提高企業(yè)檔案管理與資源整合的管理水平

苑靜娜

【摘要】為了提高檔案管理水平，就要融入科學(xué)管理的思想，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新服務(wù)，而這離不開(kāi)檔案管理人員和全體員工的支持與配合。同時(shí)，要加檔案管理的宣傳與信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享，并加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀人才的培養(yǎng)，使檔案管理工作更上一層樓。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新；服務(wù)

檔案管理工作隨著時(shí)代的發(fā)展而呈現(xiàn)出新的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，檔案管理人員要具備與時(shí)俱進(jìn)的管理思想，努力提高創(chuàng)新意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)革新。對(duì)于水利水電勘察設(shè)計(jì)院而言，提高檔案管理水平，將檔案工作作為重點(diǎn)來(lái)抓則顯得尤為必要，為了促進(jìn)檔案工作更上一層樓，就需要做到科學(xué)管理和高效利用。

一、結(jié)合實(shí)際情況加強(qiáng)宣傳，提高職工的認(rèn)識(shí)

水利水電勘察設(shè)計(jì)院的檔案工作創(chuàng)新要從員工入手，加強(qiáng)宣傳，使員工具備良好的檔案管理意識(shí)。第一，要結(jié)合實(shí)際情況，借助新媒體等有效的平臺(tái)開(kāi)展檔案管理宣傳。還可以舉辦專題講座，認(rèn)識(shí)宣傳檔案管理的重要性。第二，在檔案管理中融入完善的考評(píng)制度，根據(jù)員工的實(shí)際表現(xiàn)對(duì)其進(jìn)行合理、客觀的評(píng)價(jià)，提高員工對(duì)工作的責(zé)任感。第三，充分調(diào)動(dòng)員工工作的積極性和主動(dòng)性，使其明確檔案管理的目的，加強(qiáng)對(duì)檔案的高效利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，制定嚴(yán)格的制度

（一）制定科學(xué)流程，加強(qiáng)系統(tǒng)管理

將檔案進(jìn)行編號(hào)，按照項(xiàng)目的類(lèi)別進(jìn)行資料歸檔。利用計(jì)算機(jī)將檔案的信息錄入并儲(chǔ)存，按照檔案的編號(hào)進(jìn)行管理，便于查看和使用。這種按照項(xiàng)目進(jìn)行劃分的檔案管理具備嚴(yán)格的流程，使檔案與資料能夠得到完整、系統(tǒng)的處理，實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理，提高檔案的管理效率。

（二）根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格把關(guān)檔案歸檔質(zhì)量

要實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)歸檔，就要求工作符合相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。水利水電勘察設(shè)計(jì)院的資料包含的內(nèi)容眾多，有很重要的技術(shù)信息，這就更需要嚴(yán)格的技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)加以衡量。要保證文件的內(nèi)容清楚，各項(xiàng)手續(xù)齊全，歸檔時(shí)要有嚴(yán)格的分類(lèi)，使歸檔工作保質(zhì)保量。

（三）優(yōu)化檔案管理環(huán)境，配備齊全設(shè)備

各項(xiàng)檔案資料必須要有專業(yè)而設(shè)施齊全的管理環(huán)境，這樣才能提高管理質(zhì)量。第一，配備齊全的設(shè)備，如滅火器、吸塵器、空調(diào)、除濕機(jī)、加濕機(jī)等。第二，要使用儀表對(duì)設(shè)備進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，防止設(shè)備發(fā)生故障。第三，為了滿足檔案管理的要求，需要對(duì)環(huán)境定期進(jìn)行殺菌和通風(fēng)，確保環(huán)境的濕度與溫度符合要求，不會(huì)影響檔案的正常使用，為檔案提供合適的管理環(huán)境。第四，提高檔案室的加密與防盜程度，配備必要的密碼與防盜門(mén)窗。第五，避免檔案被陽(yáng)光直接照射，遠(yuǎn)離磁場(chǎng)干擾。

（四）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，嚴(yán)格遵守相應(yīng)制度

第一，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)在線統(tǒng)一管理與資源共享，提高檔案管理的效率。第二，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，完善數(shù)據(jù)庫(kù)，使多種類(lèi)型的檔案都能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)，隨時(shí)可查。第三，根據(jù)國(guó)家檔案局《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》的要求，認(rèn)真開(kāi)展檔案管理工作，使工作有理有據(jù)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。第四，制定完善的檔案管理規(guī)章制度，細(xì)化到每一個(gè)環(huán)節(jié)之中，使檔案的查閱、保密均可按照制度進(jìn)行。第五，明確員工的崗位職責(zé)，使其能夠合理開(kāi)展檔案管理工作。

二、加強(qiáng)資源整合與服務(wù)創(chuàng)新，引進(jìn)和培養(yǎng)優(yōu)秀人才

（一）優(yōu)化整合資源，提高檔案的利用率

積極對(duì)資源進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)有效的資源整合，才能實(shí)現(xiàn)檔案高效利用。第一，對(duì)檔案進(jìn)行加工，挖掘檔案的深層次價(jià)值，編制多種形式的內(nèi)容，以供參考和利用。同時(shí)，將分散的信息進(jìn)行集中處理和歸檔，使檔案的價(jià)值不斷提高，實(shí)現(xiàn)檔案的靈活應(yīng)用。第二，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行高效整合，為每一個(gè)部門(mén)查閱、應(yīng)用提供便利條件。第三，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)高效配合，通力合作，共同做好檔案信息化建設(shè)與資源整合工作。

（二）對(duì)檔案服務(wù)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，提高服務(wù)水平

一是采取現(xiàn)代化檢索手段，建立電子數(shù)據(jù)庫(kù)。為了進(jìn)一步改進(jìn)檢索方式，可建立現(xiàn)代化檢索手段與電子數(shù)據(jù)，使檢索更加方便快捷，可以對(duì)不同的資料展開(kāi)檢索，各部門(mén)可根據(jù)自身需求進(jìn)行檢索和查閱。二是樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)理念，積極參與各項(xiàng)活動(dòng)。檔案管理人員要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的理念，積極參與到各種專業(yè)活動(dòng)之中，滿足各部門(mén)的檔案需求。同時(shí)，加強(qiáng)與各部門(mén)人員的溝通，吸取有用建議，努力提高服務(wù)質(zhì)量。只有真正改變觀念，才能正確指導(dǎo)行動(dòng)，避免陷入被動(dòng)服務(wù)的僵硬模式之中。三是建立分層次數(shù)據(jù)庫(kù)，明確使用者權(quán)限。為了進(jìn)一步創(chuàng)新機(jī)制，需要融入先進(jìn)的信息化與數(shù)字化技術(shù)。通過(guò)建立分層次數(shù)據(jù)庫(kù)，讓使用者能夠明確自身使用權(quán)限。此外，為了確保信息安全，要加強(qiáng)保密措施，確保使用者身份不會(huì)泄露，還可以加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)。

（三）加強(qiáng)對(duì)人才的培訓(xùn)，提高工作人員的綜合素質(zhì)

為了實(shí)現(xiàn)檔案創(chuàng)新管理，提高服務(wù)質(zhì)量，需要加強(qiáng)先進(jìn)人才的引進(jìn)，培養(yǎng)一批優(yōu)秀的檔案管理人員，使其以專業(yè)的技術(shù)知識(shí)與高度負(fù)責(zé)的態(tài)度完成工作。還要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)，確保其可以通過(guò)考核，帶證上崗。在培訓(xùn)中，要充分做到以人為本，方可培養(yǎng)出優(yōu)秀的檔案管理人員。在這些人員的帶動(dòng)下，檔案管理工作會(huì)獲得更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為了提高檔案管理服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，就需要從多個(gè)方面入手，提高廣大檔案人員的責(zé)任感，善于運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)提高服務(wù)質(zhì)量。還要改變觀念，善于學(xué)習(xí)，使各項(xiàng)知識(shí)與技能更加全面，方能加速檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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