如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化

栗華

摘 要：知識經(jīng)濟和信息化的時代已經(jīng)來臨，檔案管理工作也越來越要進行現(xiàn)代化腳步，要更加規(guī)范和符合標準。在這個背景下，事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化標準化管理過程中，其檔案管理的方式和途徑探究，也越來越重要。檔案管理其作用愈發(fā)凸顯，事業(yè)單位只有不斷與時俱進，采取現(xiàn)代化手段進行檔案管理，使其更符合規(guī)范和標準，才能進一步整合內(nèi)部資源。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化標準化

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

規(guī)范化標準化管理的概念，也就是通過規(guī)劃和設(shè)計，構(gòu)建出一套相對完善而又具有可行性的管理體系，并且把它運用于管理實踐中，規(guī)范化標準化著重強調(diào)的是，在于把這一套完善的體系構(gòu)建和落實下去。事業(yè)單位的檔案管理工作，一般是指把相關(guān)人員和事務(wù)的檔案進行綜合化管理，將檔案進行收集、封存與整合等等，然后進一步提升和改進檔案管理質(zhì)量和管理水平。然而，目前我國事業(yè)單位檔案管理仍然處于比較初級的階段，其管理水平和落實情況仍然存在很多的不足和問題，尤其體現(xiàn)在檔案管理的規(guī)范性和標準化方面。

1.1 檔案管理的體制和機制不夠健全和完善

各地區(qū)和各級檔案行政主管部門，是他們擔(dān)負和履行著本區(qū)域事業(yè)單位的檔案行政領(lǐng)導(dǎo)以及業(yè)務(wù)管理的相關(guān)工作，但從行政體制層面來講，卻是同級政府管理下的二級局，比同級黨委政府下轄的直屬部門的級別還要更加降低半級。由于此類的行政體制和制度設(shè)置的內(nèi)容，從客觀上來講，就會不自覺地給人一個固有印象，或者從心理上隱約暗示檔案管理工作沒有那么重要，其社會地位和社會效應(yīng)都十分讓人容易忽視。

1.2 事業(yè)單位檔案管理人員，并沒有深刻認識到檔案管理的社會地位和其重要性，由于檔案管理屬于基礎(chǔ)工作，它的存在更多的是輔助和提升相關(guān)單位內(nèi)部的工作質(zhì)量和運行效率，由于其工作性質(zhì)的特殊性和固定性，導(dǎo)致它并不會快速產(chǎn)生強烈的社會影響，短期內(nèi)也不會為事業(yè)單位帶來顯著的收益和成效，相反的，還要加大人力、物力等方面的投入，資源的增進都比較多，這導(dǎo)致很多單位出于節(jié)省成本和降低投入的考慮，通常就把檔案管理工作處于必要位置，思想意識上限制了其規(guī)范化標準化工作的推進。

1.3 由于事業(yè)單位對檔案管理工作的忽視，所進行的內(nèi)部配備的檔案管理人員，素質(zhì)也不是特別高，準入門檻比較低，大部分工作人員都沒有經(jīng)過專業(yè)化系統(tǒng)化的必備培訓(xùn)，職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)都急需提升，并且加之更多的管理層領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都缺乏基礎(chǔ)的管理知識，其管理經(jīng)驗也很欠缺，這就直接造成管理工作效率比較低下，容易造成相關(guān)工作不能得到開展，或者耽誤工作進度。

1.4 因為事業(yè)單位內(nèi)部對于檔案管理工作的不重視，就不會配備相關(guān)的制度體系，這樣的話，就難以形成規(guī)范化標準化的管理體系，不能夠系統(tǒng)化的聯(lián)動作用，又由于缺乏科學(xué)化先進化的管理方式和管理手段，會嚴重阻礙檔案管理工作的規(guī)范化進程。

2 推進事業(yè)單位檔案規(guī)范化標準化的具體辦法

2.1 從客觀實際出發(fā)，有針對性的開展行動。

要想全面提升和促進事業(yè)單位相關(guān)檔案管理工作，就必須從各個環(huán)節(jié)出發(fā)，統(tǒng)籌管理，各項事業(yè)都力爭做到規(guī)范化與標準化的行為準則，各項事業(yè)單位和相關(guān)部門，都要自查自究，結(jié)合自身實際和具體情況，從多方面著手，精心布置檔案管理工作的規(guī)劃和設(shè)計，積極提升單位內(nèi)部檔案管理工作的效率和質(zhì)量，逐步過渡形成規(guī)范化標準化的管理程序。

2.2 強化檔案管理規(guī)范化工作的重視程度

2.2.1 一定要積極有力地向事業(yè)單位全員宣導(dǎo)，讓他們進一步明確檔案規(guī)范化標準化管理工作的重要意義，單位內(nèi)部全體員工務(wù)必要對此事高度重視，這樣的話，單位領(lǐng)導(dǎo)就必須首先做好表率引領(lǐng)性的帶頭作用，上級單位要對下級單位進行科學(xué)合理地有效引導(dǎo)，形成上下互動，逐步提高和培養(yǎng)規(guī)范化意識。這樣的思想認識過程，是對檔案規(guī)范化標準化管理工作逐步重視的過程，是一個自上而下的順延過程，總的來說，端正和嚴肅的認真態(tài)度，是提升檔案規(guī)范化標準化水平的強有力的基石。

2.2.2 因為檔案規(guī)范化標準化工作有著特殊性的特征，是長效的服務(wù)性和基礎(chǔ)性工作，這樣的工作性質(zhì)決定其不會產(chǎn)生短期的紅利，在短期時間內(nèi)，相關(guān)事業(yè)單位都不會因為檔案管理的規(guī)范化而有明顯的利潤，但是作為事業(yè)單位的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者，必須要做到著眼長遠，高瞻遠矚，進一步積極提升和推進事業(yè)單位的綜合實力和長效進展，由此看來，管理層就要積極加大相關(guān)的經(jīng)費投入和付出，積極進行專項定期培訓(xùn)，這樣才可以盡最大可能提升員工素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，同時也要盡快完善檔案管理辦公室等在內(nèi)的，所涉及的硬件的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

2.3 加強檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)

檔案管理工作者能夠直接而零距離地接觸檔案，是其整個過程的直接參與者和執(zhí)行者，所以檔案管理的規(guī)范化程度，是工作人員職業(yè)道德素養(yǎng)程度的直接體現(xiàn)。所以，檔案管理工作是否能夠規(guī)范標準，更取決于其工作人員的態(tài)度與素質(zhì)。首先，嚴格和規(guī)范檔案管理人員的選拔制度，是勢在必行的一件大事，擇選人員工作，必須嚴格選拔，按制度辦事，被選拔上的人員應(yīng)該德才兼?zhèn)?，無私奉獻，并且具有責(zé)任感，對于檔案管理工作，也必需具備較強的條理性和規(guī)范性，對相應(yīng)的工作要有十足的細心，也要具有足夠的耐心。其次，被選拔進來的相關(guān)人員，也必須具備和擅長于歸檔及整理能力，并且熟悉整套檔案管理的流程，能夠主動積極地參與單位所進行的培訓(xùn)課程中。最后，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，也需要對檔案管理的工作人員適時合理地給予高度的肯定和支持。對相應(yīng)的工作內(nèi)容完成情況，要進一步實行特定的的獎懲制度，獎罰分明，促使檔案管理工作人員能夠體會到來自上級的對于其工作的重視和關(guān)注，在單位內(nèi)部，形成良好的管理氛圍。

2.4 完善檔案管理規(guī)范化標準化制度

事業(yè)單位要組建和形成一套完整的檔案管理制度，推進和助力檔案管理人員能夠充分的遵守，并且能夠一起行之有效地執(zhí)行下去，在制度和規(guī)范的內(nèi)容里面，其中必須明確出規(guī)范化與標準化的前提，要足夠重視和強調(diào)其制度的重要性，特別是細節(jié)方面的執(zhí)行程度和標準，也必須要做出特定的規(guī)定和規(guī)范，例如，在實際的制定和執(zhí)行過程中，檔案用紙、電子設(shè)備、歸檔方法等方面都要有明確具體的規(guī)范，且管理制度本身應(yīng)保證格式規(guī)范標準，要有大局觀念，著眼未來，做長久考慮，樹立管理制度的權(quán)威性和規(guī)范性。規(guī)范化標準化的管理制度，需要盡善盡美，對每一個細節(jié)都需要做出明確規(guī)定，并務(wù)必有可執(zhí)行性，符合客觀實際，這樣才能為檔案管理工作提供一套切實可行的制度標準。

3 結(jié)語

結(jié)合本文所論述的檔案管理的現(xiàn)狀和所采取的推進辦法，在實際操作過程中，必須不斷健全和完善檔案管理的體制和機制，強化檔案管理的法制意識，努力提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能有效地推進事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化標準化建設(shè)。

參考文獻

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