關(guān)于村級(jí)檔案規(guī)范化管理的思考

【摘要】加強(qiáng)農(nóng)村檔案工作，規(guī)范村級(jí)檔案管理，是助力鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略，高水平譜寫(xiě)新時(shí)代“三農(nóng)”工作新篇章的一項(xiàng)重要工作。檔案部門(mén)如何在村級(jí)振興戰(zhàn)略實(shí)施進(jìn)程中發(fā)揮應(yīng)有作用，使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，是黨的十九大精神和習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，服務(wù)大局、服務(wù)基層、服務(wù)群眾的重要舉措。如何提高村級(jí)檔案管理，是擺在我們面前一項(xiàng)亟待解決的重要課題。

【關(guān)鍵詞】村級(jí)檔案；管理；思考

一、村級(jí)檔案工作存在的問(wèn)題

（一）材料收集散

村級(jí)檔案資料之“散”，主要表現(xiàn)在：文件材料不齊全、不完整、不成套。一是檔案收集隨意性較大。由于平時(shí)不注意及時(shí)收集整理或沒(méi)有一定的規(guī)章制度制約，使一些文件材料有正件、缺附件，有批復(fù)、無(wú)請(qǐng)示等。檔案案卷的歷史形成的時(shí)間順序排序，隨意性很大，破壞了文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，割裂了文件材料的有機(jī)聯(lián)系。在新時(shí)期村（居）工作中形成的照片、音像、實(shí)物、光盤(pán)、磁盤(pán)等特殊載體檔案的收集比較零亂。二是檔案收集側(cè)重點(diǎn)不明。沒(méi)有很好地圍繞新時(shí)期農(nóng)村開(kāi)展的重點(diǎn)工作去收集相關(guān)材料，如：對(duì)村（居）綜合開(kāi)發(fā)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目等方面檔案的收集工作都很薄弱；案卷中大多材料是上級(jí)來(lái)文，而一些涉及村民個(gè)人利益的經(jīng)濟(jì)合同、低保、醫(yī)療保險(xiǎn)等方面的重要檔案沒(méi)有歸檔。三是檔案流失不確定因素較多。農(nóng)村基層丟失、損壞、拒不移交檔案現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，造成村級(jí)檔案材料收集不齊全，一定程度上影響了村（居）的穩(wěn)定和發(fā)展。

（二）材料整理亂

村級(jí)檔案整理之“亂”，主要表現(xiàn)在：歸檔范圍不明確，把行政檔案作為萬(wàn)能鑰匙，形成的檔案材料幾乎全歸于行政檔案，組卷不合理，案卷之間問(wèn)題相互交叉重合，使案卷內(nèi)容零亂，結(jié)構(gòu)不嚴(yán)謹(jǐn)，保管期限劃分不確。在整理過(guò)程中，只注重紅頭文件的收集整理，不注意不帶文號(hào)的文件材料的收集，沒(méi)有按分類(lèi)方法整理檔案，不同類(lèi)別的文件混雜組卷，排列不系統(tǒng)，使案卷材料分類(lèi)不清，造成不同保管期限的文件混合組卷；整個(gè)案卷錯(cuò)劃保管期限，或?qū)捇驀?yán)。案卷題名不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，不能全面提示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容或漏標(biāo)卷內(nèi)文件，重文現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案材料的收集、整理、歸檔主次不分，良莠不齊，不管是自身形成的文件還是上級(jí)的來(lái)文，村民的申請(qǐng)、報(bào)告等文件材料，有無(wú)保存價(jià)值統(tǒng)統(tǒng)歸檔，使有些檔案成為垃圾檔案，導(dǎo)致查找困難。

（三）檔案管理弱

村級(jí)檔案管理之“弱”，主要表現(xiàn)在：檔案分散，流失嚴(yán)重，不能集中到檔案室保管。一是檔案材料多頭占有。由于村領(lǐng)導(dǎo)班子不穩(wěn)定，對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，對(duì)上級(jí)下發(fā)需要貫徹執(zhí)行的文件，等到問(wèn)題處理完后，不交檔案室集中保管，而是將檔案占為己有，村班子換屆后也不移交。加之，由于村檔案員不斷更換，責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)當(dāng)年形成的文件材料不及時(shí)收集、整理、歸檔，致使村班子成員人人手中有檔案，使本該完整的檔案殘缺不全。二是檔案利用率低。村級(jí)建檔的目的是開(kāi)發(fā)利用，更好地使檔案服務(wù)于兩個(gè)文明建設(shè)，但多數(shù)村在檔案開(kāi)發(fā)方面屬于空白，對(duì)群眾缺少宣傳，多數(shù)村級(jí)的檔案屬于無(wú)人過(guò)問(wèn)的“死檔案”，如何使“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?，是檔案管理工作中迫切需要解決的問(wèn)題。三是檔案保存條件差?；A(chǔ)條件差，對(duì)已建立起來(lái)的檔案無(wú)處存放，是村級(jí)建檔工作中普遍存在的一個(gè)問(wèn)題。大多數(shù)村無(wú)檔案專(zhuān)用庫(kù)房，對(duì)檔案存放的三分開(kāi)、防護(hù)措施落實(shí)不夠，其存放和管理是村級(jí)建檔工作中又一亟待解決的問(wèn)題。

（四）從業(yè)素質(zhì)低

村級(jí)檔案從業(yè)人員素質(zhì)之“低”，主要表現(xiàn)在：大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，文化底子普遍較低，年齡普遍偏大，檔案知識(shí)普遍薄弱，業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較差。近年來(lái)，計(jì)算機(jī)檢索逐步取代手工檢索，村（居）信息的傳遞仍然十分落后，雖說(shuō)安裝了檔案軟件，但村（居）干部對(duì)檔案信息化管理重視不夠，對(duì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索文件檔案不知所謂，沒(méi)有形成實(shí)際意義上檔案檢索與利用。

二、加強(qiáng)新時(shí)期村級(jí)檔案工作的對(duì)策思考

（一）提升思想認(rèn)識(shí)

檔案工作是農(nóng)村工作的一部分，它反映每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、行政村在各個(gè)歷史時(shí)期的經(jīng)濟(jì)面貌和文明程度，是歷史的真實(shí)寫(xiě)照。搞好村級(jí)建檔有助于基層工作的順利開(kāi)展。因此，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)村級(jí)建檔的重要性和必要性，解決畏難情緒和片面認(rèn)識(shí)，切實(shí)做到檔案工作時(shí)時(shí)有人抓，有人管，有人干，并把這項(xiàng)工作列入各級(jí)鄉(xiāng)（街道）黨委、政府工作的議事日程，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲辦法，使村級(jí)建檔工作順利開(kāi)展。檔案部門(mén)要不斷加強(qiáng)檔案法律法規(guī)知識(shí)的宣傳，增強(qiáng)農(nóng)民檔案意識(shí)；要?jiǎng)?chuàng)造性地開(kāi)展村級(jí)檔案工作，幫助村級(jí)組織把涉及民生的檔案及時(shí)建立起來(lái)，為農(nóng)民的衣食住行和田地、林權(quán)等提供檔案服務(wù)，使農(nóng)民的合法權(quán)益得到維護(hù)。

（二）強(qiáng)化收集工作

要明確歸檔范圍，制定符合本級(jí)村級(jí)實(shí)際情況的歸檔規(guī)范，使其知道哪些材料該歸檔，如何收集農(nóng)村檔案資料。從目前農(nóng)村工作實(shí)際看，主要抓好以下幾個(gè)方面檔案資料的收集工作。一是鞏固村級(jí)建檔的成果，抓好村干部會(huì)議記錄、村務(wù)公開(kāi)、村級(jí)財(cái)務(wù)、醫(yī)療保險(xiǎn)、勞動(dòng)力培訓(xùn)、征地拆遷的檔案工作；二是抓好農(nóng)民脫貧致富、進(jìn)城就業(yè)、勞動(dòng)力培訓(xùn)、招商引資、工業(yè)園區(qū)建設(shè)、農(nóng)村集中居住等新領(lǐng)域的檔案工作；三是進(jìn)一步建立和健全農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營(yíng)檔案，加強(qiáng)收集本地名、優(yōu)、特、新產(chǎn)品生產(chǎn)、科研銷(xiāo)售方面的檔案工作；四是進(jìn)一步完善農(nóng)業(yè)基本建設(shè)檔案，加強(qiáng)收集農(nóng)村農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)、農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目建設(shè)、水利建設(shè)、土地管理與開(kāi)發(fā)等檔案工作；五是加強(qiáng)收集農(nóng)村基層組織建設(shè)和管理方面的檔案，做好民主選舉、民主決策、民主管理和民主監(jiān)督檔案的收集工作；六是做好涉及農(nóng)民個(gè)人利益的集體資產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)合同檔案、失地農(nóng)民養(yǎng)老保險(xiǎn)等方面檔案的收集工作；七是強(qiáng)調(diào)收集在新時(shí)期農(nóng)村工作中形成的照片、音像、實(shí)物、光盤(pán)等特殊載體檔案。

（三）創(chuàng)建特色檔案

檔案的收集整理裝訂，就是為村務(wù)活動(dòng)提供參考、借鑒和憑證，方便村民生產(chǎn)生活實(shí)際。緊緊圍繞穩(wěn)定行政村政策、優(yōu)化產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)等內(nèi)容，建立具有本村（居）特點(diǎn)的特色檔案。一是突出人文特色，建立人口檔案。建立起比較齊全的人口檔案。同時(shí)，對(duì)祖籍在本村（居）的知名人士進(jìn)行了逐村摸底，建立起名知名人士檔案資料，編輯成《地方人物志》。二是突出地情特色，建立產(chǎn)業(yè)檔案。在村級(jí)建檔過(guò)程中，根據(jù)本村（居）產(chǎn)業(yè)特點(diǎn)建立起專(zhuān)門(mén)的產(chǎn)業(yè)檔案。三是突出組織特色，建立各門(mén)類(lèi)檔案。突出本村（居）在各類(lèi)活動(dòng)中的材料，編制多種編研材料。

（四）規(guī)范檔案管理

為了保證村級(jí)檔案的完整與歸檔質(zhì)量，關(guān)鍵抓好以下四點(diǎn)工作。一是搞好檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加大投入，設(shè)立村級(jí)專(zhuān)用檔案室、檔案裝具，為檔案的保存提供良好的硬件環(huán)境。二是規(guī)范檔案整理。村級(jí)檔案員按要求編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，做好文件材料的歸檔工作，以件為單位，按其時(shí)間順序、類(lèi)別分類(lèi)排列，方便整理。三是嚴(yán)格文件管理制度。制訂村級(jí)“檔案人員工作職責(zé)”“檔案保管制度”、檔案查借閱、利用效果登記等制度，把檔案管理工作落實(shí)到實(shí)際工作中去。四是注重檔案利用。抓住建設(shè)新農(nóng)村的機(jī)遇，通過(guò)多種途徑，充分發(fā)揮檔案的信息作用，為農(nóng)村產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、農(nóng)民就業(yè)、社會(huì)保障、基層組織建設(shè)等工作提供服務(wù)。

（五）鞏固建檔成果

村級(jí)檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期艱苦的工作，要有打持久戰(zhàn)的思想準(zhǔn)備，克服畏難和松勁情緒，堅(jiān)持把村級(jí)檔案工作作為一項(xiàng)為民生服務(wù)的重要任務(wù)來(lái)抓，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化。堅(jiān)持依法治檔，逐步將村級(jí)檔案工作納入法制化軌道，從而實(shí)現(xiàn)村級(jí)檔案從無(wú)到有、從有到優(yōu)的轉(zhuǎn)變，全面提高檔案管理工作。

總之，在村級(jí)檔案管理工作中，應(yīng)努力克服收集、整理存在問(wèn)題，把檔案管理工作各項(xiàng)舉措真正落到實(shí)處，使檔案管理工作做到有章可依，有規(guī)可循，不斷提高升級(jí)檔案管理水平，促進(jìn)村級(jí)檔案事業(yè)的健康發(fā)展，在實(shí)施鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略過(guò)程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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作者簡(jiǎn)介：周海萍（1976—），女，漢族，江蘇南通人，本科，助理館員。