淺析人事勞資檔案管理工作的問題及對策

鐘賢

【摘 要】 人事勞資檔案工作者和人事勞資檔案管理部門要仔細(xì)考慮的問題就是人事勞資檔案如何更好地發(fā)揮其作用和價值。 加快現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，積極完備人事勞資檔案管理法規(guī)，使人事勞資檔案工作更好地為干部隊伍建設(shè)服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】 人事勞資檔案 管理 問題 對策

引 言

生產(chǎn)力發(fā)展帶來社會進(jìn)步，社會進(jìn)步促進(jìn)制度完善，隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人才流動日趨活躍，頻繁，使得傳統(tǒng)人事檔案管理變成一項瑣碎而又復(fù)雜的事情。在這樣的情況下，建立一套系統(tǒng)而合理的人事勞資檔案管理制度刻不容緩。學(xué)校人事檔案記錄了每個教職員工的基本信息資料，入職時間，工作變動時間及原有等個人經(jīng)歷，很全面的反映著教職工的工作表現(xiàn)及德能勤績，是人事變動及工作考核的重要參考資料。因此，做好人事勞資檔案管理工作尤為重要，它為快速，準(zhǔn)確查找人事資料提供有力的幫助。

1.人事勞資檔案管理工作存在問題

人事勞資檔案管理作為管理教職工人事資料的重要的保管員，它有著非常重要的作用。但是在此方面卻存在諸多問題。例如管理制度不夠完善，人事檔案管理的理念還有待提升，這些都是將要面臨要解決的問題。傳統(tǒng)的手工錄入讓我們很多現(xiàn)有檔案資料不夠全面，在日常勞資檔案的補充和更新上也沒有做到及時維護(hù)，而做人事勞資檔案管理的工作人員也沒有認(rèn)識到人事檔案的重要性，工作的積極性和自主性沒有得到發(fā)展，還處于被動工作中。隨著社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，工作人員面臨的資料收集范圍也有所改變，收集手段單一，同時檔案管理方式還沒有跟上科技發(fā)展的步伐。因此，導(dǎo)致很多人事勞資檔案資料不全，造成資料不能形成系統(tǒng)，做到完整性，連貫性，致使個人的相關(guān)技術(shù)成果等材料不能歸檔，無法如實反映個人技術(shù)能力水平。給相應(yīng)的檔案收集，檢索，查找，參考利用等方面帶來不必要的麻煩。

2.人事勞資檔案管理改進(jìn)措施

2.1 健全并完善管理制度

從大的方面來講，要建立一套合理的人事勞資檔案管理系統(tǒng)。小處著手，就是在人事勞資檔案管理工作中不斷的改進(jìn)并完善這個系統(tǒng)，讓它真正的為管理工作服務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)重視，督促并強化人事勞資檔案管理工作，推動工作人員的積極性和自主能動性，建立健全的檔案資料收集，入檔制度，建立檔案管理獎懲制度；人事勞資檔案的查、借閱制度；建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜耸聞谫Y檔案使用制度，保證人事勞資檔案材料的安全性和公正性，做到按章辦事，有據(jù)可依。

2.2 強化投資力度

一直以來我們的人事檔案管理還停留在傳統(tǒng)的人工收集和全手工整理，使人事檔案管理工作瑣碎而繁雜，隨著計算機科技日新月異的發(fā)展，人事檔案管理工作的信息化進(jìn)程也是目前面臨的首要問題。但是人事檔案管理信息化不是一蹴而就的。對于檔案管理系統(tǒng)的各項維護(hù)，不論是安全保障方面，還是設(shè)備技術(shù)方面都需要投入一定的資金，以解決設(shè)備，人力，技術(shù)等方面問題。計算機，掃描儀，打印機等設(shè)備，完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫建立及維護(hù)，吸收高端檔案管理人才，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)維護(hù)人才等也需要投入大量資金，以保證人事檔案管理科技化，信息化進(jìn)程的加快。

2.3 進(jìn)一步強化培訓(xùn)工作

有了先進(jìn)的設(shè)備，有了先進(jìn)的科學(xué)的人事檔案管理系統(tǒng)，也需要具有高端科技能力的工作人員來完成。作為人事勞資檔案管理的工作人員不宜頻繁調(diào)動崗位，工作頻繁變動勢必造成對管理業(yè)務(wù)的不熟悉，不精通，這樣給檔案管理工作帶來不必要的麻煩。同時要在生活及工作方面給予關(guān)懷和幫助，以調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。為了使這支隊伍不但相對穩(wěn)定，而且又充滿生機活力，必然與此同時要適時將能力強、素質(zhì)好、群眾公認(rèn)的同志提拔重用，合理地解決他們的職級待遇。建立合理而有效的激勵制度，對于那些長期從事人事檔案管理工作的，在工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，具有很高的業(yè)務(wù)素質(zhì)的同志予以適當(dāng)表彰及物質(zhì)獎勵，提高人事檔案管理工作人員的工作自主能動性。同時，要做好對工作人員做定期專業(yè)知識，專業(yè)技能，專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)工作，使檔案管理工作人員不僅熟練基礎(chǔ)工作，還要不斷學(xué)習(xí)新的知識，適應(yīng)電子科技帶來的便捷之處。因為，我們面臨的是高速發(fā)展的電子時代，很多工作不能按照傳統(tǒng)的思維方式進(jìn)行，必須接受新的知識，接受新的方法。同時，在這個知識爆炸，信息爆炸的時代，對于更新知識是一種迫切需求。因此加強檔案管理人員定期培訓(xùn)，讓工作人員逐步習(xí)慣并熟練電子辦公，使用自動化軟件及多媒體手段的管理人事檔案的方式，增強檔案管理工作人員和新設(shè)備新技術(shù)的磨合，摒棄那些不科學(xué)的做法，提高檔案管理重要性的意識。

總的來說，工作人員只有跟上時代發(fā)展步伐，提高自身工作素質(zhì)，更新自己的知識結(jié)構(gòu)，才能把人事勞資檔案管理工作做到至善至美，才能適應(yīng)科技社會的不斷前進(jìn)。

2.4 推動管理信息化建設(shè)步伐

上文曾提到人事檔案管理需要跟隨時代步伐，盡快實現(xiàn)全面信息化。主要是目前，我們的人事勞資檔案管理工作依然主要依賴手工操作，效率低，資料少，不系統(tǒng)，利用率不完全，沒有更好的發(fā)揮人事檔案管理的作用。隨著干部人事制度改革和經(jīng)濟(jì)體制改革和日益推進(jìn)， 人事勞資檔案管理努力實現(xiàn)人事勞資檔案管理現(xiàn)代化，必須適應(yīng)信息化的要求，利用電子計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的智能化、標(biāo)準(zhǔn)化及自動化、科學(xué)化。

結(jié)束語

更好的促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供更好的服務(wù)，為充分發(fā)揮單位人才的作用。人事勞資檔案管理就應(yīng)立足現(xiàn)狀， 加快改革步伐、采取有效措施，提高人事勞資檔案的利用率。

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