探究電力工程檔案管理的信息化建設(shè)

摘 要：檔案管理工作就是負(fù)責(zé)對(duì)檔案的收集、整理、分類、保存以及提供利用、檔案開(kāi)發(fā)編研等，是一個(gè)重要又繁瑣的工作。在實(shí)際中，提升檔案管理工作的效率非常重要，尤其對(duì)于具有現(xiàn)實(shí)性的電力工程的檔案管理工作而言，高質(zhì)高效的檔案管理工作能夠有效推動(dòng)電力工程的進(jìn)步，所以在當(dāng)下的信息化時(shí)代，就需要考慮如何將電力工程檔案管理工作信息化。

關(guān)鍵詞：電力工程；檔案管理；信息化建設(shè)

檔案對(duì)于一個(gè)企業(yè)有著重要的意義，其中涵蓋的內(nèi)容廣泛。電力企業(yè)檔案管理可以提升企業(yè)信息質(zhì)量，統(tǒng)一企業(yè)檔案管理，同時(shí)企業(yè)之間的信息可以互通有無(wú)。這些作用對(duì)于電力企業(yè)來(lái)說(shuō)是寶貴財(cái)富。具體來(lái)說(shuō)，首先，提升企業(yè)信息質(zhì)量。在電力建設(shè)這項(xiàng)工程當(dāng)中，開(kāi)展信息化的建設(shè)持續(xù)深入，它會(huì)在單位的所有部門(mén)之間建立起一個(gè)涵蓋了公文以及各類檔案資料的多類型的文檔庫(kù)，可是，正是因?yàn)檫@個(gè)體系與行政在分工或者是技術(shù)這兩個(gè)方面存在著差異，因此，最終會(huì)造成信息孤立、不全面問(wèn)題的出現(xiàn)。要完成電力建設(shè)工程中對(duì)檔案實(shí)施信息化管控，就需要使用網(wǎng)絡(luò)以及參數(shù)庫(kù)對(duì)外開(kāi)放的接口，完成在本單位之中的跨部門(mén)、跨體系的信息資源的公開(kāi)分享，從根源上將整體服務(wù)的效率以及質(zhì)量進(jìn)行提升。其次，統(tǒng)一企業(yè)檔案管理。電力工程信息檔案的管理對(duì)企業(yè)有非常重要的意義，從一項(xiàng)電力工程的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、組織實(shí)施到竣工，檔案記錄著它的所有信息?，F(xiàn)大部分電力施工企業(yè)的檔案信息是自動(dòng)化管理，由各部門(mén)單獨(dú)負(fù)責(zé)，這就導(dǎo)致主管部門(mén)在想了解檔案信息時(shí)不能及時(shí)完整地調(diào)取各部門(mén)信息。各個(gè)部門(mén)使用的系統(tǒng)也不盡相同，使得提取和審閱信息增加了難度。設(shè)置統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，使企業(yè)人員可以及時(shí)有效地查詢和提取完整的檔案信息，增加檔案管理的統(tǒng)一性，對(duì)企業(yè)管理有著很大的幫助。最后，強(qiáng)化企業(yè)信息互通。實(shí)現(xiàn)電力建設(shè)這項(xiàng)工程當(dāng)中對(duì)于檔案的信息化管控，這對(duì)于達(dá)成整個(gè)單位檔案信息一統(tǒng)化的需求提供了必要條件?，F(xiàn)在，大多數(shù)進(jìn)行電力建設(shè)工程的單位當(dāng)中，有些部門(mén)的檔案類信息資料都由他們所在的部門(mén)單獨(dú)保存，僅提供給所在部門(mén)內(nèi)部使用。這樣對(duì)于檔案信息為單位領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策期間提供服務(wù)的作用沒(méi)有得到充分發(fā)揮，同時(shí)也讓這些檔案信息資料的使用價(jià)值沒(méi)有達(dá)到最優(yōu)化，這樣就不能實(shí)現(xiàn)檔案資源在單位生產(chǎn)施工中充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，經(jīng)過(guò)建立數(shù)字檔案的管控體系，就能夠更好地將上述提到的問(wèn)題進(jìn)行解決。

電力企業(yè)檔案管理既然如此重要，我們就需要采取一些措施來(lái)提高檔案管理。

第一，提升員工參與的積極性

電力工程檔案管理信息化建設(shè)關(guān)系到每一位電力系統(tǒng)工作人員，因此除了檔案管理人員要參與信息化的建設(shè)，還應(yīng)分配其他各部門(mén)，將各部門(mén)工作人員的檔案通過(guò)信息技術(shù)錄入檔案信息管理系統(tǒng)，即全員參與檔案的信息化建設(shè)。首先，在實(shí)施檔案信息化建設(shè)之前應(yīng)該召開(kāi)全員動(dòng)員大會(huì)，在大會(huì)上由各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)帶頭參與這項(xiàng)決策，并告知員工這項(xiàng)工作所帶來(lái)便利。其次，對(duì)于帶頭參與這項(xiàng)工作的員工給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，并且對(duì)參與員工多的部門(mén)給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，由此帶動(dòng)員工的積極性。

第二，強(qiáng)化信息管控的完整性

使用有效的方式將檔案的類型進(jìn)行區(qū)分。在進(jìn)行電力工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)和它的施工過(guò)程、竣工驗(yàn)收，以及各職能部門(mén)形成的各類管理性文件，使用可執(zhí)行性極高的方式將檔案的類型進(jìn)行區(qū)分，依照按項(xiàng)目檔案類型或年度保存的方式開(kāi)展檔案的保存、管控工作，方便后期的存儲(chǔ)還有綜合統(tǒng)計(jì)以及資料查找工作的進(jìn)行。把電力工程項(xiàng)目所有類型的檔案依照類型進(jìn)行錄入—編寫(xiě)目錄—上架保存以及管控工作，用這個(gè)方式進(jìn)行檔案管理，方便后期進(jìn)行查詢以及統(tǒng)計(jì)研究。

第三，完善管理建設(shè)系統(tǒng)性

所謂檔案管理的系統(tǒng)性，主要指的是對(duì)電力工程檔案的管理應(yīng)當(dāng)在一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下實(shí)施?；陔娏こ滔到y(tǒng)的檔案在電力工程系統(tǒng)的運(yùn)行及今后的生產(chǎn)施工中具有非常重要的指導(dǎo)意義，因此，檔案管理按照一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，這種具有系統(tǒng)性的檔案管理模式，有利于施工人員在查閱檔案時(shí)，通過(guò)對(duì)工程施工過(guò)程記錄或是對(duì)管理性文件的查詢，發(fā)現(xiàn)施工或管理細(xì)節(jié)中存在的不足和問(wèn)題，在后期進(jìn)行工程質(zhì)量或管理活動(dòng)的評(píng)估和判定時(shí)，能夠有一個(gè)明確的方向，那么，后期所提出的相應(yīng)的改進(jìn)意見(jiàn)也就更加具有針對(duì)性。同時(shí)在檔案查找時(shí)能快速準(zhǔn)確地提取所需案卷。另外，檔案系統(tǒng)的規(guī)范化，還可以按照電力工程中不同的工程類型在存檔時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行分類，實(shí)現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化管理。也只有按照科學(xué)的方法進(jìn)行檔案的分類和整理，才能確保對(duì)復(fù)雜的電力工程檔案實(shí)現(xiàn)有效、規(guī)范的管理，發(fā)揮出檔案管理工作的作用。

此外，加大電力檔案創(chuàng)新力度。在新形勢(shì)下，電力需求量逐年增加，為了保證電力檔案管理工作得以順利進(jìn)行，電力檔案管理人員要不斷加強(qiáng)電力方案管理創(chuàng)新力度，不斷提升電力檔案管理水平。對(duì)于電力企業(yè)中的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，針對(duì)電力方案實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，運(yùn)用妥善的解決方法，不斷提升電力方案的實(shí)施率。電力企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中，檔案管理人員通過(guò)不斷加強(qiáng)電力方案創(chuàng)新力度，能夠保證電力企業(yè)中的各項(xiàng)檔案得到有效管理，提升電力企業(yè)的總體運(yùn)行效率。通不斷加大電力方案的創(chuàng)新力度，能夠保證電力檔案管理風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制，提高電力企業(yè)的總體效益。伴隨我國(guó)電力企業(yè)的發(fā)展規(guī)模不斷加大，電力檔案管理難度越來(lái)越的，檔案管理人員在實(shí)際工作當(dāng)中，要根據(jù)電力檔案管理現(xiàn)狀，不斷改進(jìn)原有的檔案管理方式，適當(dāng)加大電力檔案創(chuàng)新力度，有效提升電力企業(yè)的總體效率。

結(jié)語(yǔ)

電力工程檔案管理工作要取得進(jìn)展必須緊跟時(shí)代的發(fā)展，并與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)電力工程檔案管理信息化，這樣能夠提高工作效率以及工作質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案的作用。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，也更能提高服務(wù)質(zhì)量。所以必須緊抓員工思想、具體管控、管理建設(shè)、加大電力檔案創(chuàng)新力度這四方面，提升案管理水平，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]雷娟.淺析電力工程檔案在建設(shè)中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2010（12）

（作者單位：國(guó)網(wǎng)福建光澤縣供電有限公司）