樹立“大檔案”理念 創(chuàng)資源整合新模式

顧敏華 潘瑜 吳云花

檔案蘊(yùn)涵著極其豐富的知識和信息，有著極為重要的利用價(jià)值。但是，檔案產(chǎn)生于不同的主體，具有形成分散性的特點(diǎn)，如何對分散的檔案進(jìn)行有效整合和管理，形成利于開發(fā)、易于共享的社會(huì)資源，是檔案事業(yè)適應(yīng)新形勢發(fā)展的客觀需要，也是各地檔案部門長期關(guān)注、努力解決的重大難題。2014年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳在《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中明確指出“科學(xué)整合檔案信息資源。建立以檔案行政管理部門為主導(dǎo)、各行業(yè)主管部門密切配合、檔案館（室）集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu)。檔案行政管理部門要統(tǒng)籌規(guī)劃，支持和鼓勵(lì)打破部門和條塊分割，整合同一單位內(nèi)不同部門、同一地區(qū)各檔案館（室）及不同地區(qū)檔案館（室）的檔案資源，推動(dòng)檔案資源科學(xué)配置和高效利用?！?/p>

相城區(qū)檔案局緊跟新形勢，在建立蘇州特色的“大檔案格局”背景下，創(chuàng)新破難題，在檔案資源整合方面進(jìn)行了積極嘗試，并取得了初步成效。

建立背景

相城區(qū)是蘇州市的新建區(qū)，雖然建區(qū)只有15年，但是由農(nóng)村轉(zhuǎn)向城市的城鄉(xiāng)一體化進(jìn)程快速推進(jìn)，城建、房產(chǎn)、規(guī)劃、國土、稅務(wù)、民政等部門已形成了超80萬卷的專業(yè)檔案，檔案室都出現(xiàn)了脹庫現(xiàn)象。為及時(shí)解決這一難題，區(qū)檔案局主動(dòng)介入，組織開展專題調(diào)研，并將調(diào)研情況進(jìn)行總結(jié)梳理，在學(xué)習(xí)借鑒其他兄弟單位檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，積極探索和嘗試新的管理模式，提出了“避免各部門重復(fù)投資，突破現(xiàn)有專業(yè)檔案分散管理模式的束縛和影響，科學(xué)整合檔案資源，集聚機(jī)構(gòu)、集約資源、集中能量，建立‘區(qū)專業(yè)檔案中心，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置和有效整合”的建議方案，向區(qū)委、區(qū)政府作了專題匯報(bào)，得到了區(qū)委、區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)的肯定和高度重視，區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)親自部署，區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)多次召開多方會(huì)議協(xié)調(diào)研討，最終確定由區(qū)檔案局牽頭實(shí)施建設(shè)區(qū)專業(yè)檔案中心。區(qū)檔案局受領(lǐng)任務(wù)后快速反應(yīng)，以高度的政治敏銳性和責(zé)任感，全面貫徹科學(xué)發(fā)展觀要求，結(jié)合相城區(qū)發(fā)展實(shí)際和各部門檔案資源的特點(diǎn)，認(rèn)真制定實(shí)施方案，精心部署，創(chuàng)新性開展工作。

創(chuàng)新內(nèi)容

1.創(chuàng)新機(jī)制。近年來，各地在檔案整合方面主要有兩種模式，一種是像深圳、上海浦東突破體制障礙，實(shí)現(xiàn)了綜合檔案館與城建檔案館的資源整合，特別是安徽和縣、蘇州市工業(yè)園區(qū)將城建、土地、房產(chǎn)、規(guī)劃等專業(yè)檔案整合于國家綜合檔案館，但這些只是個(gè)別現(xiàn)象，并未改變總體上分散割據(jù)的檔案管理模式。還有一種是檔案信息資源整合，檔案實(shí)體不整合的模式，但是此種模式下各地、各部門各行其是、各自為政，檔案應(yīng)用軟件、系統(tǒng)平臺、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)千差萬別、五花八門，往往形成系統(tǒng)之間、部門之間、單位之間無法相互連接的“信息孤島”，難于實(shí)現(xiàn)檔案資源在信息化技術(shù)條件下本可以完成的整合與共享。相城區(qū)打造的專業(yè)檔案中心實(shí)行區(qū)域內(nèi)重要專業(yè)檔案管理體制不整合，功能、資源和服務(wù)整合，由區(qū)檔案局派駐人員進(jìn)行日常管理和提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)的新機(jī)制，是類似于“政務(wù)服務(wù)中心”的專業(yè)檔案實(shí)體保管、寄存、整理、信息化、提供利用服務(wù)的統(tǒng)一平臺。各部門不打破體制，實(shí)行主管部門和專業(yè)檔案中心雙重管理模式，有效解決了檔案資源整合中體制受限、檔案歸屬模糊等難題。

2.整合服務(wù)。確定進(jìn)駐區(qū)專業(yè)檔案中心的8個(gè)部門，專業(yè)檔案數(shù)量大，利用率高，而且都是檔案規(guī)范建設(shè)省三星級以上單位。進(jìn)駐中心后，我們建立了統(tǒng)一的對外查檔窗口、陳列展示廳、中心機(jī)房，既避免各部門重復(fù)投資，實(shí)現(xiàn)集約化、精準(zhǔn)化管理，同時(shí)又提供了高效便捷的對外檔案利用服務(wù)。

主要做法

1.統(tǒng)籌規(guī)劃。2016年6月2日在區(qū)長辦公會(huì)議上明確了成立“相城區(qū)專業(yè)檔案中心”，將剛落成的1萬多平方米的潤南大廈按照檔案館建設(shè)要求改造成中心保管基地。住建、國土、民政、規(guī)劃、地稅、經(jīng)信、財(cái)政、市場監(jiān)督管理局8個(gè)部門的11類專業(yè)檔案集中到專業(yè)檔案中心進(jìn)行統(tǒng)一管理。區(qū)委、區(qū)政府在人、財(cái)、物等方面給予了充分的保障和大力的支持，明確要求財(cái)政、編辦、人社等部門積極配合和支持專業(yè)檔案中心籌建工作，在區(qū)檔案局增設(shè)專業(yè)檔案管理科，當(dāng)年劃撥760萬元專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)。

2.突破難點(diǎn)。8個(gè)部門的專業(yè)檔案資源整合是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，涉及面廣，任務(wù)繁重。應(yīng)對千頭萬緒的工作更是一個(gè)挑戰(zhàn)，難點(diǎn)主要在于沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)、制度、政策可借鑒，入駐的檔案在體制上依然由各個(gè)主管部門自行管理，檔案局只負(fù)責(zé)中心的日常管理、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù)保障，各部門之間都需要協(xié)調(diào)和平衡。為此，區(qū)檔案局開展前期調(diào)研，摸清相關(guān)部門專業(yè)檔案的存量和未來10年增量。根據(jù)各部門實(shí)際情況，7次修改庫房的調(diào)配及辦公用房的配置方案，多次召開部門協(xié)調(diào)會(huì)議，明確工作任務(wù)和保障措施。同時(shí)，遴選3名業(yè)務(wù)骨干提前入駐中心開展工作。

3.完善設(shè)施。潤南大廈起初是按照城建檔案館建筑要求建設(shè)，但作為專業(yè)檔案中心，在硬件設(shè)施設(shè)備上需要進(jìn)行進(jìn)一步的改造和完善。按照技術(shù)先進(jìn)、功能完備、管理嚴(yán)密的要求，從工作需求、運(yùn)行管理、成本控制等各方面分析考慮，權(quán)衡利弊，及時(shí)地完成基礎(chǔ)設(shè)施的改造、庫房密集架安裝，對一樓一站式查檔服務(wù)大廳進(jìn)行重新布局和改造。同時(shí)還配備了完善的功能技術(shù)用房，采用先進(jìn)的智能化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)中心供電、用水、消防、安保、門禁、設(shè)備運(yùn)行、視頻監(jiān)控、溫濕度控制一體化的中央總控式管理。

4.建章立制。鑒于入駐中心的專業(yè)檔案依然由各部門選派人員自行管理，我們在建立管理制度和考核措施方面下了比較大的功夫。一是建立對入駐人員的督促考評機(jī)制、查檔服務(wù)大廳服務(wù)規(guī)范等一系列制度，用完善的考評機(jī)制、考核辦法，來推動(dòng)部門的整合，為中心工作的良性發(fā)展提供保障。二是對進(jìn)駐的檔案標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把控，從源頭上科學(xué)、有效、全面地制定適應(yīng)各類專業(yè)檔案保管的規(guī)章制度，從制度規(guī)范入手，凸顯區(qū)檔案局在中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)優(yōu)勢及綜合管理的職能，理清檔案資源管理權(quán)屬，明確檔案保管的職責(zé)，逐步實(shí)現(xiàn)中心檔案資源建設(shè)工作規(guī)范、有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

專業(yè)檔案中心2016年10月正式啟用，目前已有住建局、市場監(jiān)管局、國土分局、規(guī)劃分局、地稅局及經(jīng)發(fā)公司等6家單位進(jìn)駐。入庫檔案包括城建、房產(chǎn)、不動(dòng)產(chǎn)登記、規(guī)劃、工商等11類專業(yè)檔案，共計(jì)88萬余卷。后續(xù)還將有民政局、財(cái)政局的專業(yè)檔案進(jìn)駐。運(yùn)行一年，已對外接待查檔9838人次。

中心一樓設(shè)有400平方米的展示館。展館分為溯源·相城印跡、擷萃·宏圖規(guī)劃、聚焦·政務(wù)成就、展望·逐夢前行四大篇章，根據(jù)進(jìn)駐單位的特點(diǎn)，從規(guī)劃、城建、企業(yè)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)成就、民生關(guān)懷等檔案的角度，分別講述相城區(qū)歷史、最新規(guī)劃、政務(wù)成就、未來展望。老百姓走進(jìn)中心既能查閱檔案，又能夠通過檔案近距離感受相城的全方位發(fā)展。

幾點(diǎn)思考

專業(yè)檔案中心是個(gè)新事物，建設(shè)容易，運(yùn)作難，如何發(fā)揮出其特色優(yōu)勢則是更大的挑戰(zhàn)。為此，我們在中心建設(shè)過程中就對專業(yè)檔案中心未來的發(fā)展做了一些思考。專業(yè)檔案中心不是簡單的檔案實(shí)體整合，我們需要通過一種新的模式使現(xiàn)有專業(yè)檔案資源的布局更合理、結(jié)構(gòu)更優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)專業(yè)檔案科學(xué)保管、深度開發(fā)與有效利用。

著力構(gòu)建“大格局”。專業(yè)檔案中心與綜合檔案館的關(guān)系應(yīng)堅(jiān)持“百花齊放、百家爭鳴”的方針，各具特色，各有側(cè)重，協(xié)調(diào)發(fā)展，共同推進(jìn)。待到時(shí)機(jī)成熟，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)接軌，集成檔案信息資源大數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案信息資源的共建共享，構(gòu)建大檔案格局。

著力提供“大服務(wù)”。按照“檔案數(shù)據(jù)大集中，應(yīng)用系統(tǒng)大集群，檔案服務(wù)大平臺”的總體部署方案，突破各專業(yè)檔案部門的信息孤島封鎖，推廣建立中心專業(yè)檔案的檔案利用共享平臺，設(shè)立中心一站式查檔大廳，讓老百姓一進(jìn)門就能查找到城建、房產(chǎn)、稅務(wù)等檔案，享受“一站式”“一門受理”的便捷優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。

著力實(shí)施“大開發(fā)”。按照“一盤棋”的思路，以合作促開發(fā)。發(fā)揮各專業(yè)檔案的優(yōu)勢，深度研究專業(yè)檔案資源特點(diǎn)，取長補(bǔ)短，開展檔案科技創(chuàng)新項(xiàng)目的申報(bào)。通過建成的專業(yè)檔案中心陳列展館，開展活動(dòng)，綜合展示區(qū)專業(yè)檔案中心的工作面貌以及進(jìn)駐單位的檔案文化，同時(shí)動(dòng)員各進(jìn)駐部門合力開發(fā)檔案資源，編撰專業(yè)檔案的精品叢書，培育檔案文化。