淺析加強(qiáng)檔案管理促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展

楊倩如

[摘要] 醫(yī)院里的各項(xiàng)工作，包括臨床醫(yī)學(xué)、教學(xué)、科研等工作都離不開對(duì)醫(yī)院檔案的應(yīng)用，基于此，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作不僅可以方便工作，還可以以檔案為依據(jù)來(lái)進(jìn)行相關(guān)的科學(xué)決策，對(duì)此，該文的研究就是對(duì)關(guān)于加強(qiáng)檔案管理促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展的探析。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理；醫(yī)院；發(fā)展

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）06（c）-0073-02

新時(shí)期下，檔案的管理工作已成為各個(gè)單位日常工作中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。檔案管理工作作為一種記錄工作內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性工作方法，保存和保護(hù)好大量的真實(shí)資料是至關(guān)重要的。因此，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作對(duì)促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展起到的積極作用是毋庸置疑的，也是非常必要的。

1 加強(qiáng)檔案管理對(duì)促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展的重要性

1.1 提高醫(yī)院工作效率與管理水平

加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作可以提高醫(yī)院工作人員的工作效率與管理水平。例如在醫(yī)院檔案管理中，最復(fù)雜的一項(xiàng)工作當(dāng)屬于對(duì)患者信息登記的檔案處理工作，高效率、高質(zhì)量的醫(yī)院病歷檔案管理工作，使患者能快捷并高效地完成看病后所需辦理的各項(xiàng)手續(xù)程序。通過(guò)加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作在提高醫(yī)院的管理水平與工作效率的同時(shí)還可以優(yōu)化醫(yī)院人力資源的配置，達(dá)到人力資源的最優(yōu)配比，減輕醫(yī)務(wù)人員的工作量與工作壓力，提高工作效率，可以使其更好地為醫(yī)院內(nèi)的患者服務(wù)[1]。

1.2 提高服務(wù)能力與醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力

加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作可以更好地利用檔案信息來(lái)幫助工作，這樣不僅可以方便醫(yī)院工作人員開展工作，減輕其工作量還可以幫助醫(yī)護(hù)人員提高服務(wù)能力，從而進(jìn)一步提高患者在醫(yī)院看病的滿意度，提高醫(yī)院美譽(yù)度，增強(qiáng)醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力。

1.3 讓檔案的使用變得更加方便快捷

加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作是為了更好地利用檔案，檔案存在的意義在于可以對(duì)以往重要事件進(jìn)行保存，當(dāng)需要對(duì)以前的某件事進(jìn)行考證時(shí)只需查找檔案即可。加強(qiáng)醫(yī)院檔案的管理工作可以增加上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性與合理性，當(dāng)其工作事務(wù)中出現(xiàn)某個(gè)與之前類似或相同的問(wèn)題時(shí)，相關(guān)負(fù)責(zé)人可以通過(guò)快速查找當(dāng)初解決此問(wèn)題對(duì)策的相關(guān)檔案，就可以使問(wèn)題得以快捷且有效的解決，所以，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作不僅承擔(dān)著信息保存的職能，也可以讓檔案的使用變得方便快捷[2]。

2 醫(yī)院檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理制度不完善

在日常醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，對(duì)相關(guān)檔案管理規(guī)章制度的制定和使用不明確，將致使檔案的管理工作無(wú)法正常進(jìn)行，而檔案管理制度的缺失會(huì)導(dǎo)致檔案管理部門對(duì)相關(guān)的檔案內(nèi)容、檔案保存時(shí)間等問(wèn)題無(wú)法做到準(zhǔn)確及時(shí)的處理，檔案后期的管理工作將變得越來(lái)越多，越來(lái)越難以處理，所以，制定完善的檔案管理制度是迫切需要的[3]。

2.2 檔案管理人員行為不規(guī)范

規(guī)范檔案管理人員的行為是加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的前提性工作，在檔案管理的日常工作中某些檔案管理工作人員存在不規(guī)范的操作行為，進(jìn)而導(dǎo)致檔案的記錄出現(xiàn)了誤差，為后期使用人對(duì)檔案的查找構(gòu)成了諸多的不變，同時(shí)，不規(guī)范的檔案的管理行為，也不能保證機(jī)密性檔案的安全，無(wú)法達(dá)到檔案管理的目的。

2.3 缺乏專職檔案人員

目前很多醫(yī)院沒(méi)有專職檔案人員，存在委托外包公司制作檔案現(xiàn)象，檔案質(zhì)量和安全無(wú)法保障，在醫(yī)院的檔案管理工作中缺乏專職檔案人員，將無(wú)法保證醫(yī)院檔案信息的真實(shí)與可靠，容易造成檔案信息泄露等問(wèn)題的出現(xiàn)，同時(shí)缺乏專職檔案人員，進(jìn)行檔案外包，將增加醫(yī)院對(duì)檔案管理的成本[4]。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)不高

新時(shí)期下，檔案管理信息化成為必不可少的一部分。而目前醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍非專業(yè)人員較多，多為醫(yī)療、護(hù)理專業(yè)轉(zhuǎn)崗人員，沒(méi)有進(jìn)行過(guò)系統(tǒng)化、理論化檔案管理知識(shí)學(xué)習(xí)，缺乏信息化知識(shí)；同時(shí)，醫(yī)院檔案管理人員的選拔制度也不夠完善，考查內(nèi)容的科學(xué)性與和實(shí)用性欠佳，導(dǎo)致新的檔案管理人員無(wú)法快速勝任工作。

2.5 檔案人員培養(yǎng)機(jī)制和繼續(xù)教育體系不完善

當(dāng)前在醫(yī)院檔案管理中存在檔案人員培養(yǎng)機(jī)制和繼續(xù)教育體系不完善的問(wèn)題。主要體現(xiàn)在培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)考核等方面缺乏切實(shí)可行的制度支撐。此外，檔案管理人才結(jié)構(gòu)與醫(yī)院業(yè)務(wù)類型匹配度不夠，沒(méi)有站在醫(yī)院發(fā)展角度進(jìn)行綜合考量[5]。以上問(wèn)題都導(dǎo)致醫(yī)院檔案人員隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，不利于最大化地發(fā)揮檔案人員的主動(dòng)性和積極性，對(duì)檔案管理工作的相關(guān)工作方法相對(duì)落后，不能及時(shí)有效地處理檔案管理中的各項(xiàng)工作，降低了醫(yī)院檔案管理工作效率。

2.6 檔案管理的硬件設(shè)施配備不完善

醫(yī)院檔案管理的相關(guān)硬件設(shè)施配備不是很完善，不是很專業(yè)，不僅不利于檔案工作人員對(duì)醫(yī)院相關(guān)檔案信息進(jìn)行分類與匯總，而且缺少必要的檔案管理硬件設(shè)施也將減低檔案工作人員的工作效率，使其增加工作量[6]。

3 完善醫(yī)院檔案管理過(guò)程中不足點(diǎn)的對(duì)策

3.1 完善管理機(jī)制

在醫(yī)院日常的檔案管理工作中，檔案主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該隨著時(shí)間的變化，將日常工作中出現(xiàn)的和將來(lái)可能出現(xiàn)的檔案管理的不利因素加以搜集和整理，總結(jié)問(wèn)題，制定一套科學(xué)、準(zhǔn)確、切實(shí)可行的檔案管理機(jī)制。檔案管理機(jī)制的制定與完善，①在制度的制定上確保實(shí)施的可操作性，只有制度科學(xué)合理具有可操作性，檔案管理的工作人員才會(huì)在日常檔案管理的過(guò)程中按照嚴(yán)格的制度要求自己；②檔案管理機(jī)制的完善也要保證各級(jí)職層的職責(zé)明確與獎(jiǎng)懲分明，使檔案管理工作人員可以各司各職，提高工作效率，保障工作質(zhì)量。

3.2 規(guī)范檔案管理人員行為

在檔案管理制度科學(xué)合理的情況下，應(yīng)更進(jìn)一步細(xì)化做好的便是規(guī)范檔案工作人員的工作行為規(guī)范。檔案管理制度與管理人員行為規(guī)范兩者是相輔相成的，只有在工作人員行為規(guī)范都合理正確的情況下，所有制度才會(huì)規(guī)則化地運(yùn)行。故在工作中應(yīng)對(duì)檔案管理工作人員的檔案管理相關(guān)操作行為進(jìn)行具體的行為規(guī)范。

3.3 聘用專職檔案人員，建立院內(nèi)檔案人員隊(duì)伍

針對(duì)于目前醫(yī)院沒(méi)有專職檔案人員，存在委托外包公司制作檔案現(xiàn)象，醫(yī)院應(yīng)聘用一定數(shù)量的專職檔案人員來(lái)進(jìn)行醫(yī)院里日常檔案管理工作，減少檔案制作外包所產(chǎn)生的成本，降低檔案管理存在安全隱患的幾率。值得注意的是，在聘用專職檔案人員時(shí)，除了注重其專業(yè)素質(zhì)外，也應(yīng)注重應(yīng)聘者的職業(yè)道德素質(zhì)，使其可以做好日常各項(xiàng)檔案管理工作。此外，應(yīng)根據(jù)醫(yī)院實(shí)際，考慮檔案人員年齡、教育程度、所學(xué)專業(yè)等因素，制定人才規(guī)劃，建立院內(nèi)檔案人員隊(duì)伍，保障每個(gè)部門的檔案收集工作能與日常業(yè)務(wù)工作同時(shí)開展，確保檔案收集的完整性、及時(shí)性。

3.4 完善檔案人員專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育體系

要完善檔案人員專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育體系，積極派遣、大力支持院內(nèi)檔案管理人員參加上級(jí)檔案主管部門舉辦的各類繼續(xù)教育。相較于高等教育，檔案管理的繼續(xù)教育更具直接性、目的性和高效性，在有效培養(yǎng)符合醫(yī)院發(fā)展實(shí)際需要的檔案管理人員方面具有很大優(yōu)勢(shì)。同時(shí)醫(yī)院應(yīng)定期開展各種檔案管理專業(yè)講座，來(lái)幫助基層檔案員提高業(yè)務(wù)能力，使其可以做到對(duì)檔案制作的嚴(yán)格、規(guī)范，并可以及時(shí)處理上級(jí)下達(dá)的對(duì)檔案管理工作的新規(guī)定、新要求。

3.5 配備完備的檔案管理硬件設(shè)施

在加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，完善檔案管理的相關(guān)設(shè)施配備，例如：電腦、打印機(jī)、掃描儀、濕度測(cè)量?jī)x、除濕機(jī)等相關(guān)設(shè)備。配備完備的檔案管理硬件設(shè)施可以方便檔案工作人員的工作，使其提高工作效率與工作質(zhì)量。

3.6 加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)工作，提高檔案質(zhì)量

加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作，應(yīng)最先抓起的就是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。檔案管理的基礎(chǔ)性工作主要有檔案的收集、檔案的立卷、檔案的歸檔、檔案的編目以及檔案的保管等工作。在具體加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)性工作方面，醫(yī)院相關(guān)部門可以設(shè)立監(jiān)察小組，以此來(lái)督促檔案管理工作人員做好相關(guān)的檔案管理的基礎(chǔ)性工作，使其保障檔案管理工作的質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理實(shí)屬勢(shì)在必行，不僅可以提高醫(yī)院工作人員的工作質(zhì)量與工作效率，而且也將有利于醫(yī)院的工作人員進(jìn)行相關(guān)的科學(xué)決策，有利于打造“百姓滿意、百姓放心”的醫(yī)院形象。醫(yī)院的檔案管理在具體的實(shí)踐過(guò)程中還存在很多問(wèn)題，只完善眼前醫(yī)院的檔案管理工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，檔案工作人員應(yīng)不斷改進(jìn)工作方法，繼續(xù)改進(jìn)與檔案管理相匹配的運(yùn)行機(jī)制，以確保醫(yī)院檔案管理工作的更好發(fā)展，從而促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 王紅玉.淺談關(guān)于加強(qiáng)檔案管理促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展[J].中華居民旬刊，2017（18）：14-15.

[2] 王春香，胡廣宇.關(guān)于加強(qiáng)檔案管理促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展[J].科技創(chuàng)新，2017（89）：17-18.

[3] 劉樹超.加強(qiáng)檔案管理促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展[J].醫(yī)院建設(shè)理論研究，2017（30）：28-29.

[4] 王楠.加強(qiáng)檔案管理促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展[J].專家論壇，2017（15）：45-46.

[5] 林迎迎.醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)策略探究[J].蘭臺(tái)世界，2017（9）：74-76.

[6] 郭寶慶.關(guān)于加強(qiáng)檔案管理促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展[J].科技資訊，2017（29）：26-27.

（收稿日期：2018-03-27）