國企檔案管理的重要性及工作措施探討

摘要：從國有企業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)，檔案管理工作意義重大，有利于國有企業(yè)構建長期、穩(wěn)定、良好地市場環(huán)境。本文結合筆者多年的工作經驗，總結國企檔案管理工作的重要性，同時深入探究了檔案管理工作中存在的問題和成因，從而給出了建設性的意見，供業(yè)界人士借鑒參考。

關鍵詞：國企檔案管理;重要性;措施

前言：在信息時代背景下，企業(yè)檔案的價值不容小覷，對國有企業(yè)的長足發(fā)展起著非常大的影響，因此，目前，我國大部分企業(yè)非常注重檔案管理工作的開展情況，通過各種措施來有效改善自身檔案管理工作的有效性，從而促進國有企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展。

1.國有企業(yè)檔案管理的重要性

生產、運營和管理等是企業(yè)檔案信息的主要來源，企業(yè)檔案信息可以真實地反饋出企業(yè)的成長歷程。企業(yè)檔案信息不僅可以真實地反應出一個企業(yè)的管理水平和發(fā)展成果，而且還記錄了一些企業(yè)珍貴的歷史資料，由此可見，企業(yè)檔案信息具有很高的歷史價值。如今，科學技術不斷創(chuàng)新發(fā)展，企業(yè)檔案的內容和種類也隨之發(fā)生改變，變得更加多元化，它不僅使用傳統的文本檔案，還引入了視頻，錄音和圖片等電子文件，更詳細，更全面地記錄了公司的所有歷史活動。為企業(yè)未來發(fā)展提供很高的價值參考。比方，在國有企業(yè)準備開展新工程項目時，部門領導需要仔細研究相關的檔案材料，并結合過去的案例和經驗來制定新的項目管理計劃。

2.國有企業(yè)檔案管理工作存在問題及原因

2.1管理組織不完善

現階段，一些國有企業(yè)的檔案管理體制相對混亂。相關領導沒有給予足夠的重視和關注，導致檔案管理體制和組織建設的各個方面都不健全，此外，現有的制度也沒能取得良好的反饋。通過調查，我們不難發(fā)現，這些國有企業(yè)的檔案管理普遍存在績效差、執(zhí)行效果欠佳。相關國有企業(yè)的管理者沒有深刻認識到檔案資源對企業(yè)整體發(fā)展的重要性，甚至在管理和組織不當的情況下失去了重要的檔案資源。它將影響國有企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展和具體的戰(zhàn)略選擇。部分國有企業(yè)對檔案管理體制不嚴格，相關管理人員的綜合經營管理質量存在偏差，導致部分國有企業(yè)檔案損失嚴重，管理體制的不完善導致國有企業(yè)檔案管理缺乏真實性。

2.2檔案管理人員的專業(yè)素質需要提高

在日常管理中，檔案管理沒有作為一項硬性任務指標，同時檔案管理質量沒有直接危及到企業(yè)的經濟利益，因此，檔案管理沒有得到充分重視，有時甚至得不到認可。此外，一部分企業(yè)領導認為檔案管理部門是“閑職”工作人員都是從其他部門借調或者轉崗過來的，缺少相關檔案管理經驗，同時也沒有接受正規(guī)的檔案管理培訓，甚至一小部分人對檔案管理工作知之甚少。由此，不難判斷，這些因素嚴重阻礙了檔案管理工作的效率，使其難以真正發(fā)揮作用。

2.3管理與服務脫節(jié)

通過調查發(fā)現，目前國有企業(yè)檔案管理出現了死檔、僵檔的問題很多，這些檔案常常放著不用、丟在一旁無人問津，很難為企業(yè)的長足發(fā)展貢獻力量。部分國有企業(yè)記錄檔案仍以文字為主，缺少對圖片、視頻等多元化手段的運用，從而造成企業(yè)檔案內容形式的單一。同時也流失了部分檔案資料，在企業(yè)改革發(fā)展中，不能將一些彌足珍貴的資料及時記錄在案，使很多資料在轉接、移交過程中被遺失。

2.4健全檔案管理制度

國有企業(yè)應積極改進檔案管理制度，不但保障了檔案管理系統的可操作性，而且還保證了檔案管理的實用性，為創(chuàng)新檔案管理方式，提高檔案管理效果打下堅實的基礎。國有企業(yè)必須大膽創(chuàng)新檔案管理模式，積極借鑒發(fā)達國家和世界知名企業(yè)的檔案管理模式，積極開放檔案和檔案管理權，逐步形成新的檔案監(jiān)督制度。例如，為了建立和完善“三位一體”的檔案管理系統，檔案管理系統的核心是建立、整合和協調現有的檔案和數據收集的管理流程、管理方法和標準，并統一協調。

2.5規(guī)范文書檔案管理

國有企業(yè)在開展日常管理、經營和生產時，不可避免地會產生很多文本檔案。這些文本檔案盡管繁瑣，但其價值是非常重要的。在特定時間，可以為企業(yè)提供重要的參考和指導。由于檔案工作量大、繁瑣，為了保證其管理效率和質量，需要針對文書檔案的整理、排版、裝訂進行嚴格的要求，要求內容和字跡必須清楚。同時，在進行檔案的收集、整理和編號時，需要嚴格按照相關規(guī)定執(zhí)行。只有按照規(guī)章制度妥善處理文書檔案，才能從源頭上確保檔案管理科學性。制度是保證正常工作的重要前提?，F在我們已經建立了現代檔案管理模式的綜合檔案管理信息系統。國有企業(yè)還應根據實際情況和檔案管理體制的需要，建立完善的檔案管理體制。

2.6增加檔案管理資金投入

檔案管理的效果與檔案管理硬件和軟件設施的質量密切相關。國有企業(yè)需要加大對檔案管理資金投入力度，建立現代化、規(guī)范化的檔案保管室，將包管柜及時換代升級，定期檢查檔案管理硬件設施的安全性，一旦發(fā)現潮濕，應及時合理解決。為創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境，確保紙質檔案的安全存放，必須及時采取有效措施，解決不利于檔案保存的問題。此外，國有企業(yè)應重視信息技術在檔案管理中的應用，積極購買先進安全的檔案管理系統，切實提高檔案管理的效率和質量。

2.7全面提升檔案管理人員的綜合素質

高素質的文件管理人員是檔案管理順利發(fā)展的重要保證。國有企業(yè)必須重注重檔案管理人員的選拔工作，提高準入門檻，同時盡可能選擇那些責任感強、細心和耐心的人員從事檔案管理工作。其次，國有企業(yè)需要定期對檔案管理人員進行專業(yè)知識和技能的培訓，提升檔案管理人員的專業(yè)技能。積極引導和激勵檔案管理人員切實做好本職工作和深入了解檔案相關知識，進而不斷提高工作能力。第三，檔案管理員需要深入了解檔案管理知識，并在遇到困難時積極與領導，同事進行溝通。國有企業(yè)應加強引進高素質的檔案管理人才，使檔案管理人員的整體素質得以迅速提高。

結束語：

綜上所述，在知識經濟時代的背景下，各類檔案都是現代企業(yè)擁有的一種財富。國有企業(yè)相關領導必須給予檔案管理工作最大的支持，切實將檔案管理工作落實到實處，做好相關資料的收集、整理、保管，將檔案管理工作作用發(fā)揮到更大，促進國有企業(yè)健康，健康發(fā)展，使企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

參考文獻：

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