醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理問題與規(guī)范化管理策略研究

宋穎

[摘要] 現(xiàn)階段，隨著醫(yī)院就醫(yī)患者人數(shù)的不斷增多，醫(yī)院經(jīng)營規(guī)模逐步擴(kuò)大，招投標(biāo)項(xiàng)目也隨之增多，使得招投標(biāo)檔案管理在醫(yī)院院務(wù)公開、基建項(xiàng)目管理以及內(nèi)部管理中的作用日益凸顯。該文從分析醫(yī)院招投標(biāo)檔案的特點(diǎn)入手，對醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并提出規(guī)范化管理的策略，期望對提高醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理水平有所幫助。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；招投標(biāo)；檔案管理；規(guī)范化

[中圖分類號] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）11（c）-0042-02

醫(yī)院招投標(biāo)工作是醫(yī)院滿足醫(yī)療服務(wù)所需的一項(xiàng)重要工作。大部分醫(yī)院設(shè)置了招投標(biāo)辦公室，專門負(fù)責(zé)招投標(biāo)工作，嚴(yán)格執(zhí)行招投標(biāo)規(guī)范程序。但是，醫(yī)院卻未對招投標(biāo)檔案管理引起足夠的重視，在檔案管理中普遍存在著管理制度缺失、檔案資料收集不完善、檔案信息化建設(shè)滯后、檔案人員素質(zhì)不高等問題，嚴(yán)重影響著招投標(biāo)檔案管理水平的提升。加之，醫(yī)院招投標(biāo)檔案具有系統(tǒng)性、多樣性和分散性的特點(diǎn)，與一般檔案相比其管理的復(fù)雜程度更高，進(jìn)一步增加了檔案管理工作的難度。為此，醫(yī)院必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，明確招投標(biāo)檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部管理中的重要性，將招投標(biāo)檔案管理貫穿于招投標(biāo)項(xiàng)目實(shí)施的全過程中，對招投標(biāo)檔案實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理，進(jìn)一步提升招投標(biāo)檔案的管理效率和水平。

1 醫(yī)院招投標(biāo)檔案的特點(diǎn)

醫(yī)院招投標(biāo)檔案是指在招投標(biāo)過程中形成的各類資料，與其他類型的檔案資料相比，招投標(biāo)檔案具有特殊性，具體體現(xiàn)在以下3個(gè)方面。

1.1 系統(tǒng)性

醫(yī)院的招投標(biāo)與建設(shè)工程的招投標(biāo)存在較大的差異，這是因?yàn)獒t(yī)院在開展招投標(biāo)工作時(shí)，是以單個(gè)的項(xiàng)目、具體的醫(yī)療設(shè)備作為一個(gè)獨(dú)立的單元展開的，與項(xiàng)目有關(guān)的資料具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性。醫(yī)院進(jìn)行招投標(biāo)的過程中，任何的程序均會形成內(nèi)容各不相同的材料，每一份材料都有自身的價(jià)值和作用，缺一不可?，F(xiàn)階段，國內(nèi)醫(yī)院的招投標(biāo)檔案主要包括以下內(nèi)容：招標(biāo)申請、院領(lǐng)導(dǎo)意見、具體的工作方案、招標(biāo)邀請書、技術(shù)要求及參數(shù)、各類表格（評分表、匯總表、價(jià)格分析表等）、招標(biāo)公示及中標(biāo)通知，與醫(yī)院招投標(biāo)工作有關(guān)的案卷具有較為完整的系統(tǒng)性。

1.2 多樣性

與建設(shè)工程項(xiàng)目相比，醫(yī)院的招投標(biāo)項(xiàng)目更多、種類更加繁雜，歸屬于設(shè)備采購的有核磁共振成像設(shè)備、彩超類設(shè)備、透析設(shè)備、X光機(jī)、動(dòng)態(tài)心電圖設(shè)備等等；歸屬于物資管理部門的有各類辦公用具、衛(wèi)生耗材、醫(yī)療科室耗材等，其中涵蓋數(shù)百個(gè)種類；歸屬于后勤管理部門的有鍋爐設(shè)備更新、燃煤采購、車輛維修和專業(yè)養(yǎng)護(hù)、病患服裝及被褥洗滌、裝修改造、食堂承包等等；歸屬于藥事委員會的有藥品、藥劑的招投標(biāo)等。醫(yī)院的招投標(biāo)囊括了從基建到物資等所有內(nèi)容，每一項(xiàng)招投標(biāo)都會產(chǎn)生相應(yīng)的資料，由此使得醫(yī)院招投標(biāo)檔案工作呈現(xiàn)出多樣性的特點(diǎn)，對檔案管理工作提出了更高的要求。

1.3 分散性

在醫(yī)院的各個(gè)職能部門中，招投標(biāo)委員會并非常設(shè)機(jī)構(gòu)，大部分招投標(biāo)工作都是由招標(biāo)辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。而具體的項(xiàng)目采購則是由相關(guān)的職能部門負(fù)責(zé)管理，如大型醫(yī)療設(shè)備采購由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)。在這一前提下，醫(yī)院招投標(biāo)項(xiàng)目所產(chǎn)生的檔案材料，全都分散在各個(gè)職能部門當(dāng)中，由此使得檔案具有了分散性的特點(diǎn)，這樣一來，給招投標(biāo)檔案的集中管理帶來諸多不變，從而影響了檔案管理效率和水平的進(jìn)一步提升。

2 醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理存在的問題

2.1 招投標(biāo)檔案管理制度缺失

醫(yī)院未對招投標(biāo)檔案管理建立起相應(yīng)的管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏有力的執(zhí)行依據(jù)。在缺乏規(guī)章制度約束的情況下，招投標(biāo)工作人員和檔案管理人員未能明確自身的工作職責(zé)，對招投標(biāo)檔案管理形成了片面認(rèn)識，易出現(xiàn)工作推諉情況。同時(shí)，在招投標(biāo)檔案管理中，醫(yī)院各部門之間沒有執(zhí)行檔案資料交接程序，只是對檔案資料進(jìn)行簡單收集和整理，缺少對資料內(nèi)容的審核和鑒定，易出現(xiàn)檔案資料管理混亂的情況。

2.2 檔案資料收集不完整

醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理缺乏長效運(yùn)行機(jī)制，沒有將管理工作貫穿于招投標(biāo)的全過程中，致使檔案資料收集不完整。如，部分醫(yī)院檔案管理部門沒有將招投標(biāo)文件資料列入歸檔范圍內(nèi)，使得招投標(biāo)文件資料未能得到系統(tǒng)化保管，易出現(xiàn)遺失、損壞等問題；部分醫(yī)院的招投標(biāo)項(xiàng)目復(fù)雜，涉及諸多部門科室的共同協(xié)作，但是在實(shí)際招投標(biāo)的過程中，這些部門科室各自為政，缺乏統(tǒng)一管理。尤其在資料文件管理方面，各個(gè)部門科室自管資料，經(jīng)常出現(xiàn)資料未能及時(shí)上交的情況，造成資料歸檔不完整；醫(yī)院在重大項(xiàng)目招投標(biāo)工作中，如大型基建項(xiàng)目、大批量醫(yī)療物資采購等，招投標(biāo)管理部門只重視重要資料文件的收集，而對一些小設(shè)備、輔助材料的招投標(biāo)資料收集并未引起重視。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)不高

醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理工作缺乏專業(yè)人員專職負(fù)責(zé)，在實(shí)際工作中，檔案管理人員通常為兼職人員，這些人員主要負(fù)責(zé)招投標(biāo)工作，并兼職負(fù)責(zé)招投標(biāo)文件資料的收集整理。由于兼職工作人員只熟悉招投標(biāo)業(yè)務(wù)，不熟悉檔案管理專業(yè)知識與技能，加之醫(yī)院檔案管理部門缺乏對兼職工作人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量偏低。同時(shí)，在招投標(biāo)檔案的借閱環(huán)節(jié)，醫(yī)院沒有落實(shí)完善的借閱程序，檔案管理人員也未曾認(rèn)識到招投標(biāo)檔案保管的重要性，所以檔案管理人員經(jīng)常會在審批手續(xù)不全的情況下向部門科室或人員調(diào)閱檔案資料，威脅到檔案資料的安全性。

3 醫(yī)院招投標(biāo)檔案規(guī)范化管理的策略

3.1 建立健全招投標(biāo)檔案管理制度

醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理工作的開展需要有完善的制度作為保障，因此，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院招投標(biāo)項(xiàng)目的特點(diǎn)，建立健全招投標(biāo)檔案管理制度，對各個(gè)職能部門所應(yīng)承擔(dān)的管理職責(zé)加以進(jìn)一步明確，針對招投標(biāo)檔案的歸檔日期及內(nèi)容編制相應(yīng)的規(guī)定，并設(shè)立專門的檔案室，對招投標(biāo)檔案進(jìn)行集中保存，檔案管理人員應(yīng)做好檔案的登記、接收等工作，同時(shí)應(yīng)按照檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類整理，裝訂入卷。為避免檔案受損，應(yīng)做到防火、防潮、防盜等措施，確保招投標(biāo)檔案的安全性和完整性。此外，在招投標(biāo)檔案管理制度中，應(yīng)對具體的操作流程進(jìn)行規(guī)定，定期檢驗(yàn)招投標(biāo)檔案，若是發(fā)現(xiàn)其中存在問題，則應(yīng)找出原因，并采取有效的方法和措施進(jìn)行處理，避免問題擴(kuò)大。

3.2 落實(shí)招投標(biāo)檔案管理機(jī)制

醫(yī)院要建立起招投標(biāo)檔案管理長效機(jī)制，確保檔案管理工作規(guī)范化、系統(tǒng)化開展。①提前介入機(jī)制。醫(yī)院可以按照招投標(biāo)執(zhí)行系統(tǒng)的性質(zhì)，由總務(wù)部門、醫(yī)療設(shè)備采購部門以及藥劑管理部門，負(fù)責(zé)相關(guān)文件的起草，并對具體安排招投標(biāo)的過程進(jìn)行控制。同時(shí)，可采取分期、分批的方法，在招投標(biāo)的實(shí)施階段對檔案進(jìn)行收集整理。②規(guī)范檔案歸卷程序。為保證招投標(biāo)檔案的完整性和安全性，應(yīng)當(dāng)對檔案的歸卷程序加以規(guī)范。可遵循平時(shí)歸卷的原則，確保檔案的準(zhǔn)確性，從而使其法律憑證作用得以充分發(fā)揮。相關(guān)職能部門在招投標(biāo)工作完成后，應(yīng)對具體的材料進(jìn)行整理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修正，以此來提高檔案管理的規(guī)范性。③規(guī)范檔案管理內(nèi)容。招投標(biāo)檔案管理內(nèi)容要涵蓋紙質(zhì)文件、光盤等多種載體形式，對檔案資料進(jìn)行合理分類，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評委抽取登記表、評標(biāo)資料、中標(biāo)通知書等，以便備查之用。

3.3 加快檔案管理信息化建設(shè)

在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代到來的今天，醫(yī)院的招投標(biāo)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，對信息化技術(shù)進(jìn)行合理運(yùn)用，加快構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)，借此來提升招投標(biāo)檔案管理效率。醫(yī)院可將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案通過數(shù)字掃描儀，變?yōu)閿?shù)字檔案，然后存儲到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，這樣不但便于檔案的保存，而且還能節(jié)省空間，更為重要的是，可以使檔案管理變得更加規(guī)范和高效。在對檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，系統(tǒng)的安全性尤為重要。為此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對殺毒軟件進(jìn)行更新，下載補(bǔ)丁，處理系統(tǒng)漏洞，為檔案存儲提供一個(gè)安全的環(huán)境。同時(shí)應(yīng)當(dāng)對網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器及相關(guān)設(shè)備進(jìn)行定期檢查，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)及各種有效的安全技術(shù)措施，如加密處理等，增強(qiáng)招投標(biāo)檔案的安全性，避免重要的信息外泄，給醫(yī)院造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。此外，為使招投標(biāo)檔案的作用得以充分發(fā)揮，應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，通過建立招投標(biāo)檔案數(shù)據(jù)庫，提升檔案的利用效率。

3.4 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

醫(yī)院必須加大檔案管理人才的培養(yǎng)力度，打造一支綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。①應(yīng)當(dāng)使招投標(biāo)檔案管理人員具備較強(qiáng)的法律意識，這是因?yàn)獒t(yī)院所有的招投標(biāo)項(xiàng)目都是依法運(yùn)作的采購活動(dòng)，因此檔案管理人員必須以法律法規(guī)的要求為立足點(diǎn)，在實(shí)際工作中，應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)的法律規(guī)定，如招投標(biāo)法、檔案法、政府采購法等等，依法進(jìn)行檔案管理。②檔案管理人員必須具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，做到不計(jì)較名利，發(fā)揚(yáng)不辭辛勞的工作作風(fēng)，在自己的工作崗位上默默無聞地奉獻(xiàn)。③招投標(biāo)檔案涉及醫(yī)院內(nèi)部的多個(gè)部門，為做好檔案管理工作，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的溝通與協(xié)調(diào)能力，確保此項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。

4 結(jié)論

綜上所述，醫(yī)院在運(yùn)營管理中要認(rèn)識到招投標(biāo)檔案管理的重要性，深入、持續(xù)、有效、規(guī)范地開展招投標(biāo)檔案管理工作，嚴(yán)格落實(shí)招投標(biāo)檔案管理制度和管理機(jī)制，為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展提供詳實(shí)的資料。醫(yī)院要將招投標(biāo)檔案管理作為院務(wù)公開、廉政建設(shè)以及經(jīng)濟(jì)管理的基礎(chǔ)性工作，納入到檔案管理工作體系中，不斷提高招投標(biāo)檔案管理水平。

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（收稿日期：2018-08-25）