遠(yuǎn)程教育機構(gòu)的公文流轉(zhuǎn)信息化研究

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，推動各個行業(yè)的工作方式方法的改變。遠(yuǎn)程教育機構(gòu)作為信息技術(shù)的傳播和教育實體，積極應(yīng)用信息技術(shù)搭建各種教學(xué)教務(wù)平臺。公文流轉(zhuǎn)作為教育機構(gòu)行政管理的重要部分，在教育機構(gòu)內(nèi)部起著重要作用，也是信息化建設(shè)和應(yīng)用的重要對象。但是，教育機構(gòu)在公文流轉(zhuǎn)方面存在信息化應(yīng)用不高等情況。分析公文流轉(zhuǎn)存在的現(xiàn)狀和問題，對公文流轉(zhuǎn)的信息化平臺進(jìn)行調(diào)研分析，以國家開放大學(xué)公文流轉(zhuǎn)為例，分析公文流轉(zhuǎn)信息化建設(shè)需求和設(shè)計。

關(guān)鍵詞：遠(yuǎn)程教育；公文流程；信息化；研究

一、引言

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用，信息化技術(shù)和手段不斷融入各個行業(yè)，它不僅是業(yè)務(wù)管理的工具，也是引領(lǐng)和改變原有工作的方法。信息化浪潮雖然沖擊教育行業(yè)的時間較短，但是對教育行業(yè)的改革卻不可小覷。各個教育機構(gòu)積極探索教育和技術(shù)的深度融合，利用信息化手段和工具對業(yè)務(wù)和流程進(jìn)行再造，以期望充分利用“信息化”紅利，提高教學(xué)、管理和辦公的效率。

一直以來，信息化手段沖擊教學(xué)改革，教育機構(gòu)紛紛建立教學(xué)管理平臺、資源管理平臺、科研管理平臺，但遠(yuǎn)程教育機構(gòu)更加重視教學(xué)平臺、管理平臺的建設(shè)。管理平臺更多是教務(wù)管理，而對于學(xué)校行政管理的信息化重視不夠。近年來，遠(yuǎn)程教育機構(gòu)的公文流轉(zhuǎn)信息化也相對落后。

公文流轉(zhuǎn)是教育機構(gòu)行政管理的關(guān)鍵內(nèi)容。信息時代許多高校都在推行公文流轉(zhuǎn)的信息化，以提高辦公效率，減少人力資源和紙張浪費。遠(yuǎn)程教育機構(gòu)，由于通常以信息技術(shù)為支撐，辦學(xué)體系覆蓋范圍廣，公文流轉(zhuǎn)更加依賴于信息化手段和平臺，在一定程度上，公文流轉(zhuǎn)成為了遠(yuǎn)程教育機構(gòu)辦學(xué)組織體系管理的一個重要環(huán)節(jié)。對遠(yuǎn)程教育機構(gòu)的公文流轉(zhuǎn)進(jìn)行研究和改進(jìn)，具有實踐和理論意義。

二、公文流轉(zhuǎn)現(xiàn)狀及問題

教育機構(gòu)不斷引用專業(yè)的OA軟件和平臺建設(shè)本單位的辦公信息化環(huán)境，但是公文管理和流轉(zhuǎn)的功能建設(shè)和應(yīng)用水平仍存在一定的問題：

（一）公文流轉(zhuǎn)信息化手段和平臺應(yīng)用不足，公文流轉(zhuǎn)效率不高。

公文起草和修改采取Office為主，WPS為輔，而公文的流程和審批以人流動為主，輔助一些QQ、Email等通信通用軟件。不僅降低公文流轉(zhuǎn)的效率，更在一定程度上因公文無法并行處理帶來隱形效率低下。

（二）公文流轉(zhuǎn)不透明，公文流轉(zhuǎn)過程難以監(jiān)控。

雖然，教育機構(gòu)公文按照規(guī)定順序進(jìn)行流轉(zhuǎn)，但是順序是建議要求，沒有強制要求。所以，在公文流轉(zhuǎn)實際過程中公文具體操作難以約束，比如跳順序操作、錯位流轉(zhuǎn)等現(xiàn)象。另外，流轉(zhuǎn)不透明，難以掌握公文流轉(zhuǎn)的動態(tài)情況，公文流轉(zhuǎn)進(jìn)度難以監(jiān)管和督促，進(jìn)度難以掌控，難以實現(xiàn)對公文的催辦，直接影響公文出現(xiàn)拖延等情況，一定程度上影響到工作的推進(jìn)。

（三）缺失公文流轉(zhuǎn)過程痕跡記錄。

教育機構(gòu)公文流轉(zhuǎn)重要的審閱和審批，流轉(zhuǎn)過程中存在“重結(jié)果、輕過程”的現(xiàn)象，對公文的起草、領(lǐng)導(dǎo)審閱、審批和歸檔管理均嚴(yán)格，但是對過程中公文的修改記錄、相關(guān)人員的意見和建議、以及相應(yīng)人員處理的時間缺少記錄，導(dǎo)致公文修改過程的痕跡無記錄可查，出現(xiàn)問題，難以追責(zé)。

三、公文辦公信息化平臺調(diào)研分析

（一）東軟校園辦公平臺

校園辦公平臺主要有信息資訊、校情展示、公文審批、通訊錄和日程安排等功能。其中公文審批辦公的功能主要針對校院領(lǐng)導(dǎo)移動辦公的需要，實現(xiàn)隨時隨地的移動式公文審批功能。具體包括：簽報文件的審批，發(fā)文文件的審批和校外來文的審批。公文狀態(tài)分為待辦理和已辦理兩種，并且按照狀態(tài)分別展示。

（二）泛微移動辦公系統(tǒng)

泛微移動辦公系統(tǒng)主要有六大功能，分別是：手機OA門戶、公文管理、移動審批、移動通訊錄、日程管理、會議管理。系統(tǒng)支持手機端和電腦PC端數(shù)據(jù)同步，公文管理包括新疆、流轉(zhuǎn)、批復(fù)和列表形式呈現(xiàn)。

（三）萬戶協(xié)同辦公系統(tǒng)

萬戶協(xié)同辦公系統(tǒng)圍繞公文流轉(zhuǎn)開發(fā)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、會議室管理、項目管理和任務(wù)管理等功能模塊，各種功能模塊按照傳統(tǒng)手工辦公的模式實現(xiàn)無紙化辦公。公文管理包括：公文從文件的草擬、審批到文件簽發(fā)，通過分發(fā)、交換實現(xiàn)組織內(nèi)部公文的全面交換，使得公文安全準(zhǔn)確地傳遞到收文部門；公文流轉(zhuǎn)中的接收者，進(jìn)行公文簽收登記和辦理、承辦等操作。公文管理涵蓋了收、發(fā)、簽、轉(zhuǎn)、交換全過程，可以快速調(diào)用流程、自動調(diào)用公文單、手寫簽字蓋章等。

四、遠(yuǎn)程教育機構(gòu)公文流轉(zhuǎn)信息化的實現(xiàn)

（一）公文流轉(zhuǎn)內(nèi)容

公文處理是指公文擬制、審核、辦理、管理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。以國家開放大學(xué)為例，公文處理流程包括起草、送批、會簽、辦理、督辦和歸檔等，具體處理內(nèi)容以下：

1.起草公文。按照國家開放大學(xué)公文要求，起草公文的具體內(nèi)容，并填寫公文流轉(zhuǎn)單，流轉(zhuǎn)單必須填寫起草人姓名、聯(lián)系方式，以及簽名確認(rèn)，經(jīng)由部門負(fù)責(zé)人簽字后方可將文公開啟流轉(zhuǎn)流程。

2.送批公文。根據(jù)公文流轉(zhuǎn)單涉及相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)和部門進(jìn)行逐一流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)呈送校領(lǐng)導(dǎo)的公文由校長辦公室統(tǒng)一進(jìn)行登記、編號，并按照校領(lǐng)導(dǎo)批示意見增加公文流轉(zhuǎn)部門或公文流轉(zhuǎn)的路徑。公文流轉(zhuǎn)至業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人需要對公文會簽相應(yīng)的意見。

3.辦理公文。公文經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)簽批后，校長辦公室對公文進(jìn)行登記批示內(nèi)容，分部發(fā)送至主辦部門，主辦部門根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)批示意見，如涉及業(yè)務(wù)部門會簽，需根據(jù)業(yè)務(wù)部門會簽意見進(jìn)行落實。

4.督辦公文。校長辦公室將根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)批示意見，按時定期了解公文辦理主辦部門公文辦理情況，并督促主辦部門按照要求保質(zhì)保量完成批示內(nèi)要求的工作內(nèi)容。

5.公文歸檔，公文辦理完后進(jìn)行登記、歸檔，每年年底根據(jù)公文登記編號情況進(jìn)行歸類整理，立卷存檔。

（二）公文流轉(zhuǎn)信息化需求與設(shè)計

協(xié)同辦公系統(tǒng)提供各種應(yīng)用模版，包括正文模版、發(fā)文單模版、收文單模版、套紅模版等，方便用戶的收、發(fā)文直接應(yīng)用；公文可以按照教育機構(gòu)公文管理的歸檔要求進(jìn)行自動歸檔，公文流轉(zhuǎn)的管理流程符合教育機構(gòu)自身工作需要進(jìn)行設(shè)置和挑戰(zhàn)。鑒于公文流轉(zhuǎn)涉及遠(yuǎn)程教育機構(gòu)各級領(lǐng)導(dǎo)的簽字授權(quán)，要求系統(tǒng)還支持電子簽章和手寫簽名。信息化需求和設(shè)計以國家開放大學(xué)為例。國家開放大學(xué)公文涉及收文、發(fā)文、流轉(zhuǎn)和審批，公文流轉(zhuǎn)的信息化平臺需要有公文的發(fā)文管理、公文流轉(zhuǎn)、簽報管理、公文督辦和公文歸檔等功能模塊，具體功能模塊的功能描述如下：

1.發(fā)文管理

通過發(fā)文管理功能模塊建立國家開放大學(xué)公文起草、校驗、審核、審批、簽發(fā)等操作，以及公文的套紅和通過校內(nèi)辦公系統(tǒng)或者郵件系統(tǒng)進(jìn)行自動分發(fā)功能。

2.公文流轉(zhuǎn)

用于完成向主送、抄送、抄報單位發(fā)送公文，以及接收單位對外來公文的簽收，并提供自動回執(zhí)信息。此外，還可以撤銷公文、補發(fā)公文。

3.簽報管理

通過簽報管理，設(shè)定簽報所需的模板，簽報流程的圖表化調(diào)整。其中，簽報模板按照公文涉及的請示、報告、申請、通知等內(nèi)容可分別定制化，按需進(jìn)行了靈活調(diào)整。

4.公文督辦

公文督辦功能不僅可實時監(jiān)控查看公文處理進(jìn)展，了解公文處理種的問題，更重要的是可以提供提醒、催促等具體公文督辦的手段，并支持將公文處理的進(jìn)展情況推送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以尋求上一級領(lǐng)導(dǎo)對公文的督察督辦。

5.公文檔案

公文檔案提供電子公文自動化分類、歸檔等功能，并設(shè)置文檔的查看權(quán)限、修改權(quán)限，支持檔案按發(fā)文類別、發(fā)文部門、審批領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)文人、發(fā)文時間等信息進(jìn)行搜索，根據(jù)個人權(quán)限進(jìn)行檔案的查看。

五、結(jié)語

遠(yuǎn)程教育機構(gòu)的信息化，至少有三方面，教學(xué)信息化、教務(wù)管理信息化、校園管理信息化中。而公文流轉(zhuǎn)信息化，正是校園管理信息化的重要內(nèi)容和突破口。文章以公文流轉(zhuǎn)為切入點，對遠(yuǎn)程教育機構(gòu)公文流轉(zhuǎn)的信息化進(jìn)行了深入研究，以信息化手段改變傳統(tǒng)紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)方式，實現(xiàn)無紙化、信息化公文流轉(zhuǎn)。不僅提高公文流轉(zhuǎn)的效率，更加提高了公文流轉(zhuǎn)的透明度，讓公文流轉(zhuǎn)的過程透明化和共享化。但是公文流轉(zhuǎn)僅為辦公信息化的一部分，公文流轉(zhuǎn)無紙化問題的研究需從源頭抓起，需進(jìn)一步研究移動辦公、協(xié)調(diào)辦公等平臺的建設(shè)和實現(xiàn)。

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（作者單位：國家開放大學(xué)）