāng)有所注意，以求達(dá)到信息資源的合理利用。一是要加快組建單位檔案數(shù)據(jù)庫，整理好的檔案歸檔，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)和完整，這樣才能更加系統(tǒng)的管理和使用。二是要將檔案信息進(jìn)行細(xì)化分類，減少日后檔案利用整理的時(shí)間，讓工作更加高效。三是檔案信息的使用情況應(yīng)當(dāng)公開透明，對(duì)高利用率的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行公開，提升數(shù)據(jù)信息的實(shí)用性。

（三）提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作對(duì)工作人員的綜合業(yè)務(wù)能力提出了較高的要求，需要各個(gè)單位進(jìn)行人才引進(jìn)和培養(yǎng)。在新時(shí)代下，檔案管理工作不再是要求人員數(shù)量，而是要求人才的質(zhì)量。各個(gè)單位人力資源部門應(yīng)當(dāng)?shù)礁咝Ｖ腥フ衅敢恍┠贻p、專業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)的畢業(yè)生，提供可觀的薪酬和優(yōu)厚待遇，讓他們用自己的專業(yè)知識(shí)為單位創(chuàng)造更大的效益。

五、結(jié)語

綜上所述，想要檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代挖掘出潛在的價(jià)值，需要多方面的努力。要綜合分析發(fā)展過程中遇到的問題，提高人們對(duì)檔案管理工作的重視程度，轉(zhuǎn)變陳舊思維，做到與時(shí)俱進(jìn)。要有效利用大量的數(shù)據(jù)信息，做好基礎(chǔ)工作，確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，讓檔案信息得到合理利用。要大力培養(yǎng)高素質(zhì)的工作人員，用他們所具有的檔案管理專業(yè)能力創(chuàng)造出更多的利益，做好數(shù)據(jù)信息的安全防護(hù)措施，降低檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)。

參考文獻(xiàn)

[1]鮑春宇.信息背景下企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新[J].化工管理，2015（35）：66.

[2]寧慧敏.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)科研單位人事檔案管理的創(chuàng)新探討[J].人才資源開發(fā)，2016（02）：180～181.