商鋪租賃及費用管理系統(tǒng)的規(guī)劃

吳畏

一、商業(yè)地產(chǎn)的時代屬性

1.1研究背景

十八大以來，我國的經(jīng)濟由高速發(fā)展轉變?yōu)楦哔|量發(fā)展，房住不炒的思路改變使得開發(fā)商對于商業(yè)用地的自持比例大幅度提高。新零售新物種叢出不窮！由于土地性質的局限性倒逼開發(fā)商轉型。中國的城市化率到2016年底時為57.45%，預計到2020年達到60%。根據(jù)國際經(jīng)驗，當城市化率達到70%前，城市化水平都會快速發(fā)展。這樣就導致大量的城市老城區(qū)和農村集體土地被政府收購，但部分城市相比發(fā)達國家的城市化率還是比較低，發(fā)展的時間也相對較短，一些行業(yè)的發(fā)展還處于初步發(fā)展階段，規(guī)模也比較小，所以仍然具有很廣的發(fā)展空間，這樣的發(fā)展空間對于商業(yè)地產(chǎn)的需求也是城市化進程中必然的路徑，截至2017年10月國內固定資產(chǎn)投資完成額已經(jīng)達到51.78萬億元。

大量商業(yè)地產(chǎn)進入存量市場中，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)結構已經(jīng)不能滿足市場對垂直數(shù)據(jù)的需求了，只有具備商鋪租賃及費用管理大數(shù)據(jù)整合能力的系統(tǒng)才能滿足市場對商業(yè)數(shù)據(jù)的需求。特別是在開發(fā)模塊和經(jīng)濟模式方面，大量商業(yè)資產(chǎn)的招商、租賃和管理必須要依托于大數(shù)據(jù)的構建，開發(fā)商和投資商基于網(wǎng)絡平臺可以檢索到精準的垂直信息，可以基于平臺中的業(yè)態(tài)進行商業(yè)生態(tài)組合，可以建立基礎模型，得到預期收益數(shù)據(jù)。

1.2屬性

近年來隨著供給側改革的不斷調整，商業(yè)地產(chǎn)行業(yè)想要獲得長足的發(fā)展，就只有提供更加符合新經(jīng)濟的產(chǎn)品，這樣才能進一步滿足市場和新興業(yè)態(tài)的實際需求。商業(yè)地產(chǎn)作為經(jīng)濟發(fā)展的物質保證，一直是促進國民經(jīng)濟快速發(fā)展的基礎因素，選擇和租賃優(yōu)質的商業(yè)地產(chǎn)會保證一個企業(yè)的高速發(fā)展。招商租賃管理系統(tǒng)是當下商業(yè)地產(chǎn)行業(yè)激烈競爭的產(chǎn)物，是獲取數(shù)據(jù)、保持和增加商業(yè)活力的一種技術創(chuàng)新，也是一種新型的管理方式。

我國商業(yè)地產(chǎn)現(xiàn)階段的特點總體上可以概括為“起步晚，發(fā)展快”這六個字，國內商業(yè)地產(chǎn)的發(fā)展是從2000年開始的，2003年以后進入了商業(yè)地產(chǎn)的第一個快速發(fā)展時期，2005年更是進入了商業(yè)地產(chǎn)發(fā)展的第一個高峰期，2012年以后，商業(yè)地產(chǎn)快速發(fā)展產(chǎn)生的一些隱患逐漸凸顯，商業(yè)地產(chǎn)進入了需求穩(wěn)步發(fā)展的理性時期。

目前來說，國內外的商業(yè)地產(chǎn)招商租賃管理系統(tǒng)根據(jù)它們的特點可以分為三大類，分別是運營類型的系統(tǒng)、分析類型的系統(tǒng)和協(xié)作類型的系統(tǒng)。運營類系統(tǒng)只負責對各個前臺與后臺部門的管理；分析類系統(tǒng)是對于數(shù)據(jù)收集和分析統(tǒng)計方面比較注重，例如對于商家信息的收集，這點對于大型商業(yè)地產(chǎn)的招商往往有著非常重要的作用；協(xié)作類系統(tǒng)是把客戶反饋信息融合進來，通過多種方式獲得信息，進行統(tǒng)一的分析，所以總的來說協(xié)作類集合了運營類和分析類的特點，是對于商業(yè)地產(chǎn)招商租賃系統(tǒng)的管理水平的提高。但系統(tǒng)都處于低存儲狀態(tài)無法匯集到云端進行大數(shù)據(jù)分析，因此開發(fā)一種新的基于數(shù)據(jù)云的商鋪租賃及費用管理系統(tǒng)已經(jīng)是一件迫在眉睫的事情了。同時本規(guī)劃系統(tǒng)還計劃基于數(shù)據(jù)云平臺向用戶提供各種數(shù)據(jù)的實時高效便捷的分級查詢、修改、增加、刪除、更新等管理，這一系列功能在保護隱私權的前提下可以大幅度降低管理成本，給投資商帶來超預期收益。

二、系統(tǒng)需求分析

2.1系統(tǒng)總體需求分析

商鋪租賃及費用管理系統(tǒng)總功能用例圖如圖2-1所示。

如圖2-1所示，系統(tǒng)主要分為五大模塊，分別是商戶管理模塊、商鋪管理模塊、租賃管理模塊、費用管理模塊和通知管理模塊。商戶管理模塊又分為基本信息管理子模塊、登錄管理子模塊和授權管理子模塊；商鋪管理模塊包括商鋪信息維護子模塊、商鋪銷售管理子模塊和商鋪搜索子模塊和商鋪類型子模塊；租賃管理模塊包括租賃人員管理子模塊、租賃統(tǒng)計子模塊、合同管理子模塊和歷史記錄子模塊；費用管理模塊分為收入管理子模塊、支出管理子模塊、費用設置子模塊、費用明細子模塊和費用匯總子模塊；通知管理模塊包括欠費通知子模塊、臨時費通知子模塊和到期通知子模塊。

在系統(tǒng)中，除了管理人員之外，本系統(tǒng)的主要用戶群有兩類，一個是商業(yè)資產(chǎn)的開發(fā)商，另一個就是商業(yè)資產(chǎn)的租賃者，也就是投資商，所以本系統(tǒng)的需求分析主要是對于兩大客戶進行的。

地產(chǎn)公司作為商業(yè)地產(chǎn)的提供者，對系統(tǒng)有著以下需求：

（1）地產(chǎn)公司首先能夠登錄系統(tǒng)，擁有一定的權限，其次作為客戶的一部分，地產(chǎn)公司需要登記自己的一些基本信息。

（2）地產(chǎn)公司能夠登記自己的商業(yè)地產(chǎn)信息，并對自己的信息進行實時更新，而且，地產(chǎn)公司也能夠以客戶的角度去查看別的地產(chǎn)公司的商業(yè)地產(chǎn)信息。

（3）地產(chǎn)公司把房產(chǎn)提交出去，對于租賃過程中涉及到的合同、租賃任務、以及每套商業(yè)地產(chǎn)歷史的租賃記錄都要有詳細的記載，方便查詢。

（4）對于合同期內的地產(chǎn)，如果快要到期了，系統(tǒng)自動更新提醒，這樣地產(chǎn)公司可以根據(jù)現(xiàn)在的市場數(shù)據(jù)對未來的規(guī)劃進行設計。

投資商作為商業(yè)地產(chǎn)的租賃方，對系統(tǒng)有著以下需求：

（1）投資方可以在系統(tǒng)中注冊，登記自己的基本信息，擁有查找房產(chǎn)信息的權限。

（2）投資方可以及時查看商業(yè)地產(chǎn)信息，對于即時更新數(shù)據(jù)能夠第一時間反映。

（3）租賃過程中提供的租賃合同、物業(yè)合同以及對于平臺的委托合同要能夠詳細的記載合同信息，必須具有極高的法律保證。

（4）到期能夠給與投資商自設提醒時段，可以與手機關聯(lián)，直接以短信的形式通知。

（5）當投資商遇到問題的時候，對于商業(yè)資產(chǎn)的反饋信息，能夠反饋給系統(tǒng)平臺和地產(chǎn)公司，能夠讓商業(yè)地產(chǎn)在平臺的監(jiān)督下，合法的進行租賃轉換手續(xù)。

2.2系統(tǒng)各功能模塊的需求分析

2.2.1商戶管理功能分析

商戶管理模塊作為系統(tǒng)的基礎模塊，不僅記錄著投資商的信息，而且記錄著地產(chǎn)公司的信息，這些信息包括用戶實際名稱、用戶IP地址、用戶信用等級等等，這些信息能夠反映商業(yè)地產(chǎn)的歷史交易實際情況，反映投資商的實際信用，這樣的信息能夠在后期的了解中促進租賃合同的達成。

如圖2-2所示，商戶管理模塊作為系統(tǒng)的基礎模塊，記錄著商業(yè)地產(chǎn)的擁有者和使用者信息，基本信息管理模塊是記錄擁有者和使用者的基本信息，例如姓名、聯(lián)系方式、身份證號等；登錄管理模塊主要設置系統(tǒng)的登錄流程，系統(tǒng)的登錄角色大體上有兩種即管理員和用戶，用戶又可以分成地產(chǎn)公司和投資商；授權管理，是對于登錄到系統(tǒng)中用戶給予一定的操作權限，例如管理者，根據(jù)其級別的高低，給予從上到下的對于系統(tǒng)中各種信息的維護權限，而用戶，像地產(chǎn)公司，它可以維護自己的地產(chǎn)信息，同時也可以作為投資商查看別的地產(chǎn)公司的數(shù)據(jù)，而投資商因為其需要租賃商業(yè)地產(chǎn)，它只可以查看不同的商業(yè)地產(chǎn)數(shù)據(jù)，并通過系統(tǒng)平臺與地產(chǎn)公司進行商議，并在系統(tǒng)上進行最終的合同制定。

2.2.2商鋪管理功能分析

商鋪管理模塊作為商鋪租賃及費用管理系統(tǒng)中的又一大基礎模塊，記錄著地產(chǎn)公司登記到系統(tǒng)中的所有商業(yè)地產(chǎn)的數(shù)據(jù)。商鋪管理模塊包括商鋪信息維護、商鋪銷售管理、商鋪搜索和商鋪類型，商鋪搜索包括基礎搜索和模糊搜索。

商鋪管理模塊功能的用例圖如圖2-3所示。

系統(tǒng)的招商租賃核心就是商鋪管理模塊中的對象——商鋪。商鋪模塊中首先需要的就是能夠登記商鋪信息，對于商鋪的存在狀態(tài)變動后能夠進行實時的維護，增加、刪除、修改等操作能夠執(zhí)行；其次，還未出售商鋪的如果需要出售，就需要指定商鋪的銷售流程；對于投資商來說，他們能夠搜索商鋪，可以通過系統(tǒng)提供的一些劃分進行基本搜索，如果商戶需要知道商鋪的狀態(tài)就可以進行模糊搜索，總體來說模糊搜索比較快捷，比基礎搜索迅速得多；同時對于商鋪的類型要進行管理，細分商鋪大小、房型、位置、價格包括歷史業(yè)態(tài)等信息。

如圖2-4所示，商鋪類型記錄商鋪的基礎信息，屬于核心功能，商鋪信息維護、商鋪銷售管理和商鋪搜索功能都是圍繞著商鋪類型展開的。商鋪信息維護毋庸置疑就是對于商鋪信息進行修改，商鋪銷售管理就是設置銷售流程等信息，只有批準銷售的商鋪才會在商鋪搜索中被搜索到，所以商鋪搜索不僅要依賴商鋪信息，還需要商鋪銷售管理的信息。

2.2.3租賃管理功能分析

租賃管理模塊作為連接投資商和地產(chǎn)公司的核心模塊，它起到不可或缺的作用，這是協(xié)調投資商和地產(chǎn)公司的模塊。租賃管理模塊包括租賃人員管理、租賃統(tǒng)計、合同管理和歷史記錄，其中的合同管理又分為租賃合同管理、物業(yè)合同管理和委托合同管理。

租賃管理模塊功能的用例圖如圖2-5所示。

在租賃管理模塊中，租賃人員管理子模塊是對在商鋪租賃及費用管理系統(tǒng)中租賃了商鋪的投資商和租賃出去商鋪的地產(chǎn)公司的信息統(tǒng)計；租賃統(tǒng)計子模塊是對于已租商鋪的統(tǒng)計，記錄了哪個商鋪是由哪個投資商租賃的；合同管理子模塊主要是分為三份，租賃合同就是投資商和地產(chǎn)公司之間簽訂的關于商鋪的租賃協(xié)議，物業(yè)合同是指例如商鋪的水電費、衛(wèi)生費等物業(yè)管理方面的協(xié)議，最后的委托合同是商業(yè)地產(chǎn)管理平臺和地產(chǎn)公司的一種協(xié)議，規(guī)定系統(tǒng)平臺的責任和收益；歷史記錄投資商租賃過的商鋪以及地產(chǎn)公司對于投資商的評價，同時也記錄著商鋪被哪些投資商租賃過以及投資商對于商鋪及其地產(chǎn)公司的評價。

在租賃人員管理、租賃統(tǒng)計、合同管理和歷史記錄四個功能中，合同管理是最核心的也是最基礎的，合同管理是一種規(guī)范，規(guī)范著租賃雙方以及系統(tǒng)平臺的收益與責任，這樣合同的存在才使得三方能夠照章辦事，不會發(fā)生違約情況。

如2-6所示，合同作為其余部分的基礎，租賃記錄是在租賃過程中產(chǎn)生的實際記錄信息，租賃統(tǒng)計就是對租賃記錄進行統(tǒng)計的一個功能，統(tǒng)計后的數(shù)據(jù)伴隨著租賃記錄一起傳送給歷史記錄這樣就形成了租賃記錄的歷史信息，租賃人員就是在租賃記錄中獲取的數(shù)據(jù)，從而方便進行管理，最終的租賃人員管理信息也記錄到歷史記錄中。

2.2.4費用管理功能分析

費用管理模塊在系統(tǒng)中是非常重要的一個模塊，因為地產(chǎn)公司租賃房屋是為了獲利，招商租賃系統(tǒng)平臺的創(chuàng)建也是為了獲利，所以費用管理在整個系統(tǒng)的過程中就會顯得尤為重要，設計好這部分，地產(chǎn)公司才會提供更多的商業(yè)地產(chǎn)數(shù)據(jù)，同時招商租賃系統(tǒng)平臺也會獲得更多的收益。

費用管理模塊包括收入管理、支出管理、費用設置、費用匯總和費用明細五個功能模塊，具體的用例圖如2-7所示：

如2-7所示，收入管理是對于商鋪在租賃過程中給地產(chǎn)公司帶來的收入的管理模塊；支出管理是地產(chǎn)公司在招商租賃過程中需要付出的物業(yè)費用、委托費用等相關費用的管理模塊；費用設置規(guī)定了系統(tǒng)中存在哪些費用，費用計算方式；費用的明細，可以讓地產(chǎn)公司明確總體費用的來龍去脈，讓收入與支出的費用自動列表，讓管理人員可以輕松進行統(tǒng)計；費用匯總是對于系統(tǒng)中產(chǎn)生的費用的一種匯總記錄，分為支出匯總和收入?yún)R總。

如2-8所示，在費用管理模塊中，費用記錄是對于每筆費用產(chǎn)生的記載，而費用的產(chǎn)生又依賴于費用設置功能，只有存在于費用設置中的費用才會產(chǎn)生費用記錄，通過對于費用記錄的讀取，產(chǎn)生費用的匯總、費用的明細、費用的收入和支出。

2.2.5通知管理功能分析

通知管理模塊是系統(tǒng)中不可或缺的一部分，對于系統(tǒng)本身來說是系統(tǒng)功能客戶體驗交互的重要環(huán)節(jié)，公告功能可以幫助投資商和地產(chǎn)公司獲取更多的數(shù)據(jù)。

通知管理模塊包括欠費通知、臨時費通知和到期通知三個功能，具體的用例圖如2-9所示：

在通知管理模塊中，當預支付的費用不足，產(chǎn)生欠費，系統(tǒng)就會通知地產(chǎn)公司去繳費，超過一定時效的商鋪會被下線；臨時費通知，是對于系統(tǒng)中產(chǎn)生的臨時費用，例如系統(tǒng)中增加了新的功能，會增加地產(chǎn)公司的收入費用，或者是投資商與地產(chǎn)公司之間添加了臨時的費用，這些都算是臨時費用，系統(tǒng)就會通知費用的支付方；到期通知一般都是針對投資商的，投資商租用商鋪，會有一定的租借時間，一旦接近租賃時間，就會提醒投資商，重新簽訂租賃協(xié)議。

2.3愿景

作為規(guī)劃的核心需求，本文對商鋪租賃及費用管理系統(tǒng)中各個模塊的需求進行了詳細的調研和分析，整體把握了系統(tǒng)在應用過程中所在地位，并且將系統(tǒng)詳細劃分為商戶管理模塊、商鋪管理模塊、租賃管理模塊、費用管理模塊和通知管理模塊及其下屬功能，并進行詳細的分析。希望能夠作為中國房地產(chǎn)業(yè)的從業(yè)者為行業(yè)帶來一些思考。（本文作者系北京金豐利泰物業(yè)管理有限公司董事長）