檔案管理信息化建設(shè)策略探討

摘要：目前科技發(fā)展日新月異，信息化技術(shù)遍及全國各行各業(yè)，在當(dāng)前背景下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足管理者的需求。21世紀(jì)是信息化時(shí)代，在科技浪潮的影響下，檔案管理要跟進(jìn)時(shí)代步伐而檔案管理信息化已是大勢所趨。本文就對檔案管理信息化策略展開研討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;策略

前言：在科技飛速發(fā)展的21世紀(jì)，在全球信息化模式驅(qū)動(dòng)下，信息化服務(wù)體系引領(lǐng)了檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新。建立以信息技術(shù)為核心的檔案管理模式為管理工作注入了新的活力。同時(shí)社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)文化不斷向前發(fā)展，需要各類檔案的梳理、整合、完善。信息化的出現(xiàn)滿足新時(shí)期檔案管理工作的核心發(fā)展趨勢，為管理服務(wù)創(chuàng)新提供技術(shù)支持和幫助。

1 、檔案信息化概念

檔案信息化建設(shè)是應(yīng)用信息技術(shù)，生成、管理、開發(fā)和利用檔案的過程。運(yùn)用信息技術(shù)，提高檔案管理工作水平。重新思考檔案的管理情況，新理論和原則，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案管理與服務(wù)的框架和方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

2、檔案管理信息化的優(yōu)勢

（1）確保信息完整性

資料的完整性和準(zhǔn)確性是檔案管理是否得體的重要考量標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)缺失，檔案自身也就失去了利用價(jià)值，信息化的出現(xiàn)保障了檔案最原始的面目，確保了一手資料的真實(shí)性和可用性，它避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案會(huì)因時(shí)間過長進(jìn)而導(dǎo)致的紙張掉色發(fā)黃、字跡模糊不清等問題的出現(xiàn)，大大減少了工作人員的修復(fù)量，也避免了因修復(fù)工作對檔案造成二次損傷。

（2）降低成本

檔案資料越多辦公耗材也會(huì)隨之增加，而工作人員的工作量也會(huì)不堪重負(fù)，同時(shí)也就需要更多的人員配備，這就無形中增加了財(cái)力支出，信息化管理的出現(xiàn)大大降低了管理成本，只需借助現(xiàn)代化設(shè)備將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成數(shù)字化模式錄入系統(tǒng)中即可。

（3）提升工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作幾乎是人工手動(dòng)操作，且檔案存放需要絕對大的空間，就造成了查找檔案速度慢，工作效率低。把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成信息化模式，建立搜索引擎，節(jié)約查找檔案的時(shí)間，也避免占用巨大的空間;檔案信息也不因時(shí)間長久而損壞，增加了其使用壽命。

（4）提升檔案信息安全度和保密度

檔案信息有著較高的存在價(jià)值，檔案中涉及的信息和機(jī)密一旦泄露就會(huì)造成不可挽回的損失。檔案管理采用信息化手段會(huì)增強(qiáng)檔案的安全性和保密性，建立管理員管理體系，線上即可隨時(shí)隨地查閱檔案信息，對檔案信息完整性和真實(shí)性進(jìn)行階段評估，并且利用信息系統(tǒng)對各類檔案進(jìn)行加密處理，例如登錄窗口設(shè)置人臉識別，指紋掃描等極大的保障了檔案信息的安全性，有效防止檔案被盜或丟失。

3、檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（1）重視程度不夠

許多管理者忽視檔案管理，對檔案管理的重視程度不足，進(jìn)而檔案管理缺乏投入資金，專業(yè)人才極度匱乏;如已建立檔案管理，也沒有嚴(yán)格積極的管理規(guī)定，檔案管理人員工作態(tài)度自由散漫，懈怠，對于檔案無法進(jìn)行有效管理，這就會(huì)對檔案自身構(gòu)成威脅，檔案信息的完整性，真實(shí)性，以及檔案安全程度都無法確保，更有甚者造成檔案信息泄露，這些漏洞都會(huì)給工作造成不同程度的損失。

（2）資金投入不足

信息化管理，顧名思義是一個(gè)科技含量極高的工作體系，它的運(yùn)行需要硬件和軟件作為依托，例如智能網(wǎng)絡(luò)終端，大型服務(wù)器，識別儀，掃描儀，這些昂貴的設(shè)備是不是任何一家企業(yè)都可以負(fù)擔(dān)的起，且維護(hù)設(shè)備運(yùn)行需要專業(yè)技術(shù)人員，資金實(shí)力薄弱的企業(yè)自然也就對信息化管理望而卻步。再者，信息化管理系統(tǒng)作為一個(gè)投資，并不能直接給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益，一些注重收益的企業(yè)就會(huì)把對信息化建設(shè)的投資轉(zhuǎn)向工作市場。這樣一來檔案管理信息化建設(shè)就會(huì)受到阻礙。

（3）工作人員能力不足

檔案管理信息化體系需要高素質(zhì)的專業(yè)人才和團(tuán)隊(duì)，目前我國檔案管理人員業(yè)務(wù)能力有所欠缺，沒有專業(yè)的人才或者專業(yè)人員少之又少，造成了人員工作效率和整體素質(zhì)低下。缺少實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能培訓(xùn)都會(huì)造成檔案管理工作效率低下。因此，提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)重視檔案管理人員才會(huì)是信息化管理更上一層樓。

（5）發(fā)展遲緩起步晚

我國開始引入計(jì)算機(jī)是在20世紀(jì)80年代，信息化開始普及為90年代初，進(jìn)入21世紀(jì)信息技術(shù)在我國才廣為應(yīng)用和發(fā)展，信息化的出現(xiàn)賦予檔案管理工作新內(nèi)涵，但與歐美發(fā)達(dá)國家相比我國的信息管理系統(tǒng)建設(shè)與之還有一定差距，比如，眾所周知，美國是一個(gè)聯(lián)邦共合體，美國的檔案管理將信息化技術(shù)與國家檔案館有機(jī)結(jié)合，建立統(tǒng)一的邦聯(lián)制管理體系同時(shí)下接各州政府，學(xué)校，企業(yè)，形成完整多元化的管理體系。由此可見，無論在建設(shè)完善性，更新速度，以及建設(shè)時(shí)間，歐美發(fā)達(dá)國家的體系的確有我們應(yīng)該學(xué)習(xí)和借鑒之處。

4、改善檔案管理信息化的策略

加強(qiáng)重視程度。領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心帶動(dòng)引起下屬重視，所以領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)重視檔案管理信息化，加大對其資金投入和利用程度，給予幫助和支持，加大檔案管理信息化的宣傳力度，吸引更多人了解和參與，提升工作積極性。此外，積極調(diào)配各方面資源優(yōu)勢，優(yōu)化升級檔案信息管理服務(wù)體系;加大資金投入力度，盡快建設(shè)并完善檔案管理信息化體系，設(shè)置專門資金采購硬件和軟件以及配套儀器，改善檔案管理的工作模式和環(huán)境，為檔案管理提供良好的工作基礎(chǔ);加快人才培養(yǎng)，好的設(shè)備需要專門的團(tuán)隊(duì)來維護(hù)運(yùn)行，檔案管理人員必須進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)考核，具備較高的專業(yè)素質(zhì)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。積極學(xué)習(xí)歐美發(fā)達(dá)國家信息化管理經(jīng)驗(yàn)，切勿全盤照搬，不注重實(shí)際情況，取其精華，去其糟粕，選擇適合的管理經(jīng)驗(yàn)真正為我所用;實(shí)現(xiàn)資源共享，構(gòu)建數(shù)字化的資源平臺(tái)，統(tǒng)一集中整合信息，設(shè)立綜合資源管理機(jī)制，使檔案信息有初級管理和高級管理兩個(gè)模式，實(shí)現(xiàn)分層化共享，避免受空間和時(shí)間影響，保證其平臺(tái)完善性，在工作中的問題及時(shí)反饋。

檔案管理工作是社會(huì)信息的來源，檔案工作也會(huì)越來越受到人們的廣泛關(guān)注。在科學(xué)技術(shù)大發(fā)展的背景下，信息技術(shù)的出現(xiàn)，為檔案管理工作提供了有效的技術(shù)保障，信息技術(shù)開啟了檔案管理工作的新紀(jì)元。傳統(tǒng)的檔案管理方法與創(chuàng)新科技的結(jié)合優(yōu)化升級了管理檔案途徑。在信息化的服務(wù)體系中，保證了檔案資料本身的可靠性和完整性，提高了工作效率，管理方式的改革創(chuàng)新為有效收集和保存社會(huì)信息資源打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

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