淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

摘 要：檔案是一種具有不可再生性與原始性的信息資源。對(duì)于政府、團(tuán)體、企業(yè)以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中有著至關(guān)重要的影響。它是一種保存文字、影像以及圖片的等材料載體，是一種非常重要的社會(huì)信息資源。在信息時(shí)代大背景下，檔案管理工作正面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，對(duì)檔案進(jìn)行創(chuàng)新管理是目前信息化時(shí)代發(fā)展的必然要求。文章首先簡(jiǎn)單闡述了檔案信息化管理的特征，然后對(duì)現(xiàn)階段檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入的分析與研究，并提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 檔案管理 創(chuàng)新

計(jì)算機(jī)是信息化時(shí)代的典型代表，它的出現(xiàn)與應(yīng)用，代表著人類(lèi)進(jìn)行到一個(gè)科技搞對(duì)發(fā)展的時(shí)代。隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)不僅對(duì)人們的日常生活產(chǎn)生巨大影響，對(duì)社會(huì)生產(chǎn)以及各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展都有著重要的影響。計(jì)算機(jī)存具有儲(chǔ)容量大、計(jì)算結(jié)果精準(zhǔn)、自動(dòng)化程度高以及運(yùn)行速度非?？?、邏輯思維能力強(qiáng)等特點(diǎn)。在進(jìn)入信息化時(shí)代之后，給檔案管理工作帶來(lái)極大挑戰(zhàn)，同時(shí)也帶來(lái)發(fā)展機(jī)遇，所以必須對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，這是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1 檔案管理信息化的特征

第一，檔案管理信息化具有一定的法律支持，同時(shí)也是我國(guó)相關(guān)政策的具體體現(xiàn)。在遵循相關(guān)法律法規(guī)以及行政部門(mén)的統(tǒng)一要求下，進(jìn)行檔案信息化管理工作。

第二，檔案管理信息化具有自身獨(dú)特優(yōu)勢(shì)與特征，它是一種重要的電子文件，是一種保存文字、影像以及圖片的等材料載體，是一種非常重要的社會(huì)信息資源。同時(shí)，對(duì)于政府、團(tuán)體、企業(yè)以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中有著至關(guān)重要的影響【1】。

第三，檔案管理信息化是借助一定的信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)，讓現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)與檔案信息管理相結(jié)合，充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)與功能，大大提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化【2】。

2 信息時(shí)代下檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題分析

檔案管理工作并不是針對(duì)檔案簡(jiǎn)單的進(jìn)行管理，它包括一個(gè)系統(tǒng)又比較復(fù)雜的過(guò)程，檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值評(píng)估、檔案編目與管保管，檔案管理統(tǒng)計(jì)與檢索以及檔案利用與相關(guān)研究等多個(gè)方面的內(nèi)容。目前，檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題，以下就對(duì)檔案管理的具體問(wèn)題進(jìn)行分析。

2.1 規(guī)劃與設(shè)計(jì)不合理

對(duì)現(xiàn)階段檔案管理工作進(jìn)行實(shí)踐考察與分析，發(fā)現(xiàn)阻礙信息化管理的重要原因是當(dāng)前檔案管理工作中，規(guī)劃與設(shè)計(jì)嚴(yán)重滯后。規(guī)劃與設(shè)計(jì)方案是否科學(xué)、合理直接影響著后期的檔案管理工作的開(kāi)展，也就是說(shuō)規(guī)劃與設(shè)計(jì)的質(zhì)量嚴(yán)重影響著檔案管理水平與效率。在度檔案信息資源進(jìn)行歸檔分類(lèi)以及整合處理的時(shí)候，由于受到各個(gè)地區(qū)相關(guān)要求、經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平以及權(quán)限等多種因素的影響，無(wú)法形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也就說(shuō)規(guī)劃與設(shè)計(jì)工作并沒(méi)有相關(guān)的制度與標(biāo)準(zhǔn)來(lái)參考，只是憑借設(shè)計(jì)人員與其他工作人員的經(jīng)驗(yàn)等開(kāi)展工作。此外，檔案信息是隨著市場(chǎng)需要變化的，它不是固定不變的，在檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過(guò)程中并沒(méi)有充分分析與探究檔案信息特點(diǎn)，具有一定的盲目性與隨意性【3】。

2.2 我國(guó)法律體系不健全

檔案信息化管理模式需要依靠國(guó)家相關(guān)政策與法律法規(guī)的支持與保障，雖然我國(guó)已經(jīng)針對(duì)檔案的信息化管理出臺(tái)了一些法律法規(guī)，但是這些法律法規(guī)比較寬泛，沒(méi)有對(duì)檔案信息化管理模式建立與開(kāi)展工作進(jìn)行細(xì)致的規(guī)定，沒(méi)有形成系統(tǒng)化與規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，還有待完善與進(jìn)一步發(fā)展。此外，檔案的政治屬性在傳統(tǒng)上一直存在，但是隨著社會(huì)進(jìn)步與人們思想意識(shí)的提高，檔案政治屬性逐漸退去，但是相應(yīng)的檔案管理體制并沒(méi)有得到改進(jìn)與完善【4】。

2.3 服務(wù)模式與方式落后

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的要求與需求也越來(lái)越高，近幾年，檔案管理服務(wù)對(duì)象與范圍不斷擴(kuò)大，逐漸向服務(wù)基層以及周?chē)鷧^(qū)域延伸，也就說(shuō)檔案管理已經(jīng)走向基層人群。但是在涉及到保密信息等情況時(shí)，其經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益受到嚴(yán)重影響。同時(shí)，在信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)當(dāng)中，檔案信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)層次不一，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)不到高效的服務(wù)與規(guī)范模式。內(nèi)部的數(shù)據(jù)分析因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，不能實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的需求，當(dāng)然無(wú)法進(jìn)行檔案的信息化管理【5】。

3 信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新的策略分析

3.1 加強(qiáng)規(guī)劃與設(shè)計(jì)

規(guī)劃與設(shè)計(jì)方案是否科學(xué)、合理直接影響著后期的檔案管理工作的開(kāi)展，也就是說(shuō)規(guī)劃與設(shè)計(jì)的質(zhì)量嚴(yán)重影響著檔案管理水平與效率。在信息化檔案建設(shè)過(guò)程中，需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，將當(dāng)前的文件資料納入到檔案信息管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的統(tǒng)一管理。此外，對(duì)于處于混亂狀態(tài)并需要分析整合的檔案數(shù)據(jù)在管理的過(guò)程中，科學(xué)分類(lèi)歸檔，最好檔案數(shù)據(jù)的保存工作，為后期的數(shù)據(jù)資源共享奠定良好的基礎(chǔ)【6】。

3.2 檔案管理體制的創(chuàng)新

針對(duì)現(xiàn)階段松散的檔案管理狀況，首選要建立完善的檔案管理機(jī)制。在國(guó)家政策方針為指引，規(guī)范管理檔案的行為，將檔案管理的工作細(xì)節(jié)化，工作由哪個(gè)部門(mén)管理必須明確，并且要建立相應(yīng)的責(zé)任制度，對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)任何問(wèn)題都由相關(guān)負(fù)責(zé)人來(lái)承擔(dān)。在信息與科技不斷發(fā)展的時(shí)代，要完善檔案管理手段，利用技術(shù)手段進(jìn)行管理，提高工作效率，并實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化。建立分工明確、權(quán)責(zé)統(tǒng)一的管理制度，保證各個(gè)管理人員可以各盡其職，對(duì)于管理中出現(xiàn)的問(wèn)題可以及時(shí)、有效解決，保證檔案管理工作順利進(jìn)行。在明確職能分工前，需要對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的評(píng)定，對(duì)于管理水平較差的人員需要進(jìn)行一定的培訓(xùn)，在培訓(xùn)之后，根據(jù)其管理能力分派到各個(gè)崗位，并由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行監(jiān)督與管理，形成一個(gè)整體性的檔案管理體系。

3.3 轉(zhuǎn)變檔案信息化的服務(wù)理念

首先樹(shù)立正確的服務(wù)理念，提高服務(wù)意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)與理解信息化時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新的重要性與意義。不是全部的檔案信息都可以公布，我國(guó)相關(guān)法律有明確規(guī)定，涉及國(guó)家秘密、個(gè)人隱私等檔案不可以公布，除了這些保密性檔案外，可以適當(dāng)擴(kuò)展檔案信息化服務(wù)的范圍與對(duì)象。同時(shí)，對(duì)檔案信息化管理工作進(jìn)行積極指導(dǎo)與鼓勵(lì)，不斷突破與改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理的弊端，撇棄腐舊的思想觀念，與時(shí)俱進(jìn)，使檔案管理工作更加規(guī)范化與科學(xué)化，為檔案信息化管理模式的建立奠定良好基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語(yǔ)

在信息時(shí)代背景下，代表著人們可以享受到更高的科技成果，突破創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理工作的方式與工作模式應(yīng)該緊跟社會(huì)發(fā)展的腳步，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，不斷進(jìn)行自我反思與自我創(chuàng)新。檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，不僅對(duì)社會(huì)產(chǎn)生重要作用，還積極影響著學(xué)校、政府等相關(guān)部門(mén)。計(jì)算機(jī)是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，是人類(lèi)先進(jìn)的科技成果，檔案管理工作的相關(guān)人員要具有創(chuàng)新思維與意識(shí)，將科技成果與檔案管理工作相結(jié)合，根據(jù)檔案管理工作的具體情況，進(jìn)行考察與分析之后適當(dāng)結(jié)合。運(yùn)用發(fā)展與聯(lián)系的眼光看問(wèn)題，在尊重社會(huì)發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，對(duì)檔案管理工作的方法與內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，開(kāi)拓思維，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化。

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作者簡(jiǎn)介

謝洪運(yùn)（1962年12月25日），男，山東高密人，大專(zhuān)，助理館員，主要從事檔案管理工作。