大數(shù)據(jù)背景下檔案管理變革分析

摘 要：基于大數(shù)據(jù)的背景下，人們的生活方式、工作方式都發(fā)生了質(zhì)的改變，同時(shí)也促使檔案部門中的管理水平面臨著更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。由此可見，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的不斷發(fā)展下，相關(guān)單位對檔案管理模式變化進(jìn)行優(yōu)化是當(dāng)前發(fā)展的必然趨勢，加大職能建設(shè)的力度，促使檔案事業(yè)可以朝著更好的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；改革；研究

隨著我國國民經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，我國各行各業(yè)都得到了蓬勃的發(fā)展，尤其是基于大數(shù)據(jù)的背景下，促使檔案管理模式也發(fā)生了質(zhì)的改變。而如何促使檔案事業(yè)得到良好的發(fā)展，是當(dāng)前相關(guān)人員值得深思的課題。

1試論大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的變化

基于大數(shù)據(jù)的背景下促使檔案管理發(fā)生了質(zhì)的改變，因此我們應(yīng)當(dāng)熟知變化內(nèi)容，只有這樣才能為改革措施做好準(zhǔn)備：

1.1檔案數(shù)據(jù)資源體系發(fā)生改變

豐富的館藏資源是檔案部門中的一大亮點(diǎn)，館藏資源越豐富就代表檔案部門越具有更高的價(jià)值，可觀的館藏是推動(dòng)檔案部門可以得到良好發(fā)展的根本所在，同時(shí)也是開展檔案利用服務(wù)的資格?；诖髷?shù)據(jù)的背景下，信息資源得到了大幅度的提高，這樣也促使檔案保存下來的材料在不斷增長，檔案不再缺少，而是變得更加廣泛。由此可見，檔案數(shù)據(jù)的來源更廣泛、采集方式也發(fā)生了變化。

1.2檔案安全保障體系發(fā)生改變

安全是亙古不變的主題，檔案管理工作也不例外。只有保障檔案的安全，才能保障人民群眾、甚至是黨和國家的安全，顯然檔案安全大于一切?；诖髷?shù)據(jù)的背景下，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出諸多的特點(diǎn)，例如種類繁多、信息化程度高等，這些都會(huì)在很大程度上對傳統(tǒng)檔案的安全帶來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。不僅僅如此，檔案數(shù)據(jù)會(huì)在任何時(shí)間面臨著存儲(chǔ)方式、安全保密等因素的變化而衍生出諸多的威脅。

1.3檔案行政管理體系發(fā)生改變

由于檔案行政管理機(jī)構(gòu)作為管理檔案工作的部門，在堅(jiān)持統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的理念下，采取分層的方式對全國檔案事務(wù)進(jìn)行管理，并對全國檔案工作進(jìn)行實(shí)時(shí)的巡查、指導(dǎo)。不僅如此，檔案管理機(jī)構(gòu)一般是依據(jù)行政區(qū)劃建立，并且諸多地區(qū)已經(jīng)開始落實(shí)“局館合一”體制。顯然基于大數(shù)據(jù)的背景下，會(huì)在很大程度上促使檔案行政管理體系發(fā)生質(zhì)的改變。

2對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理提出的幾點(diǎn)建議

筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理進(jìn)行了深入分析，并提出自己的一些看法，供以借鑒。

2.1建立完善的檔案保密安全體系

安全是每個(gè)行業(yè)中亙古不變的主題。檔案資源安全在檔案管理工作中占有著不可或缺的地位，與人民群眾的利益，甚至是黨和國家都有著密切的聯(lián)系?；诖髷?shù)據(jù)時(shí)代的背景下，無論是對于社會(huì)環(huán)境來說，還是就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而言都會(huì)對檔案資源的安全性帶來不利影響，為了可以有效處理檔案資源存在的安全隱患，這樣就要求檔案部門應(yīng)當(dāng)建立起“物防、人防、技防”的防護(hù)體系。

2.2加大服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新力度，對檔案利用服務(wù)體系加以完善

一般而言，如何對檔案管理服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新，我們可以從以下幾個(gè)方面著手：一方面，應(yīng)當(dāng)采取有效措施加快檔案資源開放的腳步，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，檔案部門不但面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，而且也隨著《政府信息公開條例》的有效落實(shí)，我國大力支持政府信息公開工作的開展，并依據(jù)下達(dá)的法律法規(guī)制度保障公民、法人以及相關(guān)組織能夠享有政府信息的權(quán)利，顯然這種權(quán)利的開放會(huì)在某種程度上促使公民對信息的知情權(quán)提出了愈來愈多的要求，他們都迫切的期盼可以得到有效的信息，因此檔案資源的快速流動(dòng)是當(dāng)前發(fā)展的必然趨勢。不僅如此，檔案部門應(yīng)當(dāng)對檔案資源的開發(fā)堅(jiān)持“公開為原則，不公開為例外”的理念不動(dòng)搖，并且應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間公布已經(jīng)超過保管期限的檔案，最大程度做到“應(yīng)開盡開，保障秘密檔案的安全”。

另一方面，加大檔案服務(wù)理念的創(chuàng)新力度，基于大數(shù)據(jù)的背景下，檔案資源倘若想要達(dá)到物盡其用的效果，那么檔案部門就應(yīng)當(dāng)對其內(nèi)容進(jìn)行剖析，并建立相應(yīng)的知識(shí)庫。除此之外，對于檔案利用者來說，他們也會(huì)依據(jù)自身的能力對檔案服務(wù)水平提出相應(yīng)的要求，這個(gè)時(shí)候檔案部門就應(yīng)當(dāng)對他們提出的要求引起必要的重視，對以往的檔案利用服務(wù)理念做好恰當(dāng)?shù)恼{(diào)整，緊跟時(shí)代的步伐，為檔案利用服務(wù)開辟一條新的道路。

2.3擴(kuò)寬資源搜集渠道，建立完善的檔案資源體系

通常情況下，檔案資源在檔案工作中扮演著重要的角色，同時(shí)也是檔案部門的立身之本，是推動(dòng)檔案事業(yè)可以朝著更好方向發(fā)展的關(guān)鍵所在。因此，加大檔案資源建設(shè)的力度，不但可以起到優(yōu)化檔案資源的作用，而且還能完善館藏結(jié)構(gòu)，是推動(dòng)服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、服務(wù)廣大人民群眾的必經(jīng)之路。

總的來說，首先需要做的是將檔案資源的收集種類進(jìn)行擴(kuò)展，從原來的紙質(zhì)檔案逐漸演變成檔案信息化，然后再到大數(shù)據(jù)時(shí)代。顯然整個(gè)發(fā)展流程都促使檔案資源得到了大幅度的提高，檔案資源的種類也從原來的紙質(zhì)擴(kuò)展到了電子，從原來的結(jié)構(gòu)化慢慢朝著半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的方向轉(zhuǎn)變。隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，檔案搜集的范圍也需要結(jié)合檔案載體的不同而發(fā)生相應(yīng)的變化。

從另一個(gè)角度來看，對檔案資源的主體進(jìn)行完善，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，不管對于哪種機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織甚至是個(gè)人來說都與大數(shù)據(jù)有著密切的聯(lián)系，群體的不同也會(huì)形成不同的數(shù)據(jù)，但是他們之間的數(shù)據(jù)處于互不聯(lián)通的狀態(tài)。因此，這個(gè)時(shí)候檔案部門應(yīng)當(dāng)把多元化的數(shù)據(jù)收入囊中，然而工作人員配備不齊是檔案部門的主要問題，僅僅依賴于少數(shù)人員是不能完成這項(xiàng)工作的，所以和擁有不同數(shù)據(jù)的人員保持良好的溝通就顯得尤為重要，檔案資源體系建設(shè)不但要成為檔案部門的核心任務(wù)，而且還應(yīng)當(dāng)采取協(xié)商合作等多種手段將責(zé)任朝著社會(huì)發(fā)展的方向轉(zhuǎn)移，積極鼓勵(lì)不同的組織亦或是群體都主動(dòng)參與其中，只有這樣才能完善檔案資源的建設(shè)，憑借社會(huì)的力量來促使檔案資源可以得到進(jìn)一步的完善。

3 結(jié)語

通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：基于大數(shù)據(jù)的背景下，促使檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，顯然對檔案管理模式變化進(jìn)行深入研究是當(dāng)前發(fā)展的必然趨勢。不僅如此，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)意識(shí)到檔案部門的重要性，并給予大力的支持，只有這樣才能推動(dòng)我國檔案事業(yè)在未來的道路上可以得到良好的發(fā)展，進(jìn)而為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出重要的貢獻(xiàn)。

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作者簡介

王碧蓮，中鐵大橋局集團(tuán)第八工程有限公司，大學(xué)本科