推進事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的策略探討

摘要：事業(yè)單位文書檔案管理為是其重要的檔案管理工作之一，這項工作的順利進行是事業(yè)單位能否順利發(fā)展的重要影響因素之一。本文介紹了當(dāng)今事業(yè)單位文書檔案管理的現(xiàn)狀，以及如何推進事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案;規(guī)范化管理

隨著時代的進步與社會的發(fā)展，事業(yè)單位文書檔案管理工作也在不斷改進，但由于事業(yè)單位對于文書檔案的要求標(biāo)準(zhǔn)越來越高，文書檔案管理工作仍然存在許多不足，還有許多進步的空間。文書檔案的管理工作對于事業(yè)單位的工作水平有著很大的影響，因此國家各事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高對于文書檔案管理水平，不斷推進文書檔案管理規(guī)范化發(fā)展。

一、目前我國事業(yè)單位文書檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）管理規(guī)范制度松散

目前，我國各事業(yè)單位對于文書檔案管理并未設(shè)定相關(guān)嚴(yán)格的規(guī)范制度，文書檔案堆放無條理，并未按照一定順序排放，導(dǎo)致事業(yè)單位文書工作效率低下。由于中國人口數(shù)較大，而每位公民都有對應(yīng)的多份檔案文件，因此事業(yè)單位文書檔案基數(shù)也很大，管理難度也相應(yīng)較大。而事業(yè)單位并沒有將龐大基數(shù)的檔案文件進行規(guī)范化、制度化的管理，而是將文件堆積到檔案室或者庫房，而事業(yè)單位并未設(shè)置相關(guān)管理制度，對儲存的文書檔案進行分類或批注編號，導(dǎo)致在查找時及其不便，給工作人員增加了工作難度。由于管理規(guī)范制度不嚴(yán)格，堆放在庫房的大批文書檔案會受到各種因素影響，會有不同程度的損毀。如有的檔案室空調(diào)溫度過高，導(dǎo)致室內(nèi)濕度過低，空氣干燥，導(dǎo)致文書檔案紙業(yè)薄脆，在搬運過程中受損。有的檔案室陰暗潮濕，導(dǎo)致文書檔案潮濕，出現(xiàn)字跡不清等現(xiàn)象。

（二）事業(yè)單位重視程度低

事業(yè)單位對于文書檔案管理的重視程度仍然不高，文書檔案工作的落實也較松懈，并未對于文書檔案管理人員分配相應(yīng)工作，文書檔案管理工作清閑且工作意義不大，事業(yè)單位對于文書檔案工作只停留在檔案的收集與抄寫，并未對于其排放與儲存工作提高重視，對于文書檔案工作人員工作也并未進行嚴(yán)格管理，因此導(dǎo)致目前事業(yè)單位文書檔案管理工作松散。

（三）工作人員工作水平低

事業(yè)單位文書檔案管理的工作人員業(yè)務(wù)水平也是影響事業(yè)單位文書檔案管理水平的重要因素。目前國內(nèi)各事業(yè)單位管理人員水平較低，業(yè)務(wù)素質(zhì)較差，并不能將文書檔案進行有序存放。有的工作人員并未接受專業(yè)知識學(xué)習(xí)，理論知識與實踐經(jīng)驗均不足。有些事業(yè)單位甚至出現(xiàn)工作人員由于工作疏忽導(dǎo)致部分文書檔案損壞或丟失，損害了公民的利益，也對事業(yè)單位工作產(chǎn)生不良影響。

（四）文書檔案管理模式落后

事業(yè)單位文書的檔案管理較多還采用十幾年前的老式管理模式，將各類文書檔案進行人工分類或管理，查詢時也有相關(guān)工作人員進入庫房在眾多檔案中尋找。這樣的管理模式落后且效率低下。事業(yè)單位并未及時將文書檔案錄入查詢系統(tǒng)，或結(jié)合高科技手段進行大數(shù)據(jù)分析，從而提高文書檔案的管理效率，這樣的老式管理模式，也容易出現(xiàn)清點錯誤，導(dǎo)致出現(xiàn)錯誤統(tǒng)計，導(dǎo)致文書管理工作與統(tǒng)計出現(xiàn)偏差。

二、推進事業(yè)單位文書的檔案規(guī)范化管理的策略

（一）完善文書檔案管理制度

相關(guān)單位應(yīng)該完善文書檔案管理制度，保證文書檔案管理工作能夠有序進行。事業(yè)單位也應(yīng)該制定相關(guān)規(guī)定與紀(jì)律，嚴(yán)格把控工作人員的文書檔案工作，從而規(guī)范文書檔案工作的規(guī)范。設(shè)置相關(guān)文書檔案體系，保證文書檔案工作在單位上級的領(lǐng)導(dǎo)下進行，確保管理制度有效規(guī)范文書檔案工作高質(zhì)量高效率完成。也要設(shè)置工作人員工作規(guī)定，杜絕工作人員工作懈怠或失職的情況出現(xiàn)，真正讓制度為工作服務(wù)。

（二）加強事業(yè)單位對工作的重視

事業(yè)單位應(yīng)加強對單位文書檔案工作的重視程度，不斷嚴(yán)格把控文書檔案工作的落實，真正讓文書檔案工作成為事業(yè)單位一項重要工作，提高事業(yè)單位文書檔案工作的效率。響應(yīng)國家相關(guān)政策，把文書檔案管理工作當(dāng)成事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作，搶救過去由于工作不規(guī)范造成的管理混亂，重置文書檔案管理體系，提高文書檔案管理工作規(guī)范化，從而提高事業(yè)單位整體工作水平。

（三）提高工作人員水平與素質(zhì)

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷提高文書檔案工作人員工作水平與專業(yè)素質(zhì)，定期對工作人員進行系統(tǒng)培訓(xùn)，不斷加強工作人員業(yè)務(wù)水平，也要嚴(yán)格考察工作人員工作，保證工作都保質(zhì)保量的完成，設(shè)定相關(guān)政策把控工作人員工作。文書檔案工作人員要努力加強自身素質(zhì)，提高自身業(yè)務(wù)水平，也要遵守職業(yè)道德，認真有序完成工作，保證百姓切身利益，杜絕工作失職現(xiàn)象。

（四）更新文書檔案管理模式

運用高科技、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，對文書檔案進行編號與電子信息錄入，方便查詢與記錄。利用計算機管理文書檔案，更新文書檔案管理模式，摒棄老式人力管理方式，不僅降低了人力成本，也提高了工作效率與工作正確率。

三、結(jié)語

如今我國事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理刻不容緩，事業(yè)單位文書檔案關(guān)于市民個人利益與福利保障。因此只有加強事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理，才能切實保證市民利益，響應(yīng)國家為人民服務(wù)的初衷。但目前事業(yè)單位存在許多問題，管理模式落后、單位重視程度低、工作人員水平低等，因此要具體分析問題所在，找到解決辦法并落實，從而推進事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理。

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