房地產(chǎn)企業(yè)文書檔案管理的思考

摘 要：在檔案管理體系中，最為重要的組成之一即是文書檔案。它是對(duì)企業(yè)整個(gè)發(fā)展過(guò)程的記載，也是企業(yè)各類領(lǐng)導(dǎo)決策、研發(fā)、基本建設(shè)等方面的過(guò)程與成果的客觀反映。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理更是房地產(chǎn)行業(yè)單位諸多管理工作中重要的組成部分。文書檔案的管理工作是企業(yè)重要的基礎(chǔ)類、服務(wù)型工作，是一個(gè)企業(yè)工作業(yè)績(jī)和管理水平的歷史記載，也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn) 檔案管理 企業(yè)

文書檔案工作的水平如何，不僅可以體現(xiàn)出企業(yè)的工作面貌和工作作風(fēng)，而且還關(guān)系到工作效率是否良好以及工作質(zhì)量的高低，甚至自身工作職能是否發(fā)揮到位。文書檔案工作制度的建立健全，以及制度是否具有科學(xué)性，能有助于上下通達(dá)、相互協(xié)調(diào)，以及整個(gè)企業(yè)的和諧運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，對(duì)文書檔案管理工作的提起重視，規(guī)范企業(yè)文書管理制度，提高文書檔案管理水平，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展起著不可忽視的作用。

1 提高文書檔案管理工作的重視度

1.1 在企業(yè)內(nèi)部做好文書檔案工作的宣傳

我們企業(yè)的文書檔案工作是參照《檔案管理辦法》執(zhí)行，對(duì)于企業(yè)的《檔案管理辦法》，檔案管理人員會(huì)根據(jù)實(shí)際的工作，適時(shí)進(jìn)行修訂，那么檔案管理人員可通過(guò)培訓(xùn)及宣講，向企業(yè)員工解讀《檔案管理辦法》及實(shí)施細(xì)則，并通過(guò)辦公網(wǎng)，將本辦法普及，進(jìn)一步讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及員工提高對(duì)檔案工作的重視和支持，

熟悉文書檔案從收集、整理乃至歸檔過(guò)程，以便檔案管理人員更好的開展檔案工作。

1.2 變被動(dòng)為主動(dòng)，提高文書檔案的利用效率和價(jià)值

檔案利用工作的主動(dòng)性不僅是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的客觀要求，而且是企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制改革的進(jìn)一步深入和完善，企業(yè)工作節(jié)奏不斷加快，企業(yè)管理者要面對(duì)很多重大問(wèn)題需要決策，檔案工作只有變被動(dòng)為主動(dòng)，才能配合上企業(yè)發(fā)展的腳步，保證工作順利進(jìn)行。那么，如何有效地提高檔案利用的主動(dòng)性，檔案編研是行之有效的途徑之一。針對(duì)問(wèn)題選擇主題，組織專題編研，是實(shí)現(xiàn)檔案工作主動(dòng)性的必要手段，既提高了檔案利用的主動(dòng)性，又提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

1.3 對(duì)新知識(shí)、新理念不斷學(xué)習(xí)

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，對(duì)檔案工作提出了更高的要求，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部及檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)積極地學(xué)習(xí)檔案管理的新技術(shù)，努力成為具有管理才能和技術(shù)先進(jìn)的復(fù)合型人才。企業(yè)檔案管理者可以充分利用檔案管理軟件進(jìn)行檔案的整理、歸檔及編目，節(jié)約人工勞動(dòng)，提高工作效率。還可充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理功能，為檔案的利用者提供更為方便快捷的檢索服務(wù)。利用我們的辦公網(wǎng)絡(luò)還可以實(shí)現(xiàn)資料資源的共享，讓檔案的利用更為便捷，覆蓋面更廣。

2 加強(qiáng)企業(yè)文書資料的收集工作

2.1 擴(kuò)大文書資料的收集范圍

對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作者而言，要不斷加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的積累儲(chǔ)備，擴(kuò)大文書資料的收集范圍。特別是對(duì)于企業(yè)重點(diǎn)項(xiàng)目、重要會(huì)議、重大決定所產(chǎn)生的各類文件資料，更要加強(qiáng)收集整理的及時(shí)性、全面性。要突出企業(yè)和各部門的特點(diǎn)，增加收集的門類，廣泛及時(shí)地收集有價(jià)值、有特色的檔案資料。當(dāng)然，在收集檔案資料的過(guò)程中，要注意增加收集的渠道，提高文件資料的鑒別能力，對(duì)有保存價(jià)值的資料要具備足夠的洞察力。

在房地產(chǎn)企業(yè)中，凡屬記載和反映公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，具有保存價(jià)值的文字材料、圖紙、照片、報(bào)表、錄像、錄音、磁盤、賬薄、憑證等。按類別分為：文書檔案、項(xiàng)目前期檔案、工程檔案、商品房銷售合同檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案和實(shí)物檔案等。根據(jù)公司各部門的業(yè)務(wù)性質(zhì)，其檔案所屬類別我們是這樣劃分的 黨群部、監(jiān)察審計(jì)部、工會(huì)、團(tuán)委其文書檔案屬于第一類：黨群類；總經(jīng)辦、人力資源部的文書檔案屬于第二類：行政管理類；綜合部、經(jīng)營(yíng)部、證券部、成本部、財(cái)務(wù)部的文書檔案屬于第三類：生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類；拓展部、研發(fā)部、產(chǎn)品研究部、產(chǎn)品質(zhì)量部、總工辦、工程部、客服部的文書檔案均屬于第四類：生產(chǎn)技術(shù)類。

2.2 加強(qiáng)部門間的溝通協(xié)作

企業(yè)各部門及下屬分公司是檔案資料的主要來(lái)源，根據(jù)企業(yè)《檔案管理規(guī)定》，每年年初，要對(duì)上年工作產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行歸檔。各部門及分公司項(xiàng)目部平時(shí)要特別注意對(duì)日常工作及項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中產(chǎn)生的資料進(jìn)行收集。檔案管理人員要想更好的指導(dǎo)各部門做好資料的收集工作，就要經(jīng)常了解業(yè)務(wù)部門開展的新工作，加強(qiáng)聯(lián)系交流。檔案管理人員及各部門兼職檔案員還要注意督促文件資料的日常收集工作，及時(shí)與部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通，強(qiáng)化文件資料收集的重要性。通過(guò)部門負(fù)責(zé)人的有效監(jiān)管，兼職檔案員各負(fù)其責(zé)，避免文件資料的遺失，保證檔案收集渠道暢通。

3 建立健全規(guī)章制度

作為檔案管理者，《中華人民共和國(guó)檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》等相關(guān)檔案法律法規(guī)，是必須要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理依據(jù)。具體細(xì)化到實(shí)際的檔案管理工作中，要建立有關(guān)檔案保管、分類、利用、歸檔、保密等一系列工作制度，進(jìn)一步明確了檔案管理的基本工作要求，確保了檔案管理的規(guī)范化和制度化。還要規(guī)范檔案管理職責(zé)。制定相應(yīng)的檔案人員崗位責(zé)任制度，要求檔案管理人員認(rèn)真做好檔案的收集、整理、管理工作，做好檔案借閱和利用情況的登記。

那么，作為一家房地產(chǎn)企業(yè)，公司結(jié)合自身情況，制定出一套符合公司整個(gè)運(yùn)營(yíng)模式的《檔案管理辦法》，以適應(yīng)公司發(fā)展的需要。本辦法堅(jiān)持公司集中管理與部門、分公司、子公司管理相結(jié)合的原則。工程檔案、人事檔案實(shí)行一級(jí)管理，文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、商品房銷售合同等實(shí)行分級(jí)管理。各分公司、子公司按照有關(guān)規(guī)定應(yīng)作為檔案保存的文件資料，須移交給公司各專業(yè)對(duì)口的部室，由各部室按照歸檔要求進(jìn)行整理后，移交檔案室立卷歸檔。公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)一管理，并建立檔案室，設(shè)置專職檔案管理人員。各部門、各分公司、子公司設(shè)兼職檔案管理人員，并向公司檔案室報(bào)送名單，由檔案室存檔備案。

4 加強(qiáng)文書檔案的信息化建設(shè)

4.1 文書檔案管理規(guī)范化

檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，在實(shí)際工作中，為提高檔案實(shí)體質(zhì)量，把好文書檔案的源頭，在處理文書資料的同時(shí)，就要嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行收集，比如：發(fā)文要有審批單，請(qǐng)示、批復(fù)要齊全，合同要保留原件，完整的文件資料不可缺頁(yè)，需要按項(xiàng)目分類保存的要整理清楚，不可過(guò)于混亂等。

4.2 利用辦公自動(dòng)化提高檔案管理水平

在現(xiàn)代化企業(yè)中，網(wǎng)上辦公已經(jīng)常態(tài)化，紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)的的同時(shí)，形成電子文件也是是今后的必然趨勢(shì)。電子檔案簡(jiǎn)化了檔案實(shí)體的管理，提高了檢索效率。紙質(zhì)文件只要排列有序，就可以通過(guò)檢索軟件查找出它的位置，大大減少了紙質(zhì)文件立卷時(shí)的排架、檢查統(tǒng)計(jì)，乃至后續(xù)的手工檢索。當(dāng)然，電子文檔對(duì)設(shè)備、系統(tǒng)的要求相對(duì)較高，這就需要企業(yè)管理者提高對(duì)檔案管理的重視程度，在硬件上做相應(yīng)的投入，以保證電子檔案工作得以實(shí)施，從而提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

房地產(chǎn)企業(yè)的開發(fā)項(xiàng)目具有規(guī)模大、工期長(zhǎng)的特點(diǎn)，在建設(shè)開發(fā)過(guò)程中形成的各類材料非常多。與其業(yè)務(wù)往來(lái)以及所涉及的部門和單位環(huán)節(jié)眾多，因此需要在檔案管理的過(guò)程中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

總之，文書檔案管理工作作為一項(xiàng)服務(wù)性工作，必須適應(yīng)企業(yè)日益發(fā)展的節(jié)奏，文書檔案管理者必須從傳統(tǒng)的管理模式和管理理念里跳躍出來(lái)，與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)文書檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的時(shí)代，為企業(yè)需要提供更為便捷有效的服務(wù)，進(jìn)而提高企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)企業(yè)管理水平的提高。

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作者簡(jiǎn)介

劉磊，天津市房地產(chǎn)發(fā)展（集團(tuán)）股份有限公司。