醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

廖琴

摘 要：醫(yī)院文書(shū)檔案是醫(yī)院檔案中的重要組成部分，其管理的主要內(nèi)容是為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)提供重要的依據(jù)。因此，要對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，進(jìn)而為更好的完善醫(yī)院文書(shū)檔案管理系統(tǒng)提供科學(xué)有效地策略。本文先闡述醫(yī)院文書(shū)檔案管理的一些特點(diǎn)，對(duì)其存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，給出完善醫(yī)院文書(shū)檔案管理的優(yōu)化策略，為提升醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書(shū)；檔案管理；

1引言

醫(yī)院文書(shū)檔案是體現(xiàn)醫(yī)院行政管理及其黨務(wù)活動(dòng)的檔案，保存了醫(yī)院創(chuàng)建伊始所進(jìn)行的多種管理活動(dòng)，比如說(shuō)，醫(yī)院日常業(yè)務(wù)管理、人員分配管理、財(cái)務(wù)政權(quán)管理、黨務(wù)群眾管理。文書(shū)檔案一般是由處理之后的有深遠(yuǎn)意義及其價(jià)值的文書(shū)轉(zhuǎn)換成的，其主要包括本單位形成的會(huì)議紀(jì)錄、紀(jì)要，制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃及總結(jié)，擬定的紅頭文件，簽訂的各類合同及協(xié)議，人事任免，表彰，上級(jí)部門下達(dá)的需要本單位遵照?qǐng)?zhí)行的相關(guān)材料等文件、資料。文書(shū)檔案管理的多項(xiàng)工作可以全面表現(xiàn)醫(yī)院歷史的工作業(yè)績(jī)和管理能力，也是醫(yī)院主要基礎(chǔ)工作，是醫(yī)院管理者做出重大決定的關(guān)鍵依據(jù)。在信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用的今天，醫(yī)院文書(shū)檔案工作的核心作用尤為重要，但是有些醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作仍舊不夠細(xì)致和深入，在這種情況下，需要對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，總結(jié)問(wèn)題的根源，為醫(yī)療領(lǐng)域的建設(shè)提供科學(xué)的依據(jù)。

2文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

從不同方面闡述文書(shū)檔案管理特點(diǎn)：

①重要性

醫(yī)院文書(shū)檔案詳細(xì)記載醫(yī)院從創(chuàng)建伊始不同時(shí)期的關(guān)鍵活動(dòng)和事件，及其工作流程，不單純是記錄了醫(yī)院本身的創(chuàng)建發(fā)展過(guò)程，還表述了醫(yī)院多種活動(dòng)的深度和廣度，并映射了醫(yī)院的管理能力，能夠推進(jìn)醫(yī)院建設(shè)進(jìn)程，為醫(yī)院全面開(kāi)展多種活動(dòng)提供有效地依據(jù)。

②安全性

文書(shū)檔案管理的重工之重是要保障存儲(chǔ)檔案的安全性和私密性，防止文書(shū)有泄露或者丟失的現(xiàn)象，這就要求檔案人員對(duì)其電子文檔進(jìn)行定期加密，不定期的變換密碼，并且要確保所存資料的初始性。

③標(biāo)準(zhǔn)性

所謂醫(yī)院文書(shū)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性，是要借鑒立卷原則的思想，在立卷前制訂具體計(jì)劃，擬制本年度文件分類歸卷的條目，將具有參考保存價(jià)值的文檔作為核心歸檔內(nèi)容，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案人員移交，集中管理，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的不同保存價(jià)值，便于保管和利用。文件之間的聯(lián)系主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間和形式等方面。各種文件的保存價(jià)值因在本機(jī)關(guān)工作中所起的作用不同而不同，其保存期限也有區(qū)別，須將永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件分別立卷。

3醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策的研究

3.1醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

為了更好地提升醫(yī)院建設(shè)質(zhì)量，從如下的幾個(gè)方面來(lái)闡述文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題：

①對(duì)文書(shū)檔案管理重視程度不夠

很長(zhǎng)一個(gè)時(shí)期，醫(yī)院的建設(shè)思想受到醫(yī)院要醫(yī)療服務(wù)為主的傳統(tǒng)思想所束縛，沒(méi)有將注意力放在文書(shū)檔案管理中，在很大程度上存有“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的思想，更有甚者會(huì)認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有存在的意義。致使文書(shū)檔案工作容易被忽略，其資源嚴(yán)重匱乏，文書(shū)檔案的利用率下滑。

②檔案管理人員意識(shí)淡薄

在進(jìn)行醫(yī)院人才培養(yǎng)的過(guò)程中，都將重點(diǎn)放在對(duì)醫(yī)院技術(shù)人員的培養(yǎng)中，對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員的教育淡薄。文書(shū)檔案管理人員管理水平都會(huì)停留在一定的經(jīng)驗(yàn)上，其思想和觀念都跟不上發(fā)展的時(shí)代，檔案管理人員大多都是從各相關(guān)職能部門崗位中調(diào)配而來(lái)的，缺乏一定的專業(yè)知識(shí)，不能很好的勝任其檔案工作。具不完全統(tǒng)計(jì)，在全國(guó)部分醫(yī)院的檔案人員都缺乏對(duì)檔案管理工作的專業(yè)學(xué)習(xí)，致使醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作落后，無(wú)為法適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需求。

3.2醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的優(yōu)化策略

根據(jù)綜上所述醫(yī)院文書(shū)檔案管理中所存在的問(wèn)題，從如下的幾個(gè)方面制定醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的優(yōu)化策略：

①增強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)

要想建立全面的醫(yī)院文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，需要促使相關(guān)管理人員系統(tǒng)的學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識(shí)，增強(qiáng)從業(yè)人員的檔案管理意識(shí)，特別是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。要將著重點(diǎn)放在對(duì)文書(shū)檔案管理的宣傳上，促使醫(yī)院各層領(lǐng)導(dǎo)干部及其職工對(duì)其文書(shū)檔案管理有深刻的認(rèn)識(shí)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)如果明白文書(shū)檔案管理的關(guān)鍵性，就會(huì)更好地將關(guān)注點(diǎn)放在對(duì)醫(yī)院的文書(shū)檔案管理中，并且將文書(shū)檔案管理當(dāng)做其醫(yī)院發(fā)展的核心內(nèi)容，給文書(shū)檔案管理人員創(chuàng)造較多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提升文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)和職業(yè)水平，以便更好地推動(dòng)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的進(jìn)程。

②建立全面的規(guī)章制度

在技術(shù)全面發(fā)展的現(xiàn)今，檔案管理的技術(shù)方法在不斷的變化，所以，醫(yī)院要?jiǎng)?chuàng)建與其相互應(yīng)的檔案管理制度，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。一個(gè)全面的文書(shū)檔案管理制度是提升其管理質(zhì)量的關(guān)鍵，所以醫(yī)院要結(jié)合自身文書(shū)檔案工作的實(shí)際情況，依據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》相關(guān)的法律法規(guī)，建立有效地管理制度，在此基礎(chǔ)上還要制定文書(shū)檔案管理人員的保密制度、崗位責(zé)任制、文書(shū)檔案保管制度、文書(shū)檔案查閱、借閱等相關(guān)制度，促使其有據(jù)可循。

③提升文書(shū)檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程

將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)有效的相融合，引入到對(duì)檔案信息資源的調(diào)配和管理活動(dòng)中，將其管理方向推向信息化和網(wǎng)絡(luò)化。先要加大對(duì)各類紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)和信息數(shù)據(jù)的建檔工作，統(tǒng)一數(shù)字檔案的格式，規(guī)范其數(shù)據(jù)的安全性和長(zhǎng)期性，為提升檔案信息資源的利用率創(chuàng)造有力的條件。其次是在檔案資料的采集、整理和記錄的過(guò)程中將其管理向著計(jì)算機(jī)管理的方向邁進(jìn)，提升智能化管理水平，最主要的是要提升醫(yī)院信息化平臺(tái)的建設(shè)進(jìn)程，將多類檔案信息歸入其中，建設(shè)醫(yī)院信息庫(kù)，進(jìn)行檔案信息管理的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，提升檔案信息化效率，為醫(yī)院不同的部門創(chuàng)造優(yōu)良的服務(wù)。

4結(jié)束語(yǔ)

從上述分析中不難看出，醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作具有繁瑣性和復(fù)雜性，具有持續(xù)性，建立全面、科學(xué)的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)是推進(jìn)醫(yī)院建設(shè)進(jìn)程的一個(gè)重要前提條件。要分析醫(yī)院檔案管理中存在的弊端，就要深刻學(xué)習(xí)，在此基礎(chǔ)上建立其相應(yīng)的規(guī)章制度，建設(shè)不同類型檔案室的多種基礎(chǔ)設(shè)施，以此為依據(jù)著力于檔案管理的本職工作，擴(kuò)展視野，將新技術(shù)引入到文書(shū)檔案管理的工作中，逐步實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化，踏實(shí)穩(wěn)固的提升文檔案管理工作的效率，為醫(yī)院各個(gè)科室和部門做好優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展提供科學(xué)有力的信息，促使醫(yī)院檔案管理工作更好的服務(wù)于醫(yī)療事業(yè)。

參考文獻(xiàn)

[1]韓曉怡. 淺談新形勢(shì)下醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘：連續(xù)型電子期刊， 2015， 15（22）：171-172.

[2]吳小艷. 淺談新形勢(shì)下醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)電子雜志， 2015， 15（1）：151-152.

[3]何興. 醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存 在的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 甘肅科技， 2015（9）：85-86.