大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也產(chǎn)生了突飛猛進(jìn)的變化，互聯(lián)網(wǎng)、信息的深度交流等字眼充斥著當(dāng)今社會(huì)人們的眼球，而這種變化的結(jié)果就是一個(gè)時(shí)代的到來，那就是大數(shù)據(jù)時(shí)代，處在這樣一個(gè)信息飛速傳播的時(shí)代，無論哪個(gè)行業(yè)都會(huì)有大量的數(shù)據(jù)，并且這些數(shù)據(jù)處理起來也不是很容易，所以就對(duì)數(shù)據(jù)管理、檔案管理工作提出了更高的要求。本文從大數(shù)據(jù)時(shí)代帶給檔案管理的重要作用入手，通過對(duì)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理存在的問題以及應(yīng)對(duì)問題的策略的描述來探討大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;背景;檔案管理;探討

現(xiàn)如今科學(xué)技術(shù)的發(fā)展非常迅猛，特別表現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展以及普及應(yīng)用上，大量的信息不斷涌入，我們已經(jīng)進(jìn)入了所謂的大數(shù)據(jù)時(shí)代，各企事業(yè)單位每天都充斥著各種不同的信息，每天都要對(duì)大量的信息進(jìn)行整理歸類，這就對(duì)每個(gè)行業(yè)的信息管理提出了不小的挑戰(zhàn)。而檔案在各種信息中又處于一個(gè)核心的位置，它是每個(gè)行業(yè)中的本源和靈魂所在，對(duì)于每個(gè)行業(yè)的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，所以大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對(duì)各行各業(yè)的檔案管理人員的工作產(chǎn)生了一些重要的作用，也給他們帶來的一些挑戰(zhàn)。如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下做好檔案管理工作，抓住這個(gè)時(shí)代帶給我們的機(jī)遇，進(jìn)而走向更廣闊的發(fā)展空間是現(xiàn)今各行各業(yè)所要面臨的一項(xiàng)重要工作。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代帶給檔案管理的重要作用

1、使檔案管理更加簡(jiǎn)潔，提高了工作效率，降低了成本

當(dāng)今時(shí)代，每個(gè)行業(yè)都會(huì)有龐大的數(shù)據(jù)量需要整理，以往傳統(tǒng)的檔案管理方法以不再適用于現(xiàn)今時(shí)代，檔案的管理最重要的就是儲(chǔ)存，隨著企業(yè)的發(fā)展，所產(chǎn)生的各種檔案就會(huì)有很多，需要使用一個(gè)較大的空間來儲(chǔ)存這些檔案，但儲(chǔ)存的空間總有不夠的時(shí)候，而且按照傳統(tǒng)的儲(chǔ)存方法，當(dāng)檔案數(shù)據(jù) 達(dá)到了一個(gè)量，那就很不便于去管理。而在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用將大量的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到一個(gè)特定的空間里簡(jiǎn)直是舉手之勞，非常方便;不僅儲(chǔ)存方便，而且對(duì)檔案進(jìn)行備份、提取、更新等工作也很方便，相較于傳統(tǒng)的檔案管理的工作效率更高效;并且通過使用相關(guān)的技術(shù)對(duì)檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，相較于傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)的形式運(yùn)行，則使檔案管理的成本也大大降低。

2、使檔案管理的質(zhì)量得到提升，也提高了數(shù)據(jù)的利用率

在大數(shù)據(jù)背景下，有很多企業(yè)將檔案的數(shù)據(jù)以電子的形式儲(chǔ)存，從而摒棄了將檔案數(shù)據(jù)以紙質(zhì)檔案的形式儲(chǔ)存的這種方法，這樣做對(duì)于檔案的保存有著很大的作用，而且這樣也使檔案管理的的安全性也提高了不少。在檔案管理工作中存在著各種環(huán)節(jié)，都有可能對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生很大的影響，各種隱形的因素以及人為因素都可能使檔案管理的工作不能順利進(jìn)行，所以檔案管理工作就有可能受一些不可抗因素的干擾，從而檔案管理工作就有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。而在大數(shù)據(jù)的背景之下，這種影響因素就會(huì)大大地減少，不僅有一個(gè)可以儲(chǔ)存大量檔案的存儲(chǔ)空間，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的檢索和提取也很高效，最重要的是檔案數(shù)據(jù)的加密形式也比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作有著更高的安全性。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理存在的問題

1、檔案管理模式體系不健全

我們所說的大數(shù)據(jù)不是僅僅限于本企業(yè)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，對(duì)本企業(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和加工，最重要的是還需要和其他檔案管理部門進(jìn)行大量實(shí)時(shí)地溝通交流，并建立一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模式。而且如此大的信息量對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理也是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式的檔案管理已經(jīng)不適用于如今大數(shù)據(jù)發(fā)展的需求，所以這肯定會(huì)給傳統(tǒng)的檔案管理造成不小的撼動(dòng)，進(jìn)而帶來管理模式體系的一系列改革。

2、檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不佳

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，不僅數(shù)據(jù)的數(shù)量有了一個(gè)很大的發(fā)展，而且數(shù)據(jù)的復(fù)雜性也不能和過去的數(shù)據(jù)的復(fù)雜性相提并論，檔案管理不僅要對(duì)本身企業(yè)的檔案進(jìn)行管理和分析，并且還要對(duì)其他檔案管理部門建立一種聯(lián)系，進(jìn)而進(jìn)行一個(gè)整體的數(shù)據(jù)管理和分析，這就對(duì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，但現(xiàn)有的工作人員對(duì)于計(jì)算機(jī)的操作能力還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，甚至還在用傳統(tǒng)的檔案管理的方法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，這嚴(yán)重影響到各行業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率。

三、應(yīng)對(duì)問題的策略

1、健全管理體系，完善管理制度，加大各管理部門之間的聯(lián)系

對(duì)于企業(yè)內(nèi)部管理體系不健全的現(xiàn)狀，首先要對(duì)于相關(guān)的制度進(jìn)行一個(gè)全面的完善，其次走出大門，到市場(chǎng)去做相關(guān)的調(diào)研，有針對(duì)性的多學(xué)習(xí)其他企業(yè)先進(jìn)的檔案管理制度;對(duì)于企業(yè)與企業(yè)之間的問題，即有些部門只存在檔案的數(shù)據(jù)，而不存在對(duì)于檔案數(shù)據(jù)管理的一些科學(xué)技術(shù)，而有的部門則擁有先進(jìn)的技術(shù)，但缺少大量的檔案數(shù)據(jù)的問題，這就需要各企事業(yè)單位多建立數(shù)據(jù)上的密切聯(lián)系，吸收對(duì)方有而自己沒有的方面，進(jìn)行優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，進(jìn)而將數(shù)據(jù)和相關(guān)技術(shù)緊密地結(jié)合起來，互利共贏。本身缺少相關(guān)技術(shù)的部門，可以多與具備先進(jìn)技術(shù)的部門合作，多吸取檔案管理技術(shù)的經(jīng)驗(yàn)，提高工作的效率和質(zhì)量。

2、提高檔案管理工作人員的整體能力和素質(zhì)

對(duì)于企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理工作人員來說，要加強(qiáng)他們處理檔案數(shù)據(jù)的能力，比如可以定期組織一些培訓(xùn)，請(qǐng)相關(guān)的專業(yè)人士來教授關(guān)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的知識(shí)，提高現(xiàn)有人員的操作技能，還可以定期組織一些員工交流會(huì)，以交流的形式使員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。

除了加強(qiáng)現(xiàn)有人員的能力，還可以引進(jìn)專業(yè)型人才，我們檔案管理工作的現(xiàn)狀就是大多數(shù)是老年人，年輕人少之又少，所以我們可以通過引進(jìn)年輕的專業(yè)型人才來改善現(xiàn)狀，使一些年輕人進(jìn)入檔案管理的崗位中，通過這個(gè)舉措，來提高工作人員的整體的素質(zhì)和能力。

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