關(guān)于干部人事檔案中風(fēng)險(xiǎn)管理的研究

鄭曉稚 寧檸

[摘要] 對人事檔案一些風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估和有效的管理，可以增加對人事檔案實(shí)施管理的成功率。該文主要利用一些風(fēng)險(xiǎn)識別法，包括過程追蹤識別法、典型案例識別法等對干部人事檔案中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行預(yù)估和判定。制定對應(yīng)的解決策略和方案，建立起了具有針對性措施的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控模型，也對干部人事檔案中風(fēng)險(xiǎn)管理中在未來中的發(fā)展可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行了思考。

[關(guān)鍵詞] 干部；人事檔案；風(fēng)險(xiǎn)管理；人力資源管理

[中圖分類號] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）09（b）-0027-03

人事檔案是人的政治面貌、工作能力、道德、個(gè)人經(jīng)歷、工作業(yè)績等方面的體現(xiàn)，是組織人事部門、企業(yè)等合理配置人力資源的依據(jù)。在人力資源管理中，人事檔案是極為重要的一部分，其地位和意義非凡。關(guān)于人事檔案的管理，我國制定了較為完善的相關(guān)制度、法律法規(guī)，使人事檔案的管理更加嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。但隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案中存在的問題不斷顯現(xiàn)出來，其管理的風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，影響到人事檔案管理的健康發(fā)展及進(jìn)一步完善，其風(fēng)險(xiǎn)管理亟待進(jìn)行識別、防范。因此，應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理。該文主要對干部人事檔案中的風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)行分類、分析，探討評估方法，以便為及早識別風(fēng)險(xiǎn)管理提供借鑒，并提出相應(yīng)的措施，旨在提高干部人事檔案的管理水平。

1 關(guān)于干部人事檔案中風(fēng)險(xiǎn)管理的識別工作分類

1.1 干部人事檔案在收集過程中風(fēng)險(xiǎn)的識別

由于人事檔案需要進(jìn)行收集的工作，所以很多的干部人事檔案在收集過程中會存在一些風(fēng)險(xiǎn)，人事檔案包括了每個(gè)人的道德，廉政以及多方面的能力水平。在這些人事檔案的材料收集過程中，可能會存在一些虛假信息，影響到了后期檔案的使用；一些人事檔案沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的歸類范圍，導(dǎo)致收集的材料比較雜亂，影響到后期檔案的整理工作。這是在檔案材料收集的本身存在的風(fēng)險(xiǎn)，對那些干部的人事檔案管理人員的要求也需要提高，一些管理人員在材料收集的過程中不夠嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，在材料收集時(shí)會出現(xiàn)突發(fā)的情況，這就要求管理人員具有非常強(qiáng)大的敬業(yè)精神與面對問題的應(yīng)變能力，可以將人事檔案收集工作做到精確完美，抓住其中的重點(diǎn)，這樣上級組織部門在進(jìn)行一些人員選擇上可以更有依據(jù)，更加的真實(shí)可靠，干部的人事檔案可以反映一個(gè)干部的工作作風(fēng)、工作能力，所以檔案的收集工作要做到規(guī)范，才能降低人事檔案收集過程中的風(fēng)險(xiǎn)，保證材料收集的質(zhì)量。

1.2 干部人事檔案在鑒別過程中風(fēng)險(xiǎn)的識別

由于干部的人事檔案是代表一個(gè)干部的思想政治面貌與工作能力，所以一個(gè)真實(shí)可靠的人事檔案是非常重要的。在材料收集結(jié)束后的鑒別工作也是風(fēng)險(xiǎn)管理至關(guān)重要的的一個(gè)部分，好的鑒別工作可以分析到干部在企業(yè)中的作用所在。因此，從事干部人事檔案的鑒別工作的人員選擇上就需要嚴(yán)格把關(guān)，選擇業(yè)務(wù)素養(yǎng)高的同時(shí)工作態(tài)度要非常端正，對待工作要實(shí)事求是，按照相關(guān)的規(guī)定來進(jìn)行人事檔案的鑒別，對不符合的檔案及時(shí)拿出，轉(zhuǎn)交到相關(guān)部門進(jìn)行處理。

1.3 干部人事檔案在整理過程中風(fēng)險(xiǎn)的識別

一般的人事檔案的整理工作非常的復(fù)雜，首先對從事整理檔案的工作人員的耐心和細(xì)心都是一大考驗(yàn)。整理的工作主要就是對檔案進(jìn)行分類，做好序列編排，檔案的裝訂以及檔案的驗(yàn)收，在這一系列的工作中存在了很多的風(fēng)險(xiǎn)因素，將直接影響到后期檔案的使用。因此，對進(jìn)行整理工作的人員能力要求需要提高，工作的態(tài)度需要認(rèn)真細(xì)致。

1.4 干部人事檔案在后期過程中風(fēng)險(xiǎn)的識別

在我國，人事檔案就是一個(gè)人的身份象征，所以檔案的后期管理和使用需要嚴(yán)格按照相關(guān)的法律法規(guī)，堅(jiān)持“五不查”“四不借”“三不轉(zhuǎn)”的3個(gè)原則。依照“檔隨人走”的政策，在檔案在轉(zhuǎn)移過程中要盡量避免出現(xiàn)檔案遺失的現(xiàn)象。因?yàn)闄n案在使用的時(shí)候，需要對已有的檔案進(jìn)行查閱，增加了檔案遺失破損的風(fēng)險(xiǎn)，這就要求后期檔案的保管員，要嚴(yán)格按照國家頒布的《條例》和《細(xì)則》將檔案劃分為10個(gè)種類，每個(gè)種類都有相應(yīng)的規(guī)定要求，避免出現(xiàn)類別歸檔錯(cuò)誤。在排序過程中風(fēng)險(xiǎn)也會存在很多，由于可能有檔案的外觀裝訂差別，所以在對人事檔案的排序需要復(fù)雜的工作，將材料圖文編號進(jìn)行排序，不能出現(xiàn)雜亂無章的現(xiàn)象，將會直接影響到干部整個(gè)人事檔案管理的效率和一些工作的進(jìn)展情況。在完成各項(xiàng)的檔案管理后，干部人事檔案的傳遞和后期的統(tǒng)計(jì)過程中都會存在一些風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)一個(gè)干部進(jìn)入到另一個(gè)企業(yè)，需要將檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，往往在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中會出現(xiàn)檔案材料缺失，接收單位接收到的檔案可能存在檔案不完整，材料不齊全，一般接收單位會選擇拒收。干部人事檔案在轉(zhuǎn)遞過程中，很多的企業(yè)會選擇郵遞而不是專人進(jìn)行機(jī)密文件押運(yùn)，缺乏了人事檔案的保密意識，為以后的檔案安全性埋下了很大的隱患。檔案在轉(zhuǎn)接過后，入庫前必須要進(jìn)行嚴(yán)格的審核，審核通過才能入庫[1]。

2 干部人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的評估

2.1 干部人事檔案的前期評估原則與依據(jù)

關(guān)于干部人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理評估都會有一系列務(wù)必要遵循的原則，一般可以分為科學(xué)性原則、可操作性原則、全民與重點(diǎn)相結(jié)合原則以及有效性的原則。通過這4項(xiàng)原則，可以從多個(gè)方面來進(jìn)行干部人事檔案的識別與評估，將檔案的評估層次劃分清楚，能夠使得檔案更加的安全。干部人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)評估在幾項(xiàng)原則的遵循下，將檔案可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了全面性的分析，輕重點(diǎn)都被找出，加上分析比較可以確定對檔案管理有較大影響的因素，及時(shí)地制定相應(yīng)的應(yīng)對措施和預(yù)防措施可以很好地避免出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)情況。

2.2 干部人事檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)

干部人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)包含在人事檔案在材料收集初期、檔案鑒別、檔案整理以及檔案的后期處理轉(zhuǎn)遞時(shí)期。人事檔案收集過程風(fēng)險(xiǎn)主要是收集范圍的確定風(fēng)險(xiǎn)、制度制定的風(fēng)險(xiǎn)、收集組織確定的風(fēng)險(xiǎn)，檔案收集的風(fēng)險(xiǎn)。干部人事檔案鑒別過程中的制度建立的風(fēng)險(xiǎn)、內(nèi)容鑒定的風(fēng)險(xiǎn)、結(jié)果鑒定的風(fēng)險(xiǎn)。整理過程的風(fēng)險(xiǎn)是檔案分類風(fēng)險(xiǎn)、排序風(fēng)險(xiǎn)、編目風(fēng)險(xiǎn)等。后期的風(fēng)險(xiǎn)為保管風(fēng)險(xiǎn)，檔案轉(zhuǎn)遞風(fēng)險(xiǎn)。在風(fēng)險(xiǎn)評估之前需要對干部人事檔案的材料收集范圍要有極大的了解，憑借收集范圍的好壞，范圍的確定合理性可以降低收集過程中的風(fēng)險(xiǎn)。一般把風(fēng)險(xiǎn)等級劃分為低、一般、中等、較高、高，評價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)也由科學(xué)性到不科學(xué)，風(fēng)險(xiǎn)也從低到高。組織團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)好壞直接影響到干部人事檔案的管理風(fēng)險(xiǎn)高低，如果組織人員的工作能力參差不齊將造成檔案的管理和檔案的后期管理的發(fā)展方向[2]。

3 干部人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)對措施

3.1 常見的干部人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理方法

一般來說，人事檔案風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對主要分為風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)緩解以及風(fēng)險(xiǎn)接受。從風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避來說，人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)常常不能被消除掉，就需要將風(fēng)險(xiǎn)降到最低，利用一些其他的途徑盡量規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。常見的在干部人事檔案前期的材料收集過程中，會因?yàn)榉秶拇_定誤差而影響到檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，此時(shí)就需要利用一些經(jīng)驗(yàn)來規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)的轉(zhuǎn)移也是一個(gè)重要應(yīng)對措施，在風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)發(fā)生的時(shí)候可以把風(fēng)險(xiǎn)的一部分責(zé)任進(jìn)行轉(zhuǎn)移，人事檔案的很多部分需要細(xì)分責(zé)任，而不是由某一個(gè)人承擔(dān)[3-4]。比如說檔案的鑒別和后期的整理與審核，每個(gè)部分的風(fēng)險(xiǎn)都需要每個(gè)環(huán)節(jié)的人共同承擔(dān)，在出現(xiàn)的錯(cuò)誤情況時(shí)候立即做出指正。風(fēng)險(xiǎn)的緩解，就是當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)發(fā)生并且無法改變了的時(shí)候，采取一系列措施來減輕風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的一些影響。風(fēng)險(xiǎn)接受就是在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的時(shí)候不采取任何的措施來干預(yù)干部人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理，類似于檔案的一些處理過程對工作人員的工作能力是要求很高的，但是每個(gè)人的資質(zhì)不同，所以因?yàn)槿藛T的素質(zhì)水平不同而出現(xiàn)的一些風(fēng)險(xiǎn)是不容易避免的，相反如果采取措施來應(yīng)對的話會增加風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對的成本，這就需要對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行接受，也可以降低成本。

3.2 干部人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理的監(jiān)控工作

在制定好應(yīng)對措施的時(shí)候，風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控工作也是非常需要的。因?yàn)閷?shí)施風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控工作使得干部人事檔案的管理人員對風(fēng)險(xiǎn)的理解加大意識，可以及時(shí)地針對檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的實(shí)際情況進(jìn)行應(yīng)對措施的制定。具體的措施就是建立起人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的模型，一般將模型分為3個(gè)部分：輸入、監(jiān)控、輸出。輸入則是將檔案管理前期容易出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測與辯識以及評估。監(jiān)控的過程利用高新的信息技術(shù)來對一些項(xiàng)目的數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控。輸出的過程就是人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理的最終結(jié)果。風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控工作需要建立起風(fēng)險(xiǎn)管理的監(jiān)控體系，對人事檔案的全過程進(jìn)行深入的監(jiān)控，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，對無法避免的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，保證了干部人事檔案的真實(shí)性與保密性。將干部人事檔案的管理中存在風(fēng)險(xiǎn)的識別過程為切入點(diǎn)，在過程中進(jìn)行嚴(yán)格的管理，加強(qiáng)監(jiān)督的力度，建立起全面的管理體系和風(fēng)險(xiǎn)管理的信息體系。使得干部人事檔案的管理更加的系統(tǒng)化與規(guī)范化，保證了信息管理的安全性[3]。

4 總結(jié)

隨著我國國民經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，眾多企業(yè)在激烈的市場競爭中開始慢慢站穩(wěn)腳跟。這就要求企業(yè)中的人員能力是較高的，人事檔案反映了一個(gè)人的政治面貌，工作能力以及道德表現(xiàn)，可以成為企業(yè)挑選員工的重要依據(jù)。當(dāng)然干部的人事檔案更加重要，因此干部人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理是不容忽視的。該文通過從多方面的研究干部人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)存在，再對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，做到具體問題具體分析，制定了對應(yīng)的措施來降低風(fēng)險(xiǎn)，使得干部人事檔案更加的真實(shí)安全[5-6]。

[參考文獻(xiàn)]

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（收稿日期：2018-06-13）