大數(shù)據(jù)時代行政事業(yè)單位檔案管理的透視與反思

摘 要：檔案有著記錄真實歷史的重要作用，為我們提供了豐富的歷史資料和數(shù)據(jù)，對解決遺留問題起了很大的作用。而在事業(yè)單位中的檔案資料里也詳細(xì)的記錄了各個項目的發(fā)展情況，事業(yè)單位檔案管理作為一項基礎(chǔ)性工作，對檔案的信息化管理建設(shè)有重要的指導(dǎo)作用。本文旨在探討分析事業(yè)單位檔案信息資源管理的產(chǎn)生原因，針對事業(yè)單位單位檔案管理檔案信息資源管理中存在的問題以及如何完善事業(yè)單位檔案信息資源管理提出有效性策略。

關(guān)鍵詞：檔案信息管理；事業(yè)單位單位；對策研究

引言

隨著社會的不斷進(jìn)步，檔案信息資源管理在事業(yè)單位中發(fā)揮著重要的作用，但當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息資源管理并不完善，如何提高其工作能力成了現(xiàn)在事業(yè)單位亟待解決的問題。事業(yè)單位職能的轉(zhuǎn)變也要求檔案管理部門的改革，目前事業(yè)單位檔案信息資源管理的研究已經(jīng)不能滿足發(fā)展的需要，這就要求我國有關(guān)部門加強(qiáng)對信息管理的研究，并且在研究的過程中逐漸將對事業(yè)單位檔案信息資源管理的研究納入到該領(lǐng)域研究的一個重要課題，從而促進(jìn)事業(yè)單位在事業(yè)單位檔案信息資源管理方面的提高。

1 大數(shù)據(jù)時代行政事業(yè)單位檔案管理的重要意義

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)在社會發(fā)展中起著不可或缺的作用，它對社會市場的發(fā)展有著重要意義。數(shù)字化、無紙化管理都為現(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展提供了新思路，在信息化發(fā)展中實現(xiàn)了檔案信息與用戶的無距離交流，實現(xiàn)了檔案信息的共享利用。這種重要性的表現(xiàn)具體體現(xiàn)在兩方面：

1.1檔案管理工作更加便捷

現(xiàn)代信息化正在向數(shù)字化、智能化的方向飛躍發(fā)展，單一的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足信息化時代的要求。紙質(zhì)檔案會隨著時間的發(fā)展變得難以保存甚至難以辨認(rèn)筆跡，對后來的查閱和使用都帶來了不必要的麻煩。而改為電子檔案后，檔案更容易儲存，不易丟失而且更易查閱。

1.2查找檔案更加容易

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案里，如果想要在查找資料時篩選更多的信息需要浪費很多的精力和時間。但是將檔案管理信息化之后，可以輕易的從大量復(fù)雜的文件中找到自己想要的資料，極大地節(jié)省了時間，提高了事業(yè)單位工作效率，實現(xiàn)了檔案信息遠(yuǎn)程化傳播，促進(jìn)了事業(yè)單位的有效健康發(fā)展。

1.3檔案更加透明化

檔案在進(jìn)行了管理信息化后更加透明，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和員工都可以對公開檔案進(jìn)行查閱，而不是像以前那樣去檔案室“翻箱倒柜”。這樣可以使員工參與到事業(yè)單位的發(fā)展中，同時事業(yè)單位也可以接受員工的監(jiān)督，調(diào)動了員工工作的積極性和主動性。

2 大數(shù)據(jù)時代行政事業(yè)單位檔案管理應(yīng)注意的問題

2.1傳統(tǒng)的管理方法落后

大數(shù)據(jù)時代正在向數(shù)字化、智能化的方向飛躍發(fā)展，單一的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足信息化時代的要求，而更多發(fā)展起來的則是電子檔案，事業(yè)單位檔案信息資源管理體系逐步得到補(bǔ)充和完善。紙質(zhì)檔案存在著檔案管理電子信息系統(tǒng)的不完善、管理設(shè)備落后、檔案利用率低等問題。隨之給事業(yè)單位帶來了一定的麻煩，主要體現(xiàn)在不完善的檔案管理電子信息系統(tǒng)和系統(tǒng)設(shè)備落后兩個方面。

一方面是檔案管理電子信息系統(tǒng)的不完善。目前有一些事業(yè)單位檔案管理部門在信息開發(fā)時，由于對信息的了解程度不夠，只能用手工錄入的方式來完成對數(shù)據(jù)的采集，沒有辦法全方位的滿足檔案管理的需要，沒有系統(tǒng)的分析事業(yè)單位信息化管理未來的趨勢，造成信息缺失，影響員工工作效率。另一方面，事業(yè)單位檔案管理部門的電子化設(shè)備還比較落后，沒有及時更新發(fā)展觀念和方法，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)都比較陳舊，事業(yè)單位檔案管理沒有辦法及時的傳遞信息，傳統(tǒng)的人力管理方式也難以滿足大量的需求，因而影響到工作的效率。

2.2對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)不夠重視

隨著社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理中的信息化研究也越來越深入，不斷形成了新的發(fā)展趨勢但是事業(yè)單位部門對檔案管理信息化采取忽視的態(tài)度，沒有認(rèn)識到信息化管理的重要性。并且我國對事業(yè)單位檔案信息資源管理的經(jīng)驗不足，建設(shè)程度與實際情況不匹配，造成資源浪費和信息流失。

2.3軟硬件系統(tǒng)設(shè)施不完善

目前有些事業(yè)單位缺少最新的硬件支持，把精力都放在提高業(yè)績上而忽略了軟硬件設(shè)備的不完善問題。沒有配套的軟硬件設(shè)備就無法滿足事業(yè)單位中大量的檔案信息管理需求。

3 大數(shù)據(jù)時代加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理的有效措施

3.1適應(yīng)社會發(fā)展需求，遵循社會發(fā)展規(guī)律；

事業(yè)單位檔案信息資源管理建設(shè)的發(fā)展應(yīng)當(dāng)符合社會的發(fā)展情況。相關(guān)部門應(yīng)該時刻把握群眾需要的走向，多方面考慮未來事業(yè)單位檔案信息資源管理的規(guī)劃，使信息化管理體制與社會管理標(biāo)準(zhǔn)接軌，不斷提高檔案管理的透明化和有效性。保障人民群眾的基本權(quán)益，保障相關(guān)部門穩(wěn)定有序的開展動態(tài)管理工作。

3.2改變傳統(tǒng)的信息管理觀念

目前事業(yè)單位相關(guān)部門采取的檔案信息資源管理都存在一定的缺陷，起因就是相關(guān)部門的管理觀念陳舊。管理部門必須轉(zhuǎn)變管理檔案人員的傳統(tǒng)觀念，著重發(fā)展信息化建設(shè)管理。利用信息化對檔案進(jìn)行歸納和總結(jié)，以充分調(diào)動積極主動參加工作。

3.3建立健全信息化的事業(yè)單位檔案管理制度

檔案信息化管理是一套全新的管理模式，但由于缺乏必要的系統(tǒng)管理模式對其進(jìn)行有效指導(dǎo)，造成現(xiàn)在很多地區(qū)事業(yè)單位單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢。[1]所以事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合有關(guān)實際情況，建立健全檔案信息化建設(shè)制度，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升。

3.4創(chuàng)新事業(yè)單位檔案信息資源管理方式，拓寬人才隊伍培養(yǎng)途徑

事業(yè)單位檔案信息資源管理可推進(jìn)相關(guān)部門的工作創(chuàng)新，增強(qiáng)基層組織工作活力。事業(yè)單位檔案信息資源管理是我國事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要性依據(jù)和保障，主要責(zé)任是對新時期事業(yè)單位檔案進(jìn)行組織和管理工作，也是相關(guān)部門對黨建發(fā)展，人才隊伍建設(shè)培養(yǎng)的重要活動載體。新時期的檔案信息化可以圍繞人才隊伍建設(shè)培養(yǎng)，不斷創(chuàng)新事業(yè)單位的管理機(jī)制，開展形式多樣、內(nèi)容豐富的人員活動，加強(qiáng)檔案信息的專業(yè)性和先進(jìn)性。

4 結(jié)語

當(dāng)前我國事業(yè)單位相關(guān)部門的檔案信息資源管理工作還存在著很多問題，工作的模式需要不斷地創(chuàng)新和改進(jìn)，結(jié)合新形勢下對檔案信息資源管理的要求，加強(qiáng)事業(yè)單位部門的檔案信息化管理建設(shè)。只有這樣，事業(yè)單位檔案信息資源管理工作才能正常有效開展，人民群眾的利益才能得到相應(yīng)的保障，事業(yè)單位更好的為人民群眾和社會服務(wù)，構(gòu)建和諧穩(wěn)定的環(huán)境。

參考文獻(xiàn)

[1]明潔.大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理的透視與反思[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）：99-99.

（作者單位：江蘇省如皋市檔案局）