論信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

李靜

摘 要：在學(xué)校檔案管理中，研究信息技術(shù)的應(yīng)用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理方式存在諸多不足之處，而現(xiàn)代化的學(xué)校檔案管理系統(tǒng)憑借其諸多優(yōu)點(diǎn)，在當(dāng)前的學(xué)校檔案管理之中得到廣泛的使用。所以，本文希望通過學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化建設(shè)，讓學(xué)校的檔案管理滿足時(shí)代發(fā)展的需求。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；信息技術(shù)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會的每一項(xiàng)工作都邁入信息化發(fā)展之路。在學(xué)校檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用逐漸取代大量繁瑣的人工檔案管理。實(shí)現(xiàn)信息化的學(xué)校檔案管理，就能夠進(jìn)一步簡化工作步驟，節(jié)約大量的人力與物力，讓檔案管理工作變得更加的明了，同時(shí)也可以確保檔案的質(zhì)量。所以，研究信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理之中的應(yīng)用具有重要的意義與價(jià)值。

一、學(xué)校檔案管理的弊端

（一）查找效率低

就相關(guān)調(diào)查來看，大部分學(xué)校的檔案都是紙質(zhì)版，但是時(shí)間的推移會增加檔案資料的積存，這樣的模式下，如果需要搜索某一份具體的檔案，就會浪費(fèi)大量的時(shí)間去查找。

（二）檔案管理意識淡薄，缺乏關(guān)注

大部分學(xué)校對于教學(xué)成績的關(guān)注度較高，但是卻容易忽視教學(xué)事務(wù)管理。學(xué)校檔案管理直接管理師生的所有信息資料，同時(shí)也是學(xué)校發(fā)展歷史的記錄，直接影響學(xué)校的發(fā)展，所以，需要引起足夠的重視[1]。

（三）工作人員專業(yè)素質(zhì)與道德素質(zhì)偏低

目前，大部分學(xué)校檔案管理人員都是通過簡單的方式直接招聘到學(xué)校的，沒有進(jìn)行正式的選拔與考察，所以，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及道德素質(zhì)無法達(dá)到檔案管理的要求，很多工作人員缺少正確的職業(yè)道德。職業(yè)道德能夠促使工作人員愛崗敬業(yè)，而學(xué)校檔案管理本身就是一件很嚴(yán)肅的工作，這就需要工作人員擁有職業(yè)操守，確保信息資源不會出現(xiàn)外協(xié)與流失的問題。

（四）檔案保密性不高

目前，檔案管理都是利用人工管理的方式進(jìn)行，但是如果接觸檔案的人員較多，就很容易出現(xiàn)信息泄露的問題，使得檔案信息安全埋下巨大的隱患。

（五）容易丟失

首先，紙質(zhì)的材料卷宗體積較大，這樣很容易出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。其次，紙質(zhì)檔案管理繁瑣，可能會出現(xiàn)受潮、腐爛等問題，所以，傳統(tǒng)的檔案保管難度較高，一旦保管不善，就很容易出現(xiàn)檔案被破壞的問題。

二、學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，讓信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到學(xué)校檔案管理之中。而信息技術(shù)的應(yīng)用，可以滿足學(xué)校檔案的高效管理與智能化管理，能夠解決檔案管理面臨的問題，而應(yīng)用方面的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在：

第一，在信息技術(shù)應(yīng)用之后，就可以形成現(xiàn)代化的學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，在這一個(gè)管理系統(tǒng)中，存在多樣化的檔案管理軟件，并且也具有強(qiáng)大的功能。在落實(shí)學(xué)校管理工作中，就可以利用多種管理軟件，進(jìn)一步提升工作效率以及問題的解決速度，并且還可以降低錯(cuò)誤出現(xiàn)的幾率，有利于數(shù)據(jù)的修改[2]。

第二，就智能化的檔案管理而言，選擇具有高水平的人員擔(dān)任管理者，才能滿足信息技術(shù)的應(yīng)用要求。作為檔案的管理人員，不但需要具備較高的專業(yè)水平，同時(shí)也需要具備一定的職業(yè)道德，這樣才可以解決管理水平低、素質(zhì)差的問題。

第三，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以幫助學(xué)校減少日常檔案管理的壓力，這樣不僅可以提升檔案管理的效率，同時(shí)也可以及時(shí)的補(bǔ)充與調(diào)整檔案信息，為學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展提供幫助。數(shù)據(jù)庫資料和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效結(jié)合，就可以滿足信息自動(dòng)檢索的需求，提升學(xué)校檔案資源的利用效率，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案資源的共享要求。

三、學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用的有效途徑

在當(dāng)前學(xué)校的檔案管理之中，信息技術(shù)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在管理理念、信息化系統(tǒng)、管理安全性、收錄與整理、信息處理平臺建設(shè)等多個(gè)方面。

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念

合理的應(yīng)用信息技術(shù)可以改變學(xué)校檔案管理的方式，進(jìn)一步提升學(xué)校檔案管理的效率。為了能夠?qū)W(xué)校檔案的作用發(fā)揮出來，在檔案管理中，檔案管理人員就應(yīng)該轉(zhuǎn)變自身的管理觀念，能夠與時(shí)代的背景相互的結(jié)合起來，在強(qiáng)調(diào)管理效率的同時(shí)，還能夠注重安全管理，進(jìn)一步強(qiáng)化安全管理意識與信息化的管理意識，進(jìn)而樹立出現(xiàn)代化的管理觀念，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展需求。

（二）建立信息化管理系統(tǒng)

一直以來，學(xué)校的檔案就是學(xué)校發(fā)展最好的見證，在開展教學(xué)研究、提升教學(xué)質(zhì)量以及教職工評比等諸多環(huán)節(jié)都發(fā)揮了重要作用。信息技術(shù)的應(yīng)用能夠克服傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端，可以提升檔案的實(shí)際管理效率，確保檔案本身的完整性。所以，在學(xué)校檔案管理之中，注重信息技術(shù)的合理使用，進(jìn)一步加大信息技術(shù)方面的投入，就可以建立出統(tǒng)一的信息化管理系統(tǒng)。在錄入檔案信息的時(shí)候，要懂得將傳統(tǒng)的手工方式摒棄，增大信息化技術(shù)的使用；針對已經(jīng)錄入的檔案信息，可以通過信息技術(shù)的使用進(jìn)行再一次的分類與整理，并且可以按照日期、年份、類別等參數(shù)進(jìn)行合理的存儲，這樣也有利于檔案信息的查閱和調(diào)用。

（三）加強(qiáng)檔案管理安全性

在學(xué)校檔案管理之中囊括了諸多信息內(nèi)容，這樣就使得檔案信息的安全性顯得格外重要。信息技術(shù)在檔案管理之中的應(yīng)用，其快捷性和高效性尤為突出，但是在實(shí)際的管理之中難免會存在管理方面的漏洞，這就需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全保護(hù)，避免出現(xiàn)檔案信息的丟失與損壞等問題。在實(shí)際的檔案管理工作之中，要做好充分的準(zhǔn)備，并且合理的應(yīng)用計(jì)算機(jī)加密技術(shù)與云存儲技術(shù)，這樣就能夠保護(hù)好檔案信息的完整性以及安全性。

（四）優(yōu)化檔案信息的收錄以及整理工作

在實(shí)施檔案信息管理工作中，要注重檔案管理的整體性以及可持續(xù)性，管理人員哎歸檔紙質(zhì)檔案的時(shí)候，應(yīng)該在網(wǎng)絡(luò)擬定、審查等工作實(shí)施條件下，保證檔案資料本身的完整性，并且也可以滿足信息錄入的完整性要求。只有滿足這一類基礎(chǔ)措施的需求，才可以提升檔案信息的管理水平[3]。

（五）構(gòu)建云計(jì)算信息處理平臺

云技術(shù)本身是一種具備大量并且可擴(kuò)充的，同時(shí)又能夠聯(lián)系到IT的技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并且利用服務(wù)的形式提供給用戶，云技術(shù)可以進(jìn)一步劃分為云計(jì)算和云服務(wù)兩個(gè)部分。云計(jì)算偏向于IT方面，主要是利用自動(dòng)化技術(shù)和虛擬技術(shù)，創(chuàng)造近似算計(jì)運(yùn)算資源。但是云服務(wù)就可以利用虛擬的方式，直接將信息技術(shù)之中的存儲、運(yùn)算以及寬帶，利用服務(wù)的方式，通過網(wǎng)絡(luò)直接傳遞給用戶?；谠朴?jì)算區(qū)域范圍信息資源共享的云服務(wù)管理，圍繞基礎(chǔ)設(shè)施以及平臺來進(jìn)行建設(shè)，就可以最大限度的規(guī)范信息資源的建設(shè)，通過各個(gè)平臺交互使用，也可以滿足資源最大程度的共享需求?；趯W(xué)校檔案管理工作的重點(diǎn)，就可以在學(xué)校的公共云之中上傳重要的檔案以及保密級別較高的檔案，這樣也有利于檔案的長時(shí)間存放。

四、結(jié)語

總而言之，在當(dāng)前這一個(gè)科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代下，學(xué)校檔案管理工作需要不斷的創(chuàng)新，打破現(xiàn)階段的傳統(tǒng)管理模式，實(shí)現(xiàn)管理模式的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，再配合上信息技術(shù)的使用，就能夠滿足時(shí)代的發(fā)展需求，推動(dòng)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]彭艷.學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)的有效性分析[J].人力資源管理，2014（07）：281.

[2]鄭玉環(huán).淺析信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].中國信息技術(shù)教育，2014（06）：84-85.

[3]李麗.信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效運(yùn)用[J].佳木斯教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（01）：318+331.