工程投標(biāo)中商務(wù)標(biāo)編制的幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題

崔艷華

(中鐵二十四局集團(tuán)有限公司路橋分公司，上海 200071)

工程招標(biāo)投標(biāo)過(guò)程中的標(biāo)書編制是一項(xiàng)既復(fù)雜又要求嚴(yán)謹(jǐn)、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，同時(shí)又涉及幾個(gè)領(lǐng)域和學(xué)科方面的知識(shí)，這就要求必須建立起一支強(qiáng)有力的、相對(duì)穩(wěn)定的、專業(yè)配套人員精干的投標(biāo)團(tuán)隊(duì)，以此提高投標(biāo)的競(jìng)爭(zhēng)力，為后續(xù)中標(biāo)打下牢固的基礎(chǔ)。一份完整的投標(biāo)文件大體包括商務(wù)標(biāo)文件、技術(shù)標(biāo)文件和報(bào)價(jià)文件。商務(wù)標(biāo)是投標(biāo)單位為了響應(yīng)招標(biāo)單位、根據(jù)招標(biāo)文件的要求而提供本單位的資質(zhì)、資信、財(cái)務(wù)能力、施工業(yè)績(jī)能力、人員素質(zhì)能力、機(jī)械試驗(yàn)設(shè)備情況、企業(yè)信譽(yù)獲獎(jiǎng)等證明企業(yè)實(shí)力的綜合性資料。商務(wù)標(biāo)的編制雖然看似簡(jiǎn)單，但是涉及的面廣，系統(tǒng)性強(qiáng)，錯(cuò)誤及導(dǎo)致廢標(biāo)的環(huán)節(jié)很多，因此，一份合理準(zhǔn)確的商務(wù)標(biāo)文件的組織策劃是確保投標(biāo)書質(zhì)量的重要組成部分，而一份精致充盈的投標(biāo)書一定會(huì)給招標(biāo)單位、評(píng)委們留下良好的印象，繼而對(duì)投標(biāo)結(jié)果產(chǎn)生積極的影響。

1 投標(biāo)商務(wù)標(biāo)資料的基本內(nèi)容和編制方法

1.1 投標(biāo)商務(wù)標(biāo)資料的基本內(nèi)容

投標(biāo)商務(wù)標(biāo)文件必須根據(jù)招標(biāo)文件的要求進(jìn)行編制，其中的內(nèi)容包括了招標(biāo)文件要求的相應(yīng)范圍，同時(shí)投標(biāo)單位要根據(jù)企業(yè)自身的經(jīng)驗(yàn)、綜合實(shí)力，編制出有利于參與商務(wù)標(biāo)評(píng)審的相關(guān)內(nèi)容。投標(biāo)商務(wù)標(biāo)資料一般包括以下內(nèi)容：

(1)投標(biāo)函；(2)法定代表人身份證明、授權(quán)委托書；(3)投標(biāo)保證金；(4)承諾書；(5)擬投入本工程的主要項(xiàng)目管理人員配備情況；(6)擬投入本工程的主要施工機(jī)械設(shè)備、實(shí)驗(yàn)儀器配置表；(7)企業(yè)近年財(cái)務(wù)報(bào)表；(8)企業(yè)近年已完工程及目前在建工程業(yè)績(jī)；(9)企業(yè)資質(zhì)、資信證明；(10)企業(yè)近年工程獲獎(jiǎng)業(yè)績(jī)及獲獎(jiǎng)證書。

1.2 投標(biāo)商務(wù)標(biāo)資料的編制方法

(1)項(xiàng)目的招標(biāo)一般分為資格預(yù)審和資格后審。如果是資格預(yù)審項(xiàng)目，首先要編制資格預(yù)審文件，當(dāng)資格預(yù)審申請(qǐng)文件被審核通過(guò)后，則等待被招標(biāo)單位邀請(qǐng)參加該項(xiàng)目的投標(biāo)，此時(shí)就要確定本項(xiàng)目的商務(wù)、報(bào)價(jià)和施組的編制人員，合理安排編制任務(wù)，根據(jù)投標(biāo)進(jìn)度計(jì)劃安排，在規(guī)定的節(jié)點(diǎn)內(nèi)完成投標(biāo)編制內(nèi)容。在投標(biāo)的后期階段，商務(wù)、報(bào)價(jià)、施組三組投標(biāo)人員要相互聯(lián)系，步調(diào)一致，成為一個(gè)有機(jī)的整體，共同合成、檢查、審核、定稿標(biāo)書。

(2)在購(gòu)買工程招標(biāo)文件后，要及時(shí)組織投標(biāo)文件編制的有關(guān)人員對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行仔細(xì)認(rèn)真的評(píng)審，反復(fù)閱讀招標(biāo)文件，如果對(duì)某些地方有疑義的要在規(guī)定的答疑時(shí)間內(nèi)告知招標(biāo)代理單位或招標(biāo)單位，以確保他們對(duì)投標(biāo)單位提出的問(wèn)題有效快速地作出答疑。商務(wù)標(biāo)編制人員要熟知招標(biāo)文件和答疑，根據(jù)招標(biāo)文件和答疑的要求進(jìn)行投標(biāo)文件的編制，根據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定的內(nèi)容、順序、格式、字體以及廢標(biāo)條款、評(píng)標(biāo)辦法等關(guān)鍵項(xiàng)目進(jìn)行編制，以免造成標(biāo)書不滿足要求而被視為廢標(biāo)。當(dāng)然我們也不能編造一些超出招標(biāo)文件要求的資料來(lái)弄虛作假，如果到時(shí)候提供不出來(lái)反而適得其反。因此我們?cè)诰幹仆稑?biāo)文件的時(shí)候一定要編制使業(yè)主相信的資質(zhì)、業(yè)績(jī)、人員和設(shè)備等，以及招標(biāo)文件規(guī)定的相應(yīng)的業(yè)績(jī)證明材料和人員證書等。

(3)投標(biāo)文件既要做到滿足招標(biāo)單位的要求，又要突出投標(biāo)單位的自身特點(diǎn)，這就需要商務(wù)人員精心組織、認(rèn)真編制，把有利于本單位得分的資料融會(huì)貫通到標(biāo)書中去，不但要把標(biāo)書制作得外觀美觀，而且內(nèi)容也要豐富、具體，使評(píng)委會(huì)、業(yè)主一目了然，商務(wù)標(biāo)文件編制的水平是企業(yè)實(shí)力的體現(xiàn)，在某種程度上也是企業(yè)文化水平、施工水平等的真實(shí)體現(xiàn)，所以，我們必須重視商務(wù)標(biāo)文件的編制工作。

(4)商務(wù)標(biāo)資料全部編制完成后，商務(wù)標(biāo)編制人員要按照招標(biāo)文件和答疑文件認(rèn)真仔細(xì)的檢查，然后再交由商務(wù)標(biāo)負(fù)責(zé)人審核，會(huì)同施組、報(bào)價(jià)、預(yù)算人員、擬參加該項(xiàng)目的主要人員及技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行綜合評(píng)審，討論、校驗(yàn)、修改投標(biāo)文件中的關(guān)鍵技術(shù)、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等內(nèi)容，檢查對(duì)招標(biāo)文件的響應(yīng)性、準(zhǔn)確性、完整性，使商務(wù)標(biāo)資料更加準(zhǔn)確合理。最后由主管經(jīng)營(yíng)開發(fā)的負(fù)責(zé)人最終審核，防止投標(biāo)文件出現(xiàn)錯(cuò)誤，審核完成后，在投標(biāo)審核記錄單上簽字確認(rèn)，完成審核流程，明確審核責(zé)任，以此提高投標(biāo)人員工作效率和積極性，為提升中標(biāo)可能性提供充分的保障和基礎(chǔ)。

2 投標(biāo)商務(wù)標(biāo)資料編制的重要性

2.1 商務(wù)標(biāo)資料是整個(gè)投標(biāo)文件的重要組成部分

(1)在一個(gè)投標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，招標(biāo)單位一般要求投標(biāo)單位先進(jìn)行資格預(yù)審，通過(guò)以后才能進(jìn)行投標(biāo)，所以資格預(yù)審很關(guān)鍵，它是投標(biāo)的第一道關(guān)卡，要想順利通過(guò)，就要求商務(wù)人員認(rèn)真負(fù)責(zé)地編制資格預(yù)審文件，然后在招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間遞交或者網(wǎng)上上傳資格預(yù)審文件，讓招標(biāo)單位對(duì)投標(biāo)單位進(jìn)行資料審核，從而決定投標(biāo)單位是否可以進(jìn)入該項(xiàng)目的下一輪的投標(biāo)。

(2)在評(píng)標(biāo)過(guò)程中，招標(biāo)人不僅對(duì)技術(shù)標(biāo)進(jìn)行評(píng)審，而且對(duì)商務(wù)標(biāo)也要進(jìn)行評(píng)審，商務(wù)標(biāo)的分值在各個(gè)招標(biāo)工程項(xiàng)目中所占的比例不等，但是商務(wù)評(píng)審的得分多少，直接影響投標(biāo)文件的總得分，而且商務(wù)標(biāo)資料中一個(gè)簽字或者蓋章的漏掉都將足以使投標(biāo)文件作廢，此時(shí)無(wú)論施組設(shè)計(jì)水平再高，報(bào)價(jià)再準(zhǔn)確，那也于事無(wú)補(bǔ)，所以商務(wù)標(biāo)資料是一個(gè)投標(biāo)能否順利完成(不管中標(biāo)與否)的重要保障。

2.2 投標(biāo)文件商務(wù)標(biāo)資料是指導(dǎo)中標(biāo)后的擬投入主要人員情況、設(shè)備情況、履約保證金的依據(jù)

投標(biāo)文件商務(wù)資料作為投標(biāo)文件的重要組成部分，在投標(biāo)有效期內(nèi)及中標(biāo)后都具有法律效應(yīng)，當(dāng)經(jīng)過(guò)中標(biāo)公示，投標(biāo)單位接到招標(biāo)單位發(fā)出的中標(biāo)通知書后，首先要將履約保證金(根據(jù)最新文件要求現(xiàn)在只提供一種履約保證金)及時(shí)交給招標(biāo)單位，然后依據(jù)商務(wù)標(biāo)資料中的合同范本和招標(biāo)單位簽訂施工合同，并根據(jù)投標(biāo)文件中的商務(wù)資料安排的人員、機(jī)械設(shè)備、試驗(yàn)檢測(cè)儀器等建立項(xiàng)目部、辦理各種施工手續(xù)，人員到崗等工作，因此商務(wù)資料同時(shí)又是指揮項(xiàng)目施工以及繳納中標(biāo)履約保證金的重要依據(jù)。

2.3 投標(biāo)文件商務(wù)標(biāo)資料是投標(biāo)單位綜合實(shí)力的反映

投標(biāo)文件商務(wù)標(biāo)資料是投標(biāo)單位為了中標(biāo)而根據(jù)招標(biāo)文件的要求編制的，它既能反映投標(biāo)單位的施工經(jīng)驗(yàn)和人員素質(zhì)，又反映了投標(biāo)單位的財(cái)務(wù)能力和設(shè)備情況，商務(wù)標(biāo)資料還涉及了施工組織的內(nèi)容(比如項(xiàng)目管理組織機(jī)構(gòu)圖、機(jī)械設(shè)備表等)及報(bào)價(jià)內(nèi)容(投標(biāo)函、投標(biāo)函附錄等)，招標(biāo)單位可以通過(guò)對(duì)商務(wù)標(biāo)資料的審查對(duì)企業(yè)有一個(gè)全面的了解，從商務(wù)標(biāo)資料中的資質(zhì)、信譽(yù)、人員、財(cái)務(wù)、管理、設(shè)備、施工經(jīng)驗(yàn)等來(lái)判斷投標(biāo)單位是否具備承攬?jiān)擁?xiàng)目的實(shí)力，從而對(duì)投標(biāo)單位的施工能力給出一個(gè)合理正確的評(píng)價(jià)。

3 投標(biāo)商務(wù)標(biāo)編制的主要注意事項(xiàng)

3.1 投標(biāo)文件內(nèi)容要符合招標(biāo)文件和答疑要求

招標(biāo)文件是投標(biāo)單位編制投標(biāo)文件和招標(biāo)人進(jìn)行投標(biāo)文件評(píng)審的依據(jù)，招標(biāo)文件中注明的對(duì)投標(biāo)單位的各項(xiàng)要求都必須滿足達(dá)到，尤其是最低資格要求、符合性審查的項(xiàng)目、廢標(biāo)條款項(xiàng)目，以免不能通過(guò)符合性審查而導(dǎo)致廢標(biāo)，同時(shí)必須認(rèn)真仔細(xì)逐字逐句逐條的查看評(píng)分得分標(biāo)準(zhǔn)，以確保不漏項(xiàng)不缺項(xiàng)。

3.2 投標(biāo)文件內(nèi)容要連貫一致，保持整體性

在投標(biāo)過(guò)程中，經(jīng)常遇到同一個(gè)項(xiàng)目要同時(shí)編制多個(gè)標(biāo)段，由于時(shí)間緊張，投標(biāo)任務(wù)集中，這就要求商務(wù)人員保持充沛的體力，良好的情緒，清晰的頭腦，每個(gè)標(biāo)段的工程報(bào)價(jià)、工期、人員、設(shè)備等一定要保持一致，不能張冠李戴，造成不應(yīng)有的錯(cuò)誤。因此在編制過(guò)程中，需要注意的是：

(1)投標(biāo)文件的包封(公路工程還有內(nèi)包封和外包封)、封面、投標(biāo)函、授權(quán)書、投標(biāo)保證金、機(jī)械設(shè)備表等涉及到標(biāo)段號(hào)的時(shí)候一定要對(duì)號(hào)入座。

(2)商務(wù)標(biāo)資料中的工期、質(zhì)量目標(biāo)、投標(biāo)函中的投標(biāo)報(bào)價(jià)的內(nèi)容必須分別與施工組織設(shè)計(jì)和報(bào)價(jià)人員溝通聯(lián)系，確保一致，以防出錯(cuò)。

(3)投標(biāo)文件中的組織機(jī)構(gòu)框圖要與施工組織設(shè)計(jì)中的管理機(jī)構(gòu)框圖保持一致，投標(biāo)文件組織框圖中的文字表述部分也要與施工組織設(shè)計(jì)中的管理機(jī)構(gòu)組織框圖一致。

3.3 認(rèn)真查閱標(biāo)書的書面質(zhì)量、簽字和蓋章等問(wèn)題

招標(biāo)文件對(duì)文件格式部分要求十分嚴(yán)格，商務(wù)人員必須嚴(yán)格按照招標(biāo)文件提供的格式去編制，而且絕對(duì)不能出現(xiàn)錯(cuò)字、漏字，所以商務(wù)人員在做目錄、封面、投標(biāo)函、法定代表人授權(quán)書、承諾書時(shí)，都要反復(fù)核對(duì)文字和格式部分是否和招標(biāo)文件格式、投標(biāo)文件內(nèi)容一致，對(duì)招標(biāo)文件要求的簽字、蓋章部分，商務(wù)人員最好羅列一份清單，絕對(duì)不能出現(xiàn)漏簽字漏蓋章的現(xiàn)象發(fā)生。

3.4 仔細(xì)研究招標(biāo)文件的評(píng)分項(xiàng)目，必須滿足打分要求

在資格預(yù)審或招標(biāo)文件中如果有人員、業(yè)績(jī)、獲獎(jiǎng)情況的打分細(xì)則，投標(biāo)單位一定要認(rèn)真研究，嚴(yán)格執(zhí)行。就工程業(yè)績(jī)而言，在盡量保證打滿分的基礎(chǔ)上再爭(zhēng)取多加2～3個(gè)項(xiàng)目，以防萬(wàn)一。工程業(yè)績(jī)證明材料必須滿足招標(biāo)文件要求，必要時(shí)可以編制商務(wù)標(biāo)評(píng)分得分匯總表，以便評(píng)委查閱。

3.5 電子文件和書面文件要保持一致性

招標(biāo)單位要求投標(biāo)單位遞交書面投標(biāo)文件的同時(shí)一般也要提供投標(biāo)文件的電子版，這時(shí)書面的文件和電子版的一定要一致，如果書面的有改動(dòng)，最后一定要把修改后的最終版本拷貝到電子文件中去，如果招標(biāo)文件要求把投標(biāo)文件另存在光盤中的，那么刻錄完成后必須用其他電腦再仔細(xì)檢查一遍，防止投標(biāo)文件沒(méi)有刻錄成功而廢標(biāo)。

3.6 高度重視網(wǎng)上招投標(biāo)項(xiàng)目的跟蹤、下載及上傳

隨著我國(guó)建筑市場(chǎng)的迅猛發(fā)展，各類招投標(biāo)業(yè)務(wù)的日益增多，為了提高各招投標(biāo)單位辦事效率，各地招投標(biāo)主管部門通過(guò)網(wǎng)上發(fā)布各類招標(biāo)信息，比如江浙地區(qū)(蘇州、無(wú)錫、南通、常州、南京等)好多招標(biāo)工程不再采取單一的遞交書面投標(biāo)文件方式，而是通過(guò)網(wǎng)上購(gòu)買和下載招標(biāo)文件、圖紙、補(bǔ)疑、發(fā)布最高限價(jià)等，按照招標(biāo)文件要求使用相應(yīng)的招投標(biāo)軟件制作工具完成投標(biāo)文件的編制工作，然后在有效的時(shí)間內(nèi)上傳到招標(biāo)文件規(guī)定的網(wǎng)站地址。其中，網(wǎng)上遞交投標(biāo)文件雖然不需要再提供紙質(zhì)的投標(biāo)文件，但是需要商務(wù)人員熟練操作電腦、投標(biāo)制作軟件、靈活運(yùn)用并解決在使用過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題 ，同時(shí)還要在招標(biāo)誠(chéng)信庫(kù)中備案滿足投標(biāo)所需要的企業(yè)資質(zhì)、信譽(yù)、財(cái)務(wù)能力、人員、工程業(yè)績(jī)等資料，以便參加網(wǎng)上投標(biāo)的時(shí)候可以選擇其作為投標(biāo)文件的重要組成部分。因此，經(jīng)營(yíng)部門需要由商務(wù)人員或?qū)Ｈ藦氖戮W(wǎng)上招投標(biāo)誠(chéng)信庫(kù)(或備案系統(tǒng))的資料入庫(kù)和備案，定期了解招投標(biāo)網(wǎng)站發(fā)布的信息或通知，以免發(fā)生重大事項(xiàng)的錯(cuò)漏或遺漏情況。

4 提高商務(wù)標(biāo)資料編制質(zhì)量的思考

4.1 提高商務(wù)人員的綜合素質(zhì)

商務(wù)標(biāo)投標(biāo)資料涵蓋范圍非常廣，這就要求商務(wù)人員要有基本的財(cái)務(wù)、施工、人力資源、語(yǔ)言溝通等多方面的知識(shí)和交際能力，同時(shí)還要求商務(wù)人員能夠熟練操作電腦，解決電腦中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題，而且為了標(biāo)書做得更加完美，還應(yīng)該掌握基本的photoshop圖片處理軟件，并且有較強(qiáng)的語(yǔ)言組織能力、審美感，才能不斷地提高商務(wù)標(biāo)資料的編制質(zhì)量。

4.2 建立系統(tǒng)、全面的商務(wù)資料庫(kù)

為了提高商務(wù)標(biāo)資料編制的效率和質(zhì)量，商務(wù)人員應(yīng)該在平時(shí)注意收集、積累各種商務(wù)資料(如企業(yè)資質(zhì)資信資料、企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表、企業(yè)人員的各種證書、已完和在建工程業(yè)績(jī)、獲獎(jiǎng)證書等)，并且把這些資料分門別類的建立文件夾保存、備份，這樣可以為方便快速的查閱和使用資料提供保障，同時(shí)也能夠減少人力、縮短編標(biāo)時(shí)間，提高編標(biāo)效率，當(dāng)然還要不斷的更新相關(guān)資料，以便更好的服務(wù)于投標(biāo)編標(biāo)工作。

4.3 建立與市場(chǎng)相適應(yīng)的強(qiáng)有力的經(jīng)營(yíng)機(jī)構(gòu)

一個(gè)企業(yè)要想生存、可持續(xù)發(fā)展，就要有訂單，有了訂單就要有與之相配套的機(jī)構(gòu)，經(jīng)營(yíng)部門是拿訂單的部門，也就是企業(yè)的龍頭，沒(méi)有訂單，企業(yè)就無(wú)“米”下鍋，企業(yè)的生存發(fā)展也無(wú)從談起，所以經(jīng)營(yíng)部門必須要有一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的、健全充足的、強(qiáng)有力的經(jīng)營(yíng)投標(biāo)機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)班子應(yīng)包括主管領(lǐng)導(dǎo)(總經(jīng)理)、經(jīng)營(yíng)開發(fā)分管領(lǐng)導(dǎo)、片區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃部負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、信息組、商務(wù)組、報(bào)價(jià)組、技術(shù)組、審查組、專家顧問(wèn)組。投標(biāo)工作本身就是一個(gè)企業(yè)綜合實(shí)力的體現(xiàn)，企業(yè)的綜合實(shí)力越強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力也將越強(qiáng)，所以，這不僅需要經(jīng)營(yíng)部門內(nèi)部團(tuán)結(jié)合作，還需要公司各個(gè)其他部門之間協(xié)同作戰(zhàn)，精誠(chéng)合作，這樣才能使經(jīng)營(yíng)投標(biāo)工作立于不敗之地(圖1)。

5 結(jié)束語(yǔ)

上述是施工企業(yè)參與工程投標(biāo)過(guò)程中商務(wù)標(biāo)文件編制內(nèi)容、方法、重要性、注意事項(xiàng)等要點(diǎn)進(jìn)行的梳理和分析?？偠灾?，一份標(biāo)書不僅代表了所有編標(biāo)人員的心血，同時(shí)也寄托著投標(biāo)單位的一份希望，如果因?yàn)橐粋€(gè)小的失誤或者錯(cuò)誤而失去參加評(píng)標(biāo)或者中標(biāo)的機(jī)會(huì)，那將十分可惜。所以，在編制投標(biāo)文件時(shí)我們必須謹(jǐn)小慎微、一絲不茍，盡可能減少低級(jí)錯(cuò)誤，提高編標(biāo)質(zhì)量，增加中標(biāo)機(jī)會(huì)，同時(shí)經(jīng)營(yíng)開發(fā)部門必須要組建一支穩(wěn)定、充足、精干的編標(biāo)專業(yè)團(tuán)隊(duì)，精心組織，合理分工，擁有嚴(yán)謹(jǐn)敬業(yè)、團(tuán)結(jié)協(xié)作的職業(yè)精神，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。這樣才能編制出一份高質(zhì)量、高水平、競(jìng)爭(zhēng)力強(qiáng)的投標(biāo)文件，為企業(yè)中標(biāo)做好充分的保障。

圖1 經(jīng)營(yíng)投標(biāo)組織機(jī)構(gòu)框圖

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