論檔案的收集與整理

檔案的收集與整理工作是我們單位檔案管理人員日常工作，也檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，它為檔案工作提供了實際的管理對象。檔案收集與整理工作，就是按照黨和國家的有關規(guī)定通過一定的途徑和方法將各部門分散產生和形成的具有保存價值，且可供查考利用的各種文件材料集中到單位檔案室統(tǒng)一管理的過程，這是單位檔案部門獲得和積累檔案的一種重要的手段。檔案收集工作是否科學，決定了檔案收集數(shù)量多少和質量高低，因此，只有收集到豐富的檔案資料，才能真正提高檔案工作的質量，更好地為領導決策提供服務。

檔案是在單位管理和實踐中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等材料，其內容非常豐富。檔案的收集與整理從一定程度上來講是反映單位管理水平的一個重要標志，是單位各項工作的真實記錄，檔案的規(guī)范化管理是提高單位管理質量的重要保障，下面就如何做好檔案的收集和整理工作淺談幾點看法。

一、提高認識，明確檔案在工作中的作用

檔案是具有保存價值的最原始、最準確的記錄，同時具有很高的實用價值。隨著社會的進步以及新形勢發(fā)展的需求，檔案基礎工作有了進一步的發(fā)展，檔案分類工作更加具體、精細，努力提高認識，在充分認識檔案工作重要性的前提下，把全面加強檔案資源建設作為檔案工作的著力點，提高檔案工作的服務水平和管理水準，因此，檔案工作人員應認真履行職責，做好檔案的收集、整理和歸檔工作，一方面保證各門類檔案的齊全完整，更好地提供利用，另一方面也給國家積累檔案打下一個良好的基礎。

二、檔案的收集與整理工作的意義

檔案的收集與整理工作，對整個檔案工作具有重要意義。它是檔案基礎工作中的關鍵環(huán)節(jié)。在檔案工作所有環(huán)節(jié)中，收集工作是起點，提供利用是目的，而檔案的整理則是承上啟下的關鍵所在。上承收集工作，可以進一步了解和檢查檔案收集工作的質量，下繼開發(fā)利用，為開發(fā)利用創(chuàng)造條件。因此，這是一個很重要的中間環(huán)節(jié)，其意義為：一是實現(xiàn)檔案科學管理的基礎，要有成效地進行管理，還必須善于實際地進行組織工作。檔案的整理工作，就是對檔案進行有序地組織，以利于查找利用，以利于檔案的安全保管。二是應把檔案整理工作放在利用工作的前頭，檔案整理得好，其分類和組卷的系統(tǒng)本身就具備一種檢索功能，可以分擔檢索工具體系的一部分任務。

三、確保檔案的收集與整理具有真實性

檔案是歷史及社會實踐活動的真實記錄，這是它的價值所在。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件?，F(xiàn)代國外學者，特別是歷史學家對于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價值。檔案記載了許許多多的歷史事件和社會現(xiàn)象，內容十分豐富。檔案又是新的社會實踐最可靠的憑證和依據(jù)，檔案是在生產實踐和社會實踐中產生的，它客觀地、真實地記載著各階段的活動，銘刻著歷史上的千秋功過，保留著真切的歷史標記，因此，檔案發(fā)生的效用與日俱增。

四、檔案收集與整理工作中存在的主要問題

一是庫房問題。檔案庫房必須選擇寬敞、通風良好的地方，避免檔案收集后保存時，長期受潮發(fā)霉而紙張變質、字跡模糊現(xiàn)象；二是由于管理不科學，致使檔案混亂，用時查找不到；三是有些人不了解檔案在整個社會中的重大作用。

五、加強檔案收集與整理工作的對策和措施

（一）做好檔案的收集與整理

檔案的收集是檔案工作的起點和基礎，這項工作做得好與壞會直接影響到檔案的數(shù)量與質量，因此，要把檔案這項基礎工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經濟社會發(fā)展服務。如何把檔案收集齊全、完整、準確，充分發(fā)揮檔案在經濟發(fā)展工作中的作用，是目前檔案管理部門面臨的一個突出問題。目前，有些人沒有認識到檔案工作的重要性，認為檔案沒有效益，可有可無，導致檔案工作人員工作熱情不高，檔案工作進展緩慢，這就要求我們對檔案進行及時收集、整理、歸檔，為領導提供服務，發(fā)揮其重要作用。檔案整理工作，從其中各個環(huán)節(jié)作業(yè)的性質上，又可概括為系統(tǒng)化和編目兩大部分。檔案的系統(tǒng)化包括區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內文件的排列、案卷的排列。案卷的編目主要包括編制卷內文件目錄，備考表，案卷封面的編目、案卷目錄的編制。系統(tǒng)化是整理工作的開始，編目是整理工作的結束；系統(tǒng)化是編目的基礎，編目是系統(tǒng)化的反映。在實際工作中，二者往往交錯進行。

（二）加強管理，狠抓檔案工作制度落實

要改變檔案工作管理混亂的前提是制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作。同時，要建立相應的檔案管理制度，強化規(guī)范管理，從檔案收集、歸檔到整理都進行統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的規(guī)章制度，防止檔案分散流失。在此基礎上要狠抓落實，要確保有關法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，違法必究，使之逐步變成自覺的行動，以確保檔案歸檔質量與管理。

（三）認真宣傳貫徹《檔案法》，建立獎勵激勵機制

只有加強宣傳《檔案法》，依法辦事，引起各級領導的重視和全社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。同時，要抓住機遇，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用，做好檔案的收集整理工作，通過建立獎勵激勵機制來考核檔案工作人員的工作業(yè)績、業(yè)務熟練程度、責任心的大小，從而調動廣大檔案工作者的工作積極性。

（四）注重文件材料的收集與整理

存檔的文件、材料要隨時收集并整理，以保證歸檔文件材料的完整性、針對性和時效性。文件資料的收集要齊全、完整、突出重點；整理要符合要求，按照歸檔范圍進行分類整理，力求整齊美觀。同時，要加強檔案保管工作，確保檔案機密安全。集到的原始資料和數(shù)據(jù)，要進行科學分類和歸納，使資料系統(tǒng)化，便于分析和敘述。

六、結束語

完整齊全的檔案材料并經系統(tǒng)整理的檔案能科學地、系統(tǒng)地為單位各項工作服務，檔案室要發(fā)揮前端調控功能，從立卷歸檔做起，注意有重點、有計劃地收集、整理各門類的檔案，把基礎打牢，發(fā)揮檔案資源建設的基礎作用，把有保存價值的檔案集中管理，采取切實有效的措施，改善工作思路，拓展工作對象，創(chuàng)新工作手段，豐富檔案資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來源，確保檔案資源開發(fā)利用工作的質量和效率。

（作者單位：中國鐵路濟南局集團有限公司 濟南工務段）