淺談電力企業(yè)檔案管理如何與時俱進(jìn)

葉燦麗

摘 要：目前，我國的電力行業(yè)不斷的發(fā)展，在新時期，檔案管理工作的重要性日益凸顯出來，對電力企業(yè)的綜合管理的影響越來越大。然而與此同時，電力企業(yè)的檔案管理工作卻暴露出諸多弊端。為了更好地促進(jìn)電力企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展，本次研究中嘗試探討了電力企業(yè)檔案管理方面的內(nèi)容。本文介紹了電力企業(yè)檔案管理過程中存在的問題，并且針對性提出了相應(yīng)的解決之策。在本文的最后，筆者對本次研究進(jìn)行了總結(jié)，同時對未來我國電力企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展提出展望。

關(guān)鍵字：電力企業(yè)；檔案管理；與時俱進(jìn)

當(dāng)今社會，信息化管理技術(shù)對工作效率的提高和工作準(zhǔn)確性的提升都有很大作用。就電力企業(yè)而言，通常采用紙質(zhì)的形式保存檔案，但是這種保存方式容易致使檔案中的內(nèi)容模糊，給企業(yè)的檔案管理工作帶來了諸多不便。因而，在信息化時代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理受到了威脅，必須對其進(jìn)行改革來滿足電力企業(yè)對檔案管理上的需求，以此來促進(jìn)我國電力部門管理水平的提升。

1電力企業(yè)進(jìn)行檔案管理的意義

信息化背景下，對于一個企業(yè)而言，檔案管理有著重要的地位。它對企業(yè)工作質(zhì)量以及工作效率的提升都有著重要作用，有利于維護(hù)個人和歷史的真實(shí)面貌。當(dāng)今社會，衡量一個企業(yè)總體發(fā)展水平的要素之一就是檔案管理工作的科學(xué)規(guī)范程度以及信息化水平。因?yàn)闄n案管理工作能夠提供真實(shí)的資料，有利于企業(yè)制定科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃和發(fā)展方向，有助于企業(yè)的科學(xué)持續(xù)發(fā)展。而檔案管理工作的意義，具體來說，一方面，有利于電力企業(yè)將經(jīng)營成果展示給整個社會，以便電力企業(yè)與社會各界的合作發(fā)展；另一方面，有助于上級領(lǐng)導(dǎo)能夠及時準(zhǔn)確的了解電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展?fàn)顩r，以便及時準(zhǔn)確的制定或調(diào)整經(jīng)營策略。無論是針對市場的占有率還是利潤率，一個企業(yè)的經(jīng)營管理和檔案管理都是決定性的因素。因而，在很大程度上，決定電力企業(yè)未來的發(fā)展方向和商業(yè)版圖的是經(jīng)營管理和檔案管理兩者的結(jié)合。所以說，檔案管理工作對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會的科學(xué)進(jìn)步都有著重要的意義。

2電力企業(yè)檔案管理過程中存在的問題

2.1沒有重視起檔案管理工作

在電力企業(yè)的經(jīng)營中，檔案管理越來越受到重視。然而當(dāng)前在電力企業(yè)中依舊有很多的員工乃至是領(lǐng)導(dǎo)都沒有重視起檔案管理工作。很多管理層的檔案法制意識嚴(yán)重欠缺，不了解檔案管理工作的重要性。很少有電力企業(yè)會在檔案管理方面投入太多資金，這就導(dǎo)致企業(yè)中沒有完善的檔案管理設(shè)施，檔案保管條件也相對較差。另一方面，以前很多電力企業(yè)的檔案管理崗位都是為了安置人員所設(shè)立。隨著電力企業(yè)改革，檔案管理人員也在不斷裁員或分流，當(dāng)電力企業(yè)需要裁員時，首先考慮的就是檔案管理人員，這就明顯影響了檔案管理效率與質(zhì)量

2.2檔案管理工作者的專業(yè)技能低下

除了電力企業(yè)管理層和企業(yè)檔案管理人員的責(zé)任意識存在諸多問題以外，企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力也往往會影響企業(yè)的綜合發(fā)展。檔案管理人員所應(yīng)該具備的技能和素質(zhì)概括地說就是從事檔案管理工作必須具備的基礎(chǔ)知識、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問題的基本能力等。檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對檔案管理工作整體效能的發(fā)揮有著無可替代的作用。電力公司在對企業(yè)招聘檔案管理人才時只是單純的看中學(xué)歷和教育背景，而沒有從企業(yè)發(fā)展的理念形成新的評判標(biāo)準(zhǔn)，同時由于對新進(jìn)員工的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)不到位或流于形式等因素，以至于所招收的新員工對企業(yè)檔案管理半知半解，對檔案管理各有各的想法，形不成統(tǒng)一合理的步調(diào)，使得檔案管理人員魚龍混雜，良莠不齊，給電力企業(yè)帶來過多隱患和風(fēng)險(xiǎn)。

2.3檔案管理和電力技術(shù)發(fā)展脫節(jié)

近些年來，隨著電力行業(yè)的改革，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式受到了很大的沖擊，很多電力企業(yè)的檔案工作逐漸難以適應(yīng)企業(yè)管理工作的發(fā)展。電力行業(yè)屬于一個非常復(fù)雜的行業(yè)，在信息技術(shù)時代，電力企業(yè)紛紛建立起專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)提高管理效率。然而這些管理系統(tǒng)中有很多都沒有切實(shí)考慮到檔案系統(tǒng)融合方面的內(nèi)容。上述系統(tǒng)中包含著很多電力企業(yè)管理信息，隨著電力改革的發(fā)展，這些信息也在迅速更新著。未來檔案管理工作終將走上信息化道路，如果未能充分開發(fā)利用檔案信息資源，那么就會導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化發(fā)展受到嚴(yán)重的影響。在當(dāng)前時期，檔案管理人員必須要掌握企業(yè)信息集成系統(tǒng)，否則就無法將企業(yè)核心信息收入到檔案之中。

3電力企業(yè)檔案管理與時俱進(jìn)具體措施

3.1提升檔案管理者的綜合業(yè)務(wù)技能

針對電力企業(yè)檔案管理工作中管理人員業(yè)務(wù)技能不過關(guān)的問題，我們首先應(yīng)該從源頭解決，在企業(yè)招聘新員工時，應(yīng)該明確自己公司的招聘標(biāo)準(zhǔn)和招聘對象，使招聘人員的專業(yè)相吻合，實(shí)行試用期制度，對招聘進(jìn)的員工進(jìn)行專業(yè)技術(shù)講座和學(xué)習(xí)，每隔一周進(jìn)行一次業(yè)務(wù)技能考核，對考核不合格的員工予以辭退，合格員工再進(jìn)行之后的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，通過層層選拔，將最后入圍的員工保持在一個很小的范圍之內(nèi)，并定期對新進(jìn)員工進(jìn)行業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，和審核，對優(yōu)秀員工予以晉升和獎勵，以此提高員工參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)的積極性和熱情，并可以有效防止濫竽充數(shù)者和關(guān)系戶的介入。同時，對電力企業(yè)管理層也應(yīng)進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，進(jìn)行定期考核，對不合格人員予以辭退，有能者居上。

3.2提高電力企業(yè)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作人員是電力企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的保證，如果負(fù)責(zé)檔案的工作人員專業(yè)素質(zhì)不足，那么就無法確保檔案管理質(zhì)量。針對當(dāng)前電力企業(yè)檔案管理工作人員專業(yè)性不足的現(xiàn)狀，電力企業(yè)首先要做的就是對現(xiàn)有檔案管理工作人員進(jìn)行考核與評鑒，將一些專業(yè)能力不強(qiáng)的檔案管理工作人員予以轉(zhuǎn)崗或者裁員。其后，電力企業(yè)要以具有競爭力的薪資福利來聘請專業(yè)檔案管理人才，從而充實(shí)自身檔案管理人才庫。再次，電力企業(yè)還要定期開展檔案管理培訓(xùn)工作，要求全體檔案人員都要參加，在培訓(xùn)結(jié)束后還要對其進(jìn)行考核，從而確保培訓(xùn)效果。新入職的檔案管理人員也要進(jìn)行崗前培訓(xùn)，通過培訓(xùn)后方可正式上崗。此外，由于不同的檔案人員各方面條件都不一樣，在對其進(jìn)行培訓(xùn)時還可以針對其能力特點(diǎn)進(jìn)行培訓(xùn)。

3.3創(chuàng)新管理機(jī)制，建立符合現(xiàn)代企業(yè)制度的檔案管理機(jī)制

將電力檔案工作“三納入”“四參加”“四同步”納入到企業(yè)的各項(xiàng)工作流程中，形成閉環(huán)管理。完善日常管理制度。根據(jù)電力企業(yè)實(shí)際，制定合理的檔案歸檔方法，在大型或重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)前就要明確檔案歸檔范圍，保證應(yīng)歸盡歸。優(yōu)化檔案移交制度。根據(jù)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步優(yōu)化電力檔案移交制度，落實(shí)移交主體及其責(zé)任，保障檔案移交的安全性。完善檔案保障制度。把電力檔案管理納入到電力企業(yè)管理預(yù)算范圍，加大經(jīng)費(fèi)保障力度，為檔案管理提供必要的經(jīng)費(fèi)保障。優(yōu)化考核制度，把電力檔案作為項(xiàng)目考核的一項(xiàng)重要內(nèi)容，嚴(yán)格執(zhí)行日常檔案管理工作考核制度，以考核促進(jìn)各項(xiàng)制度落到實(shí)處。

4 結(jié)語

在信息化背景下，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對電力檔案的管理進(jìn)行改良，接受并采用信息化的電力檔案管理模式。就目前來看，電力檔案的信息化管理模式還不夠完善。在未來的實(shí)踐中，電力企業(yè)檔案管理的工作人員需要進(jìn)一步增長知識，開拓視野，自主調(diào)整優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，在實(shí)踐中不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，致力于做一個優(yōu)秀的檔案管理工作人員，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

參考文獻(xiàn)

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