做好企業(yè)檔案管理工作的幾點思考

蔡曉蘭

【摘要】企業(yè)檔案管理反映了國企發(fā)展的方方面面，是企業(yè)重要的知識資源，是回顧企業(yè)歷史發(fā)展資料，決定未來企業(yè)發(fā)展決策的依據(jù)。因此，企業(yè)發(fā)展要重視檔案管理工作，切實提高檔案管理工作的質量，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。基于此，本文針對企業(yè)檔案管理工作的思考進行分析。

【關鍵詞】企業(yè)；檔案管理；工作思考

在檔案管理過程中，企業(yè)要結合自身的實際情況，健全檔案管理體制，創(chuàng)新已有的管理結構以及管理制度，不斷拓展企業(yè)檔案管理范圍，實行一體化管理，有效管理企業(yè)檔案，提高內部資源的利用價值。在創(chuàng)新企業(yè)檔案管理體制的過程中，需要從不同角度入手，提高檔案管理工作效率，具體分析實際運營情況，使各項標準、條例明確化，落實到具體的工作崗位中，并結合社會市場動態(tài)變化。

一、做好檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理工作是國家的一項重要工作

它有傳承歷史和各種知識的作用，是社會實踐的真實記錄，是國家機構、社會組織及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化等相關工作和活動直接形成的、有保存價值的、多種形式構建的歷史記錄，為日后國家機構、社會組織、基層單位等開展工作等奠定了堅實基礎，同時對各級領導決策也會起到舉足輕重的作用。因此說，檔案管理工作是國家諸多事務中的一項舉足輕重的重要工作。

（二）檔案管理工作是單位發(fā)展的活標本

對一個單位來說，檔案是管理工作和服務活動的歷史記錄，是保證各項工作和任務順利開展的重要信息資源。歷史資料證明，檔案工作能準確反映一個單位的成長歷程、沿革脈絡，是單位發(fā)展的活標本；它是一項集保密、政策、專業(yè)很強的管理工作。具體到企業(yè)，企業(yè)檔案是企業(yè)自組建至今其內部的部門以及員工在從事行政業(yè)務、生產經營、企業(yè)管理、組織宣傳等活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、照片、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。檔案管理工作是指與本企業(yè)相關的、不同形式的企業(yè)日常運行中的檔案資料的收集、梳理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動，是企業(yè)綜合管理中舉足輕重的部分。要適應企業(yè)需要，伴隨企業(yè)發(fā)展，檔案工作必須做到“底子清、情況明、資料全、卷宗規(guī)、服務好”，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、實用性強。

（三）檔案管理工作必須與時俱進

企業(yè)要想不斷發(fā)展、不斷進步，必須管理和利用好檔案，管理好檔案，使檔案真實地記錄企業(yè)的歷史，實事求是地反映企業(yè)的未來；利用好檔案，通過檔案管理來查閱企業(yè)的發(fā)展歷史信息，并記錄歷史績效。鑒于檔案管理工作的重要性，必須高度重視企業(yè)檔案管理工作，同時適應新形勢，積極主動地探索新方法，不斷提高企業(yè)檔案管理水平，發(fā)揮檔案在圍繞企業(yè)建設這個中心服從和服務于企業(yè)內部及與企業(yè)相關的方面需要的作用。

二、我國國有企業(yè)檔案管理的求解之道

（一）健全檔案管理制度

國有企業(yè)要想提升檔案管理工作，首先，要健全檔案管理制度，根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展情況制定檔案管理的相關規(guī)章制度，同時留有一定的余地，能夠隨著企業(yè)的發(fā)展進行補充和完善，有明確的制度規(guī)范檔案管理行為。檔案管理部門要加強與其他部門和下屬子公司的合作，合理劃分工作安排，完善每一項企業(yè)發(fā)展規(guī)劃資料的歸檔整理，同時安排專門的檔案室，由專業(yè)的檔案管理人員負責，并配置完備的檔案室設備，準備充足的檔案收納柜，分門別類地放置各類項目檔案。

（二）提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

隨著信息技術的發(fā)展，計算機、網絡逐漸融入人們生產生活的各個方面。對國有企業(yè)檔案管理工作而言，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，因此，要提高國企檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。首先，要配備齊全現(xiàn)代化的管理設施，包括計算機、打印機、傳真機等，加強檔案管理的自動化和電子化以及國企檔案一體化，利用先進的技術手段進行文件歸檔、整理和分類工作。

（三）重視檔案管理工作

要做好企業(yè)檔案管理工作，需要對員工和有關部門進行管理，要重視管理。檔案管理不僅具備記錄了員工生活經驗的功能屬性，也是企業(yè)選拔人才的重要對應基礎。因此，檔案管理工作必須重視起來。加強企業(yè)檔案管理工作需要提高其重視性，不能停留在表面，對于企業(yè)檔案管理問題需要認真對待，需要對企業(yè)檔案管理工作實施有效的研究。對相應的問題特點進行有針對性的研究。使企業(yè)文件管理工作符合文件管理系統(tǒng)，推動整體方向向前發(fā)展。實現(xiàn)各部門之間政策的統(tǒng)一實施，改進不合理的地方。

（四）完善檔案管理的安全措施是提升檔案管理工作的必備手段

一是在新的歸檔時，要造冊登記，分門別類進行整卷存放，并做好檔案的檢索目錄，以方便相關人員的查看借閱；對秘密和機密的文件隨時整理單獨存放，并堅持按專項要求對機密文件進行年度的整理與銷毀。二是要確保檔案安全，對檔案室加強檔案硬件設施建設投入，做到防水、防塵、防蛀、防潮、防盜、防火等，確保檔案管理的完備、安全與可靠保證。

總之，檔案管理對于國家和企業(yè)來說意義重大。工作意識的程度直接關系到企業(yè)對員工的保護程度。需要提高檔案館管理工作的責任，從檔案管理工作的諸多方面對問題進行研究和認真對待，然后對檔案管理工作的重要性進行區(qū)分和判斷。

參考文獻

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