數(shù)字檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑分析

程盼

【摘要】數(shù)字檔案信息化管理體現(xiàn)著檔案事業(yè)發(fā)展方向，本文在分析數(shù)字檔案信息化管理過程中存在問題的基礎(chǔ)上，找準(zhǔn)數(shù)字檔案信息化管理的具體路徑，總結(jié)數(shù)字檔案信息化管理的基本原則，期望全面提高數(shù)字檔案管理有效性。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案；信息化管理；實(shí)現(xiàn)途徑

一、數(shù)字檔案信息化管理的價(jià)值

（一）提升信息服務(wù)價(jià)值

現(xiàn)代數(shù)字檔案管理工作是以服務(wù)用戶為宗旨的檔案管理體系，數(shù)字檔案管理體系的建設(shè)不僅僅著眼于提高檔案管理質(zhì)量，而且還要開發(fā)滿足用戶檔案使用需求的系統(tǒng)，強(qiáng)調(diào)發(fā)揮出檔案的價(jià)值，切實(shí)把數(shù)字檔案信息服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)，進(jìn)一步滿足社會(huì)對(duì)數(shù)字檔案的使用需求。

（二）減輕檔案管理壓力

現(xiàn)代數(shù)字檔案管理工作面臨著海量的數(shù)據(jù)，豐富的信息源與多樣化的數(shù)據(jù)類型，只有實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的信息化管理，才能建立起穩(wěn)定的數(shù)字檔案管理運(yùn)行體系，不斷挖掘數(shù)字檔案的使用價(jià)值，解決數(shù)字檔案管理中的實(shí)際問題，減輕工作人員的壓力，并且更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理目標(biāo)。

二、數(shù)字檔案信息化管理的特征

（一）數(shù)字檔案管理特征

數(shù)字檔案是依靠現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展起來的檔案管理形式，數(shù)字檔案不僅可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)信息的獲取，而且具有保存時(shí)間長(zhǎng)，占有空間小，傳輸速度快，可以隨時(shí)使用與智能化讀取的功能。數(shù)字檔案依靠電子計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)取得快速發(fā)展?，F(xiàn)代數(shù)字檔案已經(jīng)從傳統(tǒng)的存儲(chǔ)管理功能向著智能開發(fā)的方向快速發(fā)展。數(shù)字檔案管理已經(jīng)從被動(dòng)管理向主動(dòng)服務(wù)的方向邁進(jìn)，大數(shù)據(jù)與云計(jì)算支撐數(shù)字化檔案管理工作快速發(fā)展，極大發(fā)揮出數(shù)字檔案的應(yīng)用價(jià)值，可以為企事業(yè)單位決策、管理、日常工作分析提供必要數(shù)據(jù)支撐，有效發(fā)揮了檔案的應(yīng)用價(jià)值。

（二）數(shù)字檔案管理模式

在數(shù)字化檔案管理的過程中更注重電子文件數(shù)據(jù)信息的收集，強(qiáng)調(diào)做好具體的保存與數(shù)字檔案的歸檔工作，要求確保數(shù)據(jù)信息的齊全與完整，在數(shù)字檔案管理模式下更強(qiáng)調(diào)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化的管理，要求開發(fā)出簡(jiǎn)易的數(shù)字化檔案管理工作程序，強(qiáng)調(diào)運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理操作方式對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)歸檔并且提高檔案運(yùn)行效率。數(shù)字檔案使得人們對(duì)數(shù)據(jù)信息的需求量不斷增加，而且實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的安全共享，可以滿足人們使用的需求，進(jìn)一步提高檔案管理工作效率，解決了檔案管理工作的難題。

三、數(shù)字檔案信息化管理的原則

（一）加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理理念的滲透

在傳統(tǒng)檔案管理理念的影響下，數(shù)字信息化檔案管理制度得不到應(yīng)有的重視。在此情況下，檔案管理人員在理論與實(shí)踐學(xué)習(xí)過程中缺乏主動(dòng)性與積極性，以至于在實(shí)際工作中無法有效利用數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)?，F(xiàn)代化檔案管理理念的滲透，其重點(diǎn)在于實(shí)踐，將數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行展現(xiàn)，通過參觀學(xué)習(xí)，體驗(yàn)現(xiàn)代化檔案管理理念指導(dǎo)下相關(guān)工作的有效開展，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理人員在思想觀念上的轉(zhuǎn)變。

（二）構(gòu)建數(shù)字信息化管理平臺(tái)

為更好地發(fā)揮數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)在資源整合、查詢、閱讀等諸多方面的優(yōu)勢(shì)，加快信息資源的共享利用，為人們提供更加快捷的檔案服務(wù)，則需要根據(jù)日常檔案管理工作的內(nèi)容、流程，構(gòu)建與之相適應(yīng)的數(shù)字信息化管理平臺(tái)。該類型平臺(tái)主要包括檔案接收、檔案使用、檔案鑒定三大模塊，而根據(jù)檔案管理的工作流程，可以將其分為檔案收集、整理、共享等八個(gè)環(huán)節(jié)，其中各環(huán)節(jié)緊緊相扣，形成體系化的檔案管理流程，為數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。如此一來，檔案管理工作人員可以在統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)上進(jìn)行在線辦公，減少了人力成本投入，縮短了傳統(tǒng)檔案管理工作中查詢、借閱等環(huán)節(jié)所需時(shí)間，大大提高了檔案管理效率。目前，使用較為廣泛的數(shù)字信息化檔案管理平臺(tái)為C/S+B/S平臺(tái)，該平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)日常工作中所涉及的多種文件、信息的統(tǒng)一管理，同時(shí)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行有效控制，將可供查閱的文件在一定范圍內(nèi)進(jìn)行共享，并記錄對(duì)應(yīng)文件的閱讀情況。

（三）引入數(shù)字檔案技術(shù)

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，主要包括檔案記錄、存儲(chǔ)、檢索三個(gè)內(nèi)容，在數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建過程中，需要引入以電子檔案庫(kù)和具體化分析管理模式的數(shù)字檔案管理技術(shù)。所謂電子檔案庫(kù)，是指以數(shù)字化形式建立的資料存檔形式，檔案管理人員可以根據(jù)需要對(duì)電子檔案庫(kù)中的資料進(jìn)行差異化設(shè)置，定期檢查檔案閱讀情況。

（四）高效率原則

數(shù)字檔案信息化管理往往面臨著海量的數(shù)據(jù)信息，只有提高數(shù)字檔案管理工作的效率，才能提高數(shù)字檔案管理工作有效性，解決數(shù)字檔案管理中的實(shí)際問題。選擇最優(yōu)的數(shù)字檔案管理方案，加強(qiáng)在數(shù)字檔案信息化管理過程中的計(jì)算性，圍繞著數(shù)字檔案的運(yùn)行傳遞體系加強(qiáng)相關(guān)建設(shè)工作。

四、結(jié)語

信息技術(shù)的發(fā)展為數(shù)字信息化檔案管理體系的構(gòu)建創(chuàng)造了條件，隨著用戶需求的不斷提高，傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端不斷顯現(xiàn)。在此情況下，通過數(shù)字信息化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合，加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理理念的滲透，有效發(fā)揮數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)在檔案收集、整理、共享等方面的優(yōu)勢(shì)。

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