采購、庫管與財(cái)務(wù)的相互關(guān)系

辛禹航 楊小琳 趙金禮

談及公司企業(yè)的采購，我們第一聯(lián)想到的就是供應(yīng)商，而能提供這些物品等資源的即為市場，那么為了從所謂的市場上獲取這些物品等資源，需要通過采購的方式，這也是人們基本生活中的買賣行為。

成本會(huì)計(jì)即財(cái)務(wù)部門所下屬崗位之一。

成本會(huì)計(jì)是指為了求得產(chǎn)品的總成本和單位成本而核算全部生產(chǎn)費(fèi)用的會(huì)計(jì)。公司財(cái)務(wù)部擁有成本會(huì)計(jì)這一崗位的，規(guī)模必然不小。成本項(xiàng)目中直接消耗主要原材料是一項(xiàng)重要內(nèi)容，而原材料為物流庫房管理部門所管理，所以成本會(huì)計(jì)和物流方面有著密切關(guān)系。

庫房管理專員即物流部門所下屬的崗位之一。

談及庫管我們第一聯(lián)想到的就是琳瑯滿目且整齊劃一的庫房重地，小到辦公用品大到公司生產(chǎn)的成品半成品。庫管員是針對這些物品從開始的驗(yàn)收登記造冊到上架妥善管理到最后的接單取貨出庫，這一套完整、科學(xué)的流程是所有物流庫管的基本方式。

那集采的采購與物流的庫管又有什么關(guān)系呢？

采購是個(gè)商流的過程，亦是一個(gè)物流的過程。之前所提到的采購采買物品等資源必然要通過市場，如果買賣雙方經(jīng)過溝通，意愿一致開展合作，那物品資源將經(jīng)過供應(yīng)商轉(zhuǎn)給采購方，那么物品等資源經(jīng)買賣交易轉(zhuǎn)給采購方，這就是一個(gè)商流的過程，而供應(yīng)商得到金錢收到訂單轉(zhuǎn)給物流部門，庫管經(jīng)過核實(shí)、取貨、加工、包裝、登記、出貨和運(yùn)輸來實(shí)現(xiàn)物品資源的空間轉(zhuǎn)移，這就是一個(gè)物流的過程。一次完成的交易是采購，商流，物流的統(tǒng)一，也可以理解為采購與庫管一次不謀面的精誠合作。

采購下單是集采最為基本的工作內(nèi)容之一，庫房盤點(diǎn)及時(shí)發(fā)現(xiàn)貨物實(shí)況是物流最為普通的工作內(nèi)容之一。采購的采購量不只是來自于外部訂單，往往還要參照庫存情況，要建立最高、最低和零號(hào)儲(chǔ)備，并根據(jù)庫存情況和采購批量、運(yùn)輸和周期，得以確定采購量，物流的庫房管理人員要對采買的物品進(jìn)行數(shù)量和質(zhì)量等參數(shù)的認(rèn)證，兩個(gè)部門兩個(gè)崗位之間也是相輔相成并且相互制約共同保障公司的正常運(yùn)營。

那財(cái)務(wù)部門又與物流和采購有什么關(guān)系？

財(cái)務(wù)要與采購一起，查證物品資源的庫存情況和定制計(jì)劃并財(cái)務(wù)一起，提出對庫存量要求；物流要和財(cái)務(wù)一起，提出對物品等資源采購的價(jià)格、質(zhì)量，周期時(shí)間等要求。

成本會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)就是庫房管理員，每月每天入庫量與出庫量，按照各自單位公司制度要求進(jìn)行關(guān)于材料的收發(fā)以及材料核算。這就是成本基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的核算與傳遞。財(cái)務(wù)部門針對物流的庫房方面要求賬實(shí)相符，這就要求庫房管理員不僅對庫房內(nèi)物品等資源妥善管理，更要求物品等資源與實(shí)物帳一一對應(yīng)，做到實(shí)物帳數(shù)量等于實(shí)際物品資源數(shù)量，而實(shí)物帳數(shù)額等于財(cái)務(wù)財(cái)面數(shù)額。再說關(guān)于原料方面，庫房管理員所做出的原材料明細(xì)賬與財(cái)務(wù)所做的原材料總賬要相互對應(yīng)，當(dāng)庫房管理員每月或者定時(shí)盤庫時(shí)候，是盤盈還是盤虧，財(cái)務(wù)要做出及時(shí)的賬務(wù)處理。根據(jù)原材料明細(xì)賬以及其他數(shù)據(jù)，庫房管理員要做出原材料進(jìn)出報(bào)表，核算并初步預(yù)算價(jià)格，以便財(cái)務(wù)核算出原材料實(shí)際價(jià)格與計(jì)劃價(jià)差異。

舉這樣一個(gè)例子，有一名采購，他的工作內(nèi)容有一大項(xiàng)是他思考良久但是都不知所以的問題。集采部門所買的所有物品等資源進(jìn)入庫房入庫時(shí)會(huì)給予他入庫單，相對應(yīng)的這些物品資源的發(fā)票，供應(yīng)商也會(huì)按時(shí)給他，所以他需要定時(shí)按照入庫單的金額與發(fā)票相對應(yīng)并核實(shí)，這項(xiàng)不但繁瑣還需要耐心仔細(xì)的工作內(nèi)容，他不知道這是否是他的分內(nèi)之事，還是應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門來完成。他認(rèn)為，物流部門的庫房管理人員應(yīng)當(dāng)在物品資源入庫時(shí)把開具的入庫單直接交于財(cái)務(wù)部門，而集采部門的采購人員應(yīng)當(dāng)在拿到供應(yīng)商所開具的發(fā)票時(shí)也要及時(shí)的交于財(cái)務(wù)部門，關(guān)于金額以及物品數(shù)量等工作應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門所一一對照并核實(shí)，而不是由他自己個(gè)來完成。

當(dāng)然他所提出的問題也是很多采購所面臨或者是正在困擾的問題，那我們不妨仔細(xì)推敲一番，就問題中的的發(fā)票和入庫單，首先供應(yīng)商和庫房管理人員是肯定要交于采購相關(guān)人員，然后采購相關(guān)人員進(jìn)行發(fā)票的初步驗(yàn)證，公司抬頭稅號(hào)是否正確，對方的抬頭和稅號(hào)和加蓋公章是否一致，入庫單數(shù)量、名稱、金額是否與實(shí)際物品資源對應(yīng)，確認(rèn)無誤后方可交于財(cái)務(wù)部門。采購部的職責(zé)在于提交準(zhǔn)確的外來憑證，也就是發(fā)票，同時(shí)證明發(fā)票金額的合理性，而發(fā)票金額來自入庫單，入庫單來自采購訂單。所以大部分問題由采購部來解決會(huì)比財(cái)務(wù)部解決更清晰更快捷。所以，問題也就迎刃而解。

從這個(gè)問題也說明了一項(xiàng)完成的采購流程，采購，庫房管理員與財(cái)務(wù)的相互關(guān)系。環(huán)環(huán)相扣且相互制約又相輔相成，這也是最健康最合理最科學(xué)的管理運(yùn)營模式。

作者簡介：辛禹航，漢族，陜西西安人，研究方向：經(jīng)濟(jì)；趙金禮，高級(jí)工程師，研究方向：活性蛋白與多肽，為本文通訊作者。