淺談大數(shù)據(jù)時代背景下企業(yè)檔案工作

【摘要】基近些年。隨著我國經濟社會的發(fā)展進步，大數(shù)據(jù)一詞被普遍提及。在大數(shù)據(jù)背景下，科技型企業(yè)面臨著檔案信息化建設的緊迫任務?，F(xiàn)代網絡信息化時代背景下，大數(shù)據(jù)為檔案的信息化建設提供了良好的契機，它具有傳統(tǒng)檔案管理不可比擬的優(yōu)勢，能夠徹底摒棄原有管理模式下的信息共享不足等弊端，更好地提升企業(yè)檔案信息化管理的科學性，挖掘和開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)高效、優(yōu)質的檔案信息化管理與服務。

【關鍵詞】大數(shù)據(jù)；檔案；信息化；管理

【中圖分類號】F272

【文獻標識碼】A

在瞬息萬變的大數(shù)據(jù)時代，檔案的信息化建設被提上了議事日程，在檔案的信息化建設進程中融入了數(shù)據(jù)挖掘、對比分析、云計算、云存儲等先進的信息化網絡技術，高效地開發(fā)出具有重大潛在利用價值的檔案信息資源，更好地開創(chuàng)了檔案信息化高效、優(yōu)質的管理與服務，提升了檔案管理與利用的現(xiàn)代化水平。

1、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理的意義

大數(shù)據(jù)時代背景下的企業(yè)檔案信息化管理，主要是指利用先進的計算機網絡技術、通信技術等，實現(xiàn)對檔案信息資源的采集、分析、整理、加工和存儲，實現(xiàn)網絡鏈接之下的安全操作，以實現(xiàn)對檔案信息資源的共享利用。具體來說，大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化建設內容涵括兩個方面：一是對現(xiàn)有的檔案資源數(shù)字化。傳統(tǒng)的紙質檔案可以通過掃描、微縮等技術，形成檔案的電子信息資源庫，轉變原有的紙質檔案分散無序的狀態(tài)。二是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理利用一體化建設。企業(yè)檔案的信息化建設要轉變原有的管理模式，由直接的、面對面的服務模式轉變?yōu)榫W絡服務模式，促成檔案管理利用一體化。

2、企業(yè)檔案工作受到大數(shù)據(jù)時代的影響

2.1在檔案管理工作中更加方便地對電子文件進行鑒定和索引

在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)的電子文件管理遇到了許多的困難。原因在于，隨著大數(shù)據(jù)概念的不斷傳播，檔案工作中的電子文件數(shù)量也在飛速增長，這使得負責企業(yè)檔案管理的工作人員無法閱讀所有文件。但大數(shù)據(jù)技術的性能卻相當卓越，其能夠讓企業(yè)電子文件的管理工作更加方便。例如，具有大數(shù)據(jù)技術的企業(yè)能夠在常見的硬件上裝備大數(shù)據(jù)轉發(fā)器，這么做可以更有效地收集數(shù)據(jù)，構成完整的系統(tǒng)數(shù)據(jù)。而且，大數(shù)據(jù)技術還能夠為收集到的數(shù)據(jù)搭建索引，將數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)化的分類，這就能夠有效地降低電子文件管理的工作量。不僅如此，將大數(shù)據(jù)技術應用在企業(yè)的檔案管理工作中還能夠有效地挖掘出數(shù)據(jù)里隱藏的信息，可以使企業(yè)檔案管理工作得到理想的成果，提高工作人員的效率。

2.2處理非結構化數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)有三種主要類型，分別是半結構化數(shù)據(jù)、非結構化數(shù)據(jù)、結構化數(shù)據(jù)。在這里非結構化數(shù)據(jù)類型屬于最常見的一種數(shù)據(jù)類型，總體來講，非結構化數(shù)據(jù)占有非常多的比例。怎樣處理非結構化數(shù)據(jù)是企業(yè)的檔案工作中相當棘手的難題?，F(xiàn)如今，大數(shù)據(jù)技術可以很有效地處理非結構化數(shù)據(jù)，企業(yè)可以通過大數(shù)據(jù)技術方便快捷地解決非結構化數(shù)據(jù)方面的困難。例如，企業(yè)可以在檔案工作中使用SQL技術，這項技術可以幫助企業(yè)解決許多有關非結構化數(shù)據(jù)的難題。只要企業(yè)可以熟練的使用SQL技術，就能夠有效地處理非結構化數(shù)據(jù)。

2.3為數(shù)據(jù)儲存帶來了空間

在企業(yè)日常經營中，其檔案資料的數(shù)據(jù)量一定是不斷增加的，而部分企業(yè)因為數(shù)據(jù)庫容量有限，就很可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫無法增添新檔案數(shù)據(jù)的情況。針對此種情況，較多的企業(yè)都是采用蓋大樓和蓋機房的辦法來進行解決，但這種辦法在處理數(shù)據(jù)存儲困難時會對企業(yè)檔案管理成本的產生重要影響，并不是最優(yōu)解決辦法，因此最好的解決辦法就是提升效率、完善存儲、節(jié)省成本。目前，在大數(shù)據(jù)技術已經相當先進，可以有效地處理相當多的數(shù)據(jù)方面的問題，企業(yè)的檔案管理工作在遇到困難時可以考慮采用大數(shù)據(jù)技術進行處理。

3、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設的具體措施

3.1優(yōu)化企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)

其一，企業(yè)應當結合自身現(xiàn)實運營狀況強化檔案信息化管理工作，構建完善的企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，擬定具體明細的管理宗旨和監(jiān)管程序。其二，應當及時主動地運用優(yōu)秀的互聯(lián)網科技，逐步優(yōu)化檔案信息資源庫，踴躍研發(fā)相應的技術軟件，做好資源庫的完善革新工作，與此同時，還需要構建完整高效的檔案信息化管理機制，對企業(yè)諸項檔案數(shù)據(jù)信息實行聯(lián)合性的監(jiān)管。其三，依照企業(yè)的真實訴求，合理購置信息資源庫及檔案信息管理體系，增強有關軟件、程序的管理性能，提升檔案數(shù)據(jù)搜索、查找的效力，為有效地運用企業(yè)檔案信息資源提供優(yōu)良的保障。

3.2構建高素質的人才隊伍

促進企業(yè)的諸項檔案數(shù)據(jù)蛻化為重要情報信息的一項不可或缺的前提便是要具備一支優(yōu)秀的企業(yè)檔案信息化人才隊伍，由最初始化的數(shù)據(jù)逐步升華為有用情報信息的歷程中，諸項信息間的相關性已并非僅僅是技術層面的課題了，很多相關信息唯有依靠經營、管理、銷售等領域的專業(yè)人才方能辨別。由此可見，檔案管理工作需要依靠掌握各領域知識的綜合性人才，可以從下面兩個角度來進行研討：其一，借助同高校合作的形式培育優(yōu)秀的人才。各高校是各領域人才輸送的最重要通道，依靠同高校合作專向培育高素質的檔案信息化工作人員。其二，借助各式各樣的培訓來提高員工的綜合素質，企業(yè)應當定期按照規(guī)劃方案，指向性明確地面向企業(yè)內所有現(xiàn)役的檔案管理員工開展專業(yè)化的活動培訓。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作迎來了諸多全新的挑戰(zhàn)，因此除了需要強化工作人員的計算機操作技能、數(shù)字化技術應用能力，還應當強化對于政府方針政策、法律規(guī)定、企業(yè)運營程序等內容的研習，全面提升從業(yè)人員的各項素質。

3.3嚴格擬定檔案信息化建設的詳細標準

在開展檔案信息管理工作時，針對大量檔案信息資料的整合、保存、交接等工作應當制定統(tǒng)一有效的規(guī)定，精準地把握好檔案信息管理的詳細秩序和方式。同時，還應當重視電子檔案的開發(fā)和經管，嚴格管控好檔案信息的搜集和整理準則，抓好遴選工作，對企業(yè)檔案信息進行統(tǒng)一管理。除此以外，還應當大力推動企業(yè)檔案信息化技術的標準化應用，制定詳細明晰的軟、硬件設備應用的標準，增加有關資源的使用率，強化企業(yè)檔案信息化建設的整體水平。

3.4提升安全觀念，強化安全管理工作

為了確保企業(yè)檔案管理工作的安全性能，企業(yè)應當對檔案資料與數(shù)據(jù)信息的訪問權限實行嚴密性的管控，未經許可不允許沒有關聯(lián)的移動設備同企業(yè)檔案管理設備連接，及時更新和維護各種管理系統(tǒng)、殺毒軟件，減少被違法人員乘隙而入的概率，同時構建完善的企業(yè)內互聯(lián)網系統(tǒng)，同外部網絡分立開來，以此來確保檔案信息的保密性。

結語：

總而言之，大數(shù)據(jù)時代的到來對企業(yè)的檔案管理工作而言既是機遇也是挑戰(zhàn)，因此企業(yè)在開展檔案管理工作時，一定要借助大數(shù)據(jù)的技術優(yōu)勢，選擇適用于自身企業(yè)特點的數(shù)據(jù)管理方法，以完善自身在檔案管理工作上的不足，從而達到既能保證企業(yè)發(fā)展又不會被大數(shù)據(jù)時代所淘汰的目的。

參考文獻：

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作者簡介：

李銀峰，莒縣自來水公司，山東莒縣。