新形勢(shì)下基層檢察院辦公室檔案工作面臨的困境及對(duì)策

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都在發(fā)生著各種各樣的變化?；鶎訖z察院也是如此，為了滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展要求不斷地進(jìn)行升級(jí)創(chuàng)新，針對(duì)于檢察院檔案管理工作，一方面要提高工作效率，減少檔案查詢(xún)時(shí)間；另一方面要提高管理水平和信息化水平，讓檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。

關(guān)鍵詞：基層檢察院；辦公室；檔案管理

1 引言

對(duì)于基層檢察院來(lái)說(shuō)，其在發(fā)展過(guò)程中積累了大量的檔案資料，對(duì)其進(jìn)行管理需要配備一定的人力，同時(shí)也要專(zhuān)門(mén)為其騰出一定的管理空間，比如建立檔案資料儲(chǔ)藏室等，但是隨著檔案的增多，有限的空間勢(shì)必不能滿(mǎn)足這一增長(zhǎng)要求，為此在新形勢(shì)下如何解決基層檢察院辦公室檔案管理工作中的難題是當(dāng)下需要認(rèn)真思考的問(wèn)題。

2 基層檢察檔案管理工作的特點(diǎn)

（1）檢察院檔案管理工作是一項(xiàng)保存檢察訴訟活動(dòng)記錄的重要工作，受到各種因素的影響，在對(duì)檔案文件的征集和利用過(guò)程中可能會(huì)對(duì)檔案形成不同程度的損害，并且很多重要檔案材料都是案件的重要證據(jù)，是獨(dú)一無(wú)二的孤本，一旦毀損后難以復(fù)原。

（2）檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案管理專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)，檔案使用頻繁。為了評(píng)查案件和迎接上級(jí)檢查，需要對(duì)有關(guān)的訴訟檔案經(jīng)常進(jìn)行借閱，公安機(jī)關(guān)和法院在打擊違法犯罪和搜集證據(jù)的時(shí)候也往往需要到檢察院借閱有關(guān)的訴訟檔案以便尋找破案線(xiàn)索。

（3）檔案保管時(shí)間長(zhǎng)，數(shù)量多。檢察機(jī)關(guān)的檔案數(shù)量隨著審理案件的增多而增多，并且按照我國(guó)《最高檢察院檔案管理辦法》規(guī)定，訴訟卷宗的保存時(shí)間一般很長(zhǎng)，有的甚至要永久保存。

（4）紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。隨著全國(guó)檢察機(jī)關(guān)統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)用，各地基層檢察院都將案件信息錄入電腦逐漸形成了電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的局面。

3 工作中存在的問(wèn)題及困境

3.1檔案管理人員配備不足

檢察院辦公室檔案專(zhuān)職管理人員較少、兼職人數(shù)較多，辦公室擔(dān)負(fù)的職能比較多，不過(guò)人員較少，除了幾名機(jī)要的保密人員之外，剩余幾人往往是身兼數(shù)職。我國(guó)對(duì)此早有規(guī)定，要在辦公室至少配備一名全職檔案管理人，不過(guò)受到各種因素影響，不少檢察院辦公室長(zhǎng)期只有一兼職負(fù)責(zé)，個(gè)人工作往往力不從心，除了訴訟類(lèi)的檔案之外，文書(shū)檔案很多做不到及時(shí)清理，或者因?yàn)閷?zhuān)業(yè)受限，檔案歸類(lèi)不規(guī)范，真實(shí)性缺失問(wèn)題嚴(yán)重。

3.2檔案工作崗位人員變動(dòng)頻繁、無(wú)專(zhuān)業(yè)人才

檢察訴訟檔案對(duì)于專(zhuān)業(yè)性的要求比較高，因?yàn)闄n案專(zhuān)業(yè)人員較少，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員比例不高，難以適應(yīng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和各種信息手段。加上兼職檔案人員的主要工作比較忙，不能再檔案管理上分配較多精力，導(dǎo)致檔案管理工作效率很低。在當(dāng)前信息化迅速發(fā)展以及加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作大背景之下，缺少專(zhuān)職檔案員以及從事該項(xiàng)工作的兼職人員變動(dòng)頻繁的現(xiàn)象導(dǎo)致剛剛進(jìn)入狀態(tài)的檔案員又要被新人所取代的現(xiàn)象，造成檔案管理工作的青黃不接。

3.3檔案收集歸檔不及時(shí)、材料不齊全

為保證檔案材料之間的關(guān)聯(lián)性和保證文件完整，案件承辦科室應(yīng)該于次年的六月份對(duì)上半年已經(jīng)結(jié)案的文件及時(shí)進(jìn)行整理并移交到檔案室，不過(guò)實(shí)際情況確實(shí)各個(gè)科室無(wú)法及時(shí)的對(duì)檔案進(jìn)行整理和移交，全靠檔案員的督促，或者在移交的檔案中間夾雜著很多上一年度甚至更久之前“丟失”的卷宗，嚴(yán)重影響檔案的工作進(jìn)度。

4 加強(qiáng)和改進(jìn)的意見(jiàn)建議

4.1加強(qiáng)對(duì)檢察院檔案管理工作的重視程度

檢察院的檔案管理工作必須在法律范圍內(nèi)進(jìn)行，要加強(qiáng)對(duì)檔案的工作領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)和分析問(wèn)題為檔案工作提供保障，要完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大硬件建設(shè)和資金投入，保證存放檔案的庫(kù)房面積達(dá)標(biāo)和設(shè)備保持先進(jìn)性，做好對(duì)檔案的保密工作。

4.2加強(qiáng)檢察院檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

要認(rèn)識(shí)到當(dāng)前形勢(shì)下的檔案管理工作重要性，要在政治上、工作上和生活上對(duì)辦公室檔案管理人員給予照顧，提高檔案管理人員的編制數(shù)量，提高檔案專(zhuān)職人員的配備率并盡量聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的檔案專(zhuān)業(yè)人才。檔案員的更換要有一個(gè)傳、幫、帶的過(guò)程，不能辦完交接手續(xù)就算更換結(jié)束。新上任的檔案員應(yīng)該積極的參加當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)組織的崗前培訓(xùn)，逐步加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化和職業(yè)化，創(chuàng)造事業(yè)留人的良好環(huán)境。

4.3加大檔案規(guī)范化的建設(shè)力度

牢牢樹(shù)立檔案安全無(wú)小事意識(shí)，要保證檔案的安全性就要不斷的加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，認(rèn)真落實(shí)歸檔制度，保證各種檔案載體的完整和期權(quán)，認(rèn)真貫徹落實(shí)《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》有關(guān)文件，利用制度規(guī)范管理好檔案，加強(qiáng)服務(wù)能力建設(shè)，在做好檔案收集和整理工作的同時(shí)提高對(duì)檔案內(nèi)部信息的開(kāi)發(fā)利用，創(chuàng)造實(shí)用價(jià)值，將其最為領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。將檔案打造成宣傳檢察工作的窗口并研究檢察工作智庫(kù)，做好檔案編研工作和日常借閱利用工作，推進(jìn)檔案利用再上新臺(tái)階。

4.4狠抓立卷歸檔工作，提高歸檔質(zhì)量

對(duì)于訴訟案卷歸檔和管理工作要實(shí)行嚴(yán)格的責(zé)任制度，督促科室干警要做好歸檔工作，保證歸檔檔案文件質(zhì)量。嚴(yán)格以《人民檢察院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》為依據(jù)執(zhí)行，在填寫(xiě)卷內(nèi)目錄的時(shí)候不僅要填寫(xiě)卷內(nèi)所列名目，還要保證案卷中的法律文書(shū)和其他一切證據(jù)材料都填寫(xiě)清楚。對(duì)訴訟案卷歸檔的時(shí)候各個(gè)科室的內(nèi)勤要對(duì)案卷材料仔細(xì)審查，不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的要重新整理，缺頁(yè)少頁(yè)的要做好記錄并及時(shí)補(bǔ)全，保證所有檔案有序、按時(shí)錄入，并編制目錄，在上架排序以后完成統(tǒng)計(jì)上報(bào)工作。

4.5提高檔案管理信息化水平

信息化建設(shè)有利于提高檔案管理工作效率和提高準(zhǔn)確性，是今后重點(diǎn)加強(qiáng)的工作之一。檢察院辦公司要做好數(shù)字化檔案管理工作，保證數(shù)字化工作中的保密措施到位，在最短時(shí)間內(nèi)完成室藏檔案數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)電子文件在線(xiàn)和紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔。

5 結(jié)語(yǔ)

新形勢(shì)下的基層檢察院辦公室檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展形勢(shì)，充分結(jié)合檢察院辦公室檔案的類(lèi)型特點(diǎn)對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，認(rèn)真安排好辦公室的各項(xiàng)規(guī)章制度，通過(guò)良好的檔案管理為檢察院開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供良好的決策支持，同時(shí)也有利于為以后的案件審理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

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（作者單位：海安縣人民檢察院）