堅持立館之本 拓展征收渠道

嵇秋紅

檔案資源是檔案館立身之本，也是開展檔案服務(wù)工作的源頭活水。近年來，太倉市檔案局把檔案資源建設(shè)作為檔案事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，堅持以機(jī)制創(chuàng)新為主題，依托依法接收和特色征集兩條主線，實(shí)現(xiàn)館藏檔案資源量質(zhì)齊升，努力推進(jìn)太倉檔案事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

一、堅持機(jī)制創(chuàng)新，增強(qiáng)檔案資源建設(shè)活力

檔案資源建設(shè)的順利開展需要市委、市政府和各部門的大力支持，更需要檔案部門積極創(chuàng)新，優(yōu)化機(jī)制體制，努力適應(yīng)新時期檔案資源建設(shè)的環(huán)境。

1.政策保障。為了規(guī)范有序地推進(jìn)檔案資源建設(shè)，近年來太倉市檔案局依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，研究制定了一系列規(guī)范性文件。2015年6月，太倉市委辦公室、市政府辦公室印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下全市檔案工作的實(shí)施意見》，進(jìn)一步明確“凡是應(yīng)歸檔的文件材料（包括電子文件及照片、錄音、錄像、實(shí)物等），均要向本級檔案機(jī)構(gòu)移交，任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔”。要求加強(qiáng)對重點(diǎn)建設(shè)檔案、重大活動檔案、重要人物檔案及其他地方特色檔案征集接收力度，努力做到應(yīng)收盡收。同時太倉市委辦公室、市政府辦公室聯(lián)合印發(fā)了《太倉市檔案館收集檔案范圍實(shí)施細(xì)則》，該《細(xì)則》加強(qiáng)了對民政、教育、衛(wèi)生、水利、農(nóng)委、住建等二級事業(yè)單位民生檔案和國企檔案的接收進(jìn)館，確定了較為完善的檔案資源接收進(jìn)館體系，為檔案部門開展事業(yè)單位檔案接收工作提供了政策保障。

2.體制創(chuàng)優(yōu)。為了加強(qiáng)對機(jī)關(guān)檔案的集中統(tǒng)一管理，2009年太倉市檔案局建立了下屬事業(yè)單位——太倉市機(jī)關(guān)文檔管理中心。該中心負(fù)責(zé)對全市進(jìn)駐行政中心的50多家機(jī)關(guān)單位開展檔案服務(wù)指導(dǎo)及接收進(jìn)館工作。經(jīng)過前期的探索實(shí)踐，目前這50多家機(jī)關(guān)單位的檔案已全面實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、電子檔案隔年雙移交機(jī)制，每年向檔案館移交檔案2萬余件，進(jìn)一步豐富了館藏資源體系，解決了部分信息查詢滯后等問題，也減輕了集中進(jìn)館的壓力，凸顯了機(jī)關(guān)檔案集中管理的優(yōu)勢。

3.機(jī)制創(chuàng)新。面向社會廣泛征集特色檔案是豐富館藏資源的重要舉措，但是隨著社會的發(fā)展，特色檔案無償捐贈的難度不斷增加，許多珍貴的特色檔案也急需搶救保護(hù)。太倉市檔案局轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新機(jī)制，建立了物質(zhì)獎勵與精神鼓勵相結(jié)合的激勵制度。根據(jù)征集對象的愿望和追求不同，以給予獎勵費(fèi)用、舉辦書畫展、出版書籍、舉辦捐贈儀式、編印宣傳冊、在當(dāng)?shù)貓蠹堊鲗０嫘麄鞯炔煌绞?，在一定程度上滿足征集對象的內(nèi)在需求，從而突破特色檔案征集中的難點(diǎn)，取得征集工作的明顯成效。

二、緊盯群眾需求，拓展民生檔案進(jìn)館范圍

民生檔案是館藏資源的重要內(nèi)容，太倉市檔案局根據(jù)群眾需求，全面拓展民生檔案進(jìn)館范圍，館藏民生檔案數(shù)量達(dá)館藏總量的50%，極大地方便了群眾查閱利用。

1.補(bǔ)充接收“過去式”民生檔案。館藏檔案中往往存在著大量民生檔案信息，但是這部分檔案一般分散在各個全宗，缺少系統(tǒng)性和完整性。2000年起，太倉市檔案局就將館藏中的民生檔案優(yōu)先掃描，重新整合，建立婚姻、退伍士兵、優(yōu)撫、農(nóng)村宅基地等專題數(shù)據(jù)庫。同時與相關(guān)部門聯(lián)系，通過資源共享、提前進(jìn)館等方式不斷充實(shí)完善民生檔案數(shù)據(jù)庫。近年來，與婚姻登記中心建立婚姻檔案共建共享機(jī)制，市民在雙方窗口上都能查閱到完整年限的婚姻檔案信息；將分散在人武部、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社保局的退伍士兵檔案集中整合，形成較完善的退伍士兵檔案數(shù)據(jù)庫；同時建立民生檔案基層查閱窗口，將13個常用的民生檔案數(shù)據(jù)通過電子政務(wù)系統(tǒng)，與各鎮(zhèn)（開發(fā)區(qū)）及村（社區(qū)）共享，方便市民查閱利用。

2.拓展接收“現(xiàn)在式”民生檔案。隨著社會的發(fā)展，市民對部分新產(chǎn)生的民生檔案的需求不斷增加，迫切需要檔案部門加以規(guī)范并提供利用。隨著二胎政策的不斷放開，以往館藏獨(dú)生子女檔案的真實(shí)性亟待二胎生育檔案來進(jìn)行佐證，太倉市檔案局與計生委溝通聯(lián)系，指導(dǎo)規(guī)范二胎生育檔案的建檔，并及時將二胎生育檔案與獨(dú)生子女檔案進(jìn)行聯(lián)動查閱，全面反映生育情況。同時，出生醫(yī)學(xué)證明檔案在市民辦理出國、戶口遷移、入學(xué)就讀等事務(wù)中發(fā)揮著越來越重要的作用，太倉市檔案局及時開展調(diào)查摸底，了解全市出生醫(yī)學(xué)證明檔案的現(xiàn)狀，并與衛(wèi)生局展開溝通聯(lián)系。2014年將散存在各市區(qū)及鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院、婦幼保健所的4萬余件出生醫(yī)學(xué)證明檔案全部接收進(jìn)館，通過規(guī)范整理及全文數(shù)字化，全面提供給市民查閱。同時對新產(chǎn)生的檔案建立了長效管理和逐年接收進(jìn)館機(jī)制，在保證檔案安全保管的前提下極大地方便了市民的查詢利用。

3.提前接收“未來式”民生檔案。近年來，在城市化快速發(fā)展的進(jìn)程中，大批拆遷安置檔案隨即產(chǎn)生，這部分檔案與百姓利益息息相關(guān)，在今后的發(fā)展中將日益發(fā)揮重要的作用。太倉市檔案局及時制定出臺了《太倉市拆遷安置檔案歸檔整理辦法》，對拆遷安置檔案的收集范圍、要求及整理規(guī)范作了明確，并列入檔案年檢的重點(diǎn)內(nèi)容，對部分保管條件有限的鄉(xiāng)鎮(zhèn)提前將拆遷安置檔案接收進(jìn)館，確保這部分檔案的安全完整。針對全市開展的土地確權(quán)工作，太倉市檔案局全程介入，跟蹤落實(shí)。對各鎮(zhèn)工作人員開展專項培訓(xùn)，將土地確權(quán)檔案的規(guī)范管理與土地確權(quán)工作同步推進(jìn)、同步落實(shí)，2017年，全市6個鄉(xiāng)鎮(zhèn)4萬多戶的確權(quán)登記檔案通過驗(yàn)收接收進(jìn)館，確保了這些檔案的安全完整，有效地保障了村民未來的相關(guān)利益。

三、圍繞以編促征，拓寬特色檔案征集途徑

地方特色檔案體現(xiàn)了當(dāng)?shù)貦n案館的生命力和內(nèi)在魅力。太倉市檔案局通過征編結(jié)合、以編促征，不斷拓展特色檔案的征集途徑，努力形成具有地方特色的館藏資源體系。

1.突出“集聚性”。太倉是婁東畫派的起源地，自古崇文尚教、名家輩出，留下了許多珍貴的書畫作品。太倉市檔案局依托深厚的文化底蘊(yùn)，廣泛開展書畫檔案的征集接收工作，館藏書畫檔案累計2100多幅，形成了鮮明的館藏特色。近年來，利用舉辦展覽、筆會等形式，發(fā)揮書畫檔案的集聚效應(yīng)，吸引各地書畫名家來館參觀并捐贈書畫作品。同時以展覽、出書等形式擴(kuò)大捐贈影響力，達(dá)到一舉多得的效果。2013年，“馬士達(dá)書法篆刻展”在南京和太倉兩地舉辦，著名書法篆刻家馬士達(dá)先生的70幅作品、12枚印章入藏太倉市檔案館；2014年，“書壇如來魂歸故里——顧子惠先生遺墨展暨書畫作品捐贈儀式”在太倉舉辦，隴上書壇泰斗顧子惠的30幅作品入藏太倉市檔案館；2015年，太倉籍書法家髙湧泉的65幅書法作品，2016年，曹興福的107幅書法作品又相繼捐贈入館，2017年，與蘇州市書法家協(xié)會、太倉市文聯(lián)聯(lián)合舉辦“歡迎十九大”蘇州市第二屆新人書法篆刻作品展，參展的評委、監(jiān)委作品21幅入藏太倉市檔案館。

2.發(fā)揮“傳遞性”。特色檔案的征集必須要發(fā)揮征集隊伍的作用。近年來，太倉市檔案局通過聘請征集顧問、每年召開征集工作座談會等方式不斷挖掘征集線索，依靠征集顧問介紹、名人推薦等形式不斷擴(kuò)大征集對象范圍。對于一些有較高價值的古籍、老照片檔案，通過編研整理，正式出版成文化精品，如近年來先后出版的《南園雅集》《婁東園林圖說》《太倉檔案精品選》《太倉記憶》，不僅發(fā)揮了檔案的真正價值，也得到了捐贈者的認(rèn)可和支持，書中的一些珍貴手稿、書信、老照片、手卷等都得以無償征集進(jìn)館。近年來在整理編輯《吳健雄紀(jì)念文集》的同時得到了吳健雄家屬的大力支持，征集到了吳健雄的親筆信件70多封以及實(shí)物、照片等珍貴資料，該書整合了這些未曾問世的手稿資料，將于 2018年完成出版。

3.培養(yǎng)“習(xí)慣性”。檔案的征集也離不開各單位和各部門的支持，2006年起，太倉市檔案局開始征集全市榮譽(yù)、禮品及大事照片檔案。通過市委辦、市政府辦聯(lián)合發(fā)文，市檔案局溝通聯(lián)系，各單位將歷年來的重要榮譽(yù)、公務(wù)交往中的禮品、領(lǐng)導(dǎo)活動的大事照片移交檔案館。之后每年通過兩辦發(fā)文，將移交榮譽(yù)、禮品和大事照片檔案作為各單位的常規(guī)工作。同時太倉市檔案局與報社記者、攝影家協(xié)會建立合作機(jī)制，定期征集大事照片，并建立起太倉圖片中心庫，保存全市各類照片10萬余張。2009年太倉市歷史文化檔案陳列館正式開館，其中重量級的榮譽(yù)、豐富的禮品、各級領(lǐng)導(dǎo)的照片都為展館增色不少，部分市領(lǐng)導(dǎo)在參觀展館后主動捐贈個人收藏的禮品檔案，部分單位也經(jīng)常主動將獲得的榮譽(yù)及時移交檔案館。2017年，太倉市檔案局利用與攝影家協(xié)會長期合作的友好關(guān)系，發(fā)揮彼此優(yōu)勢，聯(lián)合舉辦“中德合作圓夢太倉”圖片展、“喜迎十九大共筑新輝煌”全國百強(qiáng)縣蘇州篇章攝影展等主題展覽，并征集到高質(zhì)量攝影照片2萬余張，進(jìn)一步提升了太倉圖片中心庫的質(zhì)量。