檢察院檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的原則與重點(diǎn)

摘 要：檢察院檔案的管理工作關(guān)乎到群眾的利益和國家發(fā)展。本文主要探究了檢察院檔案建設(shè)的原則問題與工作重點(diǎn)，針對(duì)當(dāng)前的信息化環(huán)境和檔案工作中的問題提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，旨在推動(dòng)檢察院檔案管理工作的科學(xué)有效，實(shí)現(xiàn)安全、便捷、規(guī)范的檔案管理。

關(guān)鍵詞：檢察院；檔案管理系統(tǒng)；原則；重點(diǎn)

引言

現(xiàn)階段，隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足當(dāng)前需求，推進(jìn)檢察院檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。雖然信息化管理體系已經(jīng)初步形成，但是仍存在一些問題阻礙了檔案管理工作的開展，因此，確定檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的原則和重點(diǎn)成為了管理工作中的重要內(nèi)容。

一、檢察院檔案建設(shè)的原則

（一）規(guī)劃實(shí)施

為了推動(dòng)檢察院檔案管理體系的有效建設(shè)，各級(jí)檢查部門需要高度重視，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息化管理系統(tǒng)，逐步落實(shí)建設(shè)原則，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門在設(shè)計(jì)檔案管理的進(jìn)程中需要掌握本地的信息化系統(tǒng)建設(shè)情況，分步完成下屬檢察院的檔案實(shí)施。

（二）資源共享

當(dāng)前形勢(shì)下，國家和相關(guān)部門已經(jīng)高度重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，而與之相關(guān)的法律體系也得到了一定程度的完善。檢察院要嚴(yán)格按照我國法律的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況落實(shí)檔案管理制度，將理論基礎(chǔ)轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)際工作內(nèi)容，確保檔案信息化管理系制度的實(shí)施。檢察院要著手規(guī)范電子檔案和文件的存儲(chǔ)和使用，制定科學(xué)化的管理標(biāo)準(zhǔn)和格式。此外，還要對(duì)信息化系統(tǒng)采取激勵(lì)性管控，推動(dòng)檔案管理工作的系統(tǒng)化、科學(xué)化、高效化進(jìn)行[1]。

檢察院的信息化檔案管理的具體實(shí)施步驟需要根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系成立一網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)將上級(jí)檢查部門和各基層檢察院的檔案數(shù)據(jù)相連，還要與政府的政務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息對(duì)接，真正意義上完成相關(guān)單位的互通交流，確保上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬部門的監(jiān)管審查，有效采集檔案信息，由上至下的構(gòu)建檔案互通體系，實(shí)現(xiàn)信息資源快速便捷的共享利用。

（三）安全保障

檢察院的檔案信息化建設(shè)中，安全問題不容忽視，是當(dāng)前檔案管理工作中的重中之重。主要的安全問題有以下幾個(gè)方面：第一，意識(shí)上的疏漏。一些檔案管理人員的安全意識(shí)較弱，保密意識(shí)匱乏，在調(diào)取檔案的過程沒有經(jīng)過嚴(yán)格的審查，給檔案的安全帶來巨大的隱患。第二，技術(shù)上的問題。隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，各領(lǐng)域都進(jìn)入了信息化時(shí)代，但隨之而來的是各種電腦病毒嚴(yán)重威脅了電子信息的安全，由于病毒種類繁多且復(fù)雜，危害性極大，加之存在不法分子的惡意攻擊，檔案系統(tǒng)很容易出現(xiàn)癱瘓或信息泄露的情況，增加了信息化管理工作的難度。第三，設(shè)備故障。若在檔案管理中，計(jì)算機(jī)硬件故障及軟件問題都可能導(dǎo)致系統(tǒng)安全問題的發(fā)生，此外，工作人員在檔案管理中操作不當(dāng)也有可能造成數(shù)據(jù)的損失，甚至泄露?？偠灾?，以上種種問題都可能對(duì)檔案信息的安全構(gòu)成威脅，造成不必要的損失。

為了確保檢察院檔案信息化建設(shè)的安全高效，管理人員要全方位分析各種危險(xiǎn)因素，有針對(duì)性的制定防護(hù)措施，將風(fēng)險(xiǎn)降到最低。計(jì)算機(jī)的軟硬件設(shè)備需要安排維護(hù)人員定期進(jìn)行檢查維修，一旦發(fā)現(xiàn)故障要及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。除了對(duì)網(wǎng)絡(luò)方面的控制，在檔案的使用上也要加大監(jiān)管力度。比如可以對(duì)保密性高的檔案數(shù)據(jù)完善密級(jí)管理制度，調(diào)取檔案需要層層審批，實(shí)名身份授權(quán)認(rèn)證后方可使用。對(duì)特殊檔案設(shè)定權(quán)限，只有符合要求的用戶才可調(diào)取，設(shè)置檔案的限制級(jí)別，接觸使用中的安全隱患。除此之外，要設(shè)定專業(yè)的管理人員定期進(jìn)行檔案培訓(xùn)教育，其中包括管理方法、使用流程和安全保障措施，專人專管，科學(xué)有效的避免疏漏問題的出現(xiàn)。

二、檢察院檔案建設(shè)的重點(diǎn)

傳統(tǒng)的檔案管理體制已經(jīng)無法滿足當(dāng)前信息化時(shí)代的要求，信息化管理系統(tǒng)將創(chuàng)新以往的管理模式，使檔案數(shù)據(jù)向著現(xiàn)代化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，根據(jù)檢察院檔案信息的特點(diǎn)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中需要靠以下幾個(gè)重點(diǎn)工作來落實(shí)：

（一）文書和訴訟檔案的建設(shè)管理

在管理工作中要首先了解檢察院檔案的性質(zhì)，檢察院檔案分為財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案、文書檔案、聲像檔案、設(shè)備檔案、訴訟檔案、基建檔案等等，其中最重要也是最專業(yè)化的要屬訴訟檔案。信息化管理系統(tǒng)中既要滿足檢察院文書檔案一文一件的管理要求，又要具備對(duì)訴訟檔案的案件管理功能。

（二）案件報(bào)結(jié)方式的革新發(fā)展

目前，大部分檢察院在訴訟文案的管理上都是先報(bào)結(jié)，再歸入檔案管理，也就是說案件辦理是主要的工作內(nèi)容，在結(jié)案完畢后的半年或者一年在進(jìn)行檔案存儲(chǔ)。雖然這種工作形式給了檔案裝訂整理充足的時(shí)間，但有些工作人員只重視結(jié)案，忽視了歸檔的總要性，使很多案件遲遲得不到管理歸納，逾期現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，很容易造成材料丟失、結(jié)案不完全的現(xiàn)象，給檔案管理工作帶來了難題。

所以，在檔案的信息化管理中要?jiǎng)?chuàng)新管理方式，研究利用信息接口功能，為訴訟案卷的及時(shí)歸檔提供規(guī)范化保障。在實(shí)際工作中，要把訴訟案件歸檔問題放在重要的位置上，工作人員要在結(jié)案的同時(shí)整理歸納相關(guān)材料，提高管理工作的效率。

（三）檔案檢索系統(tǒng)的構(gòu)建

檢察院檔案系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，將其作為管理工作的基本要點(diǎn)，在管理工作中具有重要的意義。以往的檔案使用流程是通過閱覽室紙質(zhì)材料的保存、借閱和復(fù)制，限制了共享資源的發(fā)展。而檔案的信息化系統(tǒng)可以通過先進(jìn)科學(xué)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源的傳遞，打破了常規(guī)的限制，實(shí)現(xiàn)了檔案服務(wù)的革新。

為了更好的服務(wù)于檔案工作，檔案管理系統(tǒng)中要建立方便快捷的檢索平臺(tái)，為檔案管理節(jié)省了大量時(shí)間，檢索功能可以及時(shí)在各種數(shù)據(jù)龐大的檔案中找到所需文件，增加了管理工作的時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)一體化操作流程。此外，這種檢索模式還可以跨空間共享資源，上級(jí)檢查單位和基層檢查部門都可以通過強(qiáng)大的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行互通交流，為檔案的多元化利用提供了可能[2]。

（四）庭審檔案的信息化管理

隨著庭審錄入設(shè)備的數(shù)字化發(fā)展，要求對(duì)于現(xiàn)場實(shí)況進(jìn)行記錄，還要確保音像信息的真實(shí)可靠，因此多媒體檔案應(yīng)運(yùn)而生。當(dāng)時(shí)多媒體庭審檔案的儲(chǔ)存利用對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，這種檔案的管理既要能對(duì)庭審的內(nèi)容進(jìn)行音畫播放，又要具備及時(shí)查詢使用的功能，信息化管理系統(tǒng)就能實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，通過其檢索功能可以及時(shí)調(diào)取相關(guān)信息，而且具有保存聲像檔案的能力，給檢察院庭審工作帶來了便利。

結(jié)論

總而言之，檢察院的信息化檔案管理還尚未成熟，想要達(dá)到新時(shí)期的網(wǎng)絡(luò)信息化高度還需要一定的時(shí)間，基于此，各級(jí)檢查部門要積極引用先進(jìn)技術(shù)，完善檔案信息化管理體制，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的最大化，讓檔案管理工作更好的服務(wù)于人民群眾。

參考文獻(xiàn)

[1]王寧寧.基于JSP的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)[J].民營科技，2014（12）：43.

[2]邱黎晶.基層檢察院檔案管理工作健康發(fā)展的對(duì)策建議[J].理論導(dǎo)報(bào)，2012（10）：45.

（作者單位：淮安市清江浦區(qū)人民檢察院）