新醫(yī)改背景下的醫(yī)院辦公室管理探索

陳偉新 鄭萬里

[摘要] 隨著我國新醫(yī)改政策的不斷深入，對醫(yī)院辦公室管理工作也提出了更高的要求。醫(yī)院辦公室管理對醫(yī)院的發(fā)展和運(yùn)行有著重要作用，醫(yī)院如何有效開展管理工作需要醫(yī)院管理者結(jié)合新醫(yī)改政策，順應(yīng)時代的發(fā)展，不斷創(chuàng)新醫(yī)院的辦公室管理機(jī)制，充分結(jié)合理論和實(shí)踐，以期能提高醫(yī)院辦公室管理質(zhì)量和水平。

[關(guān)鍵詞] 新醫(yī)改；醫(yī)院辦公室；管理

[中圖分類號] G71 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）11（b）-0039-02

醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院管理的重要部分，它具有溝通醫(yī)院各部門、科室的作用，從而推動其正常運(yùn)行，不僅有利于展現(xiàn)醫(yī)院形象和管理水平，還有利于展現(xiàn)其在醫(yī)院的協(xié)調(diào)作用。因此在新醫(yī)改政策背景下，要不斷探索醫(yī)院辦公室管理工作，順應(yīng)時代的發(fā)展和需求，進(jìn)而有效開展辦公室管理工作，提升醫(yī)院的管理水平。

1 新醫(yī)改背景下醫(yī)院辦公室管理存在的問題

1.1 辦公室管理制度不完善

醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院的中心樞紐，需要醫(yī)院辦公室在較短的時間內(nèi)處理好事情，對其工作實(shí)效性有著很高的要求，但若是其相關(guān)規(guī)章制度不完善，則會大大降低醫(yī)院辦公室的工作實(shí)效性，影響管理的執(zhí)行力度，從而阻礙管理工作的開展。同時還有部分管理工作人員只積極參與對自身有利的工作，其余工作則懈怠處理或者不處理[1]。

1.2 責(zé)權(quán)不明確

醫(yī)院辦公室需要與其他科室和部門進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，其工作內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，且存在一定的交叉，這樣很容易導(dǎo)致責(zé)權(quán)不明確的問題。醫(yī)院辦公室在開展管理工作時由于分工不明確，責(zé)權(quán)不明晰，實(shí)際工作執(zhí)行人和責(zé)任人也就無法落實(shí)到位，各部門之間難以協(xié)調(diào)合作、相互推諉，從而嚴(yán)重阻礙醫(yī)院開展辦公室管理工作，導(dǎo)致管理工作效率低下。

1.3 管理人員工作積極性不高

由于辦公室管理工作流程單一，內(nèi)容枯燥且繁瑣，管理人員的工作積極性在反復(fù)的勞作之中被大大減弱。同時醫(yī)院缺乏獎罰管理機(jī)制和合理的晉升模式，也在逐漸消退員工工作積極性和主動性。

1.4 管理模式缺乏創(chuàng)新

部分醫(yī)院辦公室管理人員在日常工作中仍然依靠原有的工作經(jīng)驗(yàn)來處理事務(wù)，從而導(dǎo)致墨守成規(guī)、觀念滯后的現(xiàn)象，不敢創(chuàng)新甚至是不愿意創(chuàng)新去解決新事務(wù)和新問題[2]。而隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)管理方式已無法滿足醫(yī)院的整體目標(biāo)和需求，從而對醫(yī)院辦公室的運(yùn)作造成影響，以致最終影響醫(yī)院的整體運(yùn)轉(zhuǎn)，不利于醫(yī)院的長遠(yuǎn)健康發(fā)展。

2 新醫(yī)改背景下醫(yī)院辦公室的管理職能

醫(yī)院辦公室是一個具有綜合職能的部門，按照以往的工作總結(jié)和經(jīng)驗(yàn)，其主要管理職能為3個方面：①協(xié)調(diào)各相關(guān)部門來發(fā)揮管理職能，從而提升醫(yī)院的整體管理水平；②保障相關(guān)管理制度的執(zhí)行和落實(shí)，起到一定的監(jiān)督作用；③根據(jù)實(shí)際管理工作情況，提出相應(yīng)改善措施和方案，從而全面提升醫(yī)院的科學(xué)管理決策水平[3]。新醫(yī)改政策的提出也為醫(yī)院辦公室的管理職能帶來了新的要求和改變，主要包括以下3個方面。

2.1 加強(qiáng)決策的科學(xué)化

以醫(yī)院工作為中心收集相關(guān)政策資料，如醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革、醫(yī)療服務(wù)等方面，并根據(jù)政策資料進(jìn)行研究，為醫(yī)院辦公室管理決策的科學(xué)化提供理論依據(jù)[4]；并協(xié)調(diào)有關(guān)部門，針對某個方面進(jìn)行深入的調(diào)查研究；通過互聯(lián)網(wǎng)平臺加強(qiáng)政策信息網(wǎng)絡(luò)資源的建設(shè)，以期能及時了解相關(guān)政策和其他醫(yī)院的優(yōu)秀管理策略，從而推動自身發(fā)展。

2.2 不斷深化院務(wù)公開

醫(yī)院辦公室需要充分落實(shí)衛(wèi)生行政部門要求的院務(wù)公開工作，并協(xié)調(diào)各部門、科室完成這一任務(wù)，同時加強(qiáng)對其的監(jiān)督指導(dǎo)作用，確保院務(wù)公開工作能夠規(guī)范開展[5]。同時要不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，提出改善院務(wù)公開工作的相關(guān)策略，從而不斷深化院務(wù)公開，樹立醫(yī)院良好形象。

2.3 完善醫(yī)院管理制度

對于根據(jù)醫(yī)院規(guī)范性文件制定的相關(guān)管理制度和規(guī)定，醫(yī)院辦公室要帶頭嚴(yán)格執(zhí)行并落實(shí)；對于各部門草擬的相關(guān)規(guī)章制度，醫(yī)院辦公室應(yīng)參與其審核工作；協(xié)調(diào)各部門、科室加強(qiáng)制度建設(shè)，并對其進(jìn)行跟蹤、審查和考核；對已制訂完成的規(guī)章制度要及時根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行完善和修訂。

3 新醫(yī)改背景下的醫(yī)院辦公室管理策略

3.1 創(chuàng)新醫(yī)院辦公室管理方式

醫(yī)院辦公室的工作性質(zhì)隨著新醫(yī)改政策的深入推進(jìn)，其工作性質(zhì)由過去的事務(wù)性轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦膮⒅\性，服務(wù)也逐漸多元化和個性化[6]。因此為順應(yīng)時代的發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院辦公室的科學(xué)化管理，就需要不斷延伸和創(chuàng)新醫(yī)院辦公室管理工作方式和內(nèi)容等方面，提升醫(yī)院辦公室人員的工作效率和醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量水平。首先，醫(yī)院各部門、科室人員應(yīng)不斷強(qiáng)化自身業(yè)務(wù)水平，從而提升醫(yī)院辦公室的整體業(yè)務(wù)水平?？赏ㄟ^個人自學(xué)或者醫(yī)院集中學(xué)習(xí)、外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)的方式，工作人員應(yīng)不斷吸取先進(jìn)科學(xué)的管理方式，提升醫(yī)院辦公室工作人員的業(yè)務(wù)技能水平。其次，要不斷改變并創(chuàng)新工作觀念和方法，總結(jié)以往運(yùn)用的管理工作方式，同時結(jié)合新時代背景下醫(yī)院的實(shí)際情況，在以往好的管理工作方式的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，提升醫(yī)院辦公室的工作效率。再次，提高醫(yī)院辦公室管理工作人員收集信息的能力，為領(lǐng)導(dǎo)決策時提供科學(xué)可靠的理論依據(jù)。醫(yī)院辦公室作為網(wǎng)絡(luò)信息中心，發(fā)揮著極為重要的作用，因此相關(guān)人員要運(yùn)用多種方式對信息進(jìn)行收集，并對收集的信息進(jìn)行綜合分析和加工處理，在決策實(shí)施過程中，做好信息的跟蹤督查和反饋工作。最后，醫(yī)院應(yīng)健全科學(xué)的激勵機(jī)制，從而有效增強(qiáng)員工工作積極性和主動性。根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，執(zhí)行科學(xué)的績效考核機(jī)制，以期能營造良好的醫(yī)院辦公室工作氛圍，從而提升工作效率。

3.2 實(shí)施精細(xì)化管理

精細(xì)化管理概念于20世紀(jì)50年代起源于日本，其基本目的是通過最大程度地減小管理成本來提升管理效率[7]。要實(shí)施好精細(xì)化管理，主要從以下3個方面入手。①實(shí)施以人為本的人本化管理。醫(yī)院辦公室人員都要樹立并堅(jiān)持以人為本的基本服務(wù)理念，在開展協(xié)調(diào)各部門、科室等方面的工作時，應(yīng)充分保障并尊重各部門、科室人員的利益。與此同時也要展現(xiàn)出差異化特征，針對不同部門的業(yè)務(wù)，制定出符合其特色和實(shí)際的管理制度和措施。②開展細(xì)致化管理。充分利用人力資源，結(jié)合員工自身特色定位其崗位職責(zé)，優(yōu)化崗位資源配置；同時將抽象的決策和目標(biāo)轉(zhuǎn)化為具體的工作要求，達(dá)到合理量化工作所需的目的。③執(zhí)行精致化管理。通過加強(qiáng)制度化建設(shè)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而執(zhí)行信息化管理，對職責(zé)進(jìn)行科學(xué)分工。在管理過程中應(yīng)不斷進(jìn)行總結(jié)，以期能實(shí)現(xiàn)傳承文化并創(chuàng)新的最終目的，為醫(yī)院辦公室工作的可持續(xù)發(fā)展做好鋪墊。

3.3 科學(xué)管理醫(yī)院辦公室工作人員

首先應(yīng)合理運(yùn)用情感管理法。醫(yī)院辦公室需要和各部門、科室進(jìn)行溝通，其工作環(huán)境涉及多個層次，這對辦公室工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能都提出了很高的要求[8]。因而為提高辦公室的工作效率，需要加強(qiáng)工作人員的培養(yǎng)和管理。通過運(yùn)用情感管理法，促進(jìn)員工之間的溝通，從而有效促進(jìn)各工作環(huán)節(jié)之間的協(xié)調(diào)運(yùn)作；通過展現(xiàn)員工的人格魅力，發(fā)揮情感力量營造良好的工作氛圍。對工作人員給予一定的關(guān)注可以有效提高員工工作的積極性，也有利于辦公室工作人員團(tuán)結(jié)力和向心力的培養(yǎng)。其次，明確職責(zé)。通過量化管理明確員工的職責(zé)分工，嚴(yán)格按照責(zé)任制度執(zhí)行并落實(shí)，以確保各個方面都有專門的責(zé)任負(fù)責(zé)人。最后，重視人才培養(yǎng)。醫(yī)院管理者應(yīng)注重人才的培養(yǎng)，提升工作人員的工作素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力和思想道德素養(yǎng)，利用好人才資源合理進(jìn)行輸出，進(jìn)行人性化管理，打造富有人文情懷的工作環(huán)境。

4 結(jié)語

新醫(yī)改政策的提出給醫(yī)院辦公室的管理工作帶來了很多挑戰(zhàn)，在開展相關(guān)工作時要做到具體問題具體分析，積極探討新醫(yī)改背景下的醫(yī)院辦公室管理存在的制度不完善、責(zé)權(quán)不明晰、管理模式陳舊、人員缺乏積極性等問題，并結(jié)合新的管理職能提出相應(yīng)的措施，創(chuàng)新醫(yī)院辦公室管理方式、實(shí)施精細(xì)化管理、注重人員的科學(xué)管理等，加大政策的執(zhí)行力度，將醫(yī)院決策落到實(shí)處，從而有效提高新醫(yī)改政策背景下醫(yī)院辦公室管理水平和質(zhì)量。

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（收稿日期：2018-08-19）