檔案管理規(guī)范化重在細(xì)節(jié)

陳學(xué)峰

摘 要：在社保單位當(dāng)中，每一份檔案都記錄這關(guān)于這個(gè)單位的各項(xiàng)事宜，在社保單位檔案管理這項(xiàng)工作如果可以科學(xué)合理的進(jìn)行，會(huì)對(duì)其單位的決策等方面都有著不小的影響。從這些方面不難看出，社保單位人才管理中檔案管理對(duì)其影響重大。所以各個(gè)社保單位在這些方面的要求下，就需要對(duì)檔案的管理工作形勢(shì)進(jìn)行適當(dāng)?shù)囊?guī)范化。

關(guān)鍵詞：社保單位 檔案管理 規(guī)范化 工作人員

引言：隨著我國(guó)時(shí)代的發(fā)展，社保單位也相應(yīng)的正在進(jìn)行著改進(jìn)，在這場(chǎng)改革之中，合理科學(xué)的進(jìn)行檔案管理工作會(huì)使得社保單位的工作變得更高效、有序而且部門之間相互協(xié)調(diào)。所以基于從這可以看出，檔案管理這項(xiàng)工作已經(jīng)開始逐漸的被各個(gè)社保單位所重視，望借此來(lái)提高自己?jiǎn)挝坏母鞣矫婀ぷ?。但是究竟如何將檔案管理這項(xiàng)工作建立成一個(gè)科學(xué)合理的并且具體的系統(tǒng)，并且可以對(duì)每一個(gè)社保單位所引用，這就成為了一個(gè)比較值得討論的話題。

1 社保單位中檔案管理的規(guī)范化意義

社保單位在進(jìn)行登記管理工作的時(shí)候，檔案管理就會(huì)相應(yīng)的出現(xiàn)在工作的重要環(huán)節(jié)之中。關(guān)于檔案管理工作這一方面我國(guó)的重視程度也是非常的高，針對(duì)這項(xiàng)工作推出了《檔案法》，而且所有的社保單位都會(huì)根據(jù)這個(gè)《檔案法》建立起一套相對(duì)完整的檔案管理工作的規(guī)劃和工作方針，社保單位可以通過建立這一套完整的登記管理檔案來(lái)加強(qiáng)自己的服務(wù)和其他各方面有關(guān)管理的服務(wù)，進(jìn)而使得檔案管理這項(xiàng)工作可以更好的為大眾以及所應(yīng)用的社保單位服務(wù)。因?yàn)檫@些個(gè)方面，我國(guó)的社保單位就目前而言應(yīng)該將等級(jí)檔案的管理工作放在這整個(gè)社保單位的首要位置，并將其視為工作中的首要任務(wù)來(lái)進(jìn)行完成，而且社保單位還需要召開專門的大型會(huì)議，充分的將檔案管理工作重要性普及到整個(gè)單位之中去，讓其深入每個(gè)人的心中，統(tǒng)一上下級(jí)的工作思想，提高單位中所有人員對(duì)其的認(rèn)知度，將所有關(guān)于檔案管理這項(xiàng)工作的積極性調(diào)動(dòng)出來(lái)。

在整體的檔案管理工作當(dāng)中有關(guān)于檔案是否被合理的利用會(huì)對(duì)整體的工作起到至關(guān)重要的影響，而且針對(duì)于檔案管理這項(xiàng)工作本身來(lái)說，其需要掌握檔案學(xué)這一項(xiàng)學(xué)科本身就是一門比較難的學(xué)科，因?yàn)槠浔旧淼膶I(yè)特性、技術(shù)特性以及對(duì)工作人員的要求都是非常高的。所以，關(guān)于檔案管理方面的工作都是以腦力為主來(lái)進(jìn)行工作的，這也是這項(xiàng)工作的主要特性，而且在進(jìn)行相關(guān)的檔案管理的事務(wù)性工作時(shí)，并不是大眾所認(rèn)為的捆扎和簡(jiǎn)單的抄寫就可以完成，還需要相關(guān)的從事人員具有規(guī)范化性和技術(shù)性等特性來(lái)科學(xué)的進(jìn)行相關(guān)的工作。因此，想要成為一個(gè)合格的檔案管理人員并且可以很好的任職于社保單位，其需要的是工作中不斷探索的精神以及時(shí)時(shí)刻刻更新自己知識(shí)技能的一個(gè)覺悟。隨著我國(guó)的發(fā)展、時(shí)代的進(jìn)步、社會(huì)的變遷、經(jīng)濟(jì)的繁榮，各個(gè)企業(yè)也會(huì)隨著這些個(gè)進(jìn)步來(lái)對(duì)自身的管理進(jìn)行一個(gè)現(xiàn)代化的發(fā)展建設(shè)，在這個(gè)全面發(fā)展的大背景下，社保單位中的登記檔案管理工作也相應(yīng)的出現(xiàn)了很多的新情況、新問題以及需要完成的新的任務(wù)，在現(xiàn)代化進(jìn)程不斷加快中許多先進(jìn)的科技手段也已經(jīng)被應(yīng)用到各個(gè)社保單位的檔案管理工作當(dāng)中，特別是工業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息科技和一系列的現(xiàn)代化氣息濃厚的科技管理技術(shù)的應(yīng)用，這就更需要相關(guān)的工作人員要對(duì)自身的相關(guān)知識(shí)不斷的完善，并且在工作當(dāng)中不斷的進(jìn)行自我探索和規(guī)范化、更新基本的工作理念，進(jìn)而使得自己在第一時(shí)間掌握工作所需要的相關(guān)技能和先進(jìn)的知識(shí)。

2 社保單位檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理人員專業(yè)水平不夠

任何一項(xiàng)工作想要做好，都需要從業(yè)人員的努力。但是隨著社會(huì)的發(fā)展，當(dāng)今世界的工作已經(jīng)越來(lái)越傾向于專業(yè)性、科技性，因此原本的苦力行為已經(jīng)無(wú)法有效的完成任務(wù)。而在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，其主要采取的是人工錄入、整理和收納的形式，這種形式在當(dāng)前看來(lái)是弊端多多。不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且整理出來(lái)的文件也因?yàn)楸旧聿馁|(zhì)為紙質(zhì)，不容易保存，就會(huì)造成檔案的缺失。因此，檔案的改革應(yīng)當(dāng)從工作人員的專業(yè)來(lái)進(jìn)行，要任用有檔案學(xué)知識(shí)的專業(yè)人才進(jìn)行管理，要用腦力來(lái)代替體力。這樣才能保障檔案工作的順利完成。

2.2 檔案管理設(shè)備落后

另一個(gè)方面就是企業(yè)檔案管理部門設(shè)備落后。這種情況的發(fā)生是因?yàn)槠髽I(yè)不夠重視檔案管理部門，因此難以對(duì)檔案部門進(jìn)行大量的資金支持。這就導(dǎo)致了檔案管理部門難以進(jìn)行設(shè)備的更新，完成信息化的建設(shè)。而且就算是設(shè)備引進(jìn)，一些公司也是用其他部門淘汰的計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)填補(bǔ)檔案管理部門的空缺，這就讓檔案管理部門的工作效率低下。甚至有些社保單位根本不考慮檔案管理部門的信息化建設(shè)，依舊采取原始的手抄筆錄行為。在當(dāng)前這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，這種行為無(wú)異于讓檔案管理部門名存實(shí)亡。難以起到其應(yīng)有的作用。

3 規(guī)范化中要完善檔案管理模式

科學(xué)的檔案管理要求按照檔案管理的基本規(guī)律研究出一套適應(yīng)本單位科學(xué)的、高效的檔案管理制度。這項(xiàng)要求有兩點(diǎn)含義：首先它指的是按照檔案工作的一般規(guī)律來(lái)說，應(yīng)當(dāng)建立健全檔案的整理制度、文件的歸檔制度、檔案的鑒定制度和檔案的利用制度等，并通過這些有效可行的制度來(lái)規(guī)范社保單位中檔案的管理工作。其次是指建立檔案的管理制度時(shí)要結(jié)合本單位實(shí)際情況，并根據(jù)單位的具體情況，在檔案的管理形態(tài)、管理方式和管理手段上有所區(qū)分。一個(gè)有效的管理制度一定是在制度上、質(zhì)量上和科學(xué)上下的功夫，使得檔案管理走向現(xiàn)代化、服務(wù)化、信息化，有目的、有計(jì)劃地對(duì)用戶的需要進(jìn)行檔案資源的采集，并對(duì)相關(guān)的文獻(xiàn)資源進(jìn)行不斷規(guī)范化、合理組織、完美集成，使其變得系統(tǒng)、規(guī)范、和有序，并能針對(duì)登記檔案中要求的特點(diǎn)，積極進(jìn)行社保單位檔案管理新模式的探索和實(shí)踐工作。

3.1 加強(qiáng)檔案管理中約束的雙向性建設(shè)

檔案的管理制度要時(shí)刻堅(jiān)持雙向性約束，既能夠約束到單位職工的工作內(nèi)容，又能有效的約束領(lǐng)導(dǎo)的制度建設(shè)行為。作為社保單位主體成員，職工應(yīng)當(dāng)是檔案管理的制度約束中的主要對(duì)象，也是其主要執(zhí)行者，但是社保單位中，領(lǐng)導(dǎo)具體的形象和行為肯定會(huì)影響檔案的管理制度的執(zhí)行效果。因此，檔案的管理制度應(yīng)時(shí)刻堅(jiān)持雙向性約束。

3.2 建立現(xiàn)代化的電子管理檔案

為了給社會(huì)上檔案管理的各項(xiàng)工作提供更為便利的檔案閱覽、摘錄、登記條件，充分的發(fā)揮出登記檔案的使用價(jià)值，應(yīng)當(dāng)建立起現(xiàn)代化的電子管理檔案，通過掃面，將所有的社保單位的登記檔案輸入到計(jì)算機(jī)中，為各個(gè)單位建立信息齊全且易于保存的電子檔案。

3 小結(jié)

只有做好上述的工作才能夠讓社保檔案工作達(dá)標(biāo)。而達(dá)標(biāo)也是作為檔案管理規(guī)范化的第一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也是最為重要的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。畢竟，任何的規(guī)范都是為了工作能夠更好的完成，只要工作完成的好，那么一切的約束，就都是必要的。這也是檔案管理工作優(yōu)化的核心。同時(shí)，社保單位不同于其他的單位，這個(gè)單位更加的特別，因?yàn)樗P(guān)系著廣大人們?nèi)罕姷纳鐣?huì)利益，如果做不好社會(huì)保險(xiǎn)工作，就會(huì)讓人們的生活出現(xiàn)一系列的問題，從而誘發(fā)社會(huì)矛盾，釀成巨大的社會(huì)危機(jī)。因此，相關(guān)單位的工作人員決不能忽視這項(xiàng)工作的重要性。

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