淺談加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理

蓋斯佳

摘 要：社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作的重要基礎(chǔ)，當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作還存在著缺乏信息化管理、重視程度不夠、人員素質(zhì)不高等問題。隨著老百姓對社會(huì)保險(xiǎn)的重視，充分發(fā)揮其服務(wù)社保，服務(wù)百姓的作用，對于社保部門是一項(xiàng)重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：社保檔案；存在問題；建議

一、我國社保檔案管理工作的重要性、特點(diǎn)

社保檔案不僅記錄著參保單位繳納社保的情況，還直接反映出社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和參保企業(yè)經(jīng)營狀況。目前，老百姓對于完善社會(huì)保障的需求和我國社保事業(yè)處在發(fā)展的初級階段的矛盾，促使加速完善社會(huì)保障的各個(gè)方面，因此做好社保檔案管理工作對于建立和諧社會(huì)，提高群眾滿意度有著重要的意義。

社保檔案的管理與參保人員的切身利益息息相關(guān)。從目前來說，一個(gè)人從出生即可參加居民醫(yī)療保險(xiǎn)；工作后可參加城鎮(zhèn)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)；居民養(yǎng)老保險(xiǎn)和農(nóng)村合作醫(yī)療又為農(nóng)民提供保障。這些不僅涵蓋不同類型的人群，而且涉及到一個(gè)人的方方面面，所產(chǎn)生的社保檔案也包含了參保人員各方面的信息。很多地方的貸款、戶籍轉(zhuǎn)入、資格考試等都需要提供當(dāng)事人的社會(huì)保險(xiǎn)參保證明。一旦在社保檔案管理上出現(xiàn)什么問題，有可能會(huì)影響到職工的就業(yè)、退休、醫(yī)保報(bào)銷等。

加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理有利于提高社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦部門業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。參保人員從參保到退休中間有失業(yè)、轉(zhuǎn)移、參軍、上學(xué)等等諸多情況。這些檔案資料涉及到退管、就業(yè)等各個(gè)部門。各部門的業(yè)務(wù)經(jīng)辦往往是相互關(guān)聯(lián)的，檔案資料的共享大大提高信息的準(zhǔn)確性及辦事效率，也可以讓參保人員少跑腿或不跑腿。

二、社保檔案管理的特點(diǎn)

1.社保檔案數(shù)量眾多。我國各地的社會(huì)保險(xiǎn)管理部門一般成立于20 世紀(jì) 80 年代末或者 20 世紀(jì) 90 年代初，由于條件限制當(dāng)時(shí)全部為手工操作，參保繳費(fèi)使用的名冊、表格、結(jié)算單等全部為紙質(zhì)。即使后來采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，各種紙質(zhì)表單依然沒有減少?，F(xiàn)在全國大部分地方實(shí)行網(wǎng)上申報(bào)，但很多項(xiàng)目依然使用紙質(zhì)表單。再加上有些社保項(xiàng)目的辦理還要提供一些相關(guān)材料，例如慢性病的辦理要提供醫(yī)院的體檢表，相關(guān)病情的檢查表等，日積月累，產(chǎn)生的檔案數(shù)量就越來越多。隨著人們對社會(huì)保險(xiǎn)的重視程度越來越強(qiáng)，社保檔案的數(shù)量只會(huì)遞增。

2.社保檔案保存時(shí)間長。社保檔案信息應(yīng)用范圍不僅僅局限于社保本部門。其它部門對社保信息的使用使得社保檔案需要保存很多年。比如發(fā)生勞動(dòng)爭議，為證明職工是某單位職員就會(huì)到社保征繳部門查詢多年前單位填寫的人員增加表。或者子女有遺產(chǎn)公證或爭議，相關(guān)部門也會(huì)要求查詢該退休人員的檔案，造成退休人員死亡多年，檔案依然保存。

三、目前我國社保檔案管理工作中存在的問題

1.社保檔案分散管理。參保人員從參保到退休其間涉及的面是非常廣泛的，在我國大部分地方社保各部門只管理自己經(jīng)辦的業(yè)務(wù)檔案， 沒有統(tǒng)一的社保檔案管理部門，造成同一參保人員繳費(fèi)檔案在征繳部門，退休檔案在退管部門，工傷生育檔案在醫(yī)保部門。而各部門之間又沒有有效的信息共享， 使得參保人員從一個(gè)部門開證明給另一個(gè)部門的情況時(shí)有發(fā)生，群眾意見很大。

2.各地社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不一致，沒有統(tǒng)一的檔案管理軟件。對于需要整理歸檔和不需要整理歸檔的材料，沒有專業(yè)的鑒定部門，也沒有統(tǒng)一的銷毀程序。對于集中統(tǒng)一管理的資料，如何集中，如何管理，沒有統(tǒng)一的規(guī)定。對于檔案管理軟件的使用各家也是各自為政?？陀^上形成了一個(gè)封閉的，沒有廣泛統(tǒng)一性的工作運(yùn)行機(jī)制。

3.檔案管理所需硬件設(shè)施落后，造成管理水平低下。隨著參保人數(shù)越來越多、保險(xiǎn)范圍越來越全，社保檔案的數(shù)量逐年遞增。但在有些地方社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)連專門的符合要求的檔案室都沒有，有的地方即使有檔案室也只是簡單存放，沒有相應(yīng)的微機(jī)統(tǒng)一管理。有的還停留在手工操作，沒有相應(yīng)的檔案管理軟件。這些都造成了資料查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，或者根本難以找到，不僅影響了社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作進(jìn)展速度，嚴(yán)重的還會(huì)給參保人員造成損失。

四、加強(qiáng)社保檔案管理工作的建議

1.提高重視程度，加大資金投入。從思想上要加強(qiáng)對社保檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，檔案原件是一種有力憑證，具有不可替代性，對于收集到的原始檔案的修復(fù)、整理、裝訂、保存，都必須注入巨大的心血與勞動(dòng)。加大資金投入，設(shè)置符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，使用防酸、防霉的檔案皮（盒），對年代久遠(yuǎn)的檔案有專業(yè)的修復(fù)人員，同時(shí)配置先進(jìn)的微機(jī)、掃描儀等設(shè)備裝備檔案室。

2. 建立檔案交接制度，避免遺失隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各地方在區(qū)劃調(diào)整中，有的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)上劃，有的分立，還有的合并。在這些機(jī)構(gòu)及人員變動(dòng)中，往往造成檔案損壞遺失。建立規(guī)范的檔案交接制度，在檔案遷移、人員變動(dòng)情況下保持檔案完整，避免人為損毀。

3. 重視專業(yè)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)技能。有人認(rèn)為檔案管理工作就是看看檔案，其實(shí)不然，檔案管理需要極大的耐心和責(zé)任心，過硬的業(yè)務(wù)技能和人員素質(zhì)是檔案管理工作的根本。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視對檔案管理人才的培養(yǎng)，定期進(jìn)行專題培訓(xùn)和交流學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)。

結(jié)語

隨著時(shí)代的發(fā)展，社保檔案管理會(huì)越來越規(guī)范，為保障參保人員合法權(quán)益和促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展發(fā)揮重要作用。

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