高校檔案管理工作目標(biāo)定位與思考暨檔案檢索的內(nèi)容及作用

孫藝丹

摘要： 高等院校孕育著高層次人才，教學(xué)工作是重中之重，檔案管理應(yīng)依靠自身的工作特色和有效的信息收集整理為高校的教學(xué)工作提供更加細(xì)致的服務(wù)。隨著各種科技手段在社會發(fā)展過程中的應(yīng)用，當(dāng)務(wù)之急是加速并廣泛地在檔案管理工作中使用信息自動化系統(tǒng)。伴隨著大數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)、辦公無紙化等新興科技手段在檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)中的應(yīng)用，伴隨經(jīng)濟(jì)社會快速迅猛的發(fā)展，檔案管理電子化技術(shù)已經(jīng)逐漸取代了傳統(tǒng)單一的手工操作形式，但是無論檔案技術(shù)如何進(jìn)步，檔案操作流程怎樣變化，檔案的管理和利用都應(yīng)該作為重要工作任務(wù)加以重視。新時(shí)代的檔案管理工作要更好地迎合經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，這一嶄新的課題是檔案管理工作發(fā)展的必經(jīng)之路和必然結(jié)果。

Abstract： Higher education institutes bred high-level talents. Teaching work is the most important task. Archive management should rely on its own work characteristics and effective information collection and collation to provide more meticulous services for the teaching work in universities. With the application of various technological means in the social development process， it is imperative to accelerate and widely use the information automation system in archive management. With the application of emerging technologies such as big data， computers and office paperlessness in all aspects of archive management， with the rapid economic and social development， electronic archive management technology has gradually replaced the traditional single manual operation， but no matter how advanced the archives technology， how the archive operation process changes， the management and utilization of archives should be regarded as an important task. The archival management work in the new era must better cater to the economic and social development. This new topic is the inevitable path and inevitable result of the development of archives management.

關(guān)鍵詞： 目標(biāo)定位；信息自動化；人員素質(zhì)；檔案檢索

Key words： goal orientation；information automation；staff quality；archive retrieval

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2018）13-0042-02

1 高校檔案管理工作在服務(wù)方向上的教學(xué)定位

牢牢把握正確的政治方向是每一位高校檔案管理工作者首要具備的品質(zhì)，堅(jiān)持穩(wěn)中求進(jìn)的工作總基調(diào)，迎難而上，開拓進(jìn)取，以更加有效的途徑開展利用檔案資料，要使檔案管理和檔案資料的影響和作用得到充分的運(yùn)用和施展，把優(yōu)質(zhì)作為檔案管理改革發(fā)展的核心任務(wù)，為高校的發(fā)展建設(shè)提供有效指導(dǎo)和保障；要以服務(wù)于高校的各項(xiàng)教學(xué)工作作為最終目的。首先，作為高校，其核心任務(wù)就是教學(xué)，教育和培養(yǎng)新時(shí)代的社會人才，確保新時(shí)代社會主義經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。其次，檔案管理服務(wù)面向的對象是高校教學(xué)工作，檔案管理部門要轉(zhuǎn)變對自身工作和職能的認(rèn)識，明確檔案管理并不僅僅局限于為高校管理層服務(wù)。檔案管理工作必須要善于發(fā)現(xiàn)新的思維和勇于探索新的思路，用新的理念和方法來解決信息化檔案發(fā)展過程中遇到的新矛盾和新問題。要不斷創(chuàng)新工作思路，不斷拓展工作方法，突破自己，超越前人，繼續(xù)深化“精品服務(wù)”理念，力爭在高校的發(fā)展歷程中大放光彩。新時(shí)代的檔案管理工作要融合創(chuàng)新深化應(yīng)用，全面提升檔案信息化服務(wù)能力，充分發(fā)揮檔案資源、技術(shù)與信息化、電子化融合的優(yōu)勢，緊密圍繞學(xué)院中心工作。深化信息技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用和研究，以搭建檔案管理信息化的應(yīng)用試點(diǎn)為工作抓手，積極推進(jìn)信息化技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的普及與深化，催生新常態(tài)下信息技術(shù)與檔案管理的有機(jī)整合。

2 高校檔案管理工作的自動化程度必須與時(shí)俱進(jìn)，必須提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平

高校檔案管理工作在服務(wù)形式和理念上要突出“精品定位”?！笆濉币?guī)劃中提出，要加快推進(jìn)教育事業(yè)發(fā)展，更好地為教學(xué)提供服務(wù)、為科研提供查閱資料、為行政管理工作提供資料依據(jù)，是對檔案管理和利用提出的新要求和新標(biāo)準(zhǔn)。為確保高校各領(lǐng)域和環(huán)節(jié)的順利發(fā)展，必須啟動檔案管理工作的全面改革，不斷深化完善檔案管理操作體系，進(jìn)一步提升檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。檔案資源的合理充分利用有利于高校教學(xué)、科研和行政等各領(lǐng)域工作的全面協(xié)調(diào)發(fā)展、有利于深入發(fā)掘檔案的利用方式和利用功能，進(jìn)一步發(fā)揮檔案使用價(jià)值的最大化，同時(shí)也是檢驗(yàn)檔案管理是否科學(xué)有效、服務(wù)到位的重要準(zhǔn)則。提供精品的檔案管理服務(wù)，完善和規(guī)范檔案開發(fā)、歸檔等流程的管理，是廣大檔案管理工作者的工作目標(biāo)。檔案工作要突出服務(wù)的效果和形式，規(guī)范服務(wù)的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，以突出“精品定位”作為服務(wù)理念，使整理和歸檔后的檔案資料更加清晰明了，便于檢索、查找和翻閱。檔案信息最有效和最大的特色莫過于檔案檢索和檔案歸檔工作的精益求精。

邁入大數(shù)據(jù)時(shí)代，各類信息化技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理的電子化建設(shè)迎來了重大利好和機(jī)遇，對檔案資源的大量需求，會催生檔案管理信息化在未來幾年向高?？v深迅速發(fā)展，信息化會極大地推動高校檔案管理工作向前邁進(jìn)一大步，高科技手段的應(yīng)用將為檔案管理辦公自動化提供良好的技術(shù)支持和服務(wù)保障。伴隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技和移動通訊技術(shù)在檔案管理過程中的應(yīng)用分析，很大程度上提高了檔案資源在分析獲取、調(diào)用管理和存儲共享等環(huán)節(jié)的精確行和工作效率，使檔案資源變得更加有價(jià)值并最大限度地發(fā)揮了檔案信息的作用。第一，通過使用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)和檔案管理軟件，為檔案管理工作的高效運(yùn)行提供了技術(shù)支持，實(shí)現(xiàn)了檔案資料的實(shí)時(shí)錄入歸檔，遠(yuǎn)程查詢提示、審閱利用等環(huán)節(jié)。第二，檔案信息的精確無誤和周密完整，是直接影響檔案價(jià)值的關(guān)鍵要素。科學(xué)技術(shù)的合理應(yīng)用，可以有效完成例如：立卷歸檔的智能提示與向?qū)?、搜索引擎式的關(guān)鍵字檢索、檔案信息的導(dǎo)入導(dǎo)出、離線查閱等環(huán)節(jié)。第三，信息化手段的介入實(shí)現(xiàn)了檔案工作電子化管理，利用移動或網(wǎng)絡(luò)存儲媒介，大大增加了存儲容量和使用的方便性，利用安全加密手段，使敏感信息存儲更安全，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息真正意義上的永久存儲，促進(jìn)了人類悠久歷史和博大智慧的長久保存與傳播。

3 因地制宜制訂高校檔案管理長遠(yuǎn)科學(xué)發(fā)展規(guī)劃，實(shí)事求是改進(jìn)管理體制

信息高速公路的聯(lián)通，為檔案管理搭建了一個(gè)非常好的舞臺。檔案管理實(shí)現(xiàn)自動化，是信息高度集中和快速簡捷的一次革命性的技術(shù)突破。以科學(xué)的管理方法代替舊的經(jīng)驗(yàn)方法，以謀求最高的工作效率。制定、執(zhí)行和不斷完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的過程，就是不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)質(zhì)量、提高檔案管理操作水平、提高檔案管理工作效率的過程。必須真正實(shí)現(xiàn)規(guī)劃與管理相融合、標(biāo)準(zhǔn)與準(zhǔn)則相統(tǒng)一、聯(lián)合統(tǒng)籌資源的建設(shè)理念，才能從根本上解決檔案管理信息化、電子化建設(shè)中廣泛存在的諸多問題與不足，防止檔案管理工作的踟躕不前，推動檔案管理水平能勇攀新的高峰，再上新的臺階。

高校信息呈現(xiàn)出文件流轉(zhuǎn)周期短、流轉(zhuǎn)速度快等獨(dú)有的特征，針對高校這一受眾群體，檔案管理人員要因勢利導(dǎo)，適應(yīng)新形勢、實(shí)現(xiàn)新發(fā)展、完成新任務(wù)，樹立改革全局觀積極探索實(shí)踐，使規(guī)范化和科學(xué)化的檔案管理模式卓有成效，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理職能向縱深拓展，并取得突出的成績和效果。高校檔案管理應(yīng)不斷拓展多元化的信息獲取途徑和渠道，扭轉(zhuǎn)僅僅提供保管和紙質(zhì)載體的傳統(tǒng)定位。檔案不僅要對學(xué)校的發(fā)展歷程和歷史沉淀進(jìn)行記錄，也被作為“文化驛站”為學(xué)校人文建設(shè)提供借鑒和參考。

4 適時(shí)對高校檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)高校檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)

大力培養(yǎng)檔案管理人才，推進(jìn)檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)培養(yǎng)和技能教育，建設(shè)一支適應(yīng)現(xiàn)在和未來發(fā)展需要的高素質(zhì)人才隊(duì)伍，是當(dāng)前檔案管理部門首要考慮的工作。一名合格的檔案工作人員應(yīng)具備工作原則性強(qiáng)、專業(yè)性有保證，思想作風(fēng)過硬，精通計(jì)算機(jī)技術(shù)等品格，依靠科技進(jìn)步，才能大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)全面提升。要對他們進(jìn)行有針對性地政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平教育，要有計(jì)劃、有組織、有步驟、有重點(diǎn)地對人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要不斷更新技術(shù)知識，要培養(yǎng)他們具備崇高的事業(yè)心、奉獻(xiàn)精神和敬業(yè)精神，保障和增強(qiáng)隊(duì)伍的創(chuàng)造力和凝聚力。

我們還應(yīng)看到，檔案管理工作發(fā)展至今，很大一部分的檔案從業(yè)人員固守傳統(tǒng)的手工操作技術(shù)和流程，不僅工作效率低下，而且由于傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檢索起來也非常不便，從根本上限制了檔案作用的充分發(fā)揮。只有讓他們盡快接收最新的業(yè)務(wù)知識和技能，了解掌握各類科技手段，熟練完成檔案管理的電子化操作，才能最大程度地推進(jìn)檔案管理信息的發(fā)展進(jìn)程。

5 充分利用檔案檢索功能，確保檔案信息利用的最大化

隨著檔案信息資源需求的急劇增加，急需為檔案信息資源和使用閱覽者之間搭起一架溝通的橋梁，為檔案信息的存儲和查找之間凝聚一條聯(lián)系的紐帶，檢索工具應(yīng)運(yùn)而生。它使通向檔案信息寶庫的道路變得更加便捷和暢通。第一，編制檔案檢索工具的步驟如下：分析和選擇檔案的內(nèi)容并記錄下檔案內(nèi)容的形式特征，通過對文件、案卷進(jìn)行細(xì)致的描述，形成記錄或條目排列組合成不同類型的檢索工具，并將相關(guān)信息錄入計(jì)算機(jī)，搭建檢索數(shù)據(jù)庫，為檔案信息利用的最大化提供技術(shù)保障。第二，根據(jù)使用者對檔案內(nèi)容的實(shí)際需求，對檔案信息進(jìn)行查找，并在查找檔案信息的過程中采用各種檢索工具。具體操作流程如下：分析利用者的檢索要求，靈活運(yùn)用模糊查找、粗略查找等手段，更方便快捷地檢索到所需檔案內(nèi)容的實(shí)體資料。

檔案檢索有其重要的意義，在于：第一，檔案能否得到充分的利用，關(guān)鍵在于檔案檢索。檔案資料數(shù)量龐大、堆積如山，如何才能更加方便和快捷地找到所需要的檔案信息，只用以科學(xué)的檢索工具和檢索系統(tǒng)為依托，從而保證檔案信息能夠被充分的利用并發(fā)揮其最大的作用。第二，檔案檢索標(biāo)志著檔案信息利用工作水平的高低，是檔案信息化實(shí)施的前提條件，保障檔案資源能夠得到充分開發(fā)利用。第三，檔案管理信息化進(jìn)程也步入了歷史的快車道，信息的傳載應(yīng)用和管理方式發(fā)生了根本性的變化，檔案檢索的重要性將會越來越明顯。充分有效地利用現(xiàn)代化的科技手段，使用戶共享信息變得更加快速和便捷，避免出現(xiàn)信息堵塞，這是檢索工作的重要課題。

信息高速公路的聯(lián)通，檔案管理信息化建設(shè)面臨著新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)，同時(shí)也為檔案管理搭建了更廣闊的平臺。檢索工具在檔案管理中的大量應(yīng)用，檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程大大加快。與檔案管理相適應(yīng)的信息檢索的交流平臺也迅速轉(zhuǎn)移到以WWW為核心的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用環(huán)境中，信息檢索步入網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，傳統(tǒng)的手工檔案查閱已基本被取代了。檢索工具促進(jìn)了檔案資源和使用者之間的溝通聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)了使用者快速查找并準(zhǔn)確獲取所需的檔案資源，同時(shí)也為檔案館（室）與閱覽者、檔案館（室）之間凝聚起一條交流的紐帶。

參考文獻(xiàn)：

[1]淺談對高校檔案管理工作的定位和認(rèn)識.

[2]檔案管理的基礎(chǔ)知識.

[3]如何實(shí)現(xiàn)高等院校檔案管理工作現(xiàn)代化、信息化.