提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

孟博

摘 要：隨著事業(yè)單位信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理信息化全面普及。檔案往往涉及到是許多重要信息，因此檔案的管理工作至關(guān)重要。在這樣的大背景下，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作仍有不足，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)意識(shí)到檔案管理工作的重要性。加快完善檔案信息化進(jìn)程，不僅可以降低事業(yè)單位人工勞動(dòng)成本，還有利于提高檔案管理的運(yùn)作效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；信息化管理；不足；方法

1 引言

事業(yè)單位的的職能在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的條件下，市場(chǎng)對(duì)資源的配置起基礎(chǔ)性作用，有著維護(hù)國(guó)家和社會(huì)效率、平等穩(wěn)定的作用?？梢哉f(shuō)，事業(yè)單位的檔案信息不僅記錄著我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，也關(guān)系著事業(yè)單位人才的考核和培養(yǎng)。因此，事業(yè)單位的檔案作用重大。對(duì)事業(yè)單位而言，檔案管理工作不僅要作為重點(diǎn)，同時(shí)也是一個(gè)難點(diǎn)。近年來(lái)，隨著網(wǎng)絡(luò)和各項(xiàng)新型檔案管理技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展，對(duì)我國(guó)事業(yè)單位中原本存在的傳統(tǒng)的檔案管理工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的沖擊。在這樣的大背景下，事業(yè)單位的檔案管理模式不斷轉(zhuǎn)型，越來(lái)越離不開(kāi)信息化的建設(shè)，而傳統(tǒng)的檔案管理模式越來(lái)越難以適應(yīng)新時(shí)代的需要。因此，事業(yè)單位應(yīng)積極進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案管理，簡(jiǎn)化管理流程，使管理更為高效。加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)是事業(yè)單位改革中面臨的重要問(wèn)題。

2 目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中普遍存在的問(wèn)題

目前，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作仍不夠完善。這就對(duì)信息化進(jìn)程提出了挑戰(zhàn)，也對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作人員提出了要求。

2.1 信息化管理體系中存在的問(wèn)題

事業(yè)單位的檔案管理工作人員很多都不是科班出身，他們沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，更沒(méi)有經(jīng)歷檔案的信息化進(jìn)程。

大多數(shù)事業(yè)單位的高層領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理這類(lèi)基礎(chǔ)問(wèn)題，都缺乏系統(tǒng)的了解和關(guān)注。事業(yè)單位往往更注重工作人員的知識(shí)理論水平，因此，人才的培養(yǎng)和引進(jìn)往往被放在第一位，檔案管理工作反而常常被忽視。事實(shí)上，事業(yè)單位的檔案管理工作不僅關(guān)系到事業(yè)單位工作人員的利益，還關(guān)系到國(guó)家的利益，事業(yè)單位必須給予檔案管理工作一定的重視。

2.2 信息安全存在的問(wèn)題

事業(yè)單位檔案管理進(jìn)程在進(jìn)步的同時(shí)，也擔(dān)負(fù)著一定風(fēng)險(xiǎn)，尤其是信息安全風(fēng)險(xiǎn)，更是比較突出。檔案管理與信息技術(shù)掛鉤，信息技術(shù)往往存在著漏洞，一旦信息技術(shù)遭受黑客攻擊或者病毒入侵，那么檔案安全將面臨著巨大威脅。但是，很多事業(yè)單位的檔案管理人員并沒(méi)有重視到這一點(diǎn)。并且事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，沒(méi)有制定嚴(yán)格的交接制度。檔案管理工作微小細(xì)致，不同管理人員的工作方式有所不同，這就給檔案管理工作帶來(lái)了一定的困難，可能會(huì)檔案管理工作混亂，甚至檔案遺失。

2.3 管理人員存在的問(wèn)題

檔案管理的信息化是一個(gè)必然趨勢(shì)。在我國(guó)的大部分事業(yè)單位中，專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員仍舊十分緊缺。大部分檔案管理人員依然習(xí)慣于利用傳統(tǒng)的手工操作，依然習(xí)慣于傳統(tǒng)檔案管理方式，對(duì)于信息化進(jìn)程的認(rèn)識(shí)不足，很難適應(yīng)信息化水平下的檔案管理工作。再加上一些檔案管理人員不能認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，缺乏工作熱情，在工作中不夠仔細(xì)，缺乏責(zé)任心，總是敷衍了事，對(duì)檔案工作缺乏準(zhǔn)確的認(rèn)知，導(dǎo)致我國(guó)事業(yè)單位中的檔案管理工作混亂無(wú)序。

2.4 事業(yè)單位的檔案管理信息化程度不高

現(xiàn)在 ， 信息化在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用水平較低 ， 對(duì)于某重要的檔案記錄依然沒(méi)有采用信息化的方式來(lái)記錄 ， 通過(guò)紙質(zhì)的方式來(lái)收藏這些檔案 ， 存在很大的收藏難度 ， 同時(shí)也帶來(lái)一定的翻查難度。因此 ， 為了提高檔案保全的技術(shù)水平 ， 事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)與完善。

3 完善事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

在推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程中，事業(yè)單位與檔案管理人員都應(yīng)更新認(rèn)識(shí)，做出改變，以推動(dòng)檔案管理信息化有秩序的發(fā)展。

3.1 完善信息化管理體系

完善信息化管理體系大致包含以下兩個(gè)方面：

1）制定信息化管理體系的總體規(guī)劃。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，應(yīng)制定信息化管理體系的總體規(guī)劃，從服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的全局戰(zhàn)略出發(fā)，制定符合本單位發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，從而使檔案管理形成一個(gè)完善的體系，以推動(dòng)事業(yè)單位的檔案信息化進(jìn)程。

2）制定內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)體系.事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，不僅要制定總體規(guī)劃，還要實(shí)行檔案信息化管理體系的內(nèi)部?jī)?yōu)化，結(jié)合自身發(fā)展，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制定內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)體系，從而更為和諧地發(fā)展與完善。

3.2 完善監(jiān)督管理機(jī)制

完善檔案管理監(jiān)督機(jī)制是保障檔案管理信息化安全的保障。

3.2.1 加強(qiáng)自我監(jiān)督。事業(yè)單位要加強(qiáng)自我監(jiān)督，在檔案管理環(huán)節(jié)中設(shè)置高層權(quán)限，針對(duì)重要信息的提取、查看、借閱等操作需要有上層權(quán)限審批。日常要加強(qiáng)對(duì)員工工作流程的信息化管理，使得檔案管理流程有法可依、有章可循。強(qiáng)化檔案信息安全管理制度的建設(shè)，使電子檔案受到嚴(yán)密制度的保護(hù)，禁止非規(guī)定計(jì)算機(jī)接入與訪問(wèn)電子檔案網(wǎng)服務(wù)器，禁止移動(dòng)設(shè)備對(duì)電子檔案的輸入與輸出，禁止非檔案管理人員直接接觸電子檔案，以一系列的制度來(lái)完善檔案管理，強(qiáng)化信息安全。提升員工自身對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)員工基本業(yè)務(wù)知識(shí)與實(shí)踐技能的提升，使得檔案管理呈現(xiàn)規(guī)范化、數(shù)據(jù)化、嚴(yán)謹(jǐn)化。

3.2.2 提倡公開(kāi)監(jiān)督事業(yè)單位可以開(kāi)展公開(kāi)監(jiān)督，以虛心的態(tài)度接受社會(huì)公眾的意見(jiàn)和建議，促使事業(yè)單位的正面形象得以提升，從而聽(tīng)取意見(jiàn)進(jìn)行內(nèi)部管理手段的調(diào)整。

3.強(qiáng)化檔案信息管理系統(tǒng)的定期維護(hù)

檔案信息管理系統(tǒng)的安全與否直接決定著檔案的信息安全。因此，事業(yè)單位應(yīng)加大力度，強(qiáng)化定期維護(hù)，每周都要進(jìn)行例行檢查，定期進(jìn)行病毒檢測(cè)與病毒查殺、不斷進(jìn)行數(shù)字化掃描，通過(guò)多種系統(tǒng)維護(hù)方式來(lái)確保檔案信息安全。

3.3 提升管理人員素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，即便其不是事業(yè)單位最主要的工作，卻也是最重要的工作。因此，檔案管理人員應(yīng)提高工作熱情，認(rèn)清檔案管理信息化管理的趨勢(shì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，切實(shí)強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，提高自身信息管理意識(shí)，提高自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，以便在檔案管理崗位上做到最好。事業(yè)單位作為社會(huì)的記錄角色，應(yīng)當(dāng)從長(zhǎng)遠(yuǎn)、宏觀角度考慮，為工作人員提供繼續(xù)深造或晉升的平臺(tái)、完好的薪酬福利制度，促使工作人員加強(qiáng)自身素養(yǎng)、提升專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)技能、以熱情與積極投入工作，從而為事業(yè)單位創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)收益，使得人才得以在崗位上實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。

3.4 建立完善的檔案管理制度

通過(guò)建立科學(xué)的檔案管理制度來(lái)對(duì)檔案管理的具體行為進(jìn)行約束 ， 促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化。事業(yè)單位管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身單位的發(fā)展情況來(lái)制定具有實(shí)際可行性的檔案管理制度 ， 對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)設(shè)定考核指標(biāo) ， 通過(guò)獎(jiǎng)懲制度來(lái)激發(fā)員工們服務(wù)于檔案管理工作的積極性、主動(dòng)性。通過(guò)檔案管理制度的建立 ， 有利于帶動(dòng)單位的全體員工關(guān)注檔案管理工作 ， 增加員工對(duì)檔案管理工作的熱情。

信息化建設(shè)使得事業(yè)單位檔案管理向數(shù)據(jù)化、資源化轉(zhuǎn)變，同時(shí)也使事業(yè)單位檔案管理工作面臨著更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。我們應(yīng)以刷新自身認(rèn)識(shí)，完善信息化管理體系，強(qiáng)化檔案管理中的信息安全。通過(guò)優(yōu)化檔案管理工作來(lái)優(yōu)化事業(yè)單位的其他工作，以推動(dòng)事業(yè)單位更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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