PDCA在醫(yī)院集中采購質(zhì)量管理中的應(yīng)用

趙翠英 張?zhí)m欣 徐玲玲

[摘要] 目的 探索有效的醫(yī)院集中采購質(zhì)量管理方法。方法 自2016年9月—2017年12月，將PDCA管理模式運(yùn)用到醫(yī)院集中采購質(zhì)量管理中。應(yīng)用計(jì)劃-實(shí)施-檢查-改進(jìn)的程序，在組織層面進(jìn)行建立與優(yōu)化采購組織、制定與修訂采購制度，在操作操作層面組織招標(biāo)與集中采購等。結(jié)果 應(yīng)用PDCA進(jìn)行質(zhì)量管理，優(yōu)化了集中采購程序，規(guī)范了采購行為，效果顯著。采購任務(wù)完成率100.00%，節(jié)約采購成本12.11%，需求部門對(duì)采購產(chǎn)品質(zhì)量、采購效率滿意率99.88%。結(jié)論 PDCA管理模式是醫(yī)院集中采購質(zhì)量管理有效方式。

[關(guān)鍵詞] PDCA；質(zhì)量；管理；集中采構(gòu)

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）06（c）-0105-02

[Abstract] Objective This paper tries to explore the effective method of central purchase quality management. Methods From September 2016 to December 2017， the PDCA management model was applied to the quality management of central purchase in this hospitals. Planning-implementation-inspection-improvement procedures was applied， establishment and optimization of procurement organizations at the organizational level， formulation and revision of procurement systems， and organization of tenders and centralized procurement at operational level. Results PDCA was used for quality management， centralized procurement procedures were optimized， procurement practices were standardized， and results were significant. The procurement task completion rate is 100.00%， the procurement cost is saved 12.11%， and the demand department has a satisfaction rate of 99.88% for the purchased product quality and purchasing efficiency. Conclusion The PDCA management model is an effective method for hospital centralized procurement quality management.

[Key words] PDCA； Quality； Management； Central purchase

隨著采購專業(yè)化、規(guī)范化發(fā)展，“規(guī)范采購行為，降低采購成本”是各大醫(yī)院采購目標(biāo)，成立采購中心、實(shí)施管采分離、集中采購已成為一種趨勢[1]，集中采購質(zhì)量管理越來越引起醫(yī)院的高度重視，直接關(guān)系到采購質(zhì)量、效率與效益。PDCA（Plan-do-check-act）是一種螺旋式發(fā)展管理模式，計(jì)劃—實(shí)施—檢查—改進(jìn)是質(zhì)量管理應(yīng)遵循的程序[2]。該院自2016年9月1日成立采購中心，將PDCA管理模式應(yīng)用到采購質(zhì)量管理，取得了顯著效果。

1 資料與方法

1.1 一般資料

組織招標(biāo)27項(xiàng)次，組織談判182項(xiàng)次，集中采購工程項(xiàng)目19項(xiàng)，醫(yī)療設(shè)備109臺(tái)，醫(yī)用耗材352批次，辦公用品128批次，后勤保障類物資64批次，信息軟件15項(xiàng)，服務(wù)項(xiàng)目20項(xiàng)。以招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)、單一來源、協(xié)議供貨為主要采購方式，輔以網(wǎng)上商城采購、應(yīng)急市場采購等。

1.2 方法

1.2.1 計(jì)劃 ①組織層面。健全組織，建立制度。成立了以院長政委為組長，副院長為副組長，其他機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)為組員的采購領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)物質(zhì)采購中心，明確工作職責(zé)。制定《采購管理辦法》《采購評(píng)審管理制度》《采購檔案管理制度》《采購質(zhì)疑處理辦法》《采購工作指引》，規(guī)范采購業(yè)務(wù)文本、分類采購合同模板。②操作層面。制度采購計(jì)劃，根據(jù)采購任務(wù)性質(zhì)、采購數(shù)量、預(yù)算金額選用相應(yīng)的采購方式，報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。制定采購實(shí)施方案，包括負(fù)責(zé)人、市場調(diào)研方式等。

1.2.2 實(shí)施 ①組織層面。采購領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)采購工作，協(xié)調(diào)處理機(jī)構(gòu)設(shè)立、人員配備、制度建設(shè)采購審批等采購工作重大事項(xiàng)；物質(zhì)采購中心設(shè)招標(biāo)、醫(yī)療、后勤、信息、財(cái)務(wù)、檔案6個(gè)項(xiàng)目組，組織實(shí)施采購市場調(diào)查、招標(biāo)、合同簽訂以及產(chǎn)品驗(yàn)收等工作；按照需求部門提出申請(qǐng)、物資采購中心組織集中采購、財(cái)務(wù)部門集中支付的程序組織集中采購。②操作層面。組織市場調(diào)研。首次采購、不托底的采購項(xiàng)目一項(xiàng)一調(diào)研，重點(diǎn)調(diào)查市場占有率、技術(shù)要求、市場價(jià)格等。采用現(xiàn)場查看、網(wǎng)絡(luò)查詢、電話訪談、專家咨詢等方式，重大項(xiàng)目以現(xiàn)場查看為主，采購中心組織，專家、紀(jì)委人員參加。

確認(rèn)采購需求。采購需求由需求部門提出，職能部門審核，要求具體、客觀、公正。為防止技術(shù)參數(shù)帶有傾向性、指向性，對(duì)技術(shù)復(fù)雜、采購金額較大的設(shè)備類、軟件類技術(shù)參數(shù)，組織專家評(píng)審或媒體公示。

編制采購文件。包括采購公告、招標(biāo)（談判）文件，招標(biāo)（談判）文件含合同主要條款。采購文件經(jīng)職能部門、業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)、財(cái)務(wù)審核后，發(fā)布采購公告，發(fā)放采購文件。

組織開標(biāo)評(píng)審。評(píng)審前24 h，在專家?guī)祀S機(jī)抽取評(píng)審專家。評(píng)審專家進(jìn)行資格性、符合性審查后，按招標(biāo)文件進(jìn)行獨(dú)立評(píng)審。出具評(píng)審報(bào)告，推薦候選中標(biāo)（成交）人。

簽訂采購合同。組織公示，簽訂合同，督促合同執(zhí)行，組織貨物類驗(yàn)收。

1.2.3 檢查 ①組織層面。檢查組織結(jié)構(gòu)是否合理，采購制度是否完善，采購流程是否優(yōu)化。發(fā)現(xiàn)存在以下問題：1萬元工程、服務(wù)集中采購限額太低；工程、服務(wù)類項(xiàng)目由采購機(jī)構(gòu)報(bào)銷費(fèi)用，完成進(jìn)度與質(zhì)量難以把控；采購任務(wù)紙質(zhì)審批效率低下，有時(shí)需跑多次才能找到領(lǐng)導(dǎo)；少數(shù)科室人員對(duì)集中采購路徑不清晰。②操作層面。檢查采購行為是否規(guī)范，中標(biāo)供應(yīng)商是否合格，采購價(jià)格是否合理，采購產(chǎn)品是否符合要求，采購合同是否保護(hù)了權(quán)利與利益，采購效率是否高。檢查發(fā)現(xiàn)，存在出現(xiàn)以下問題：采購需求編報(bào)不規(guī)范，存在傾向性參數(shù)，需求不明確不具體，缺乏功能、環(huán)境要求描述；少數(shù)采購任務(wù)下達(dá)時(shí)間不滿足招標(biāo)與采購要求；少數(shù)供應(yīng)商串標(biāo)，虛假應(yīng)標(biāo)，夸大生產(chǎn)服務(wù)能力和業(yè)績；有些物資送貨不及時(shí)；采購人員專業(yè)能力不足，采購文件編制不規(guī)范。

1.2.4 改進(jìn) 針對(duì)檢查問題進(jìn)行改進(jìn)。

①組織層面。修訂采購管理規(guī)定，工程、服務(wù)集中采購限額由1萬元調(diào)整到5萬元，由需求部門申報(bào)費(fèi)用結(jié)算；利用OA系統(tǒng)，實(shí)施網(wǎng)上審批采購任務(wù)，提高了審批效率；編制了《采購目錄與導(dǎo)引》，細(xì)化了不同類別采購項(xiàng)目填報(bào)表格、審批路徑、采購流程，方便科室查詢。

②操作層面。組織宣講采購制度，制定采購需求編報(bào)細(xì)則與模板，明確采購任務(wù)下達(dá)時(shí)間要求；實(shí)施了招標(biāo)評(píng)審后甲方核查制度，在招標(biāo)文件中予以明確，核查中標(biāo)人資質(zhì)、生產(chǎn)能力、業(yè)績等；建立月物資采購盤點(diǎn)制度，對(duì)采購?fù)瓿汕闆r、完成質(zhì)量、未完成任務(wù)、未完成原因進(jìn)行梳理；加強(qiáng)采購人員培訓(xùn)，以采購法規(guī)制度、采購實(shí)務(wù)、采購文本為模塊進(jìn)行培訓(xùn)，并將培訓(xùn)與考核相結(jié)合，提升培訓(xùn)效果。

2 結(jié)果

2.1 計(jì)劃采購任務(wù)完成情況

采購任務(wù)完成率高，計(jì)劃采購任務(wù)3 519項(xiàng)，完成采購任務(wù)3 519件，完成率100.00%。

2.2 節(jié)約采購成本

2016年9月—2017年12月部分采購項(xiàng)目采購成本，見表1。

2.3 需求科室滿意度

對(duì)需求科室進(jìn)行回訪，完成采購任務(wù)3 519項(xiàng)，有4項(xiàng)不滿意，滿意率99.88%。結(jié)果顯示，應(yīng)用PDCA進(jìn)行采購質(zhì)量管理，效果顯著。

3 體會(huì)

3.1 健全組織是實(shí)施集中采購的首要

組織是事物運(yùn)行的司令部、行動(dòng)部。建立采購領(lǐng)導(dǎo)小組—采購管理部門—采購中心三級(jí)醫(yī)院采購管理體系是理想的管理模式，由于編制、人員成本等因素，成立專職采購管理部門管理的醫(yī)院非常少，把管理職能分解給采購領(lǐng)導(dǎo)小組和采購中心是解決問題之良策。該次的策略是采購任務(wù)由職能部門、業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批后下達(dá)給采購中心，采購中心擬制采購計(jì)劃（包括采購方式選擇等），報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批后實(shí)施，實(shí)施過程中重要環(huán)節(jié)如采購文件編制、采購評(píng)審結(jié)果、合同草案報(bào)請(qǐng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。這樣實(shí)現(xiàn)了采購與管理分離的要求。

3.2 健全制度是實(shí)施集中采購的抓手

制度是一個(gè)組織內(nèi)大家共同遵守的行為規(guī)范，是保證組織有效運(yùn)轉(zhuǎn)、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的可靠保證。建立規(guī)范、實(shí)用的集中采購管理制度，采購才能有序運(yùn)行，采購質(zhì)量才能得以保障。但隨著時(shí)代發(fā)展，采購政策變化以及集中采購運(yùn)行實(shí)踐的需要，管理制度需要不斷完善修訂。運(yùn)用PDCA的模式完善采購制度，制度會(huì)更加科學(xué)、更加實(shí)用，符合醫(yī)院集中采購發(fā)展需求。

3.3 提升能力是實(shí)施集中采購的關(guān)鍵

招標(biāo)采購管理是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，對(duì)人員綜合素質(zhì)要求很高[3]。目前醫(yī)院采購中心人員大多數(shù)是從機(jī)關(guān)、科室抽調(diào)人員組成，缺乏專業(yè)的采購理論與經(jīng)驗(yàn)，對(duì)采購法規(guī)理解與把握上不深入、不準(zhǔn)確。運(yùn)用PDCA進(jìn)行培訓(xùn)，制定培訓(xùn)計(jì)劃、組織培訓(xùn)、評(píng)估培訓(xùn)過程與效果、完善與改進(jìn)培訓(xùn)內(nèi)容與方式等，提升采購人員業(yè)務(wù)能力。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 羅躍全，郭繼紅，李碧元，等.醫(yī)用物資集中采購管理模式與實(shí)踐[J].西南國防醫(yī)藥，2017，27（2）：204-205.

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[3] 唐通軍，曾愛紅，楊小紅，等.大型公立醫(yī)院招標(biāo)管理工作實(shí)踐與探索[J].中國醫(yī)院，2017，21（10）：79-80.

（收稿日期：2018-03-30）