大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理模式探討

曹軍

摘 要：伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，各個(gè)行業(yè)都面臨著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，人事檔案管理工作也是如此，本文從大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理工作特征出發(fā)，對當(dāng)前機(jī)關(guān)單位人事檔案管理現(xiàn)狀提出幾點(diǎn)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；人事檔案；管理；現(xiàn)狀；措施

1引言

大數(shù)據(jù)意味著數(shù)據(jù)的集合，其在數(shù)據(jù)獲取、存儲(chǔ)、管理以及分析等方面的規(guī)模遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具的范圍。人事檔案的管理工作作為人力資源管理工作的重要一環(huán)其重要性日益凸顯，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作無論是在理念上還是在形式上都發(fā)生了深刻的變化，在新形勢下如何應(yīng)對挑戰(zhàn)抓住機(jī)遇成為當(dāng)前機(jī)關(guān)單位人事檔案管理工作亟待解決的重要課題。

2大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理特征

2.1人事檔案管理具有現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)

人事檔案涵蓋了大量的人事資料，其中包含職工干部的個(gè)人履歷、黨團(tuán)經(jīng)歷、年度考核、獎(jiǎng)懲經(jīng)歷等等，能夠?yàn)閱挝粛徫贿x聘以及人才選舉提供詳細(xì)的參考資料，因此，對于機(jī)關(guān)單位來說，全面掌握職工檔案資料具有十分重要的作用，所以說，現(xiàn)實(shí)性是人事檔案管理工作的主要特點(diǎn)之一。

2.2人事檔案管理具有真實(shí)性特點(diǎn)

人事檔案中的各項(xiàng)資料都是根據(jù)干部職工真實(shí)狀況進(jìn)行記錄的，所有信息都需要經(jīng)過核實(shí)并且確保其準(zhǔn)確無誤，同時(shí)人事檔案也要根據(jù)個(gè)人經(jīng)歷而不斷進(jìn)行內(nèi)容調(diào)整，全面的記錄職工的表現(xiàn)情況，真實(shí)的反應(yīng)出職工各個(gè)階段的工作情況與特點(diǎn)，為管理人員制定決策強(qiáng)化統(tǒng)籌管理提供了重要的參考依據(jù)。

2.3人事檔案具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)

人事檔案的動(dòng)態(tài)性體現(xiàn)在人事檔案需要對檔案內(nèi)容不斷更新，只有這樣才能保障檔案的真實(shí)可靠性。人事檔案管理工作主要是通過文字資料、圖片資料、音頻資料以及以電子資料等形式對職工資料進(jìn)行妥善保管，再出現(xiàn)新的信息資料時(shí)，要定期進(jìn)行收錄與更新，提升職工記錄工作經(jīng)歷的準(zhǔn)確性。

3當(dāng)前人事檔案管理工作現(xiàn)狀分析

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的不斷普及，許多單位人事檔案管理工作都引進(jìn)了新的管理形式，然而在大數(shù)據(jù)的沖擊下，機(jī)關(guān)單位人事檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有實(shí)現(xiàn)信息資源真正的價(jià)值，在發(fā)展中依舊存在著諸多的短板：

檔案管理意識薄弱，部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠了解，對于檔案信息管理平臺的建設(shè)缺乏重視，導(dǎo)致人事檔案管理出現(xiàn)資料丟失、遺漏以及存放雜亂無章的現(xiàn)象；另外對于檔案管理工作人員的選擇與管理上缺乏重視，單位檔案管理人員門檻低，專業(yè)素質(zhì)較低，在一定程度上影響了檔案資料的交接，破壞了檔案的完整與安全；

人事檔案內(nèi)容不夠完整，管理制度制度還沒有進(jìn)入制度化和規(guī)范化，一些檔案內(nèi)容被隨意修改、涂抹，導(dǎo)致信息不全甚至無效，嚴(yán)重影響了人事檔案的使用質(zhì)量；

人員流動(dòng)與檔案調(diào)動(dòng)不協(xié)調(diào)，常常出現(xiàn)人檔分離的情況，為人力資源的開發(fā)與管理工作帶來了一定的障礙；

檔案的安全難以得到保障，缺少充足的基礎(chǔ)設(shè)施，當(dāng)前大部分管理人員都是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料進(jìn)行管理，計(jì)算機(jī)硬件軟件配置較低，計(jì)算機(jī)使用過程中常常出現(xiàn)存儲(chǔ)受限、系統(tǒng)崩潰，防火墻等軟件的安全性較弱，易感染病毒，加大了人事檔案信息資料的泄露風(fēng)險(xiǎn)；

（5）檔案管理服務(wù)性不強(qiáng)，在新的市場環(huán)境下，人事檔案作為強(qiáng)化單位內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)為其他部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供了重要的信息依據(jù)，例如人力資源的人才選拔、單位黨員干部的選拔、調(diào)動(dòng)、離退等問題，只有通過檔案資料的高效管理才能為人民選拔出優(yōu)秀的干部，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的價(jià)值。

4大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理模式創(chuàng)新

4.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事檔案管理理念

大數(shù)據(jù)時(shí)代不僅實(shí)現(xiàn)了信息收集與管理手段的轉(zhuǎn)變，同時(shí)也推動(dòng)了人們管理理念的更新，讓信息作為一種價(jià)值資源被人們所重視。機(jī)關(guān)單位的人事檔案管理同樣需要引進(jìn)現(xiàn)代化的管理理念，提升對人事檔案管理工作的認(rèn)識水平，主動(dòng)配合單位的人事信息管理工作，推動(dòng)信息化管理體系的建立與落實(shí)，從而確保人事檔案信息資源收集與利用的實(shí)效性；另外創(chuàng)新人事檔案管理模式需要不斷轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理手段，重視信息技術(shù)的應(yīng)用，針對保密性檔案資料可以設(shè)置檔案管理系統(tǒng)的使用權(quán)限強(qiáng)化審核，同時(shí)采用雙套備份制度將檔案通過電子和紙質(zhì)的形式加以鑒定、整理、保存和歸檔、并使兩種版本同屬存儲(chǔ)可利用狀態(tài)，從而嚴(yán)格控制檔案的拷貝與使用，明確歸檔范圍、做好載體之間的轉(zhuǎn)換、構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境、防止資料丟失。另外針對檔案管理中存在的問題，管理人員應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行收集整理與分析，找出最佳解決方案，為網(wǎng)絡(luò)檔案信息平臺的長遠(yuǎn)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

4.2制定科學(xué)完善的人事檔案管理體系

首先，單位在完善人事檔案管理的過程中要結(jié)合實(shí)際，實(shí)事求是，根據(jù)單位的人力資源結(jié)構(gòu)與管理需要制定科學(xué)合理的管理制度與管理規(guī)范，讓管理人員在實(shí)際工作中按照具體標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，使工作人員做到有法可依有章可循；其次，建立完善的績效考核制度，將大數(shù)據(jù)資料的收集與管理工作與薪酬績效相掛鉤，有效的監(jiān)管管理人員的行為，做到賞罰分明，激發(fā)工作人員的工作熱情；最后，完善人事檔案的調(diào)動(dòng)、交接程序，在人員出現(xiàn)流動(dòng)時(shí)，做好工作的交接與檔案的回收與保存，避免人事檔案信息的丟失與泄露。

4.3推動(dòng)信息化人事檔案管理進(jìn)程

大數(shù)據(jù)背景下的人事檔案管理工作是在信息技術(shù)的支持下完成收集與分析的，因此，檔案管理工作要重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，首先建立網(wǎng)絡(luò)管理平臺，將檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)管理平臺儲(chǔ)存進(jìn)計(jì)算機(jī)中，利用電子檔案室等渠道提升資料的管理利用效率；其次加大對基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，對硬件設(shè)備定期進(jìn)行檢修，保證順暢運(yùn)行，在軟件的建設(shè)上，單位應(yīng)當(dāng)選擇合適的軟件，建好防火墻，做好信息加密工作，可以對機(jī)密檔案信息建立秘鑰，由管理隊(duì)伍掌握秘鑰，在檔案調(diào)取上，要對人員的身份進(jìn)行核實(shí)，最大程度的提高信息的安全性與完整性；最后，對于紙質(zhì)檔案的管理要做好檔案室的防潮工作，由專業(yè)管理人員負(fù)責(zé)整理紙質(zhì)檔案，調(diào)整檔案位置，便于檔案的使用與保存。

4.4加強(qiáng)對人事檔案管理人才的培養(yǎng)

人事檔案管理工作的成功與否很大程度上取決于管理者的綜合素質(zhì)與專業(yè)技能，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)首先要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)與技能培訓(xùn)，將人工培訓(xùn)與網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)結(jié)合起來，通過定期專業(yè)學(xué)習(xí)強(qiáng)化理論知識，提升計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案的能力，讓其了解具體的工作流程，保障人事檔案管理工作的規(guī)范化科學(xué)化。其次，要提升管理人員的法律法規(guī)與思想政治水平，全面貫徹黨的先進(jìn)管理理念，落實(shí)《檔案法》《保密法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案管理人員的思想先進(jìn)性。最后，對檔案管理人員實(shí)行目標(biāo)管理，明確分工，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，通過獎(jiǎng)懲機(jī)制提高工作人員的工作效率與管理水平，努力建設(shè)一支高水平，高素質(zhì)的檔案管理的人才隊(duì)伍。

5結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理工作不僅關(guān)系著人才的選拔與考察工作，同時(shí)也是外界了解管理人員的一種有效途徑，因此，在大數(shù)據(jù)背景下加快人事檔案管理模式的創(chuàng)新勢在必行。

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