信息化建設(shè)背景下的高校財務(wù)管理轉(zhuǎn)型淺析

陳莉云子

【摘 要】隨著IT技術(shù)的不斷發(fā)展和大數(shù)據(jù)平臺的廣泛應(yīng)用，信息化建設(shè)成為新時代背景下的熱點話題。與此同時，隨著高校經(jīng)費(fèi)投入的增加和精細(xì)化管理要求的提出，財務(wù)管理工作變得愈加復(fù)雜。傳統(tǒng)模式下的高校財務(wù)管理模式已無法滿足日常運(yùn)作需要，如何順應(yīng)時代變化，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)下的信息化建設(shè)來搭建更完善的高校財務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)成了管理者亟待解決的問題。本文將從研究高校財務(wù)管理的現(xiàn)狀出發(fā)，結(jié)合HD大學(xué)的核算管理案例，分析目前高校財務(wù)建設(shè)中存在的問題，提出相關(guān)改善意見，試圖為信息化建設(shè)背景下高校財務(wù)管理工作的轉(zhuǎn)型提供一些有益的參考。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；信息化建設(shè)；高校財務(wù)管理

一、高校財務(wù)管理的現(xiàn)狀

近幾年來隨著政府對高校事業(yè)投入的逐漸增加，以及以預(yù)算為核心進(jìn)行高校財務(wù)精細(xì)化管理概念的提出使得預(yù)算內(nèi)控愈加細(xì)致，高校財務(wù)管理的業(yè)務(wù)量較以往有了大幅提升，高校財務(wù)工作者壓力驟增，人員流動性增大，管理難度提升。此時高校財務(wù)管理有必要積極吸取各行業(yè)中成功的財務(wù)管理經(jīng)驗，充分了解大數(shù)據(jù)時代信息化建設(shè)帶來的集約性及智能化管理優(yōu)勢，將財務(wù)工作與信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相融合，圍繞信息化建設(shè)為核心重塑財務(wù)管理模式，提高管理效率，加強(qiáng)內(nèi)控監(jiān)督，從整體上增加運(yùn)行管理的總體效益，實現(xiàn)高校財務(wù)管理的轉(zhuǎn)型。

二、HD大學(xué)核算管理案例分析

（一）HD大學(xué)簡介

HD大學(xué)是國內(nèi)一所以信息科技學(xué)科為主導(dǎo)的高等院校，建校歷史悠久，下屬分支機(jī)構(gòu)龐大。截至2017年11月，學(xué)校已建有五個校區(qū)，共設(shè)有20個學(xué)院及教學(xué)單位，本科專業(yè)58個。至2017年底，HD大學(xué)共有普通全日制在校生28000余人，教職員工2200余人。隨著學(xué)校總體建設(shè)水平的不斷加強(qiáng)，HD大學(xué)財務(wù)部的管理壓力也在逐年上升。

（二）HD大學(xué)核算管理的改進(jìn)

HD大學(xué)傳統(tǒng)的報銷模式以現(xiàn)金收付為主，費(fèi)用報銷的基本流程為：經(jīng)辦人依法取得原始憑證并填制報銷單→找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)/負(fù)責(zé)人審批簽字→取號排隊等候→提交單據(jù)至前臺審核。由于高校經(jīng)費(fèi)涉及種類繁多，適用報銷規(guī)則千差萬別，前臺會計在接受單據(jù)后要花大量時間進(jìn)行單據(jù)的審查、核對，再將每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)手工入賬。一旦審核單據(jù)出現(xiàn)問題，還需要退回給經(jīng)辦人重新處理，工作效率低下。此外，經(jīng)辦人還時常因為等候時間過長，單據(jù)無法通過審核導(dǎo)致無功而返，激化與財務(wù)審核人員之間的矛盾，到了年底這種現(xiàn)象尤為嚴(yán)重。為了改善這一現(xiàn)象，HD大學(xué)財務(wù)部在近幾年間做了很多改進(jìn)工作。

通過對其他高校財務(wù)信息化建設(shè)管理模式的調(diào)研學(xué)習(xí)，HD大學(xué)財務(wù)部于2012年10月份推出網(wǎng)上預(yù)約報賬平臺，10月底網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)進(jìn)入試運(yùn)營階段。網(wǎng)上預(yù)約推出后經(jīng)辦人不再需要手工填寫報銷單，所有的信息錄入都在網(wǎng)上進(jìn)行，錄入的數(shù)據(jù)會實時同步到財務(wù)軟件的系統(tǒng)平臺上，幫助財務(wù)人員擺脫了手工入賬的煩惱，達(dá)到一鍵轉(zhuǎn)入制單的目的，大大縮短憑證填制和錄入的時間。

在此過程中，財務(wù)核算報銷的很多環(huán)節(jié)由原本的重復(fù)性手工勞作轉(zhuǎn)向智能化的系統(tǒng)操作，依靠平臺系統(tǒng)的智能化、數(shù)據(jù)的實時共享以及銀企直連系統(tǒng)的應(yīng)用工作效率有了很大提升，財務(wù)核算管理進(jìn)入初級標(biāo)準(zhǔn)化流程管理階段。下表為近幾年間HD大學(xué)財務(wù)部在核算管理工作上所做的改進(jìn)舉措：

（三）HD大學(xué)核算管理改進(jìn)評價

從2008年以來的數(shù)據(jù)資料顯示（以下資料來源為HD大學(xué)內(nèi)部財務(wù)數(shù)據(jù)），08年HD大學(xué)全年制作審核憑證總量為30983份，其中包括銀行憑證5621份，現(xiàn)金憑證22110份，其余為轉(zhuǎn)賬憑證；到2017年憑證審核總量上達(dá)54662份，其中包括48512份銀行憑證，1227份現(xiàn)金憑證。核算金額方面，HD大學(xué)記賬總金額由十年前的4，742，771，246元（其中現(xiàn)金核算總額為96，496，015.20元，銀行核算總額為1，646，275，230.48元）增加至2017年的13，885，769，79.30元（其中現(xiàn)金核算總額為23，243，009.97元，銀行核算總額為1，365，333，969.33元），盡管總額上漲，但此時現(xiàn)金核算總額比例大幅下降，銀行核算總額則在年間遞增。

結(jié)合上述資料可知，近十年間HD大學(xué)財務(wù)部銀行付款結(jié)算比例逐年上升，這得益于報銷平臺與財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，以及網(wǎng)銀支付系統(tǒng)的改進(jìn)升級，在很大程度上將憑證錄入、出納等相關(guān)工作簡化，使核算業(yè)務(wù)逐漸統(tǒng)一到標(biāo)準(zhǔn)的智能化轉(zhuǎn)入及支付模式上，憑證審核量配合經(jīng)費(fèi)的投入在年度間實現(xiàn)穩(wěn)步提升。通過對近十年HD大學(xué)財務(wù)核算工作量相關(guān)資料的整理和分析可知，信息化建設(shè)水平的提升對提高核算管理效率起到本質(zhì)上的推動作用。

（四）HD大學(xué)財務(wù)管理的困境與啟示

雖然HD大學(xué)在核算管理方面有了很大改進(jìn)，但仍然存在一些較大的問題：1）審核標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。每個審核人員的判斷標(biāo)準(zhǔn)不一致，容易導(dǎo)致老師和財務(wù)人員之間產(chǎn)生矛盾；2）出國費(fèi)、差旅費(fèi)報銷審核復(fù)雜。由于文件規(guī)定不同國家、不同地區(qū)使用不同的補(bǔ)貼和交通住宿標(biāo)準(zhǔn)，財務(wù)審核的過程非常復(fù)雜，耗時過長，投入精力和輸出效益不成比例。由于經(jīng)費(fèi)投入的不斷增加，財務(wù)核算量過分飽和，財務(wù)部門對會計人員的需求量旺盛，尤其每到年底，工作效率方面存在的問題就顯得尤為突出，而要解決這些問題，需要依靠高校財務(wù)信息化建設(shè)的不斷加強(qiáng)。

參照大數(shù)據(jù)形勢下成功的財務(wù)管理經(jīng)驗，高?？梢栽谪攧?wù)部門成立一個數(shù)據(jù)共享中心，將財務(wù)審核口徑進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化處理，并搭建信息化智能平臺，實時傳遞數(shù)據(jù)。也可以參照一些企業(yè)的做法，開發(fā)例如“易出行”等差旅報銷APP，實現(xiàn)點對點數(shù)據(jù)統(tǒng)計，簡化審核計算的過程。此外，還應(yīng)考慮到高校財務(wù)管理工作不僅限于費(fèi)用報銷的層面，預(yù)算管理、稅務(wù)管理、合同管理、固定資產(chǎn)管理、會計檔案資料的管理等也是財務(wù)管理工作中的重難點，如果能將這些重點模塊的信息數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)系統(tǒng)化、流程化、網(wǎng)絡(luò)化，帶來的效益將不可估量。

三、高校財務(wù)管理信息化建設(shè)的建議

（一）提高管理者信息化建設(shè)意識

對于一些地方性小規(guī)模院校，由于管理者信息化財務(wù)建設(shè)的意識淡薄，投入資金和人力有限，其財務(wù)建設(shè)管理水平常處在低級階段，智能化辦公實現(xiàn)程度低，很多財務(wù)軟件仍采用單機(jī)版的離線運(yùn)作方式，甚至還用手工電子表格進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和匯總。對比國內(nèi)不同高校財務(wù)建設(shè)的成果來看，當(dāng)財務(wù)管理者給予信息化建設(shè)更多的重視和支持時，高校財務(wù)建設(shè)總能走在財務(wù)改革的前沿。

（二）組建高校內(nèi)部課題研究小組

一線財務(wù)人員由于長期從事大量的基礎(chǔ)性工作，加上很多專業(yè)性判斷工作已被計算機(jī)信息智能化取代，這將不利于財會人員長遠(yuǎn)的職業(yè)發(fā)展。高校在財務(wù)建設(shè)中應(yīng)當(dāng)更好地利用平臺優(yōu)勢，成立課題研究小組，重視高校財會人員的人才培養(yǎng)，讓一線會計員也參與重大項目的討論與制定，激發(fā)大家工作的積極性。

（三）充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)研發(fā)智能軟件

借助學(xué)校豐富的教育和人力資源，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)開發(fā)云計算微服務(wù)等功能，將IT技術(shù)研發(fā)與財務(wù)建設(shè)相結(jié)合，設(shè)計相關(guān)財務(wù)終端應(yīng)用軟件，例如差旅報銷APP等，實現(xiàn)智能化管理的持續(xù)升級，使高校財務(wù)建設(shè)向創(chuàng)新型的管理模式轉(zhuǎn)型，從本質(zhì)上提升財務(wù)管理的管理效率，為全校師生提供更好的服務(wù)。

（四）完善政府相關(guān)法律法規(guī)建設(shè)

目前電子發(fā)票的普及以及電子審批中USB key相關(guān)法規(guī)的出臺，使得數(shù)據(jù)智能化流轉(zhuǎn)變得更加切實可行。為使高校更好地融入財務(wù)建設(shè)的新浪潮，財政部門應(yīng)當(dāng)修訂相應(yīng)的管理制度，鼓勵高校財務(wù)積極轉(zhuǎn)型，推進(jìn)高校對于集成化信息技術(shù)的應(yīng)用與建設(shè)，真正實現(xiàn)整體管理水平的優(yōu)化。

【參考文獻(xiàn)】

[1]許佳.高校財務(wù)信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].財會學(xué)習(xí)，2016，16.

[2]田照俊.從新時期高校財務(wù)工作看高校財會隊伍建設(shè)[J].經(jīng)濟(jì)研究，2017，2.

[3]陳虎，孫彥叢，郭奕，鄭芳等.財務(wù)就是IT：企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)[M].北京：中國財政經(jīng)濟(jì)出版社，2017：30-115.

[4]陳虎，陳東升.財務(wù)共享服務(wù)案例集（財務(wù)云叢書）[M].北京：中國財政經(jīng)濟(jì)出版社，2014：1393-1465.