提升企業(yè)辦公室行政管理質(zhì)量的重要作用

王偉

摘要：企業(yè)自身的行政管理水平影響著企業(yè)的發(fā)展、決策等多個(gè)方面，甚至影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理。如果要促進(jìn)企業(yè)工作效率的提升，保障行政管理質(zhì)量符合企業(yè)發(fā)展的需求這是企業(yè)目前最需要考慮的問題。本文通過對(duì)辦公室行政管理工作的職能進(jìn)行論述，以此來探討提高企業(yè)行政管理工作質(zhì)量效率的策略和方法，并針對(duì)如何提升行政管理質(zhì)量水平，提出明確的策略意見。

關(guān)鍵詞：行政管理水平;行政管理質(zhì)量;重要作用

引言

對(duì)于每一個(gè)企業(yè)來說，它在發(fā)展過程中的管理水平如何往往體現(xiàn)出了其企業(yè)自身的決策協(xié)調(diào)能力。企業(yè)想通過加強(qiáng)行政管理部門的智慧，可以精準(zhǔn)的了解其他部門之間的活動(dòng)明細(xì)，可以根據(jù)具體的工作內(nèi)容進(jìn)行運(yùn)營(yíng)的決策，確保企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的發(fā)展。辦公室就是作為行政管理工作的主要載體，承擔(dān)著重要的行政管理職能。

1.企業(yè)辦公室行政管理的具體內(nèi)容

1.1檔案的管理

檔案的管理是辦公室行政管理中的重要內(nèi)容，檔案的管理收集可以確保企業(yè)目前的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)，辦公室行政管理職能包括對(duì)于檔案的收集審核和查驗(yàn)。管理企業(yè)的檔案需要對(duì)于企業(yè)的檔案類別進(jìn)行整理，對(duì)于不同的檔案類別要?dú)w置到不同的位置上，對(duì)于圖文檔案、影像檔案都要進(jìn)行及時(shí)的收集。

1.2文書的管理

文書承擔(dān)著企業(yè)各個(gè)部門職能的基本責(zé)任，每個(gè)文書的形式內(nèi)容有所差異，做好文書的收集，并對(duì)文書進(jìn)行分別的存放，對(duì)于企業(yè)行政管理人員來說至關(guān)重要。要精細(xì)化的做好對(duì)于文書的規(guī)整工作，才能有效的提升企業(yè)自身發(fā)展和管理的效率。

1.3會(huì)議的管理

企業(yè)召開各項(xiàng)會(huì)議需要辦公室的行政管理人員參與其中，要明確會(huì)議的流程，及時(shí)記錄會(huì)議中所提到的意見，同時(shí)要注意會(huì)議室的上報(bào)和審批工作的完成，要做好對(duì)于到場(chǎng)成員的統(tǒng)計(jì)。行政管理人員需要各司其職，分配好自身的工作，確保企業(yè)自身管理的實(shí)效性，要采取相應(yīng)的措施來減少企業(yè)的開銷，對(duì)于企業(yè)的會(huì)議時(shí)間要進(jìn)行及時(shí)的控制，企業(yè)會(huì)議的內(nèi)容要進(jìn)行按時(shí)的記錄。

2.企業(yè)辦公室行政管理的作用

2.1辦公室行政管理的策劃作用

加強(qiáng)行政管理工作的落實(shí)可以有效的為企業(yè)出謀劃策，辦公室行政管理相當(dāng)于企業(yè)的軍師，需要確保企業(yè)自身運(yùn)營(yíng)管理的有條不紊，行政管理人員要了解各個(gè)部門和各個(gè)崗位的具體情況。尤其是對(duì)于企業(yè)基層單位的各個(gè)信息要進(jìn)行及時(shí)的收集，收集企業(yè)的方案給上級(jí)行政管理人員，要結(jié)合自己的所見所聞和各部門之間提出來的具體問題策略扮演參謀的角色。行政管理人員要和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的思想相一致，在工作中要確保每一個(gè)政策的落實(shí)。

2.2辦公室行政管理的輔助作用

企業(yè)在發(fā)展過程中企業(yè)的主體是決策層，行政管理是領(lǐng)導(dǎo)的決策職能落實(shí)的催化劑。企業(yè)的行政管理的作用可以幫企業(yè)的各個(gè)職能機(jī)構(gòu)搭建橋梁和扭扣，可以對(duì)于信息進(jìn)行收集，結(jié)合當(dāng)前國(guó)家的相關(guān)政策和經(jīng)營(yíng)管理的改制措施，更好的確保制度的完整性?？梢约紡V益整合每一個(gè)行政工作人員的具體言論，并提出好的建議，有助于企業(yè)的發(fā)展。行政管理人員同時(shí)也可以加強(qiáng)對(duì)于基層人員的深入調(diào)查，篩選出具有科學(xué)合理的企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念和建設(shè)性的策略給企業(yè)者使用。除此之外，行政管理人員還可以針對(duì)企業(yè)所發(fā)布的新政策，傳達(dá)到每一個(gè)部門負(fù)責(zé)人的手中，并對(duì)于決策的落實(shí)情況妥善處理。

3提升企業(yè)辦公室行政管理質(zhì)量水平的建議

3.1樹立辦公室行政管理精細(xì)化思想

企業(yè)在發(fā)展過程中企業(yè)的辦公室行政管理人員要參與到企業(yè)的重要活動(dòng)的策劃和決策之中，要加強(qiáng)對(duì)于日常事務(wù)的管理和業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)，推進(jìn)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。為了確保企業(yè)的行政管理質(zhì)量符合企業(yè)自身的標(biāo)準(zhǔn)，所以需要在實(shí)際工作中將精細(xì)化管理的思想納入到每一個(gè)部門，精細(xì)化的管理思想不僅僅是一種手段，更是一種觀念。這就要求各部門單位加強(qiáng)對(duì)于行政管理的重視，如果對(duì)于行政管理工作略微忽視，那么就無法傳達(dá)精細(xì)化管理這一思想。在行政管理工作過程中，要讓行政管理工作的每一個(gè)人員明確文檔的管理、會(huì)議的安排和對(duì)于企業(yè)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一流程的落實(shí)。要讓企業(yè)的辦公室行政管理工作朝向精細(xì)化的方向發(fā)展，要對(duì)于每一個(gè)會(huì)議流程和文檔的整理嚴(yán)格化、程序化的落實(shí)。增強(qiáng)行政管理人員的素質(zhì)，同時(shí)有意識(shí)的培養(yǎng)行政管理人員自身的責(zé)任感，來增強(qiáng)企業(yè)的生命力和活力。

3.2完善行政管理的規(guī)章制度

企業(yè)在發(fā)展過程中規(guī)章制度是保證企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要法則，對(duì)于企業(yè)的辦公室行政管理人員來說也需要一套有律可依，、有章可循的相關(guān)行為制度。對(duì)于行政管理人員來說要重要的遵守現(xiàn)階段所需要提出來的工作操作流程。辦公室管理工作人員首先要負(fù)責(zé)對(duì)于辦公室的文書進(jìn)行檔案的整理，要求完全按照公司的規(guī)章制度進(jìn)行整理，保證文件的真實(shí)性和價(jià)值性，不能為了貪圖私利而銷毀文件資料或存在文件資料造假現(xiàn)象，要為企業(yè)的決策提供相應(yīng)的依據(jù)。行政管理是一個(gè)長(zhǎng)期性系統(tǒng)性和精細(xì)化的工作，在具體工作過程中要不斷完善制度，而行政管理人員也要學(xué)會(huì)總結(jié)日常工作中的事務(wù)，在各大會(huì)議、大小事務(wù)決策時(shí)，要掌握相關(guān)的開會(huì)經(jīng)驗(yàn)和開會(huì)流程，管理審核等多個(gè)項(xiàng)目的合理安排，為日后的工作提供借鑒和參考的依據(jù)。

3.3提升辦公室行政管理隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)

無論是思想還是制度都需要不斷的嵌入到企業(yè)自身的建設(shè)中，對(duì)于企業(yè)來說要不斷的完善行政管理工作的整體素質(zhì)和工作質(zhì)量，就需要完善行政工作管理人員的工作能力。即使制度再完善，如果不能提高行政管理工作隊(duì)伍的建設(shè)的話，就無法提高行政管理工作的質(zhì)量，因此行政隊(duì)伍管理隊(duì)伍建設(shè)的過程中，要加大對(duì)于行政管理部門的建設(shè)力度，提升工作人員的整體素質(zhì)，改掉不良的社會(huì)陋習(xí)。及時(shí)發(fā)現(xiàn)行政管理工作中存在的問題，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，將每一個(gè)行政管理的任務(wù)落實(shí)到個(gè)人，落實(shí)責(zé)任的明細(xì)，確保崗位的分工明確和責(zé)任落實(shí)，提升行政管理水平。

結(jié)束語：

辦公室行政管理工作涉及到企業(yè)的各個(gè)方面，無論是從思想制度和人員方面都需要不斷的借鑒企業(yè)的成功案例，結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展情況，完善企業(yè)的管理體系，確保企業(yè)自身管理的做大做強(qiáng)。

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（作者單位：中海油常州涂料化工研究院有限公司）