淺議如何做好檔案管理工作嘗試

袁飛

[摘要] 檔案管理工作存在著諸多問題和需要提高改進(jìn)的地方，為了能夠厘清檔案管理工作認(rèn)識上的偏差、管理技術(shù)方法落后和管理程序不符合規(guī)范等問題，該文闡釋了如何做好檔案管理工作的具體對策，做出了有益的嘗試辦法，為相關(guān)單位辦事人員減少檔案管理工作的工作量提供積極有效的建議，同時(shí)，也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的制度化、流程化，從而為檔案的科學(xué)管理奠定良好的發(fā)展基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞] 檔案；檔案管理；醫(yī)院管理

[中圖分類號] R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）09（a）-0066-02

檔案管理也被稱作檔案工作，它是檔案室直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行的管理，并提供利于服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)的總稱。它是資料保存的主要方式，也是記錄信息的集中營。伴隨信息時(shí)代的到來，我國檔案管理工作面臨著巨大的沖擊，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足高效辦公的要求，不利于減少勞動(dòng)強(qiáng)度。要做到檔案的信息化管理，做好檔案收集、整理、保管等各項(xiàng)工作，就必須對檔案管理工作有一個(gè)新的認(rèn)識，明確其重要性。同時(shí)，要結(jié)合當(dāng)前管理工作存在的不足，從制度建立、檔案人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)以及技術(shù)創(chuàng)新等方面強(qiáng)化管理，走出固有的管理局限性，為做好檔案資料的保存提供有效的方法。

1 重視檔案管理工作的意義

現(xiàn)如今很多管理者對于檔案管理工作有錯(cuò)誤的認(rèn)識，不重視檔案管理工作的發(fā)展。事實(shí)上，若想保證我國現(xiàn)代管理事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展，檔案管理工作起到很大作用。檔案管理事業(yè)的作用不容小覷，它能夠全面反映出事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展?fàn)顩r，幫助單位領(lǐng)導(dǎo)了解歷史，并對未來的發(fā)展提出進(jìn)一步的指示。同時(shí)，檔案中包含很多原始數(shù)據(jù)和憑證信息，關(guān)于單位職工的基本信息也在其中，這使得它能為人們驗(yàn)證和解答問題提供有力的歷史憑據(jù)。在日常工作中當(dāng)人們面對一些要處理的問題時(shí)，首先找到問題的根本和解決問題的根據(jù)，檔案能夠給研究問題和處理問題的提供有力依據(jù)，全面體現(xiàn)檔案的憑證作用。檔案的另一作用信息參考可以提供信息資源給人們發(fā)展各項(xiàng)事業(yè)，一方面，它可以給單位發(fā)展提供大量有利信息，另一方面它能推動(dòng)服務(wù)質(zhì)量的提高。因此，合理的利用檔案信息，發(fā)揮它的參考作用，能夠確保為事業(yè)單位帶來更多的效益。

檔案工作涉及廣泛，與每個(gè)部門和個(gè)人息息相關(guān)，是重要的信息資源，做好檔案管理工作是一個(gè)單位能夠健康發(fā)展所必不可少的。隨著現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)向科學(xué)化、規(guī)范化的方向， 強(qiáng)化管理的主要方法之一就是加強(qiáng)檔案管理。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的背景下，通過加強(qiáng)對檔案工作的重視和檔案工作的制度化管理，不斷改變檔案管理的理念，與時(shí)俱進(jìn)更新工作方法，不斷探索和研究利用新的檔案管理方法，可以顯著提升工作質(zhì)量和效率，對于各個(gè)單位和相關(guān)部門都具有重要意義。通過檔案工作的管理情況是否規(guī)范化就可以看出一個(gè)單位的業(yè)績怎樣與管理水平的高低，能將檔案管理工作做好，可以使單位高層的管理人員根據(jù)檔案工作分析單位真實(shí)情況和面臨的問題以及前景，從而及時(shí)調(diào)整工作策略。從另一個(gè)角度來說，重視檔案管理工作，并合理運(yùn)用其與單位管理的相互協(xié)調(diào)，能夠優(yōu)化單位資源配置的模式，從而影響單位的未來發(fā)展方向和長遠(yuǎn)發(fā)展道路，所以說，重視檔案管理工作能夠帶動(dòng)整個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的全方位發(fā)展，能夠讓單位更具有市場競爭力。

簡言之，檔案管理工作是各個(gè)單位都需要高度重視的一項(xiàng)工作，也是各項(xiàng)管理工作中需要重點(diǎn)發(fā)展的，做好檔案管理工是推進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的重要保證。

2 檔案管理工作當(dāng)前存在的不足

①很多管理者對于這項(xiàng)工作的理解存在誤區(qū)，沒有意識到檔案管理工作對于單位政治經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)的重要作用，這是我們當(dāng)前檔案管理工作出現(xiàn)的一個(gè)非常顯著的缺陷。雖然有一部分單位已經(jīng)認(rèn)識到了檔案管理工作對于單位的重要作用，但是仍然有些管理層認(rèn)為這項(xiàng)工作難度低，沒有太大作用、可有可無，不重視宣傳檔案管理工作，甚至還有一些單位管理者為了應(yīng)付一時(shí)檢查之后就放任不管。很多檔案管理工作者不夠積極地面對工作，沒有樹立良好的職業(yè)道德和仔細(xì)認(rèn)真的工作態(tài)度。這兩點(diǎn)直接導(dǎo)致檔案管理工作缺乏長期性和持續(xù)性，對于檔案管理工作沒有長遠(yuǎn)的規(guī)劃，不及時(shí)改進(jìn)和更新檔案管理辦法，最終導(dǎo)致單位整體的檔案管理意識淡化，管理形式落后。所以說，目前檔案管理工作的落后，源頭上，還是管理者和工作人員對于檔案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)識導(dǎo)致的。

②檔案管理工作管理程序缺乏制度化、系統(tǒng)化、規(guī)范化。隨著社會(huì)的進(jìn)步、單位體制的改革，檔案數(shù)量的不斷增長，檔案管理工作也進(jìn)入了一個(gè)全新時(shí)期。目前很多單位都暴露出檔案工作管理不規(guī)范的問題，首先在收集檔案方面，由于檔案管理制度的不健全，管理形式不規(guī)范，管理方式不系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案資料的采集工作不合格，資料采集零碎；其次，在整理檔案過程中沒有依照卷內(nèi)文件目錄規(guī)范排組、歸納整理，甚至出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，給查找和利用檔案帶來很多不便；另外，很多單位對于檔案管理力不足，整合工作不到位，導(dǎo)致了檔案資料的查閱率和利用率降低；還有在查找和利用檔案時(shí)不按程序辦事，不按規(guī)矩查閱，比如檔案管理人員對檔案借閱工作不認(rèn)真，內(nèi)松外緊，影響檔案的歸還率和完整程度，導(dǎo)致檔案資料不能及時(shí)歸還或歸還資料不完整，從而導(dǎo)致檔案的利用效率低，不能充分發(fā)揮其該有的作用。

③檔案管理技術(shù)古老，檔案管理辦法落后，檔案管理模式封閉，這使檔案管理工作跟不上日益進(jìn)步的社會(huì)，逐漸老化。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)如今自動(dòng)化技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，然而在檔案管理工作這方面，并沒有全面實(shí)施自動(dòng)化管理方式，很多單位的檔案管理技術(shù)還是非常的陳舊，跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，不能與時(shí)俱進(jìn)的更新管理技術(shù)。還有很多單位沒能將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合運(yùn)用，有了計(jì)算機(jī)技術(shù)但是沒合理利用互聯(lián)網(wǎng)，檔案管理技術(shù)不夠智能化，沒有實(shí)行現(xiàn)代化管理技術(shù)。還有一些單位，有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)及配套設(shè)備支持，也有條件實(shí)施智能化的檔案管理，但是卻缺乏這方面的技術(shù)人才，或是管理人員對于計(jì)算機(jī)運(yùn)用不熟悉，有優(yōu)秀的設(shè)備和資源也全部浪費(fèi)了，起不到先進(jìn)作用。

3 對于改進(jìn)檔案管理工作的一些建議

3.1 建立定期學(xué)習(xí)培訓(xùn)的管理制度，加強(qiáng)管理者思想教育

從思想上重視檔案管理工作的發(fā)展，這是改革檔案管理工作需要邁出的的第一步，也是最重要的一步，只有管理者重視這項(xiàng)工作的發(fā)展，才能使整個(gè)單位提高檔案管理意識。換句話說，就是要先改變過去人們對檔案管理工作的不重視態(tài)度。這需要領(lǐng)導(dǎo)者先理解檔案資料的職能和屬性，深刻認(rèn)識到檔案管理工作對社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的作用以及市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要影響，上層管理者先重視起來，才能帶動(dòng)基層管理者改變想法，領(lǐng)導(dǎo)者的思想是改善檔案管理工作的要點(diǎn)。思想上認(rèn)識深刻，能夠更好的完成工作。因此，這要求領(lǐng)導(dǎo)者積極監(jiān)督檔案管理工作，向自己的下屬職工宣傳檔案管理工作的重要意義，從而提高基層管理工作者對檔案管理的認(rèn)識；關(guān)心檔案工作的建設(shè)，把檔案管理工作也作為重點(diǎn)發(fā)展的對象，引導(dǎo)其他各個(gè)部門配合檔案建設(shè)的工作，配合檔案資料的收集并且合理規(guī)范的借閱檔案；同時(shí)倡導(dǎo)更新檔案管理手段，吸取其他單位檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，借鑒優(yōu)秀的管理辦法和管理手段，鼓勵(lì)員工對于改善檔案管理辦法提出建議，選擇合理建議采納實(shí)施。另外，做好檔案管理工作要求管理人員要有基本的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)和不肯吃苦耐勞的態(tài)度，不能玩忽職守，改變以往對待工作不認(rèn)真，不積極的態(tài)度。通過定期組織管理者參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，進(jìn)行專業(yè)的、針對性的訓(xùn)練，來提高檔案管理工作者各方面的綜合素質(zhì)和工作能力，樹立端正的工作態(tài)度和勇于奉獻(xiàn)的工作作風(fēng)，從而提高檔案管理工作的規(guī)范性和綜合利用效率。

3.2 讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)“四化”—規(guī)范化、系統(tǒng)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化

要讓新形勢下的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，規(guī)范化管理檔案、公文資料，規(guī)范的管理檔案將大大提高單位的工作效率和檔案的利用率，在前期收集和整理檔案時(shí)注意檔案資料的篩選和規(guī)范化處理，以此來提高檔案資料內(nèi)容的質(zhì)量，為做好檔案管理工作打下基礎(chǔ)。系統(tǒng)化管理檔案，是對收錄的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的歸類整理，使其具有系統(tǒng)的排列，以便于查閱檔案的使用，做好檔案管理工作將檔案資料系統(tǒng)化處理是很有必要的。衡量一個(gè)單位的制度體系是否完備，檔案管理工作的制度化程度也是重要體現(xiàn)之一，管理的制度化有助于全面改善檔案管理工作。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，通過建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的管理制度，通過制定、發(fā)布和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到統(tǒng)一，來獲得檔案管理工作的高利用率和高效率。

3.3 利用先進(jìn)技術(shù)，建設(shè)現(xiàn)代化的創(chuàng)新管理模式

隨著改革深入發(fā)展，科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，各個(gè)單位的檔案管理事業(yè)面臨著更多難題，古老的檔案管理手段已經(jīng)跟不上新時(shí)代下的管理要求。越來越多并且復(fù)雜的檔案資料給檔案管理工作困難，檔案數(shù)量龐大，導(dǎo)致檔案資料的收集和查閱難度增大。因此，想要把檔案管理工作做好，一定要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新想法，挖掘和試用新的管理技術(shù)和手段。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，使用互聯(lián)網(wǎng)上傳檔案資料，建立電子檔案，加強(qiáng)信息檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和檔案的資源共享，完善網(wǎng)上檔案查閱系統(tǒng)，使檔案管理面向科技化、自動(dòng)化。為避免電子檔案被損壞，要在初步建立檔案時(shí)進(jìn)行備份，并且制定一套查閱檔案的規(guī)章制度，保證檔案的安全性，需要辦理的手續(xù)齊全方可查閱。做好檔案管理工作需要根據(jù)新形勢而做出改變，針對單位自己的發(fā)展?fàn)顩r改善檔案管理辦法，把握重點(diǎn)注重創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，擴(kuò)展思維向開放型轉(zhuǎn)變。

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（收稿日期：2018-06-06）