淺談國有企業(yè)人事檔案管理

摘 要：國有企業(yè)人事檔案是組織、人事部門在人事管理活動(dòng)中形成的，基于其個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，并以個(gè)體為單位集中收集、保存以備查考的人事資料。國有企業(yè)人事檔案在職務(wù)晉升、工資發(fā)放、教育培訓(xùn)等工作中發(fā)揮著重要憑證、依據(jù)、參考作用，具有法律效用。因此，做好新時(shí)期國有企業(yè)人事檔案管理工作具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

一、國企人事檔案管理概述

國有企業(yè)人事檔案是一個(gè)人在單位的“印跡證據(jù)”，記載著一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同的經(jīng)歷、思想品德、工作狀態(tài)、業(yè)務(wù)能力、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、社會(huì)關(guān)系等各方面的重要信息，涵蓋一個(gè)人的工資待遇、出生年月日、技術(shù)職稱、職務(wù)、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系等等，是全面看待、科學(xué)使用人才資源的重要依據(jù)，是維護(hù)干部職工合法權(quán)益的可靠憑證，是研究組織人事工作規(guī)律的重要資料，對組織人事工作具有規(guī)范、檢查、監(jiān)督的作用。

國企人事檔案包括干部檔案和工人檔案，依據(jù)《檔案法》《保密法》《干部檔案工作條例》《干部檔案整理細(xì)則》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》《關(guān)于進(jìn)一步開展干部人事檔案審核工作的通知》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》建立了十分完善的企業(yè)人事檔案管理規(guī)章制度。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，國企中干部檔案應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制?？h級(jí)（含）以上機(jī)關(guān)或單位干部檔案根據(jù)干部管理權(quán)限集中統(tǒng)一管理。職工檔案由職工所在企業(yè)的勞動(dòng)或組織人事職能部門管理。國企人事檔案包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料以及工資等等。

二、國企人事檔案管理現(xiàn)狀

1.認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)?！盁o關(guān)緊要”思想，認(rèn)為企業(yè)更應(yīng)該重視生產(chǎn)經(jīng)營，使用人才更應(yīng)注重現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，個(gè)人檔案沒有多大作用，沒有給予人事檔案管理足夠重視?！盁o需親為”思想，把人事檔案管理單純的理解為是人事部門或者政工部門的事情，無需領(lǐng)導(dǎo)親自抓，人事檔案工作推動(dòng)遲緩?！跋麡O應(yīng)付”思想，認(rèn)為人事檔案管理只需要“守好攤”“不丟失”就行，能夠在人員調(diào)整、職務(wù)晉級(jí)、工資兌現(xiàn)時(shí)查閱到即可，企業(yè)人事檔案管理缺少長遠(yuǎn)規(guī)劃。

2.管理手段落后。人事檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的重要性未得到足夠重視，無論是管理水平、管理制度還是管理人員等細(xì)節(jié)處理方面缺乏人事檔案管理應(yīng)有的專業(yè)性、先進(jìn)性，與新時(shí)期企業(yè)的發(fā)展不相適應(yīng)。管理內(nèi)容方面，集中于收集人員的姓名、性別、學(xué)歷、年齡等基本信息，對于人員的工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)缺乏詳細(xì)記錄，不能對員工作出科學(xué)合理的評價(jià)。管理手段方面，依靠人工管理為主，輔之以一定的人事檔案管理軟件的應(yīng)用，人事檔案管理的信息化、數(shù)字化水平較低。

3.登記制度失范。當(dāng)前，企業(yè)人事檔案登記的約束性較差，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理的真實(shí)性、準(zhǔn)確性受到影響，不規(guī)范性增多，影響了人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中應(yīng)有作用的發(fā)揮。例如，員工的優(yōu)點(diǎn)、表揚(yáng)的著墨較多，而缺點(diǎn)或不足往往“點(diǎn)到為止”，優(yōu)秀的從業(yè)經(jīng)歷登記、錄入的較多，閱歷斷檔書寫的較少；還有就是后期的培訓(xùn)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷記載的多是“表彰獎(jiǎng)勵(lì)”，忽視了人事檔案的客觀性，使得企業(yè)人事檔案內(nèi)容的填寫存在多目、少項(xiàng)、縮水，影響了企業(yè)人力資源的綜合開發(fā)，導(dǎo)致上述問題的關(guān)鍵是登記制度失范，缺少應(yīng)有監(jiān)督。

4.人事檔案管理信息化水平偏低。有的國有企業(yè)人事檔案管理手段仍舊采取傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行管理，使得人事檔案管理上的一些紕漏一直延續(xù)，對人力財(cái)力上的浪費(fèi)仍然存在；有的國有企業(yè)人事信息系統(tǒng)存在信息過時(shí)、與檔案紙質(zhì)材料記錄不一致等問題。

三、國企人事檔案管理對策

1.高度重視人事檔案管理工作。新常態(tài)下，推動(dòng)人事檔案管理創(chuàng)新的前提和基礎(chǔ)是要正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性和必要性，加強(qiáng)對企業(yè)人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人事檔案管理工作，親臨工作一線調(diào)研指導(dǎo)，擬定企業(yè)人事檔案管理近、中、遠(yuǎn)期目標(biāo)規(guī)劃，加大企業(yè)人事檔案管理的支持力度，安排預(yù)算經(jīng)費(fèi)，加大企業(yè)人事檔案管理人、財(cái)、物的投入力度。配強(qiáng)、配齊人事檔案管理專業(yè)人員，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，組織專業(yè)培訓(xùn)，定期進(jìn)行思想教育和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，切實(shí)提升人事檔案管理的科學(xué)化水平。

2.增強(qiáng)人事檔案管理科技水平。為適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理需要，要切實(shí)提升企業(yè)人事檔案管理科技手段，提升企業(yè)人事檔案管理效率，一方面，積極采購計(jì)算機(jī)、人事檔案管理軟件，將文字、圖片等資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信心，推動(dòng)人事檔案信息化水平。另一方面，要積極構(gòu)建符合企業(yè)實(shí)際需要的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用人事檔案日常管理軟件進(jìn)行檔案編目、檢索、查詢，確保人事檔案信息的真實(shí)性、時(shí)效性和完整性。做好人事檔案信息安全，利用信息技術(shù)加強(qiáng)人事檔案的開發(fā)、編研，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。

3.嚴(yán)格人事檔案管理登記制度。隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)改革的深入，對人才資源的考察、考核提出了更高要求，考核資料不斷增多。要把檔案管理隊(duì)伍作為企業(yè)發(fā)展中的一支重要性人才資源，按照思想素質(zhì)高、作風(fēng)正派、原則性強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)高的標(biāo)準(zhǔn)做好檔案管理人員的配備和培養(yǎng)，按照新常態(tài)下過硬地人才思想、政治、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)做好人才資源檔案材料的收集、歸檔和整理。嚴(yán)格按照“取材有據(jù)、用材有效、舍材可行”的原則做好人才檔案的登記，堅(jiān)持實(shí)事求是，如實(shí)填寫信息，確保人才檔案資料的完整、準(zhǔn)確和客觀。

總之，人事檔案管理工作在國有企業(yè)管理中是不可缺的工作之一，自國有企業(yè)誕生至今幾十年的發(fā)展歷程也凸顯了它的重要價(jià)值，與國有企業(yè)同命運(yùn)，共呼吸。隨著經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，社會(huì)不斷進(jìn)步，國有企業(yè)人事檔案管理手段也要隨之提高，引進(jìn)先進(jìn)化的管理模式，使國有企業(yè)人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化、信息化，充分發(fā)揮人事檔案在國有企業(yè)的效用、價(jià)值。

（作者單位：中國重型汽車集團(tuán)有限公司）