如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理

馬云霞

摘 要：隨著事業(yè)單位不斷發(fā)展，在檔案管理領(lǐng)域，迎來新挑戰(zhàn)，為更好的適應(yīng)社會需要，檔案管理要重視規(guī)范化，規(guī)范化管理過程需要結(jié)合實(shí)際，從實(shí)踐入手，積極深入分析，以提高認(rèn)識，不斷強(qiáng)化管理水平，作為相關(guān)檔案管理人員，更要不斷分析，以此找到更為有效的規(guī)范化管理模式，助力國家相關(guān)工作的有效開展，提高事業(yè)單位的為民服務(wù)效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

在事業(yè)單位中，檔案管理作為事業(yè)單位管理的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，有效管理必然會推動事業(yè)單位發(fā)展，結(jié)合現(xiàn)階段實(shí)際，檔案管理的規(guī)范化仍然需要進(jìn)一步加強(qiáng)，所以，本文進(jìn)行幾方面簡明分析，通過分析也進(jìn)一步明確如何開展有效管理，這對于檔案管理和事業(yè)單位的發(fā)展都有著重大意義，也希望本文的闡述能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供有效參考，具體分析如下：

1事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

1.1檔案收集階段。

檔案的收集是整個檔案管理工作的開始，這一階段的工作質(zhì)量直接關(guān)系著后續(xù)各個環(huán)節(jié)工作的開展?fàn)顩r。在對檔案進(jìn)行收集時，收集的數(shù)量過少或者是收集的內(nèi)容不具有實(shí)質(zhì)性作用，都會導(dǎo)致后續(xù)的檔案整理、編目以及鑒定等工作出現(xiàn)問題，進(jìn)而對事業(yè)單位的正常發(fā)展產(chǎn)生影響，因此，做好檔案收集工作具有重要意義，首先要做的就是加強(qiáng)和各個部門以及工作人員的交流和溝通，對檔案收集工作的具體流程和內(nèi)容進(jìn)行明確，其次在收集完成之后，由專門的工作人員進(jìn)行整理入卷，并移交檔案室保存。

1.2檔案整理階段。

在檔案收集結(jié)束之后，下一個環(huán)節(jié)就是對檔案的歸類整理，它的整理主要通過分類、組合以及編制等操作使檔案內(nèi)容更為條理化和清晰化，這一階段的工作開展是否達(dá)標(biāo)直接影響著后續(xù)的查閱，一旦沒有對檔案進(jìn)行合理的組合整理，檔案就會變得混亂無序，難以清晰地展示出檔案的內(nèi)容，也就使其利用率下降，事業(yè)單位在對檔案進(jìn)行整理時，要先對上一階段也就是收集的工作質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和確認(rèn)，確保合格后方可進(jìn)行系統(tǒng)地整理和編目。

1.3檔案鑒定階段。

對于檔案的鑒定主要是從檔案的固有價值出發(fā)，按照檔案的價值大小來確定檔案的最佳保管期限，對于保存價值很低的或者是保管期限到期的檔案要及時進(jìn)行銷毀，這與事業(yè)單位的檔案眾多有關(guān)。檔案自身所具有的保存價值是由檔案對事業(yè)單位是否具有積極作用而決定的，也包括是否具有足夠的利用價值。

1.4檔案保管階段。

檔案的規(guī)范管理與其保管質(zhì)量有密切關(guān)系，一旦在保管措施上出現(xiàn)失誤就會導(dǎo)致檔案的利用率下降。保管人員對檔案的高效化保管，可以使檔案的價值延長，利用率提高，反之，一旦保管措施不當(dāng)就會導(dǎo)致檔案出現(xiàn)泄露、丟失，給事業(yè)單位的發(fā)展帶來一系列影響。此外，檔案的保管和管理的各個環(huán)節(jié)之間的緊密相連的關(guān)系，在進(jìn)行檔案保管時，需要保管人員和管理人員做好交流配合工作，確保保管工作的有序化開展。

2事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理途徑

2.1強(qiáng)化檔案管理責(zé)任

一是各工作人員必須對檔案管理工作引起足夠的重視。所有檔案管理工作人員必須擁有高度的責(zé)任感，以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度對待每一份檔案管理工作。在日常工作中要對其投入百分百的積極態(tài)度，確保過問、檢查、督促等多項(xiàng)檔案管理工作順利進(jìn)行。尤其是檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)人員，需要時刻確保檔案管理工作的順利進(jìn)行，包括在人力、物力、財力上的充足。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)成為事業(yè)單位日常工作中的重點(diǎn)，除了日常管理工作以外，年度性的檢驗(yàn)、網(wǎng)上會議，工作定期的考察、部署、工作人員的培訓(xùn)等都需要按期展開，領(lǐng)導(dǎo)部門還需要著重強(qiáng)調(diào)對工作人員實(shí)際工作困難的深入了解，并通過合理的規(guī)章制度與扶持策略幫助各工作人員更好開展作業(yè)。

二是事業(yè)單位必須重視對檔案管理工作的數(shù)字化推進(jìn)。將檔案管理推向數(shù)字化是保障我國信息化建設(shè)的重要舉措之一。我國互聯(lián)網(wǎng)登記工作的不斷深入，越來越多的數(shù)字檔案應(yīng)運(yùn)而生，如果沒有對其進(jìn)行系統(tǒng)性的歸納整理，極易導(dǎo)致信息的丟失、損壞等負(fù)面現(xiàn)象的產(chǎn)生，對原本有序的檔案造成難以估計的損傷。同時，如果事業(yè)單位沒有對各檔案展開有效的歸檔、索引建設(shè)，會導(dǎo)致檔案調(diào)取難度的上升，會難以發(fā)揮事業(yè)單位檔案應(yīng)有的作用。故而，在信息化程度越來越高的當(dāng)今社會，各事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷提高對數(shù)字化檔案管理工作的重視程度，確保各數(shù)字化檔案的妥善保存與合理分類歸納。

三是要提高對檔案管理工作的宣傳能力。各事業(yè)單位仍然需要不斷加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度。通過建設(shè)專項(xiàng)的宣傳欄目，開設(shè)互聯(lián)網(wǎng)檔案管理模塊，利用好包括互聯(lián)網(wǎng)平臺、移動設(shè)備的短信平臺、宣傳手冊等多元化的形式與載體，切實(shí)向廣大基層事業(yè)單位員工與各領(lǐng)導(dǎo)干部做好檔案管理工作的宣傳工作，使檔案管理工作更進(jìn)一步走向合理化、有序化的道路，不斷向更規(guī)整、更系統(tǒng)的方向發(fā)展。

2.2健全管理體系

檔案管理工作的實(shí)質(zhì)是一類管理性質(zhì)的工作，因此必須出臺完善的制度和明確的要求加以制約。然而目前我國事業(yè)單位的實(shí)際操作中，這一方面還有待加強(qiáng)。目前我國所使用的管理?xiàng)l例之中，盡管各國家建立了明確的要求與規(guī)章制度，但在具體操作中，各個事業(yè)單位還需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，進(jìn)一步具象化抽象的規(guī)定，做出更符合自身單位需要的要求。在制度創(chuàng)設(shè)中，除了必需尊重我國相關(guān)的法律規(guī)定和社會制度以外，在日常工作中還需要明確其標(biāo)準(zhǔn)，使工作人員有章可循。除此之外，還需要建立嚴(yán)苛的審閱制度，確保各檔案的保存安全。

2.3推進(jìn)各項(xiàng)建設(shè)

為進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量，事業(yè)單位還需要重視各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與工作人員隊(duì)伍的合理建設(shè)，前者是檔案工作的基礎(chǔ)，而后者則直接關(guān)系到檔案管理工作的有效性。首先，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，事業(yè)單位必須保障專項(xiàng)的檔案儲存與管理工作的工作區(qū)域，確保各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施落實(shí)到位，保障檔案的分類、保存工作順利進(jìn)行。尤其是為確保紙質(zhì)檔案的保護(hù)，必須將防火、防塵、防潮工作開展到位。其次，在工作人員隊(duì)伍建設(shè)上，除了需要積極聘用專項(xiàng)檔案管理的人才補(bǔ)充工作隊(duì)伍以外，對現(xiàn)有的工作人員也需要開展好培訓(xùn)工作，在增加其理論知識的同時，不斷提高其工作的意識與責(zé)任心。最后，為進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，事業(yè)單位還需要做好其輔助性設(shè)施的投入工作，尤其是要利用好目前高度發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)信息科技力量，利用好目前信息化軟件的優(yōu)勢，確保檔案管理水平的不斷提升。

3 結(jié)束語：

總之，事業(yè)單位的檔案資料具有繁多性和保密性特點(diǎn)，對于它的檔案管理規(guī)范化和嚴(yán)謹(jǐn)化不僅僅是自身性質(zhì)的要求，更是自身長遠(yuǎn)發(fā)展的需要，對于事業(yè)單位來說，做好檔案管理的規(guī)范化工作，就需要在結(jié)合自身實(shí)際的基礎(chǔ)上，從各方面入手采取行之有效的措施，保證各個階段工作的有序開展，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。

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