淺談檔案數(shù)字化建設的價值與問題

李建梅

摘 要：進入本世紀以來，互聯(lián)網(wǎng)技術的成熟以及電子計算機的普及給各行各業(yè)都帶來了巨大的變革。尤其是在當今的信息時代，數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)出指數(shù)爆炸的增長趨勢，傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式已經(jīng)難以適應社會的需求。檔案數(shù)字化建設就是以虛擬的數(shù)據(jù)庫搭配高效的上傳下載網(wǎng)絡，不僅實現(xiàn)了對大規(guī)模檔案的分析處理，同時也能更方便的給用戶提供查詢?；诖耍P者在文章中首先闡述了數(shù)字化建設的意義；然后分析了檔案數(shù)字化需要注意的若干問題，并提出了行之有效的實施策略，以供參考。

關鍵詞：檔案管理；數(shù)字化建設；價值；問題；策略

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，對檔案管理、紙張、管理人員等辦公資源有著較大的依賴。這不僅需要我們在前期基礎設施上花費大量的資金，同時后期的運行維護也會給單位造成一定的負擔。除此之外，傳統(tǒng)紙質化檔案管理的工作效率也飽受詬病，數(shù)據(jù)的查詢調用服務也滿足不了用戶的需要。由此可見，積極地應用新技術來提高檔案管理的水平，同時豐富檔案管理的職能已經(jīng)是大勢所趨。

一、檔案數(shù)字化建設的意義

（一）確保信息安全

檔案具有歷史性、知識性、政治性以及價值性等特點，部分檔案管理工作更是關乎到國計民生，因此檔案信息的安全問題也一直受到學界和業(yè)界的高度重視。在當代社會中，信息既是用戶的消費品也是生產(chǎn)資料之一，其巨大的價值對檔案管理工作提出了越來越高的要求。傳統(tǒng)的紙質化檔案管理模式中工作流程比較繁瑣，管理人員由于疏忽或者惡意泄露，都可能造成安全問題。在后期檔案使用的過程中，頻繁地調用紙質檔案也會使其逐漸受損，遺失破壞的現(xiàn)象也就在所難免。檔案信息化建設則是在紙質檔案的基礎上進行掃描儲存，重要的紙質文檔則可以密封，不再使用。這樣一來就大大的減少了自然環(huán)境的侵害和人為的損壞，提高了信息安全系數(shù)。

（二）改善查詢服務

隨著信息檔案數(shù)據(jù)的與日俱增，紙質化管理模式會占用大量的資源，同時在查閱利用的過程中也受到諸多的阻礙。雖然，在檔案管理工作中會按照內(nèi)容的不同而進行分類，以給后期的管理查詢減輕負擔。實際上堆積如山的檔案以及長篇累牘的文本令用戶不堪重負，檔案管理給利用者提供的指導作用就十分有限。而檔案數(shù)字化建設則能有效的改善這一問題，以更加高效快捷的服務，充分挖掘數(shù)據(jù)信息的價值。在數(shù)字化檔案的基礎上，用戶可以通過客戶端直接進行關鍵字詞的檢索，數(shù)據(jù)庫就能將相關的檔案調出。這種服務模式改變了以往提前預約和定時歸還的現(xiàn)象，讓用戶能夠隨時隨地的享受到信息帶來的便利。

（三）提高工作效率

檔案數(shù)字化建設還有利于提高工作效率，對單位控制成本和精簡人員有著非常重要的意義。檔案數(shù)據(jù)對經(jīng)濟效益和社會效益起著積極地指導作用，然而在各單位檔案管理工作相對獨立，其它部門想要獲取數(shù)據(jù)就十分困難。究其原因，還是各部門之間溝通渠道不暢，難以實現(xiàn)檔案信息的共享。同時在傳統(tǒng)的紙質化檔案管理中，檔案的收集、整理、歸檔、利用以及后期運維都需要大量的管理人員來落實，繁瑣的工序使檔案管理工作效率普遍不高。而在檔案數(shù)字化建設中，利用專門的設備就能夠將信息掃描收錄，給檔案管理工作帶來了極大的便利。此外，專業(yè)技術人員還可以通過對終端的分類來實現(xiàn)檔案的編目，只需要前期的技術搭建此后的檔案都能有序的進行收集。可以說數(shù)字化建設使檔案管理工作更加智能化，消除了部分冗余的工序使檔案管理更加高效。

二、檔案數(shù)字化建設的問題

（一）信息保密風險

實際上檔案數(shù)字化建設也面臨著一些新的問題，在解決了以往由于自然侵蝕和人為疏忽造成的安全問題后，網(wǎng)絡漏洞的危險又開始凸顯出來。檔案數(shù)字化建設往往會依賴于局域網(wǎng)和以太網(wǎng)進行數(shù)據(jù)的傳輸，這樣一來就給別有用心的人可乘之機。由于檔案數(shù)據(jù)具有較大的價值性，檔案數(shù)據(jù)庫往往就成了黑客的攻擊目標，從而造成信息泄露的問題。尤其是在部分檔案中涉及到人們的個人信息和商業(yè)機密，在泄露之后不僅會造成巨大的經(jīng)濟損失，嚴重的更會危及到社會穩(wěn)定。除此之外，數(shù)字化檔案還具有高密度和易復制的特點，這雖然給管理工作帶來了好處，但也滋生出一些漏洞。在數(shù)字化檔案的傳輸過程中，一些細微的操作都可能會造成信息的泄密，而大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫很容易就被復制盜用。

（二）信息失真風險

檔案數(shù)據(jù)的第一生命就是真實性，只有準確可靠的數(shù)據(jù)才能真正的給檔案利用者提供幫助。而檔案數(shù)字化建設在我國起步較晚，相關的理論和實踐方法仍有待完善，這就使檔案數(shù)字化的過程中容易出現(xiàn)紕漏。比如在使用掃描儀器進行數(shù)據(jù)的錄入時，部分性能較差的設備就存在數(shù)據(jù)不足和失真的現(xiàn)象，給檔案管理工作造成了嚴重的阻礙。而且數(shù)字化檔案在后期使用過程中仍能進行修改，一方面雖然能不斷地豐富和完善相關的資料，另一方面也由于其易改性而造成了大量數(shù)據(jù)的變動，使檔案失實。一般來說，檔案管理人員的計算機應用水平都比較低，相關的軟件操作也不熟練。在管理過程中一些錯誤的操作就可能影響到數(shù)據(jù)的真實性，使檔案的權威性與公信力受損。

（三）信息價值缺失

檔案管理經(jīng)過多年來的發(fā)展，業(yè)務范圍和職能也發(fā)生了較大的轉變，使數(shù)據(jù)的附加價值進一步提高。尤其是隨著大數(shù)據(jù)和云計算技術的出現(xiàn)，檔案管理工作不單單是對數(shù)據(jù)的簡單收錄，更重要的是對數(shù)據(jù)的分析以及對未來趨勢的預測。這都必須基于系統(tǒng)完善的數(shù)據(jù)庫之上，而當前的數(shù)字化檔案管理工作中存在著較大的隨意性，使數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出碎片化、無序化的問題，其價值也就大打折扣。部分工作人員在收集數(shù)據(jù)的過程中對相關的背景了解不夠，后期就難以對數(shù)據(jù)進行分析處理，其內(nèi)在的聯(lián)系也就難以被揭示。而部分檔案管理部門對數(shù)據(jù)分析技術不重視，大多利用數(shù)據(jù)庫進行階段性總結與反思，使檔案高瞻遠矚的先進性沒能有效地發(fā)揮。總而言之，目前我國的數(shù)字化檔案應用技術還十分薄弱，檔案的價值仍有待開發(fā)。

三、檔案數(shù)字化建設的策略

檔案管理人員是管理工作的中心，其業(yè)務能力和專業(yè)技能直接影響到數(shù)字化建設的水平。因此，在數(shù)字化建設過程中首先就要提高檔案管理人員的素質，打造一支專業(yè)的人才隊伍。筆者建議，檔案管理部門可以定期對檔案管理人員進行培訓，以檔案管理專業(yè)知識和信息技術基礎進行教育，給他們的工作打下堅實的基礎。同時針對目前在職人員缺乏再教育的問題，單位也必須讓職工不斷地提升自我，以內(nèi)部健全的獎懲機制來促進管理人員的學習進步。

檔案數(shù)字化還需要信息技術的支撐，需要單位與時俱進地提高自身數(shù)字化水平。首先檔案管理部門可以聘用專門的信息技術人才來搭建數(shù)據(jù)庫，并完善檔案管理的數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)。在此基礎上讓檔案的搜集錄入有條不紊的進行，保障檔案數(shù)據(jù)的規(guī)模和真實性。其次，要善于挖掘數(shù)據(jù)的價值，真正的給檔案利用者提供指導。最后值得一提的是，檔案數(shù)字化建設還必須要提高風險監(jiān)控技術，給檔案管理提供一個安全的環(huán)境。檔案管理部門可以通過軟件和硬件兩方面入手，通過采購和引進新技術新設備，來提高檔案管理系統(tǒng)的安全性能。筆者建議，檔案管理部門與專業(yè)的正規(guī)的數(shù)據(jù)公司進行合作，借助大數(shù)據(jù)公司專業(yè)的技術與龐大的信息系統(tǒng)來進行管理。同時也能廣泛地從互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)公司中吸取經(jīng)驗，來完善自身體制建設和數(shù)字化建設基礎。

綜上所述，檔案數(shù)字化建設能夠改變以往落后的工作方式，并且能深入的挖掘數(shù)據(jù)價值。但在檔案管理中仍需要注意信息安全問題和技術應用問題，在發(fā)展的過程中不斷地提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)以及數(shù)字化建設水平。以此來促進我國檔案管理事業(yè)的進步，以檔案信息來指導實踐并迅速與國際檔案管理接軌。

參考文獻

[1]成人教育學籍檔案管理存在的問題及優(yōu)化措施探討[J]. 左章靜. 辦公室業(yè)務. 2017（06）

[2]電大學籍檔案管理存在的問題與對策[J]. 李厲琳. 黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學院學報. 2013（03）

[3]淺談基于網(wǎng)絡平臺的高校學籍管理[J]. 杜曉慧. 科技信息. 2010（31）