檔案數(shù)字化外包的監(jiān)理策略

[摘要]論文從監(jiān)理角度探討檔案數(shù)字化外包的質(zhì)量控制問(wèn)題，重點(diǎn)提出檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制的監(jiān)理策略，主要包括面向檔案數(shù)字化全過(guò)程的監(jiān)理、關(guān)注檔案數(shù)字化質(zhì)量控制點(diǎn)的監(jiān)理，以及基于質(zhì)量問(wèn)題分類進(jìn)行處理的監(jiān)理，希望能夠?yàn)樾枰M(jìn)行檔案數(shù)字化工作的機(jī)構(gòu)提供一些控制質(zhì)量的策略和方法。

[關(guān)鍵詞]檔案數(shù)字化質(zhì)量監(jiān)理策略

[分類號(hào)]G270.7

Supervision Strategy of Archives Digital Outsourcing

Cai Mingna

（School of Society of Soochow University， Suzhou， Jiangsu， 215123）

Abstract： This paper discusses the quality control of archives digital outsourcing from the perspective of supervision， and puts forward the supervision strategy of quality control of archives digital outsourcing. mainly including the supervision of the entire digital archive process， the supervision of the digital quality control point of the archive and the classification based on quality problems of the supervision， hoping to provide some quality control strategies and methods for organizations that need to digitize archives.

Keywords：Archives；Digitization；QualitySupervision；Strategy

檔案數(shù)字化工程正在全國(guó)各地如火如荼地開(kāi)展，嚴(yán)控?cái)?shù)字化的質(zhì)量，提高數(shù)字化外包的效率和效益是做好這項(xiàng)工作的關(guān)鍵，也是檔案部門最為關(guān)心的問(wèn)題。控制檔案數(shù)字化質(zhì)量的方法和手段有很多，經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在數(shù)字化外包過(guò)程中引入監(jiān)理的檔案部門，其數(shù)字化工作大多都取得不錯(cuò)的效果。因此，本文擬從監(jiān)理的角度探討檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制問(wèn)題，以期為檔案數(shù)字化工作提供些許參考。

1檔案數(shù)字化外包過(guò)程中存在的質(zhì)量問(wèn)題

檔案數(shù)字化外包是社會(huì)分工專業(yè)化、精細(xì)化的標(biāo)志，也是通過(guò)購(gòu)買專業(yè)服務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)“小政府、大社會(huì)”格局的合理策略。檔案部門考慮到自身人力和物力的局限性，根據(jù)檔案信息化發(fā)展的需要，通過(guò)招標(biāo)、競(jìng)價(jià)等方式將檔案數(shù)字化工作委托給外包服務(wù)公司，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化工作效益的最大化，但是，筆者在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)外包公司在檔案數(shù)字化服務(wù)中存在一些問(wèn)題，主要包括以下幾個(gè)方面。

檔案整理不到位。比如需要粘貼于A4紙的發(fā)票只粘貼兩邊而非四邊，常導(dǎo)致掃描時(shí)出現(xiàn)卡紙情況，甚至造成檔案實(shí)體破損；檔案上的訂書釘沒(méi)有完全剔除，影響掃描的進(jìn)度；檔案袋封面信息與案卷里面的檔案內(nèi)容信息不一致，出現(xiàn)檔案袋錯(cuò)裝的情況等。

檔案圖像掃描質(zhì)量差?！都堎|(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》中規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，分辨率一般建議選擇等于或者大于100dpi，如果出現(xiàn)文字密集、偏下、清晰度不高等特殊情況，可以適當(dāng)?shù)靥岣邟呙鑳x的分辨率。然而檔案掃描人員在具體操作中，普遍存在“一刀切”的情況。

圖像處理不到位。對(duì)于掃描圖像偏斜、有污點(diǎn)、排列順序與檔案實(shí)體順序不一致等問(wèn)題，工作人員不予處理或過(guò)度處理。

數(shù)據(jù)掛接不準(zhǔn)確。檔案圖像文件的排列順序、內(nèi)容和數(shù)量與檔案原件不一致；檔案的圖像文件與該檔案在數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄掛接不準(zhǔn)確等。

數(shù)據(jù)檢查不規(guī)范。部分檔案部門沒(méi)有對(duì)數(shù)字化的成果進(jìn)行定期或不定期的檢查，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題。

究其原因，部分外包服務(wù)商惡性競(jìng)爭(zhēng)，以低于成本的報(bào)價(jià)競(jìng)標(biāo)，中標(biāo)后在各環(huán)節(jié)偷工減料，而檔案工作人員缺乏檔案數(shù)字化的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，未能有效監(jiān)管各個(gè)流程。因此，筆者建議引入監(jiān)理來(lái)彌補(bǔ)檔案部門監(jiān)督不力甚至缺位的問(wèn)題，以期減少數(shù)字化過(guò)程中的質(zhì)量隱患，達(dá)到數(shù)字化項(xiàng)目的預(yù)期目標(biāo)和要求。

2檔案數(shù)字化外包監(jiān)理的引入及其作用

2008年11月，時(shí)任國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在中央和國(guó)家機(jī)關(guān)檔案整理和數(shù)字化會(huì)上發(fā)表講話，強(qiáng)調(diào)：“要做好檔案數(shù)字化的全程控制，注意全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的全方位質(zhì)量控制，對(duì)全過(guò)程進(jìn)行管理，保證檔案數(shù)字化的質(zhì)量?！盵1]檔案數(shù)字化過(guò)程中引入監(jiān)理，由監(jiān)理方代表檔案部門對(duì)項(xiàng)目全程進(jìn)行監(jiān)督和管理，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和事前約定，控制檔案數(shù)字化過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量，管理整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度，對(duì)于檔案數(shù)字化外包質(zhì)量的控制具有重要的意義和作用，主要包括三個(gè)方面：

（1）預(yù)警管理，在問(wèn)題發(fā)生之前進(jìn)行監(jiān)管。在實(shí)施檔案數(shù)字化之前對(duì)各種設(shè)備進(jìn)行隨機(jī)抽樣檢查，防止因?yàn)樵O(shè)備的問(wèn)題影響項(xiàng)目的進(jìn)度。此外，監(jiān)理單位也會(huì)對(duì)數(shù)字化加工人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素質(zhì)進(jìn)行考核，避免因?yàn)槿藛T操作不規(guī)范帶來(lái)的一系列問(wèn)題，減少因人員素質(zhì)問(wèn)題導(dǎo)致的安全隱患。

（2）規(guī)范項(xiàng)目管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的全程控制。監(jiān)理單位憑借自身的專業(yè)技能、工作經(jīng)驗(yàn)等對(duì)檔案數(shù)字化過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位把控，達(dá)到了對(duì)項(xiàng)目數(shù)字化方案、工作流程、工作進(jìn)度等的全面控制，有效減少數(shù)字化過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題。

（3）協(xié)調(diào)檔案部門與承包商的關(guān)系，減少質(zhì)量紛爭(zhēng)。監(jiān)理方作為獨(dú)立的第三方，能夠站在相對(duì)公平的立場(chǎng)上，以更加專業(yè)的手法表達(dá)檔案部門的想法，提出更加合理規(guī)范的意見(jiàn)。這些建議易于被數(shù)字化加工方理解和接納，不僅可以提高數(shù)字化工作的效率和效益，還可以協(xié)調(diào)好檔案部門和外包服務(wù)商的關(guān)系。監(jiān)理方依據(jù)合同要求及時(shí)向檔案部門報(bào)告外包服務(wù)的設(shè)施設(shè)備、人員儲(chǔ)備、項(xiàng)目實(shí)施等方面的狀況[2]，有助于檔案部門及時(shí)了解和掌控整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展情況，減少因溝通不暢而導(dǎo)致的沖突，避免造成檔案數(shù)字化質(zhì)量隱患。

因此，針對(duì)檔案數(shù)字化外包過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，筆者建議引入監(jiān)理，并具體提出基于質(zhì)量控制的檔案數(shù)字化監(jiān)理策略。

3質(zhì)量控制目標(biāo)下的檔案數(shù)字化監(jiān)理策略

質(zhì)量控制目標(biāo)下的檔案數(shù)字化監(jiān)理策略是指以控制質(zhì)量為目標(biāo)，監(jiān)理單位對(duì)外包公司檔案數(shù)字化工作各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面監(jiān)管，嚴(yán)抓主要環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)其中的問(wèn)題并分類處理，從而達(dá)到檔案數(shù)字化項(xiàng)目的目標(biāo)和質(zhì)量要求，具體來(lái)說(shuō)，主要包括以下三個(gè)方面。

3.1面向全程質(zhì)量控制的監(jiān)理

面向全程質(zhì)量控制的監(jiān)理主要包括檔案數(shù)字化前期、中期及事后的監(jiān)理。

第一，檔案數(shù)字化前期的監(jiān)理。所謂謀定而后動(dòng)，檔案數(shù)字化前期的準(zhǔn)備對(duì)后續(xù)工作的順利開(kāi)展影響重大。所以，檔案數(shù)字化開(kāi)展之前監(jiān)理單位需要對(duì)外包服務(wù)公司的情況進(jìn)行核查，主要包括：

（1）外包商資質(zhì)和能力的審核?？己藢彶橥獍痰慕?jīng)濟(jì)狀況、信用等級(jí)、經(jīng)營(yíng)管理水平、人員組織、設(shè)備的配置、是否具有從事檔案數(shù)字化方面的資格認(rèn)證、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)以及社會(huì)評(píng)價(jià)等。

（2）人員素質(zhì)的審核。監(jiān)理單位需要考核檔案數(shù)字化加工人員的職業(yè)技能和職業(yè)操守，檢查他們是否接受了檔案數(shù)字化操作培訓(xùn)，牢記和掌握了檔案數(shù)字化加工的規(guī)范和要求。

（3）數(shù)字化方案的審核。數(shù)字化方案，是整個(gè)檔案數(shù)字化項(xiàng)目統(tǒng)籌型的文件，指導(dǎo)數(shù)字化工作的開(kāi)展，關(guān)系著檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的好壞[3]，因此監(jiān)理單位要嚴(yán)格審核數(shù)字化方案的原則、步驟、方法、技術(shù)等內(nèi)容，確保它是合理的、優(yōu)化的、可行的。

第二，檔案數(shù)字化過(guò)程中的監(jiān)理。其主要包括隨機(jī)檢查和總質(zhì)檢。

隨機(jī)檢查是指監(jiān)理單位派遣現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理師，以《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》為依據(jù)，結(jié)合相關(guān)規(guī)定隨機(jī)對(duì)檔案數(shù)字化過(guò)程中的生產(chǎn)環(huán)境及檔案領(lǐng)取、檔案整理、檔案掃描、圖像處理、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、信息打印、檔案裝訂等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查并記錄。若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，則要求數(shù)字化加工方進(jìn)行整改，并填寫相關(guān)記錄。

總質(zhì)檢是指檔案部門、外包公司、監(jiān)理單位各派人員對(duì)已完成自檢的掃描加工及數(shù)據(jù)整理成果按規(guī)定的比例進(jìn)行總體質(zhì)量檢查的工作?？傎|(zhì)檢內(nèi)容中凡有一條不合格，均記作錯(cuò)誤；抽檢錯(cuò)誤率/總質(zhì)檢率≤標(biāo)準(zhǔn)A，作為個(gè)案返回整改；抽檢錯(cuò)誤率/總質(zhì)檢率>標(biāo)準(zhǔn)A，整個(gè)批次全部返回整改。在總質(zhì)檢過(guò)程中，三家單位均應(yīng)認(rèn)真填寫總質(zhì)檢統(tǒng)計(jì)表并簽字確認(rèn)。同時(shí)，三家單位應(yīng)相互對(duì)總質(zhì)檢統(tǒng)計(jì)表的結(jié)果進(jìn)行核查，確?？傎|(zhì)檢的可靠性。

第三，檔案數(shù)字化事后的監(jiān)理是檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的最后一環(huán)，主要包括數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)備份和用戶反饋的檢查。

（1）數(shù)據(jù)備份。監(jiān)理方核查數(shù)字化后的檔案信息是否達(dá)到備份要求，做到多套備份，異地備份，在線和離線多種方式的備份，從而確保數(shù)字化的檔案信息完整、安全，符合檔案數(shù)字化質(zhì)量要求。

（2）用戶反饋。監(jiān)理方檢查數(shù)字化加工單位對(duì)于用戶在試用已投入使用的數(shù)字化檔案成果后提出的問(wèn)題是否進(jìn)行了改進(jìn)，用戶反饋的問(wèn)題是否得到了解決等。

3.2關(guān)注質(zhì)量控制點(diǎn)的監(jiān)理

檔案數(shù)字化工程是由一系列相互銜接的環(huán)節(jié)組成。[4]控制檔案數(shù)字化的質(zhì)量，監(jiān)理單位需要對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督管理，對(duì)于占主導(dǎo)地位的環(huán)節(jié)，需要監(jiān)理單位重點(diǎn)監(jiān)管，對(duì)于處于次要位置的環(huán)節(jié)，僅需要做到一般控制。這種易出現(xiàn)問(wèn)題需要重點(diǎn)監(jiān)管的主導(dǎo)環(huán)節(jié)就是監(jiān)理質(zhì)量控制點(diǎn)。結(jié)合實(shí)踐和理論的分析，筆者總結(jié)了檔案數(shù)字化過(guò)程中的監(jiān)理質(zhì)量控制點(diǎn)[5]，結(jié)果如表1所示。

3.3基于質(zhì)量問(wèn)題分類處理的監(jiān)理

檔案數(shù)字化過(guò)程中檢查出的問(wèn)題分為一般問(wèn)題和特殊問(wèn)題，一般問(wèn)題即工作人員整理的檔案、掃描的圖像等沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。監(jiān)理員在抽檢檔案時(shí)，若發(fā)現(xiàn)一處問(wèn)題，則要求其整批檔案打回重整。特殊問(wèn)題即在數(shù)字化的過(guò)程中未曾遇到的，沒(méi)有現(xiàn)成解決方法的問(wèn)題。在監(jiān)理過(guò)程中，如遇到這類問(wèn)題可以參考圖1所示的特殊問(wèn)題處理機(jī)制，首先應(yīng)及時(shí)同檔案部門人員、業(yè)務(wù)人員進(jìn)行溝通，確定解決方案或者處理建議，如果得出的解決方案或者意見(jiàn)不一致時(shí)，則需要監(jiān)理單位會(huì)同項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將問(wèn)題（以問(wèn)題處理單的形式）呈報(bào)給上級(jí)協(xié)調(diào)組組長(zhǎng)。然后上級(jí)協(xié)調(diào)聯(lián)系人對(duì)匯集的問(wèn)題進(jìn)行分類，在一定時(shí)間內(nèi)按問(wèn)題類型分發(fā)給對(duì)應(yīng)的組長(zhǎng)（技術(shù)組、質(zhì)檢組、管理組），進(jìn)行研究解決。收到問(wèn)題處理單后，相關(guān)組長(zhǎng)召開(kāi)專題會(huì)議，對(duì)問(wèn)題開(kāi)會(huì)討論并確認(rèn)最終執(zhí)行方案，形成書面會(huì)議紀(jì)要。最后書面會(huì)議紀(jì)要由上級(jí)協(xié)調(diào)組聯(lián)系人及時(shí)統(tǒng)一送達(dá)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，便于問(wèn)題快速有效地解決。

參考文獻(xiàn)

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[作者簡(jiǎn)介]

蔡明娜，蘇州大學(xué)社會(huì)學(xué)院圖書情報(bào)與檔案管理專業(yè)2016級(jí)碩士研究生，研究方向是檔案學(xué)。