論高職院校學(xué)生檔案管理面臨的問(wèn)題與改革路徑

王月琛

摘要：高職院校學(xué)生檔案管理水平的不斷提升是高職院校發(fā)展的重要組成部分，對(duì)于高職院?？蒲泻徒逃陌l(fā)展具有重要意義，同時(shí)高職院校學(xué)生檔案管理水平也是衡量高職院校管理、科研水平的重要依據(jù)，是高職院校文化建設(shè)體系中的必不可少的環(huán)節(jié)。本文從現(xiàn)階段高職院校“學(xué)生類”檔案管理面臨的問(wèn)題出發(fā)，提出了適應(yīng)高職院?！皩W(xué)生類”檔案管理的改革路徑，對(duì)高職院校更高質(zhì)量的為社會(huì)輸送人才具有重要意義。

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)生檔案管理；改革路徑

一、前言

學(xué)生檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，高職院?！皩W(xué)生類檔案管理工作是高職院校管理工作中的一個(gè)重要組成部分。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，“學(xué)生類”檔案管理即將面臨許多新問(wèn)題、新挑戰(zhàn)，如何加強(qiáng)高職院校“學(xué)生類”檔案的改革與創(chuàng)新，是實(shí)現(xiàn)高職院?？缭绞桨l(fā)展，衡量高職院校管理現(xiàn)代化程度和綜合實(shí)力的重要標(biāo)志。

但是一直以來(lái)，高職院校“學(xué)生類”檔案管理沒(méi)有得到社會(huì)和管理者的足夠重視，在管理過(guò)程中，無(wú)論從社會(huì)還是到高職院校管理者以及教育體系的相關(guān)部門都沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到高職院校學(xué)生檔案對(duì)于高職院校建設(shè)和可持續(xù)發(fā)展的意義，因此高職院校檔案管理的發(fā)展速度和管理水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后。高職院校學(xué)生檔案管理實(shí)際應(yīng)用和發(fā)展中存在著管理意識(shí)薄弱、管理方式滯后、“學(xué)生類檔案利用效率低等諸多問(wèn)題。

二、高職院?！皩W(xué)生類”檔案管理面臨的問(wèn)題

（一）“人檔分離”比較普遍

高職院?！皩W(xué)生類”檔案中的“人檔分離”現(xiàn)象，原本指人與檔案相互對(duì)應(yīng)、相互依存的關(guān)系不復(fù)存在，即在“學(xué)生類”檔案管理工作中出現(xiàn)的“有人無(wú)檔”或“有檔無(wú)人”現(xiàn)象。學(xué)生在就讀期間，有可能會(huì)有休學(xué)、退學(xué)、參軍或意外死亡等事情發(fā)生，這就需要學(xué)生檔案管理部門將這些學(xué)生的檔案材料按照相應(yīng)的規(guī)定及時(shí)進(jìn)行處理，并做好備案。

以羅定職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，像休學(xué)的要將其的檔案單獨(dú)保管，等到學(xué)生復(fù)學(xué)的時(shí)候，歸檔到新班級(jí)里；退學(xué)的將其檔案密封好，讓學(xué)生本人自己帶走；參軍的也要將其檔案單獨(dú)保管，有的部隊(duì)需要調(diào)檔的，由其部隊(duì)所在地發(fā)調(diào)檔函到學(xué)校，即可調(diào)走，等到學(xué)生復(fù)原，如果回校繼續(xù)讀書，學(xué)校再將其檔案調(diào)回學(xué)校歸檔，如果學(xué)生放棄學(xué)籍，學(xué)校不予保管；意外死亡的學(xué)生檔案不能丟棄，學(xué)生家長(zhǎng)可以申請(qǐng)自帶，檔案管理人員要做好登記備案。而以往出現(xiàn)過(guò)對(duì)休學(xué)、退學(xué)、參軍學(xué)生的檔案置之不理，甚至將將意外死亡學(xué)生的檔案遺棄等狀況。從而也就形成了“有人無(wú)檔”、“有檔無(wú)人”的局面。

（二）歸檔材料不完整，“學(xué)生類”檔案管理不夠規(guī)范

介于有些高職院校的“學(xué)生類”檔案管理人員變動(dòng)頻繁，對(duì)多年收集的材料不及時(shí)整理，有的“學(xué)生類”檔案材料多年未歸檔，造成檔案材料殘缺漏損。而且，有些當(dāng)時(shí)未移交的材料也沒(méi)有進(jìn)一步催交，時(shí)過(guò)境遷，再提起舊事，會(huì)引起部門之間的不和諧。最終受影響的是學(xué)生本人，影響的是學(xué)校“學(xué)生類”檔案工作的完成質(zhì)量。

以羅定職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，我們學(xué)校從升格到現(xiàn)在，學(xué)生檔案室的管理人員已經(jīng)更換三個(gè)，有相當(dāng)一部分的往年的檔案材料沒(méi)有及時(shí)整理、及時(shí)歸檔，造成學(xué)生檔案材料不齊全，一旦學(xué)生找上門來(lái)沒(méi)辦法跟學(xué)生解釋清楚。還有就是有上百份的往屆畢業(yè)生的檔案由于退件沒(méi)有及時(shí)寄出，后期檔案員也沒(méi)有跟蹤再寄，使得學(xué)生檔案沒(méi)有及時(shí)回生源地，沒(méi)能及時(shí)錄入生源地的檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)學(xué)生的就業(yè)帶來(lái)麻煩，同時(shí)也增加了學(xué)校對(duì)檔案管理工作的負(fù)擔(dān)。

（三）材料標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，歸檔不規(guī)范

目前的“學(xué)生類”檔案材料，對(duì)紙張的標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有嚴(yán)格規(guī)定，雖說(shuō)統(tǒng)一采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的A4型紙張，但有個(gè)別材料仍然做不到完全統(tǒng)一，以羅定職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，如：體檢表，是醫(yī)院特制的，既不是A4也不是16開(kāi)，還有錄取名冊(cè)的復(fù)印件（沒(méi)有錄取通知書的暫時(shí)以其代替，）是8開(kāi)的，這兩種材料的擴(kuò)印和縮印就會(huì)涉及浪費(fèi)紙張，浪費(fèi)人力。但如果不做處理，歸檔材料就不夠規(guī)范，為將來(lái)立卷帶來(lái)麻煩。

（四）管理方式落后，信息資源難整合

高職院?！皩W(xué)生類”檔案管理服務(wù)同一些普通高等院校一樣，本應(yīng)建立起一套完善的“學(xué)生類檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，更好地利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，通過(guò)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對(duì)“學(xué)生類”檔案的信息管理和數(shù)據(jù)共享。但據(jù)筆者的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大約有52%左右的高校還沒(méi)有建立起館內(nèi)局域網(wǎng)和“學(xué)生類”檔案管理網(wǎng)站或主頁(yè)，高職院校更加落后，“學(xué)生類”檔案管理仍處于手工操作階段，采用傳統(tǒng)手工操作模式仍然是許多高職院?！皩W(xué)生類”檔案管理的主要方式。

以羅定職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，我院還沒(méi)成立正式的檔案館，大量“學(xué)生類”檔案的管理模式依然停留在紙質(zhì)檔案的管理層面和保存方式。管理還側(cè)重于實(shí)體形式，未實(shí)現(xiàn)檔案的全文錄入和掃描，沒(méi)有建立檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)信息的查詢依舊是翻閱檔案實(shí)體，落后的管理方式使得檔案材料歸檔過(guò)程中很容易出錯(cuò)。尋找信息如同大海撈針，如果材料缺失，就更徒勞無(wú)功了。近年來(lái)，高職院校學(xué)生休學(xué)、退學(xué)、參軍、意外死亡等事件的頻繁出現(xiàn)，使“學(xué)生類”檔案管理工作量也大幅上升，隨著信息化的發(fā)展與更新，不斷要求“學(xué)生類”檔案管理電子化。傳統(tǒng)的檔案管理“你送我裝”、“你借我調(diào)”的方式，只注重收集，不注重信息開(kāi)發(fā)和利用的管理模式，已經(jīng)明顯體現(xiàn)出不能適應(yīng)高職院?！皩W(xué)生類”檔案信息化建設(shè)和電子化管理的需要。

三、高職院校“學(xué)生類”檔案管理的改革路徑

（一）加大宣傳力度，增強(qiáng)高職院校師生的檔案意識(shí)

“學(xué)生類”檔案管理是關(guān)系到能否客觀公正反映一個(gè)學(xué)生的真實(shí)情況，使學(xué)生能順利畢業(yè)和就業(yè)的大事，是關(guān)系到是否為社會(huì)輸送人才的大事。因此，高職院校要在學(xué)院相關(guān)職能部門及廣大師生員工中大力宣傳“學(xué)生類”檔案工作的重要性，增強(qiáng)師生的檔案意識(shí)，比如：通過(guò)板報(bào)形式宣傳《檔案法》、《高校學(xué)生檔案管理工作條例》和檔案知識(shí)等；也可以通過(guò)印制宣傳資料、小冊(cè)子或漫畫的形式對(duì)檔案知識(shí)進(jìn)行大力宣傳；將宣傳資料發(fā)到教職員工和學(xué)生手中。

只有這樣，才能讓教職員工和學(xué)生更深入地了解檔案方面知識(shí)，認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性；只有這樣，才能形成人人關(guān)心學(xué)生檔案工作的良好局面，才能使“學(xué)生類”檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，才能確?！皩W(xué)生類”檔案歸檔的及時(shí)性和完整性，才能提高“學(xué)生類”檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）明確“學(xué)生類”檔案管理部門，確定學(xué)生檔案歸檔范圍

高職院校要做好“學(xué)生類”檔案管理工作，必須制定一套規(guī)范的管理制度，“學(xué)生類”檔案管理必須由指定部門負(fù)責(zé)管理。

因此，一定要明確“學(xué)生類”檔案的管理部門，以羅定職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，我院的“學(xué)生類”檔案管理工作由學(xué)生工作處主要負(fù)責(zé)，由各系輔導(dǎo)員和相關(guān)職能部門協(xié)助收集和提供材料。確定“學(xué)生類”檔案負(fù)責(zé)部門后，明確各部門職責(zé)范圍，對(duì)“學(xué)生類”檔案管理人員提出要求，將已經(jīng)明確的“學(xué)生類”檔案歸檔及收集范圍告訴檔案管理人員，讓“學(xué)生類”檔案管理人員嚴(yán)格根據(jù)要求進(jìn)行檔案管理。

如：對(duì)新生檔案進(jìn)行整理建檔和歸檔材料，對(duì)學(xué)生在校期間所產(chǎn)生的材料進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)的審核、分類、收集、歸檔、和整理。只有規(guī)范檔案的歸檔范圍，提高“學(xué)生類”檔案的利用，才能適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)對(duì)檔案管理的要求。

（三）制定規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化管理

高職院校學(xué)生檔案的產(chǎn)生過(guò)程具有連續(xù)性和周期性，要做好“學(xué)生類檔案管理工作，離不開(kāi)一套行之有效的管理制度。要保持學(xué)生檔案的連續(xù)性、完整性，就必須建立完整的學(xué)生檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范，有章可循。要保持“學(xué)生類”檔案的完整性，就必須加強(qiáng)完善“學(xué)生類”檔案管理制度，如：保密、安全、交接、轉(zhuǎn)遞等方面的規(guī)章制度。實(shí)行規(guī)范化、科學(xué)化管理，統(tǒng)一規(guī)范、有章可循才能保證“學(xué)生類”檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、全面。一定要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行，只有完善各項(xiàng)規(guī)章制度才能適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)對(duì)檔案的要求，實(shí)現(xiàn)“學(xué)生類”檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理。

（四）實(shí)現(xiàn)高職院校“學(xué)生類”檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化

以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用為核心的現(xiàn)代技術(shù)管理“學(xué)生類”檔案，開(kāi)發(fā)適應(yīng)高職院?！皩W(xué)生類”檔案自身特點(diǎn)的專業(yè)管理軟件，用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對(duì)“學(xué)生類”檔案有步驟、有程度地分類存檔，逐步實(shí)現(xiàn)“學(xué)生類”檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。建立學(xué)生檔案主頁(yè)，學(xué)習(xí)成績(jī)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等，將學(xué)生的信息準(zhǔn)確的錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如：姓名、性別、出生日期、籍貫、民族、政治面貌、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、生源地、所學(xué)專業(yè)、聯(lián)系電話等基本信息。隨時(shí)錄入最新的信息，一定要保證學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案網(wǎng)上查閱和利用，為用人單位提供簡(jiǎn)捷、準(zhǔn)確的學(xué)生檔案信息。擺脫以前大量翻閱檔案查找的舊模式，使查閱變輕松、快速，也使“學(xué)生類”檔案管理更規(guī)范有序。實(shí)行學(xué)生檔案信息化、現(xiàn)代化不僅有利于檔案的規(guī)范和科學(xué)管理，還有利于檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，高職院校服務(wù)的核心就是為學(xué)生服務(wù)，為社會(huì)輸送優(yōu)秀的技能型人才。高職院?！皩W(xué)生類”檔案管理是高職院校的一項(xiàng)重要工作。只有不斷地改革“學(xué)生類”檔案管理機(jī)制，才能做好學(xué)生檔案管理工作。做好學(xué)生檔案管理工作，不僅有利于高職院校學(xué)生的就業(yè)，同事有利于促進(jìn)高職院校管理水平的提高，也是提高高職院校自身競(jìng)爭(zhēng)力的有效途徑之一。