公立醫(yī)院績(jī)效考核中應(yīng)用檔案管理手段的研究

張柱 任星 張京 于露

[摘要] 醫(yī)院檔案管理工作對(duì)于開展醫(yī)院績(jī)效考核管理具有一定的參考價(jià)值，績(jī)效檔案中的考核辦法、考核工具和獎(jiǎng)懲記錄等都是重要的考核依據(jù)。該文在分析當(dāng)前醫(yī)院職能科室中存在的主要問題的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步分析醫(yī)院職能部門績(jī)效考核的現(xiàn)狀，借助績(jī)效檔案管理手段探索建立科學(xué)的計(jì)劃考核法。

[關(guān)鍵詞] 績(jī)效考核；檔案管理；計(jì)劃考核

[中圖分類號(hào)] R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）02（a）-0066-02

醫(yī)療資源分配不均，資源短缺或過剩的情形以及醫(yī)院內(nèi)部資源的耗用，缺乏有效的管理等現(xiàn)象顯示，醫(yī)院若再不重視其績(jī)效管理以提高經(jīng)營(yíng)效率，勢(shì)將危及其經(jīng)營(yíng)與發(fā)展。雖然有許多探討關(guān)于醫(yī)院之間或同業(yè)醫(yī)師之間績(jī)效評(píng)估的文章[1-3]，然而在醫(yī)院內(nèi)醫(yī)療部門之間的績(jī)效評(píng)量上，仍然缺乏一個(gè)公平而合理的比較基準(zhǔn)。由于業(yè)務(wù)之間的差異，不同部門在績(jī)效的認(rèn)定與比較上，往往過度主觀與偏頗。例如，科室之間的服務(wù)性質(zhì)不同，在工作量的衡量上較難有一致的標(biāo)準(zhǔn)；而在職能部門與醫(yī)療部門之間，其服務(wù)性質(zhì)與評(píng)量指標(biāo)上更是南轅北轍。因此，想要有效率地評(píng)估各部門的績(jī)效并分配資源，必須在績(jī)效評(píng)估制度上做出相當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)，方能達(dá)成這個(gè)目的[4-6]。

績(jī)效檔案是指在績(jī)效管理過程中具有參考價(jià)值的歷史記錄[7]，醫(yī)院績(jī)效工資改革過程中重視對(duì)信息資料檔案的管理[8]，不僅有助于調(diào)動(dòng)醫(yī)院工作人員積極性，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院工作人員提升工作績(jī)效，而且能夠?qū)︶t(yī)院現(xiàn)實(shí)工作做出客觀評(píng)價(jià)，以便查找工作薄弱環(huán)節(jié)并及時(shí)調(diào)整[9]，從而進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部管理流程[10]，為此將檔案管理手段運(yùn)用于醫(yī)院職能科室績(jī)效考核中，改善目前醫(yī)院職能科室績(jī)效考核的現(xiàn)狀，提升績(jī)效管理水平。

1 醫(yī)院職能科室績(jī)效考核中存在的問題

該文以濟(jì)寧某公立三甲醫(yī)院為例，對(duì)其目前的職能科室的績(jī)效考核中存在的問題進(jìn)行探討，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1 醫(yī)院現(xiàn)行戰(zhàn)略與績(jī)效考核不同步

基于現(xiàn)代人力資源分析，績(jī)效考核是衡量管理績(jī)效的風(fēng)向標(biāo)，針對(duì)于醫(yī)院而言，它是規(guī)范以及引導(dǎo)醫(yī)院朝向戰(zhàn)略發(fā)展方向前進(jìn)的指揮棒，其績(jī)效考核的質(zhì)量在一定程度上影響著醫(yī)院戰(zhàn)略的實(shí)施，具體是通過相應(yīng)的量化指標(biāo)開展。在當(dāng)前醫(yī)院的績(jī)效考核方案體系內(nèi)，結(jié)合統(tǒng)計(jì)分析，僅僅有三成的權(quán)重涉及到年度績(jī)效考核指標(biāo)，而且在量化層面難以開展實(shí)施，缺乏具體的科學(xué)化指標(biāo)，導(dǎo)致與現(xiàn)行醫(yī)院發(fā)展的具體戰(zhàn)略存在不同步的現(xiàn)象。

1.2 績(jī)效考核的單一化導(dǎo)致不公平現(xiàn)象的衍生

計(jì)劃管理是當(dāng)今績(jī)效考核體系的關(guān)鍵組成部分，旨在提升目標(biāo)執(zhí)行率及進(jìn)展度。然而基于筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前績(jī)效考核中的計(jì)劃管理缺乏量化指標(biāo)，從而導(dǎo)致不公平現(xiàn)象的衍生。在大部分公司中，復(fù)雜冗余是制定部門月度計(jì)劃的考核指標(biāo)，與單一化的部分考核相比，得分上存在明顯的不足及劣勢(shì)。比如在傳統(tǒng)的績(jī)效考核指標(biāo)體系中，退管處及監(jiān)察處由于自身工作崗位的特殊性，其績(jī)效考核的得分往往處于醫(yī)院集團(tuán)中的上游，而醫(yī)務(wù)處的績(jī)效考核受與患者交流等多重因素的制約，往往處于下游的發(fā)展空間。鑒于此現(xiàn)象，為保證績(jī)效考核的得分率及相應(yīng)的指標(biāo)，一般均采用預(yù)留計(jì)劃的方式展開實(shí)施，從而最大程度地保障部門計(jì)劃得分取得較高的業(yè)績(jī)。

1.3 主觀性產(chǎn)生的影響波動(dòng)較大

客觀、公平公正、科學(xué)是新時(shí)期下制定績(jī)效考核的重要依托，然而筆者基于現(xiàn)實(shí)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前績(jī)效考核中，受人為因素的影響及制約性較大，主觀意識(shí)所帶動(dòng)的隨意性發(fā)揮著主要功效，尤其是基于KPI指標(biāo)展開的績(jī)效考核中，由于部門負(fù)責(zé)人對(duì)于個(gè)人所開展的工作不甚了解，因此導(dǎo)致在進(jìn)行考核工作中，容易受到自身主觀性的影響制約，以個(gè)人喜好來進(jìn)行績(jī)效的評(píng)判，導(dǎo)致績(jī)效考核缺乏公平性及科學(xué)性。

1.4 系統(tǒng)性呈現(xiàn)較差

基于調(diào)研分析發(fā)現(xiàn)，當(dāng)今績(jī)效考核在職能性部門中運(yùn)用存在諸多缺陷，沒有科學(xué)的規(guī)范及制度流程進(jìn)行保障，在個(gè)人晉升及績(jī)效和衡量時(shí)僅僅以聘任的模糊參考作為考評(píng)依據(jù)，從而導(dǎo)致績(jī)效管理在實(shí)踐中喪失運(yùn)用價(jià)值。基于當(dāng)前理論研究分析發(fā)現(xiàn)，對(duì)于成員的績(jī)效考核應(yīng)展開充分的實(shí)踐調(diào)研，應(yīng)裁員工薪酬獎(jiǎng)勵(lì)、職業(yè)晉升、在職培訓(xùn)等手段來作為核心依據(jù)的考核基礎(chǔ)，從而使得職能部門的人員素質(zhì)得到不斷提升，達(dá)到新時(shí)期下績(jī)效考核的最終目標(biāo)。

1.5 缺失必要的溝通及反饋

基于筆者調(diào)研分析發(fā)現(xiàn)，追溯性考核為當(dāng)今績(jī)效考核的主要方法，在考核的周期結(jié)束后，負(fù)責(zé)人根據(jù)被考核人的表現(xiàn)來進(jìn)行評(píng)分，從而完成績(jī)效考核的流程。這一過程缺乏與考核人之間的必要溝通及交流，從而導(dǎo)致績(jī)效考核不佳的部門受到整體處罰，但是通過處罰并沒有發(fā)現(xiàn)績(jī)自身存在的短板及弊端，因此無法制定行之有效的計(jì)劃，從而導(dǎo)致問題在后續(xù)中重復(fù)上演，最終使得績(jī)效考核的指標(biāo)在醫(yī)院范疇內(nèi)難以實(shí)現(xiàn)，在一定程度上與績(jī)效考核的設(shè)定目標(biāo)相互背離。

2 檔案管理手段在醫(yī)院職能科室績(jī)效考核中的應(yīng)用

目前在醫(yī)院職能部門績(jī)效考核中存在著各種上述問題，采用檔案管理手段對(duì)職能部門績(jī)效考核進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，不僅有助于調(diào)動(dòng)醫(yī)院工作人員積極性，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院工作人員提升工作績(jī)效，而且能夠?qū)︶t(yī)院現(xiàn)實(shí)工作做出客觀評(píng)價(jià)，以便查找工作薄弱環(huán)節(jié)并及時(shí)調(diào)整。為此，提出以下措施來改善目前醫(yī)院職能部門的績(jī)效管理。

2.1 夯實(shí)知識(shí)的認(rèn)知

為提升績(jī)效考核在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用，首先應(yīng)轉(zhuǎn)變現(xiàn)行醫(yī)務(wù)人員的思維模式，使之充分意識(shí)到當(dāng)前檔案管理的重要性。針對(duì)于醫(yī)院而言，需要將檔案管視為一項(xiàng)重要的項(xiàng)目進(jìn)行開展，將其深入至醫(yī)院的管理、經(jīng)營(yíng)及運(yùn)維的多個(gè)環(huán)節(jié)，在實(shí)踐中強(qiáng)化都信息檔案的管理，夯實(shí)檔案管理的基本能力，提升人們的思想認(rèn)知，并在這一過程中采用全員參與的方式，共同推動(dòng)檔案管理的有序進(jìn)展。該研究認(rèn)為可采用的措施主要為：采用多元渠道，來加強(qiáng)人力資源的宣傳力度及推廣幅度，將績(jī)效檔案管理的重要性及必要性在全體員工范圍內(nèi)進(jìn)行開展，使其真正產(chǎn)生思想認(rèn)知；遵循“公平兼顧、效率至上”的觀念，積極有效地采取措施來鼓勵(lì)醫(yī)院?jiǎn)T工參與至現(xiàn)行績(jī)效管考核的方案規(guī)劃中，多措并舉來共同提升績(jī)效檔案管理的責(zé)任心及積極性，確保檔案管理工作可以平穩(wěn)高效的開展。

2.2 工作規(guī)范統(tǒng)一化

隨著科技水平的不斷提升，電子化的檔案生成方式在當(dāng)前績(jī)效電子檔案的管理中發(fā)揮著重要的作用。因此，一方面應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的核心要求，績(jī)效檔案管理人員應(yīng)積極做好準(zhǔn)備工作，主要圍繞不同崗位、不同工作職責(zé)、不同科室展開卷目分類，采用區(qū)別化的方式進(jìn)行有效監(jiān)管，從而對(duì)員工的資料歸檔及使用做到明晰，使得基礎(chǔ)資料的管理穩(wěn)步進(jìn)行；另一方面，要結(jié)合現(xiàn)代績(jī)效檔案管理的考核目標(biāo)，準(zhǔn)確擬定案卷的標(biāo)題，制定案卷的目錄，來將電子化的工作進(jìn)行有效的開展，從而使檔案管理工作穩(wěn)步前行，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化及模塊化的統(tǒng)計(jì)，促使各項(xiàng)工作可以有序開展。

2.3 合理使用各類軟件

基于調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前績(jī)效考核在我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院內(nèi)沒有展開信息化的設(shè)置，缺乏配備統(tǒng)一的信息化設(shè)備進(jìn)行開展。因此應(yīng)結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展需求，醫(yī)院在開展績(jī)效考核時(shí)，應(yīng)建立軟件的兼容性及移植性，為職工績(jī)效信息的獲取提供切實(shí)有效的支撐條件。除此之外，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院實(shí)踐的需求，績(jī)效考核在運(yùn)用信息化開展時(shí)，應(yīng)熟悉各類軟件的使用范疇，根據(jù)各自技術(shù)部門的發(fā)展范疇及運(yùn)用特點(diǎn)，不定期地展開軟件的技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案分類匯總的水平及能力，提升績(jī)效考核的質(zhì)量，使其運(yùn)維效率不斷提升，從而契合時(shí)代的發(fā)展需求。

2.4 提高績(jī)效工作人員的綜合素質(zhì)

在當(dāng)今形式下，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合現(xiàn)行醫(yī)療系統(tǒng)的績(jī)效考核要求，對(duì)檔案管理工作展開科學(xué)化的部署。在此基礎(chǔ)上，然后有計(jì)劃、有重點(diǎn)地提高績(jī)效人員專業(yè)知識(shí)與技能。具體措施即定期向績(jī)效工作人員提供集中培訓(xùn)課程，利用現(xiàn)代信息技術(shù)的先進(jìn)理念、技術(shù)和設(shè)備，重新定位并整合醫(yī)院績(jī)效檔案管理的業(yè)務(wù)流程、績(jī)效實(shí)施方案和管理模式等，從而為醫(yī)院績(jī)效工資改革工作的實(shí)施提供有利條件。需要注意的是醫(yī)院財(cái)務(wù)部門與人力資源部門的管理職能分開，并進(jìn)行績(jī)效管理組織流程再造。

3 小結(jié)

深化醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)績(jī)效工資制度改革符合社會(huì)發(fā)展需要，重視改革過程中職工信息資料檔案的管理工作則有助于調(diào)動(dòng)醫(yī)務(wù)人員工作積極性，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量并優(yōu)化醫(yī)療機(jī)構(gòu)的內(nèi)部管理水平。該文在分析當(dāng)前醫(yī)院職能科室現(xiàn)狀及其存在的主要問題的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步分析醫(yī)院職能部門績(jī)效考核的現(xiàn)狀，借助績(jī)效檔案管理手段探索建立科學(xué)的績(jī)效考核法。

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（收稿日期：2017-11-06）